SharePoint Online: Tổng quan toàn diện
SharePoint là một nền tảng hợp tác mạnh mẽ do Microsoft phát triển. Nền tảng này cho phép nhiều người dùng cùng lúc chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu, đồng thời lưu trữ các tài liệu cần thiết tại một vị trí chung. SharePoint Online là gì? Làm thế nào để sử dụng SharePoint? Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc trên và cung cấp cái nhìn tổng quan về Microsoft SharePoint Online kèm theo một hướng dẫn ngắn về SharePoint.
SharePoint được sử dụng để làm gì?
SharePoint là một nền tảng hợp tác và quản lý nội dung, trên đó nhiều người dùng có thể đồng thời lưu trữ, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu. Giao diện web được cung cấp cho tất cả người dùng Microsoft SharePoint và Microsoft SharePoint Online. Nếu bạn muốn sử dụng giao diện dòng lệnh để quản lý phần mềm SharePoint, các lệnh PowerShell của SharePoint Online được cung cấp cho mục đích này. Các tổ chức sử dụng SharePoint khi chức năng của máy chủ tệp truyền thống và tài nguyên chia sẻ (có sẵn qua các giao thức SMB hoặc NFS, ví dụ) không đủ. SharePoint Online là phiên bản dựa trên đám mây (chạy trong trung tâm dữ liệu của Microsoft) của SharePoint Server (chạy trong trung tâm dữ liệu cục bộ). Tất cả các tác vụ bảo trì được thực hiện bởi Microsoft và các bản cập nhật được cài đặt tự động khi có sẵn. Các tính năng của SharePoint Server và SharePoint Online gần như giống hệt nhau.
Cách tạo trang SharePoint
Hãy bắt đầu hướng dẫn SharePoint của chúng ta bằng cách mở giao diện web của SharePoint Online. Để mở SharePoint, hãy mở trình duyệt web và nhập địa chỉ như https://yourcompany.sharepoint.com sử dụng tên miền công ty của bạn được sử dụng cho Office 365 (tôi đang sử dụng https://nakivo.sharepoint.com để truy cập cổng thông tin SharePoint của chúng tôi).
Nhập thông tin đăng nhập (tên người dùng và mật khẩu) cùng mã xác nhận (nếu sử dụng xác thực đa yếu tố) để đăng nhập.
Nếu bạn đăng nhập vào SharePoint với tư cách quản trị viên, bạn sẽ thấy màn hình tương tự như hình ảnh bên dưới.
Hãy cùng xem qua các thành phần giao diện chính. Có các thành phần quản lý SharePoint cho phép bạn tạo nội dung mới, quản lý nội dung hiện có, tải xuống, tải lên và chỉnh sửa tài liệu, khôi phục các mục đã xóa từ Thùng rác, mở các trang con, v.v. Liên kết Notebook nằm ở khung bên trái sẽ mở ứng dụng OneNote dùng để chỉnh sửa tệp văn bản cùng lúc bởi nhiều người dùng. Dòng tin tức được sử dụng để thảo luận về các tác vụ công việc với người dùng khác.
Nhấp vào SharePoint ở góc trên bên trái để mở trang cho phép bạn tạo trang SharePoint mới. Trên trang đã mở, nhấp vào + Create site.
Chọn loại trang bạn muốn tạo – trang nhóm hoặc trang giao tiếp.
Trang nhóm là nơi bạn và nhóm của bạn có thể lưu trữ tệp, chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa tài liệu chung cùng nhau. Tạo danh sách, liên kết đến các tệp hoặc trang web quan trọng, tin tức và nội dung khác trên trang chủ của trang nhóm SharePoint của bạn. Một trang web nhóm thường được tạo ra để sử dụng trong nội bộ tổ chức và chỉ được truy cập bởi một nhóm người nhất định.
Một trang web giao tiếp là nơi thường được sử dụng để hiển thị thông tin cho người dùng bên ngoài và khách hàng. Bạn có thể trình bày kết quả cuối cùng của công việc nhóm trên trang web giao tiếp mà không cần tiết lộ quy trình làm việc và các tệp tin hiện có trên trang web nhóm.
