Sao lưu Microsoft Teams: Công cụ tích hợp sẵn so với công cụ của bên thứ ba
Microsoft Teams sử dụng một cấu trúc dữ liệu phức tạp trong hạ tầng Microsoft 365, điều này khiến việc cấu hình sao lưu dữ liệu Microsoft Teams trở nên khó khăn. Điều quan trọng là phải sao lưu tất cả các đối tượng liên quan được Microsoft Teams sử dụng nhưng lại được lưu trữ và quản lý bởi các dịch vụ khác trong Microsoft 365.
Bài viết này giải thích cách dữ liệu Microsoft Teams được lưu trữ trong Microsoft 365. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu các phương pháp có sẵn nhằm bảo vệ loại dữ liệu này.
Hiểu về các loại dữ liệu và lưu trữ trong Microsoft Teams
Microsoft Teams sử dụng nhiều loại dữ liệu khác nhau cho các hoạt động giao tiếp, chia sẻ tệp và hợp tác. Việc hiểu rõ cách xử lý từng loại dữ liệu cũng như vị trí lưu trữ của chúng là rất quan trọng, đặc biệt trong các khía cạnh sao lưu, khôi phục, quản lý và tuân thủ dữ liệu.
Tin nhắn và cuộc trò chuyện
Tin nhắn trong Microsoft Teams bao gồm:
- Cuộc trò chuyện riêng tư , bao gồm cuộc trò chuyện một đối một và cuộc trò chuyện nhóm, được lưu trữ trong hộp thư Exchange Online của người dùng là thành viên của các cuộc trò chuyện này. Tin nhắn trò chuyện được lưu trữ trong một thư mục ẩn của hộp thư người dùng như một phần của dữ liệu Exchange Online.
- Tin nhắn kênh được lưu trữ trong trang SharePoint tương ứng liên kết với nhóm. Các tin nhắn được gửi trong một kênh là một phần của cơ sở hạ tầng SharePoint Online của kênh đó. Các tin nhắn trò chuyện được lưu trữ trong hộp thư nhóm, nằm trong Exchange Online.
Các loại dữ liệu trong các tin nhắn này có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, liên kết và các phương tiện khác.
Chính sách giữ chân nhân viên Các cài đặt trong Microsoft 365 ảnh hưởng đến tin nhắn Microsoft Teams vì chúng tuân theo các chính sách lưu trữ của Microsoft 365. Các chính sách này có thể đảm bảo rằng tin nhắn được lưu giữ trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc bị xóa vĩnh viễn dựa trên các yêu cầu tuân thủ.
Tệp và tệp đính kèm được chia sẻ
Tệp và tệp đính kèm được chia sẻ trong Microsoft Teams là yếu tố quan trọng cho việc hợp tác. Chúng có thể được chia sẻ trong các cuộc trò chuyện riêng tư hoặc kênh.
- Tệp được chia sẻ trong các cuộc trò chuyện riêng tư một-một hoặc nhóm được lưu trữ trong OneDrive của người dùng. Mỗi thành viên trong cuộc trò chuyện có quyền truy cập vào các tệp này thông qua liên kết chia sẻ.
- Tệp kênh là các tệp được chia sẻ trong kênh và được lưu trữ trong trang web liên quan SharePoint Trực tuyến dưới nhóm. Mỗi kênh có một thư mục riêng trong thư viện tài liệu SharePoint, nơi lưu trữ tất cả các tệp được chia sẻ.
Cài đặt lưu giữ tệp và tuân thủ được quản lý thông qua OneDrive và SharePoint Online, phù hợp với các chính sách lưu giữ dữ liệu của tổ chức.
Trang web và tab
Người dùng có thể thêm tab trong kênh Microsoft Teams, bao gồm trang web, tài liệu hoặc ứng dụng của bên thứ ba. Các tab này đóng vai trò là điểm truy cập nhanh đến các tài nguyên quan trọng.
- Các trang web được thêm dưới dạng tab thường được lưu trữ bên ngoài (trên web), và tab này chỉ cung cấp một lối tắt hoặc chế độ xem nhúng của trang đó trong Microsoft Teams.
- Nếu một tài liệu Office 365 (như Word, Excel hoặc PowerPoint) được thêm dưới dạng tab, tài liệu đó sẽ được lưu trữ trong thư viện tài liệu SharePoint Online liên kết với kênh đó.
- Các tab tích hợp ứng dụng của bên thứ ba có thể lưu trữ dữ liệu của chúng bên ngoài (trên nền tảng của nhà cung cấp ứng dụng) hoặc trong môi trường SharePoint Online hoặc Exchange Online của nhóm, tùy thuộc vào cách tích hợp của ứng dụng.
