Cách các nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) có thể sao lưu Microsoft 365 cho khách hàng của mình
Hầu hết các tổ chức sử dụng các dịch vụ Microsoft 365 cho nhu cầu kinh doanh đều quan tâm đến việc duy trì hoạt động liên tục và khả năng khôi phục dữ liệu để tránh thời gian ngừng hoạt động. Một số công ty đang xem xét việc sử dụng dịch vụ sao lưu dưới dạng dịch vụ (Backup-as-a-Service) do nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) cung cấp để sao lưu dữ liệu Microsoft 365. Bài viết này sẽ giải thích cách các MSP có thể sao lưu dữ liệu Microsoft 365 cho khách hàng và cách lựa chọn giải pháp sao lưu MSP phù hợp cho mục đích này.
Tầm quan trọng của việc sao lưu Microsoft 365 đối với các nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP)
Việc hỗ trợ sao lưu Microsoft 365 rất quan trọng đối với các nhà cung cấp dịch vụ quản lý vì Microsoft 365 là dịch vụ đám mây được các tổ chức trên toàn thế giới sử dụng rộng rãi. Mặc dù Microsoft sở hữu các trung tâm dữ liệu mạnh mẽ với hạ tầng đáng tin cậy và dự phòng, dữ liệu Microsoft 365 vẫn có thể bị mất.
Hiểu về mô hình trách nhiệm chung của Microsoft
Theo Thỏa thuận cấp phép người dùng cuối (EULA) dành cho người dùng Microsoft 365, người dùng đồng ý áp dụng mô hình trách nhiệm chung khi liên quan đến dữ liệu được tạo ra và lưu trữ trong các ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365. Mô hình trách nhiệm chung của Microsoft xác định các trách nhiệm được chia sẻ giữa Microsoft và khách hàng (hoặc các nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) thay mặt cho khách hàng) khi sử dụng các dịch vụ đám mây Microsoft 365. Mô hình này quy định rằng Microsoft chịu trách nhiệm về việc vận hành hạ tầng đám mây và trung tâm dữ liệu của mình (thời gian hoạt động của máy chủ, tính dự phòng dữ liệu ở cấp độ trung tâm dữ liệu, v.v.). Ngược lại, khách hàng chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu của mình khỏi việc mất mát dữ liệu.
- Trách nhiệm của Microsoft: Hạ tầng và thời gian hoạt động
Lĩnh vực trách nhiệm của Microsoft là hạ tầng cơ sở và bảo mật của nó. Công ty nỗ lực hết sức để bảo vệ máy chủ và thiết bị mạng khỏi sự cố phần cứng, sao chép dữ liệu, bảo vệ khỏi các cuộc tấn công DDoS, v.v. Các biện pháp này không bảo vệ dữ liệu khỏi việc xóa nhầm do người dùng, các cuộc tấn công ransomware tại phía người dùng hoặc các mối đe dọa từ bên trong.
- Trách nhiệm của khách hàng: Bảo vệ và khôi phục dữ liệu
Khách hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ quản lý chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu của chính họ trong Microsoft 365 – họ cần đảm bảo dữ liệu được bảo vệ và có thể khôi phục. Phương pháp này bao gồm các tác vụ như quản lý tài khoản người dùng Microsoft 365 trong tổ chức, đảm bảo an ninh dữ liệu và triển khai kế hoạch sao lưu và khôi phục. Khách hàng nên kiểm soát và xử lý các sự cố như việc xóa dữ liệu vô tình của người dùng, hoạt động nội bộ độc hại, các cuộc tấn công ransomware và việc lưu trữ dữ liệu liên quan đến tuân thủ.
Ví dụ, Microsoft 365 cung cấp các khoảng thời gian khôi phục giới hạn (30–90 ngày đối với các mục đã xóa, tùy thuộc vào dịch vụ, tối đa 93 ngày), sau khoảng thời gian này, dữ liệu có thể không thể khôi phục được nếu không có bản sao lưu. Nếu khách hàng có bản sao lưu, dữ liệu có thể được khôi phục trong trường hợp bị hỏng do cuộc tấn công ransomware, ví dụ. Trong một số trường hợp, khách hàng phải tuân thủ các yêu cầu quy định đòi hỏi thời gian lưu trữ dài hơn so với các tùy chọn lưu trữ tiêu chuẩn có sẵn trong cài đặt gốc của Microsoft 365. Các tác vụ này có thể được giải quyết bằng cách sử dụng một giải pháp sao lưu chuyên dụng.