Hãy tạo một trang web nhóm trong ví dụ này. Bạn có thể tạo nhiều trang web trên trang web SharePoint chính của mình.
Nhập các thông số cần thiết, ví dụ:
Tên trang web: Blog Team Site
Địa chỉ email nhóm: BlogTeamSite
Địa chỉ trang web: BlogTeamSite (https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite)
Mô tả trang web: What is SharePoint?
Cài đặt quyền riêng tư: Private – Only members can access this site
Chọn ngôn ngữ: English
Nhấp vào Next để tiếp tục.
SharePoint hỗ trợ việc tạo bộ sưu tập trang bởi quản trị viên. Bộ sưu tập trang là một nhóm các trang web trong SharePoint. Bộ sưu tập trang cho phép bạn kết hợp các trang thành một cấu trúc phân cấp bằng cách tạo ra một cấu trúc.
Thêm chủ sở hữu và thành viên
Thêm thành viên có thể truy cập trang SharePoint của bạn vào một nhóm bằng cách nhập tên hoặc địa chỉ email của từng người dùng. Các thành viên trong nhóm sẽ nhận được lời mời qua email. Bạn có thể thêm chủ sở hữu bổ sung cho trang này. Chủ sở hữu có quyền kiểm soát đầy đủ đối với trang web SharePoint và có thể quản lý quyền truy cập vào nội dung, thay đổi quyền người dùng, chỉnh sửa nội dung của trang web, v.v. Nhấp vào Finish để hoàn tất việc tạo trang web.
Một trang web nhóm hiện đã được tạo, và trong trường hợp của chúng ta, trang web có thể được truy cập qua liên kết này:
https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Trang chủ của một trang web nhóm vừa được tạo trông giống như một mẫu cần được tùy chỉnh và điền nội dung.
Người dùng trong nhóm của bạn hiện có thể sử dụng trang web nhóm để lưu trữ tệp và các loại nội dung khác.
Bạn có thể tạo các loại nội dung khác nhau trên trang web SharePoint:
- Thư viện tài liệu
- Danh sách
- Trang
- Kế hoạch
- Ứng dụng
- Bài đăng tin tức
- Liên kết tin tức
Hãy cùng xem xét chi tiết hơn từng loại nội dung SharePoint.
Tạo thư viện mới
Thư viện là một vị trí trên trang SharePoint nơi người dùng có thể lưu trữ tài liệu và các tệp khác, chia sẻ chúng, cũng như mở tài liệu để xem và chỉnh sửa cùng với các thành viên trong nhóm. Thông tin về ngày sửa đổi cuối cùng và người dùng đã chỉnh sửa tài liệu được hiển thị trong thư viện SharePoint. Bạn có thể tạo thư viện cho các mục đích khác nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo một thư viện để lưu trữ tài liệu tiếp thị, một thư viện để lưu trữ tài liệu tài chính, v.v. Các thư viện có thể tùy chỉnh – bạn có thể theo dõi các phiên bản tệp, cấu hình người có quyền truy cập tệp và thiết lập mức độ truy cập.
Mở trang SharePoint cần thiết, nhấp vào New, và trong menu hiện ra, chọn loại nội dung bạn muốn tạo. Nếu bạn cần tạo một thư viện mới, hãy chọn Document Library trong menu tương ứng.
Nhập tên và mô tả thư viện, chọn hộp kiểm “Show in site navigation” , sau đó nhấp vào Create. Tương tự, bạn có thể tạo các loại nội dung khác trên trang SharePoint của mình.
Tải tài liệu từ đĩa của bạn lên thư viện hoặc tạo tài liệu Microsoft Office mới trực tiếp trong thư viện SharePoint. Để tạo tài liệu mới trong thư viện SharePoint, hãy mở thư viện trên trang SharePoint, nhấp vào nút New , và trong menu mở ra, chọn loại tài liệu cần thiết, ví dụ như Word document. Để tải lên các mục vào thư viện, nhấp vào nút Upload , và trong menu hiện ra, chọn Files, Folderhoặc Template.