Thời gian lưu trữ dữ liệu cho các tab phụ thuộc vào loại nội dung được liên kết. Ví dụ: nếu đó là tài liệu Office 365, nó tuân theo quy tắc lưu trữ của SharePoint Online, trong khi nội dung dựa trên web tuân theo chính sách lưu trữ của dịch vụ bên ngoài.
Tích hợp OneNote
Microsoft Teams được tích hợp với OneNote để ghi chú và hợp tác. Người dùng có thể tạo sổ tay OneNote chuyên dụng cho một nhóm hoặc kênh.
- Sổ tay kênh hoặc sổ tay OneNote liên kết với một kênh được lưu trữ trong trang SharePoint Online liên kết với nhóm đó. Mỗi sổ tay được liên kết với một nhóm hoặc kênh cụ thể và có thể truy cập qua một tab trong kênh.
- Nếu OneNote được sử dụng trong các cuộc trò chuyện riêng tư, sổ tay riêng tư sẽ được lưu trữ trong OneDrive for Business của người dùng.
Nội dung OneNote tuân theo các chính sách lưu trữ tương tự như SharePoint Online và OneDrive, có nghĩa là các ghi chú sẽ được lưu giữ hoặc xóa dựa trên các chính sách tổ chức được thiết lập trong các công cụ tuân thủ của Microsoft 365.
Thông điệp hộp thư nhóm
Các kênh được sử dụng bởi Microsoft Teams được kết nối với một nhóm Microsoft 365. Nhóm này bao gồm một hộp thư nhóm chung để giao tiếp qua email. Thông điệp hộp thư nhóm vẫn có thể được sử dụng cho thông báo hoặc email nhóm mặc dù email không phải là phương thức giao tiếp chính trong Microsoft Teams.
Hộp thư nhóm và các thông điệp của nó được lưu trữ trong Exchange Online. Các hộp thư này chứa email được gửi đến nhóm và các thông điệp liên quan đến hoạt động của nhóm như cuộc họp hoặc thông báo.
Các email trong hộp thư nhóm tuân theo cài đặt lưu trữ của Exchange Online. Quản trị viên có thể xác định thời gian lưu trữ các tin nhắn này dựa trên các yêu cầu tuân thủ hoặc nhu cầu vận hành.
Lịch của hộp thư nhóm
Các kênh Microsoft Teams cũng được liên kết với một lịch chung trong nhóm Microsoft 365. Lịch này được sử dụng để lên lịch và quản lý các cuộc họp, sự kiện và cuộc hẹn trong nhóm.
Lịch nhóm
được lưu trữ như một phần của hộp thư nhóm trong Exchange Online. Đây cũng là vị trí lưu trữ các thư trong hộp thư nhóm.
Tương tự như các thư trong hộp thư nhóm, việc lưu giữ lịch hộp thư nhóm được điều chỉnh bởi các cài đặt lưu giữ của Exchange Online. Dữ liệu lịch có thể được lưu trữ hoặc xóa dựa trên các chính sách lưu giữ của tổ chức.
Dữ liệu Microsoft Teams được cấu trúc như thế nào?
Microsoft Teams sử dụng cơ sở hạ tầng đám mây của Microsoft liên quan đến hệ sinh thái Microsoft 365 với dữ liệu có cấu trúc. Cấu trúc này cho phép sử dụng các dịch vụ như Exchange Online, OneDrive for Business và SharePoint Online. Tất cả các dịch vụ này được sử dụng để vận hành Microsoft Teams và cung cấp khả năng hợp tác liền mạch giữa các dịch vụ khác nhau một cách an toàn. Phần này giải thích cách dữ liệu Microsoft Teams được cấu trúc, tập trung vào các thành phần chính như Microsoft 365 Groups, vị trí lưu trữ tệp đính kèm và tệp.
Microsoft 365 Groups và hộp thư nhóm
Microsoft Groups là thành phần chính xuyên suốt các ứng dụng trong Microsoft Teams. Mỗi nhóm được tạo trong Microsoft Teams sẽ tự động được liên kết với một nhóm Microsoft 365 tương ứng. Nhóm này kết nối các yếu tố hợp tác như email, lịch, tệp và tài nguyên chia sẻ.
Mỗi nhóm Microsoft 365 đều có một hộp thư nhóm liên kết trong Exchange Online. Hộp thư nhóm này được sử dụng để lưu trữ các cuộc trò chuyện email và thông báo liên quan đến nhóm. Các mục này bao gồm lời mời họp, thông báo tác vụ và các thông tin liên lạc nội bộ khác. Hộp thư nhóm cũng lưu trữ các cuộc trò chuyện trên kênh Microsoft Teams dưới dạng tin nhắn.
Về vai trò trong cấu trúc nhóm, Microsoft 365 Groups cho phép kiểm soát quyền truy cập cho Microsoft Teams. Các thành viên nhóm tự động có quyền truy cập vào tất cả các tài nguyên liên quan như tệp chia sẻ, lịch và email. Khi người dùng được thêm vào hoặc loại bỏ khỏi nhóm, quyền truy cập của họ vào các tài nguyên này sẽ được điều chỉnh tương ứng.