Rủi ro khi không sao lưu dữ liệu Microsoft 365
Nếu một tổ chức không sao lưu người dùng và dữ liệu Microsoft 365, nguy cơ mất dữ liệu sẽ gia tăng, từ đó có thể gây ra những hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp.
- Mất dữ liệu vĩnh viễn . Nếu không có bản sao lưu, tổ chức có thể mất dữ liệu vĩnh viễn.
- Các cuộc tấn công mạng . Các cuộc tấn công mạng như lừa đảo (phishing) và các cuộc tấn công bằng phần mềm tống tiền có thể làm hỏng dữ liệu Microsoft 365 bằng cách sử dụng các thuật toán mã hóa mạnh, khiến dữ liệu không thể đọc được. Nếu không có giải pháp bảo vệ dữ liệu Microsoft 365, việc khôi phục các tệp bị hỏng hoặc bị xóa do ransomware là không thể.
- Xóa dữ liệu vô tình hoặc cố ý . Đôi khi, người dùng có thể vô tình xóa dữ liệu Microsoft 365. Dữ liệu này có thể là email, tệp, thư mục, trang SharePoint, v.v. Có thể xảy ra trường hợp một số người dùng xóa dữ liệu cố ý để gây hại cho tổ chức. Đôi khi, việc xóa dữ liệu không được phát hiện kịp thời. Nếu thời hạn lưu trữ của các công cụ gốc của Microsoft 365 đã hết hạn, việc khôi phục dữ liệu này là không thể nếu không có bản sao lưu.
- Vi phạm tuân thủ . Nếu một tổ chức hoạt động trong một ngành hoặc khu vực cụ thể phải tuân thủ các yêu cầu quy định và tuân thủ, việc không có bản sao lưu sẽ tạo ra rủi ro bị phạt và tiền phạt. Các quy định như GDPR, HIPAA và SOX thường yêu cầu lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài và khả năng cung cấp dữ liệu đó trong các cuộc kiểm toán hoặc điều tra pháp lý.
- Tính liên tục của hoạt động kinh doanh và thời gian ngừng hoạt động . Mất dữ liệu có thể gây ra thời gian ngừng hoạt động, ảnh hưởng tiêu cực đến các hoạt động kinh doanh và có thể dẫn đến tổn thất tài chính. Các giải pháp sao lưu Microsoft 365 chuyên dụng được tối ưu hóa để khôi phục nhanh chóng dữ liệu cần thiết với sự can thiệp thủ công tối thiểu.
- Các vấn đề pháp lý và tài chính . Nếu một tổ chức không thể cung cấp dữ liệu cần thiết, chẳng hạn như thông tin khách hàng, hợp đồng hoặc hồ sơ tài chính, điều này có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý, phạt tiền hoặc mất mát kinh doanh. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành nghề phụ thuộc vào việc lưu trữ hồ sơ chính xác, và việc thiếu bản sao lưu có thể khiến tổ chức phải đối mặt với các vụ kiện tụng, phạt tiền và tổn hại danh tiếng.
Các tính năng chính dành cho MSP trong giải pháp sao lưu Microsoft 365
Các nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) phải sử dụng một giải pháp bảo vệ dữ liệu hiệu quả để bảo vệ dữ liệu Microsoft 365 của khách hàng với mức độ hiệu quả và độ tin cậy cao, đồng thời có khả năng đáp ứng các yêu cầu tuân thủ.
- Phạm vi bảo vệ toàn diện cho các dịch vụ Microsoft 365 . Một MSP nên sử dụng giải pháp bảo vệ dữ liệu Microsoft 365 bao phủ các dịch vụ chính của Microsoft 365, bao gồm:
- Exchange Online : email, lịch, danh bạ
- SharePoint Online : trang web, thư viện tài liệu, danh sách
- OneDrive for Business : tệp và thư mục của người dùng
- Microsoft Teams : tin nhắn, tệp, kênh chia sẻ, cài đặt
Một giải pháp hoàn chỉnh đảm bảo không có dữ liệu quan trọng nào bị bỏ sót.