Nhấp vào một tài liệu đã được lưu trữ trong thư viện SharePoint, và tài liệu này sẽ được mở trong ứng dụng Office 365 tương ứng trực tuyến trong trình duyệt web. Ví dụ, nếu bạn nhấp vào tệp DOCX được lưu trữ trong thư viện, tài liệu này sẽ được mở trong Microsoft Word Online trong một tab mới trong trình duyệt web của bạn.
Nếu bạn nhấp vào three dots gần tài liệu, một menu ngữ cảnh với các tùy chọn bổ sung sẽ mở ra. Các tùy chọn có sẵn bao gồm: Mở, Xem trước, Chia sẻ, Sao chép liên kết, Quản lý quyền truy cập, Tải xuống, Xóa, Tự động hóa, Đổi tên, Ghim lên đầu, Di chuyển đến, Sao chép đến, Lịch sử phiên bản, Thông báo cho tôi, Chi tiết, Thêm (Thuộc tính, Quy trình làm việc, Chi tiết tuân thủ, Kiểm tra).
Lịch sử phiên bản là một tính năng hữu ích cho phép bạn truy cập các phiên bản trước của tài liệu. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu các thay đổi không mong muốn đã được lưu trong các phiên bản mới nhất của tài liệu.
Thông báo cho tôi cho phép bạn nhận thông báo qua email nếu bất kỳ người dùng nào thực hiện thay đổi trên tài liệu.
Quy trình làm việc được sử dụng để cấu hình các hành động tự động được thực hiện khi người dùng chỉnh sửa hoặc lưu tài liệu.
Kiểm tra được sử dụng để khóa tệp để người dùng khác không thể chỉnh sửa. Thông báo thích hợp sẽ được hiển thị cho những người dùng khác cố gắng chỉnh sửa tệp.
Tạo danh sách SharePoint
Danh sách là một tập hợp dữ liệu có thể chia sẻ trong Office 365 SharePoint, được sử dụng để sắp xếp thông tin cho đồng nghiệp một cách linh hoạt. Danh sách SharePoint đơn giản là một bảng trên web. Danh sách cho phép bạn theo dõi thông tin và chứa các cột và hàng có thể tùy chỉnh. Có thể thiết lập các loại dữ liệu khác nhau cho các cột, ví dụ như ngày tháng, văn bản hoặc đơn vị tiền tệ. Danh sách được tạo theo cách tương tự như thư viện trên trang trang web nhóm. Trong hình ảnh minh họa bên dưới, bạn có thể thấy một ví dụ về danh sách mới được tạo trên trang SharePoint.
Ưu điểm của việc sử dụng danh sách SharePoint thay vì các tệp văn bản thông thường hoặc bảng tính là các tính năng như quản lý phiên bản và phê duyệt nội dung. Để kích hoạt và cấu hình các tính năng này cùng các tính năng hữu ích khác, hãy mở trang có danh sách SharePoint của bạn, nhấp vào biểu tượng Settings ở góc trên bên phải, và trong menu hiện ra, chọn List settings.
Một trang web với cài đặt danh sách sẽ mở ra. Có rất nhiều cài đặt cho danh sách SharePoint. Hãy nhấp vào Versioning settings.
Trong khung bên phải của trang vừa mở, bạn có thể cấu hình cài đặt danh sách SharePoint, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Tạo trang SharePoint
SharePoint cho phép bạn tạo trang theo cách tương tự như khi tạo trang trên các trang web truyền thống. Các trang SharePoint được sử dụng để thông báo cho người dùng về các vấn đề quan trọng, ví dụ: bạn có thể tạo trang chứa thông tin về các bộ phận trong công ty, các sự kiện đã lên lịch, công bố quy định của công ty, v.v. Theo mặc định, các cột sẽ được hiển thị trên trang SharePoint. Nhấp vào chúng và nhập thông tin cần thiết vào các ô tương ứng. Sau khi hoàn tất việc tạo trang SharePoint, nhấp vào nút Publish .