Chúng ta có thể so sánh nhóm Microsoft 365 với một trung tâm quản lý quyền và đảm bảo rằng các loại dữ liệu cần thiết vẫn được kết nối giữa các dịch vụ Microsoft 365 khác nhau được Microsoft Teams sử dụng.
Vị trí lưu trữ tệp đính kèm và tệp trong Microsoft Teams
Microsoft Teams cho Microsoft 365 được tích hợp với cả SharePoint Online và OneDrive for Business để quản lý việc lưu trữ tệp, tùy thuộc vào bối cảnh chia sẻ tệp.
Các tệp được chia sẻ trong các kênh của Microsoft Teams được lưu trữ trong thư viện tài liệu SharePoint Online liên kết với Nhóm Microsoft 365 tương ứng. Mỗi nhóm có một trang SharePoint riêng, và trong trang này, mỗi kênh có thư mục riêng trong thư viện tài liệu. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng tất cả các tệp được chia sẻ trong một kênh đều được lưu trữ tại một vị trí và có thể được truy cập bởi tất cả các thành viên trong nhóm.
Các tệp được chia sẻ trong các cuộc trò chuyện riêng tư (cả trò chuyện 1:1 hoặc nhóm) được lưu trữ trong OneDrive for Business. Các tệp được tải lên OneDrive của người gửi và một liên kết đến tệp được chia sẻ với những người tham gia khác trong cuộc trò chuyện. Điều này có nghĩa là các tệp tin trong cuộc trò chuyện riêng tư được lưu trữ trong tài khoản OneDrive cá nhân thay vì trong SharePoint Online.
Các tệp đính kèm được chia sẻ trong tin nhắn hoặc cuộc trò chuyện của nhóm tuân theo cùng một logic lưu trữ – tệp tin chia sẻ trong cuộc trò chuyện riêng tư được lưu trữ trên OneDrive for Business, và tệp tin chia sẻ trong các kênh được lưu trữ trên SharePoint Online.
Các vị trí lưu trữ này được tích hợp chặt chẽ với giao diện Microsoft Teams. Khi người dùng chia sẻ tệp tin, họ không nhận thức được liệu tệp tin đó được lưu trữ trên SharePoint hay OneDrive, vì Microsoft Teams đã đơn giản hóa sự phức tạp này. Tuy nhiên, việc hiểu rõ các vị trí lưu trữ cơ bản này là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, quản trị dữ liệu và quan trọng nhất là bảo vệ dữ liệu.
Cấu trúc tổng thể và vị trí dữ liệu của Microsoft Teams
Hãy tóm tắt cấu trúc phức tạp của Microsoft Teams 365 và vị trí dữ liệu tương ứng.
- Microsoft 365 Groups được sử dụng làm phần chính của Microsoft Teams. Đây là nền tảng cho Microsoft Teams, quản lý quyền truy cập vào các tài nguyên được chia sẻ, bao gồm hộp thư, lịch và các trang SharePoint.
- Tin nhắn và cuộc trò chuyện được lưu trữ trong hộp thư Exchange Online (hộp thư người dùng cho cuộc trò chuyện riêng tư, hộp thư nhóm cho cuộc trò chuyện kênh).
- Tệp và tệp đính kèm được lưu trữ trong OneDrive for Business (cho cuộc trò chuyện riêng tư) hoặc SharePoint Online (cho cuộc trò chuyện kênh).
- Nội dung khác như OneNote , tab và lịch được lưu trữ trong SharePoint Online hoặc Exchange Online, tùy thuộc vào ngữ cảnh.
- Hồ sơ người dùng được lưu trữ trong Azure Active Thư mục.
- Các cài đặt và cấu hình của nhóm được lưu trữ trong Microsoft 365 Groups.
Tóm tắt về các vị trí lưu trữ được Microsoft Teams sử dụng có thể được tìm thấy trong bảng dưới đây:
| Exchange Online | OneDrive for Business | SharePoint Online |
| Tin nhắn và cuộc trò chuyện | Tệp và tệp đính kèm được chia sẻ (Cuộc trò chuyện riêng tư) | Tệp và tệp đính kèm được chia sẻ (Kênh) |
| Tin nhắn hộp thư nhóm | Sổ tay cá nhân OneNote | OneNote cho nhóm |
| Lịch hộp thư nhóm | Tài liệu Office 365, tab |
Tùy chọn sao lưu gốc của Microsoft Teams
Microsoft đã phát hành giải pháp sao lưu Microsoft 365 gốc có tên Microsoft 365 Backup. Giải pháp này cung cấp sao lưu cho Exchange Online, OneDrive và SharePoint Online (tính đến thời điểm viết bài này). Nền tảng lưu trữ Microsoft 365 Backup được sử dụng để lưu trữ các bản sao lưu này. Sao lưu Microsoft Teams hiện chưa khả dụng. Các tùy chọn tích hợp sẵn hiện có cho việc bảo vệ dữ liệu Microsoft Teams vẫn còn hạn chế:
- Chính sách lưu trữ . Quản trị viên hệ thống có thể cấu hình chính sách lưu trữ trong Trung tâm Quản trị, trong phần cài đặt tuân thủ. Việc cấu hình các thiết lập này cho phép tổ chức lưu trữ dữ liệu Microsoft Teams trong khoảng thời gian được chỉ định trong cài đặt lưu trữ.