- Khả năng khôi phục chi tiết . Khôi phục chi tiết cho phép các nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) và khách hàng của họ khôi phục các mục cụ thể, chẳng hạn như email riêng lẻ, tệp hoặc tin nhắn Microsoft Teams, thay vì toàn bộ hộp thư hoặc trang web. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi khách hàng không cần khôi phục toàn bộ tập dữ liệu mà chỉ cần một email, tệp, thư mục hoặc đối tượng Microsoft 365 khác. Khôi phục chi tiết giúp rút ngắn thời gian khôi phục và do đó, các tổ chức có thời gian ngừng hoạt động ít hơn và ít gián đoạn quy trình kinh doanh hơn.
- Sao lưu tự động và theo lịch trình . Để đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ, một nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) nên sử dụng giải pháp bảo vệ dữ liệu có tính năng tự động hóa và lập lịch trình rộng rãi. Điều này cho phép MSP và khách hàng của họ cấu hình các tác vụ sao lưu ở chế độ tự động và đảm bảo dữ liệu được sao lưu khi cần thiết mà không cần can thiệp thủ công.
- Cài đặt lưu trữ linh hoạt và lưu trữ dài hạn . Người dùng Microsoft 365 thường cần đáp ứng các yêu cầu lưu trữ cụ thể, bao gồm tuân thủ quy định. Giải pháp sao lưu nên cung cấp các chính sách lưu trữ có thể tùy chỉnh để cho phép lưu trữ dữ liệu ngắn hạn và dài hạn. Nó cũng nên đáp ứng các yêu cầu tuân thủ cho các quy định như GDPR, HIPAA hoặc SOX, với các tùy chọn lưu trữ vô thời hạn hoặc nhiều năm theo yêu cầu.
- Mã hóa dữ liệu . Bảo mật là mối quan tâm hàng đầu của các nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP), và các giải pháp sao lưu cần cung cấp tính năng mã hóa dữ liệu từ đầu đến cuối, cả khi đang truyền tải lẫn khi được lưu trữ. Mã hóa giúp khách hàng đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ an toàn và tránh khỏi sự truy cập trái phép trong quá trình truyền qua mạng cũng như khi lưu trữ tại cơ sở hoặc trên đám mây.
- Quản lý đa khách hàng . Giải pháp sao lưu Microsoft 365 dành cho MSP phải bao gồm khả năng quản lý đa khách hàng vì các MSP thường quản lý nhiều khách hàng. Điều này cho phép các MSP theo dõi và quản lý sao lưu cho tất cả khách hàng từ một giao diện duy nhất. Phương pháp này giúp giảm bớt sự phức tạp trong quản lý. Giải pháp sao lưu Microsoft 365 dành cho MSP nên hỗ trợ kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) để đảm bảo rằng chỉ các thành viên được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu dựa trên vai trò của họ.
- Các tùy chọn lưu trữ linh hoạt . Phần mềm sao lưu MSP cho Microsoft 365 nên hỗ trợ nhiều tùy chọn lưu trữ có thể được sử dụng làm vị trí sao lưu cho dữ liệu Microsoft 365. Khách hàng thường đánh giá cao các tùy chọn lưu trữ đa dạng như kho lưu trữ cục bộ, băng từ và các nền tảng đám mây riêng tư và công cộng.
- Khôi phục thảm họa nhanh chóng . Giải pháp sao lưu MSP tốt nhất phải cung cấp khả năng khôi phục thảm họa nhanh chóng và hiệu quả. Tính năng này có thể giảm đáng kể thời gian ngừng hoạt động trong trường hợp xảy ra sự cố liên quan đến mất dữ liệu. Một giải pháp sao lưu phải hỗ trợ khôi phục chi tiết để nhanh chóng khôi phục các đối tượng cụ thể (tệp, thư mục, email, trang SharePoint) mà khách hàng cần. Một giải pháp có tính năng này cho phép khách hàng đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh và đáp ứng các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) nghiêm ngặt cùng thời gian khôi phục mục tiêu ( Mục tiêu về thời gian phục hồi ) chặt chẽ.