Khi lưu trang, các tùy chọn bổ sung sẽ xuất hiện:
- Thêm trang vào thanh điều hướng
- Đăng tin tức trên trang web này
- Gửi email
- Lưu làm mẫu trang
Địa chỉ trang sẽ được hiển thị và có thể sao chép vào khay nhớ tạm.
Việc tạo bài đăng tin tức tương tự như tạo trang SharePoint.
Tạo bài đăng tin tức
Đăng tin tức trên trang SharePoint của bạn để thông báo cho đồng nghiệp, thành viên nhóm và đối tác về các cập nhật quan trọng trong quy trình làm việc và kết quả đạt được. Trên trang nhóm SharePoint, nhấp vào New > News post, chọn mẫu cần thiết và điền thông tin cần thiết. Bài đăng tin tức sẽ được hiển thị trong phần web Tin tức trên trang hoặc trang web SharePoint. 
Bạn có thể chèn liên kết tin tức khi tạo phần tin tức trên trang web. Sau khi nhập URL, bài viết tin tức sẽ được nhập vào trang SharePoint của bạn.
Thêm ứng dụng mới
Ứng dụng SharePoint là những ứng dụng độc lập nhỏ giúp mở rộng chức năng của trang SharePoint để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cụ thể. Ứng dụng có thể được sử dụng để thực hiện các tác vụ liên quan đến tài liệu, hiển thị thông tin về theo dõi chi phí, hiển thị thông tin từ các trang web khác, kết nối với mạng xã hội, v.v. Ứng dụng giúp trang SharePoint của bạn trở nên linh hoạt hơn. Các lập trình viên trong tổ chức của bạn có thể phát triển các ứng dụng SharePoint tùy chỉnh để sử dụng nội bộ. Bạn cũng có thể mua các ứng dụng SharePoint do các nhà phát triển khác tạo ra trên Cửa hàng SharePoint. Chỉ chủ sở hữu trang web mới có thể thêm ứng dụng cho các trang web nhóm trong SharePoint.
Hãy xem một ví dụ về việc thêm lịch. Trên trang chủ của trang web SharePoint, nhấp vào New > App (tương tự như khi bạn tạo thư viện và các loại nội dung SharePoint khác). Một trang chứa các ứng dụng sẽ mở ra. Chọn Calendar trong danh sách các ứng dụng có sẵn.
Nhập tên cho lịch, mở tùy chọn nâng cao nếu cần, và nhấp vào Create.
Sau khi lịch được tạo, nhấp vào nút New Event , và nhấp vào Event để thêm các sự kiện như cuộc họp hoặc hạn chót vào lịch.
Khi tạo một mục mới cho lịch, nhập thông tin cần thiết vào cửa sổ bật lên. Sau đó nhấp vào Save.
Bây giờ sự kiện đã được thêm vào lịch trong SharePoint. SharePoint Online được tích hợp với ứng dụng email Outlook. Bạn có thể thêm lịch đã tạo vào Outlook bằng cách chọn tab Calendar và nhấp vào Connect to Outlook trong giao diện web của SharePoint Online.
Tạo Kế hoạch
Bạn có thể tạo kế hoạch và sử dụng Microsoft Planner trên trang web của mình để tạo bảng, thêm tác vụ cho nhóm và giao tác vụ cho người dùng. Tích hợp SharePoint và Planner cho phép bạn quản lý tác vụ cho dự án. Sắp xếp tác vụ bằng cách đặt chúng vào các nhóm, thay đổi ưu tiên. Planner hiển thị các giai đoạn của quá trình phát triển và tiến độ tác vụ. Tất cả các tính năng này đều có sẵn trên trang SharePoint của bạn cho bạn và nhóm của bạn. Planner được tích hợp với Office 365 Groups và khi bạn tạo một kế hoạch mới, tất cả nội dung liên quan trong SharePoint sẽ được tạo tự động.