- Giữ dữ liệu vì mục đích pháp lý . Đây là một tùy chọn khác dựa trên cài đặt bảo tồn dữ liệu, giúp bảo vệ dữ liệu vô thời hạn. Thiết lập này có mức ưu tiên cao hơn và ghi đè lên các quy tắc lưu trữ khác. Việc giữ dữ liệu vì mục đích pháp lý thường được sử dụng với eDiscovery và cho các cuộc điều tra pháp lý.
Chính sách lưu trữ và việc giữ dữ liệu vì mục đích pháp lý không thể được coi là bản sao lưu thực sự nhưng có thể được sử dụng cho mục đích bảo vệ dữ liệu. Sao lưu dữ liệu và lưu trữ là hai phương pháp khác nhau.
Sao lưu và Phục hồi bằng Công cụ của Bên thứ ba
Cấu trúc phức tạp của dữ liệu Microsoft Teams và thực tế là dữ liệu được phân tán trên nhiều dịch vụ Microsoft 365 khiến việc sao lưu Microsoft Teams trở nên khó khăn. Các giải pháp sao lưu chuyên dụng hỗ trợ sao lưu Microsoft 365 và sao lưu Microsoft Teams cung cấp các tùy chọn nâng cao về tính linh hoạt và bảo vệ dữ liệu tổng thể.
NAKIVO Backup & Replication hỗ trợ Sao lưu Microsoft 365, bao gồm Microsoft Teams, Exchange Online, OneDrive for Business và SharePoint Online. Giải pháp NAKIVO hỗ trợ:
- Các tùy chọn sao lưu và khôi phục đa dạng : Sao lưu gia tăng, khôi phục toàn bộ và phục hồi theo từng phần các đối tượng cụ thể của Microsoft 365.
- Hỗ trợ đa nền tảng cho việc bảo vệ dữ liệu : Giải pháp NAKIVO hỗ trợ sao lưu cho VMware vSphere, Microsoft Hyper-V, Proxmox VE, Nutanix, máy vật lý, Amazon EC2 và các thư mục chia sẻ, ngoài Microsoft 365.
- Hỗ trợ nhiều loại lưu trữ : Với NAKIVO, bạn có thể sao lưu dữ liệu Microsoft 365 lên lưu trữ đám mây (Amazon S3, Azure Blob Storage, v.v.) và lên lưu trữ cục bộ, chẳng hạn như đĩa trên máy chủ sao lưu hoặc NAS.
- Tự động hóa và lập lịch : Bạn có thể cấu hình nhiều lịch trình và thậm chí triển khai chương trình giữ chân nhân viên phức tạp với các cài đặt linh hoạt mà không có giới hạn nghiêm ngặt.
- Bảo mật và mã hóa : Mã hóa dữ liệu được hỗ trợ và có thể được kích hoạt ở phía nguồn, khi lưu trữ và khi truyền tải. Do đó, bản sao lưu được mã hóa được bảo mật trên bộ nhớ cục bộ (tại chỗ) và trên đám mây công cộng. Bạn cũng có thể kích hoạt tính bất biến cho các bản sao lưu Microsoft 365 được lưu trữ cục bộ hoặc trên đám mây để ngăn chặn việc xóa hoặc sửa đổi bởi ransomware.
Tìm hiểu thêm về NAKIVO Backup for Microsoft 365 trong video này:
Kết luận
Các loại dữ liệu Microsoft Teams khác nhau được lưu trữ trong Exchange Online, OneDrive for Business và SharePoint Online. Do kiến trúc này, việc cấu hình sao lưu Microsoft Teams không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Điều này rất quan trọng cần xem xét khi chọn giải pháp sao lưu Microsoft Teams vì một số giải pháp hỗ trợ sao lưu Microsoft 365 có thể không hỗ trợ sao lưu Microsoft Teams. Sử dụng NAKIVO Backup & Replication để sao lưu Microsoft Teams và các dịch vụ Microsoft 365 khác, cũng như bảo vệ các mục trong môi trường vật lý, ảo và đám mây.