- Khả năng mở rộng . Giải pháp sao lưu MSP cho Microsoft 365 cần linh hoạt về khả năng mở rộng. Lượng dữ liệu mà khách hàng sử dụng đang tăng liên tục. Việc mở rộng dung lượng lưu trữ sao lưu bằng cách thêm kho lưu trữ mới cần được hỗ trợ. Số lượng khách hàng cũng có thể tăng lên và giải pháp bảo vệ dữ liệu cần hỗ trợ xử lý nhiều khách hàng hơn cùng với dữ liệu và hạ tầng liên quan của họ.
- Khả năng tự phục vụ cho khách hàng . Các giải pháp sao lưu MSP cung cấp cổng thông tin tự phục vụ giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng khi quản lý Sao lưu Microsoft 365 và các tác vụ khôi phục. Những tính năng này giảm thiểu các yêu cầu hỗ trợ định kỳ và cho phép khách hàng truy cập và khôi phục dữ liệu mà không cần sự can thiệp của MSP. Do đó, cả hai bên đều có thêm sự linh hoạt trong việc quản lý các quy trình bảo vệ dữ liệu.
Cách NAKIVO hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) sao lưu Microsoft 365 hiệu quả
NAKIVO Backup & Replication là giải pháp bảo vệ dữ liệu toàn diện, hỗ trợ sao lưu Microsoft 365 và cung cấp khả năng đa người dùng để đáp ứng nhu cầu của các MSP và khách hàng.
- Hỗ trợ một loạt các dịch vụ Microsoft 365 được bảo vệ: Exchange Online (hộp thư, email, danh bạ và mục lịch), OneDrive for Business (tệp và thư mục), SharePoint (trang web, danh sách và thư viện) và Microsoft Teams (trò chuyện, kênh và tệp).
- Cổng thông tin tự phục vụ cho từng khách hàng (tenant). Khi giải pháp NAKIVO được cài đặt ở chế độ đa khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) sẽ tạo các khách hàng có quyền truy cập vào giao diện web của môi trường riêng biệt của họ để sao lưu và khôi phục dữ liệu Microsoft 365.
- Khách hàng từ xa có khả năng quản lý tài nguyên của họ trong cơ sở hạ tầng bảo vệ dữ liệu (khác với khách hàng tại chỗ). Các MSP có thể theo dõi phiên bản NAKIVO Backup & Replication của khách hàng từ xa trong bảng điều khiển MSP sau khi kết nối hai bên được thiết lập.
- Sao lưu theo từng phần . Chỉ sao chép các khối dữ liệu đã thay đổi kể từ lần sao lưu gần nhất để cải thiện đáng kể tốc độ sao lưu và giảm tiêu thụ không gian lưu trữ.
- Khôi phục chi tiết . Giải pháp NAKIVO cho phép khách hàng khôi phục các đối tượng cụ thể từ bản sao lưu Microsoft 365, bao gồm email, danh bạ, lịch, tệp, thư mục, trang SharePoint, danh sách, thư viện, kênh Microsoft Teams và nội dung của chúng (tệp, bài đăng, trang web, tab Word và hơn thế nữa).
- Hỗ trợ lưu trữ đa dạng cho bản sao lưu . Người dùng có thể lưu trữ bản sao lưu Microsoft 365 tại chỗ bằng cách sử dụng kho lưu trữ bản sao lưu cục bộ trên máy Linux và Windows, chia sẻ CIFS/NFS, thiết bị NAS, băng từ, v.v. Lưu trữ đám mây cũng được hỗ trợ: Amazon S3, lưu trữ tương thích S3, Amazon EC2, Azure Blob Storage và các dịch vụ khác.
- Tính bất biến của bản sao lưu . Các bản sao lưu Microsoft 365 được sử dụng để bảo vệ dữ liệu khỏi ransomware. Bản sao lưu không thể thay đổi hiệu quả hơn nhiều từ góc độ bảo vệ chống ransomware. Nếu ransomware truy cập được vào kho lưu trữ sao lưu, các bản sao lưu bất biến không thể bị sửa đổi hoặc xóa.
- Khả năng mở rộng cao . Các kho lưu trữ liên kết cho phép nhà cung cấp mở rộng kho lưu trữ sao lưu hiện có bằng cách thêm các thành viên khác vào kho lưu trữ liên kết. Có thêm dung lượng lưu trữ miễn phí trong cùng một kho lưu trữ mà không cần phải cấu hình lại các tác vụ sao lưu để sử dụng các kho lưu trữ mới khác. Nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) có thể thêm nhiều khách hàng hơn khi cần thiết và phân bổ tài nguyên cho họ.