Chia sẻ tài liệu
Người dùng trong nhóm của bạn có quyền thích hợp có thể chia sẻ tài liệu trong SharePoint với những người dùng khác. Nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu, hãy nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục, sau đó trong menu ngữ cảnh, chọn “ Share”.
Chọn những người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu hoặc thư mục được chia sẻ. Những người dùng mà bạn chia sẻ tệp hoặc thư mục sẽ nhận được thông báo qua email kèm theo liên kết đến các tệp được chia sẻ. Bạn có thể soạn một thông điệp thông báo tùy chỉnh.
Nếu một người dùng có liên kết nhưng không có quyền truy cập vào tài nguyên SharePoint, người dùng đó có thể yêu cầu quyền truy cập. Trong trường hợp này, chủ sở hữu tài nguyên sẽ nhận được một tin nhắn kèm theo yêu cầu truy cập.
Người dùng đã chia sẻ tệp sẽ nhận được thông báo về yêu cầu truy cập và có thể chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu bằng cách nhấp vào nút tương ứng trên giao diện web.
Một tài liệu được chia sẻ có thể được mở và chỉnh sửa bởi nhiều người dùng cùng lúc. Trong ví dụ của chúng tôi, hai người dùng đã mở một tài liệu Word trong Word Online để chỉnh sửa. Các biểu tượng đặc biệt được hiển thị gần con trỏ của những người dùng khác đang chỉnh sửa tài liệu tại thời điểm này (biểu tượng MB được hiển thị trên ảnh chụp màn hình).
Chỉnh sửa quyền truy cập trang web
Bạn cũng có thể chỉnh sửa quyền truy cập trang web và thêm người dùng có thể truy cập trang SharePoint của bạn sau khi tạo tệp hoặc tải tệp lên thư viện SharePoint. Nhấp vào biểu tượng Settings , sau đó nhấp vào Site permissions.
Thêm người dùng vào chủ sở hữu trang web hoặc thành viên trang web. Nhấp vào Invite people, Change how members can share và Advanced permission settings để định cấu hình các tùy chọn.
Trung tâm quản trị SharePoint
Quản trị viên Office 365 có thể quản lý tất cả nội dung SharePoint, bao gồm người dùng, trang web và quyền. Để mở Trung tâm quản trị SharePoint, bạn nên truy cập Trung tâm quản trị Office 365 (còn được gọi là Trung tâm quản trị Microsoft 365), sau đó trong khung bên trái (khung điều hướng) trong danh sách các trung tâm quản trị, nhấp vào SharePoint Trung tâm quản trị. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng URL như https://yourcompany-admin.sharepoint.com để mở Trung tâm quản trị SharePoint. Ví dụ, trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sử dụng liên kết trực tiếp:
https://nakivo-admin.sharepoint.com
Trên trang Trung tâm quản trị SharePoint, các mục khác nhau được hiển thị. Trên trang chủ của Trung tâm quản trị SharePoint, bạn có thể xem các báo cáo và Trung tâm thông báo. Trong khung bên trái, còn được gọi là khung điều hướng, bạn có thể truy cập các tùy chọn và tính năng để cấu hình chúng.
Kết luận
Sử dụng SharePoint cho phép bạn và nhóm của bạn hợp tác hiệu quả hơn. Sử dụng Microsoft SharePoint Online để lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu cùng nhóm của bạn, tạo các loại nội dung khác nhau, lên kế hoạch cho các sự kiện trong lịch và nhiều tính năng khác. Khi sử dụng Microsoft SharePoint Online, phần mềm SharePoint được vận hành tại các trung tâm dữ liệu của Microsoft với mức độ sẵn sàng và độ tin cậy cao. Do đó, bạn không cần phải triển khai và cấu hình SharePoint thủ công.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không cần sao lưu dữ liệu SharePoint. Việc có bản sao lưu dữ liệu sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn khôi phục hơn và cho phép bạn khôi phục dữ liệu nhanh hơn với sự linh hoạt cao hơn.