- Mã hóa sao lưu . NAKIVO Backup & Replication hỗ trợ mã hóa bản sao lưu. Các MSP và khách hàng có thể tạo kho lưu trữ sao lưu được mã hóa và kích hoạt mã hóa sao lưu tại nguồn trước khi sao chép và lưu trữ dữ liệu. Khi sử dụng mã hóa sao lưu tại nguồn, dữ liệu được truyền qua mạng ở trạng thái đã được mã hóa.
- Cài đặt lịch trình và thời gian lưu trữ nâng cao . Với giải pháp NAKIVO, khách hàng có thể cấu hình bất kỳ lịch trình sao lưu nào và cài đặt lưu trữ bằng các tùy chọn linh hoạt. Có thể cấu hình Chương trình giữ chân nhân viên GFS và các chính sách phức tạp hơn. Các tùy chọn lập lịch linh hoạt cho phép bạn tạo bản sao lưu tự động khi cần thiết để đảm bảo bảo vệ tối đa.
Các phương pháp hay nhất cho MSP để sao lưu dữ liệu Microsoft 365 một cách hiệu quả
Khuyến nghị các MSP tuân theo các phương pháp hay nhất cho sao lưu Microsoft 365 và các dịch vụ liên quan để đảm bảo các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu, khôi phục và tuân thủ cho khách hàng.
- Thực hiện sao lưu Microsoft 365 thường xuyên và tự động để giảm rủi ro mất dữ liệu.
- Sử dụng các chính sách lưu trữ tùy chỉnh để giúp khách hàng đáp ứng các chính sách sao lưu và yêu cầu tuân thủ của họ.
- Cung cấp các tùy chọn khôi phục chi tiết để tăng tốc và nâng cao hiệu quả quá trình khôi phục khi cần khôi phục các đối tượng cụ thể.
- Triển khai mã hóa dữ liệu và các biện pháp bảo mật khác để bảo vệ dữ liệu sao lưu khỏi truy cập trái phép.
- Sử dụng triển khai đa người dùng để quản lý hiệu quả nhiều khách hàng.
- Kích hoạt các tùy chọn sao lưu tự phục vụ để nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm số lượng phiếu hỗ trợ.
- Áp dụng các tính năng bảo vệ chống ransomware như tính bất biến của bản sao lưu.
- Cung cấp khả năng khôi phục nhanh để đáp ứng các giá trị RTO chặt chẽ.
Đảm bảo tuân thủ cho các nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) với Microsoft 365 Backups
Các nhà cung cấp dịch vụ quản lý (MSP) nên đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định để giúp khách hàng đáp ứng các yêu cầu đó. Các MSP phải nắm rõ các luật bảo vệ dữ liệu có liên quan áp dụng cho khách hàng của họ, chẳng hạn như:
- GDPR (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu) tại châu Âu
- HIPAA (Đạo luật về tính di động và trách nhiệm bảo hiểm y tế) trong lĩnh vực y tế
- SOX (Đạo luật Sarbanes-Oxley) trong lĩnh vực tài chính và các công ty đại chúng
- CCPA (Đạo luật về quyền riêng tư của người tiêu dùng California) tại Hoa Kỳ
Phần mềm sao lưu Microsoft 365 dành cho MSP có thể hỗ trợ tuân thủ quy định bằng cách đảm bảo bảo vệ dữ liệu thông qua các tính năng sao lưu và khôi phục đáng tin cậy. Các chức năng chính có thể đảm bảo tuân thủ bao gồm mã hóa, bảo vệ chống ransomware với tính bất biến và giám sát, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, kiểm tra sao lưu, lập lịch linh hoạt và cài đặt lưu trữ.
Kết luận
Khi chọn giải pháp sao lưu MSP cho Microsoft 365, các nhà cung cấp nên xem xét phần mềm hỗ trợ các dịch vụ Microsoft 365 thiết yếu và cung cấp tính năng đa người dùng, mã hóa sao lưu, sao lưu gia tăng, khôi phục chi tiết, nhiều vị trí lưu trữ và tính bất biến của bản sao lưu. Việc lựa chọn giải pháp sao lưu phù hợp cho phép MSP đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện tại và thu hút thêm người dùng.
