Các phương pháp hay nhất để làm sáng tỏ việc quản lý dữ liệu phi cấu trúc
Dữ liệu phi cấu trúc có những ưu điểm riêng và chiếm phần lớn dữ liệu được các tổ chức tạo ra và lưu trữ hiện nay. Hoạt động kinh doanh phụ thuộc vào cách thức sử dụng và quản lý dữ liệu này. Nếu dữ liệu quan trọng bị mất, các tổ chức có thể phải gánh chịu những thiệt hại không thể khắc phục về mặt tài chính và danh tiếng. Đó là lý do tại sao việc quản lý thông tin phi cấu trúc một cách hợp lý và triển khai các biện pháp bảo vệ dữ liệu đáng tin cậy lại rất quan trọng. Bài viết trên blog này sẽ giải thích cách quản lý dữ liệu phi cấu trúc để nâng cao hiệu quả và độ tin cậy trong hoạt động.
Dữ liệu phi cấu trúc: Những thách thức và tác động đến kinh doanh
Dữ liệu phi cấu trúc không có cấu trúc định sẵn như dữ liệu có cấu trúc (cơ sở dữ liệu) và gặp phải những thách thức riêng trong việc quản lý. Dữ liệu phi cấu trúc thường tồn tại dưới dạng tệp tin, nhưng email và các tin nhắn đa phương tiện khác cũng có thể được phân loại là dữ liệu phi cấu trúc.
Khối lượng và sự đa dạng: Quản lý sự phức tạp ngày càng tăng
Khối lượng dữ liệu không cấu trúc đang liên tục gia tăng, và việc quản lý nó ngày càng phức tạp. Sự phức tạp của dữ liệu cũng tăng lên – số lượng định dạng tệp rất cao và không dễ dàng để xác định nơi lưu trữ dữ liệu quan trọng. Nếu các tệp không được sắp xếp và đặt tên đúng cách, việc quản lý dữ liệu không cấu trúc sẽ trở nên khó khăn hơn. Khối lượng lớn dữ liệu không được sắp xếp và phân loại có thể dẫn đến dữ liệu sự mở rộng vô tổ chức. Nếu các tệp tạm thời và không cần thiết không được xóa, chúng sẽ chiếm thêm dung lượng đĩa, điều này không hợp lý. Khi dữ liệu không được phân loại (quan trọng, quan trọng thấp, tạm thời), việc lựa chọn dữ liệu cần sao lưu trở nên khó khăn. Hệ thống lưu trữ cần có khả năng mở rộng để lưu trữ khối lượng dữ liệu ngày càng tăng.
Thách thức về chất lượng và nguồn gốc dữ liệu
Dữ liệu không cấu trúc có thể đã lỗi thời, không liên quan, chưa được xác thực, trùng lặp, v.v. Những yếu tố này khiến việc quản lý dữ liệu không cấu trúc trở nên phức tạp hơn. Các quy trình làm việc với dữ liệu là động và dữ liệu không cấu trúc thường được di chuyển giữa các khối đĩa, máy chủ tệp và kho lưu trữ. Người dùng có thể sửa đổi dữ liệu này ở mỗi giai đoạn và việc xác định tính hợp lệ và tính xác thực của nó có thể gặp khó khăn.
Rủi ro tuân thủ, bảo mật và quản trị
Nếu dữ liệu không cấu trúc không được quản lý đúng cách, các rủi ro bảo mật liên quan đến dữ liệu cá nhân có thể phát sinh vì dữ liệu không cấu trúc thường chứa thông tin nhận dạng cá nhân (PII). Các tổ chức phải tuân thủ các yêu cầu tuân thủ dựa trên vị trí địa lý và ngành nghề của họ. Ví dụ, các tổ chức xử lý dữ liệu cá nhân của công dân Liên minh Châu Âu phải tuân thủ GDPR các yêu cầu tuân thủ. Nếu các yêu cầu này không được đáp ứng, các tổ chức vi phạm sẽ phải chịu phạt tiền và các hình thức xử phạt khác. Nếu dữ liệu cá nhân của người dùng không được bảo vệ tốt, các rủi ro bảo mật có thể dẫn đến rò rỉ dữ liệu và mất mát dữ liệu. Nếu điều này xảy ra, tổ chức sẽ vi phạm các yêu cầu tuân thủ, điều này có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực. Nếu không có hệ thống quản lý dữ liệu phi cấu trúc phù hợp, sẽ rất khó để xác định dữ liệu nào là nhạy cảm và cần được mã hóa cũng như bảo vệ.
Sử dụng NAS để lưu trữ dữ liệu an toàn và có khả năng mở rộng
Các hệ thống Lưu trữ Kết nối Mạng (NAS) được các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng rộng rãi như một giải pháp lưu trữ tập trung cho dữ liệu phi cấu trúc. Thiết bị NAS tiện lợi, có khả năng mở rộng và tiết kiệm chi phí. Chúng hỗ trợ việc thêm nhiều ổ đĩa hơn hoặc lắp đặt các ổ đĩa có dung lượng lớn hơn, RAID phần mềm để đảm bảo tính dự phòng cho dữ liệu và các tùy chọn chia sẻ tệp linh hoạt. Tuy nhiên, các thiết bị NAS là mục tiêu ưa thích của tội phạm mạng và ransomware. Trong trường hợp quản lý dữ liệu không cấu trúc không đúng cách, ransomware có thể truy cập vào các tệp không được bảo vệ và làm hỏng chúng bằng cách mã hóa không thể khôi phục.
Các phương pháp hay nhất để quản lý dữ liệu không cấu trúc
Thực hiện theo các phương pháp hay nhất dưới đây để tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu không cấu trúc và giảm rủi ro mất dữ liệu cũng như các hậu quả tiêu cực khác.
Khám phá và lập danh mục dữ liệu
Khám phá tất cả dữ liệu của bạn được lưu trữ ở các vị trí khác nhau – máy chủ tệp, thiết bị NAS, hồ dữ liệu, kho lưu trữ, dữ liệu ứng dụng, email, v.v. Ghi lại vị trí dữ liệu, siêu dữ liệu, trạng thái mã hóa, kích thước tệp, chủ sở hữu, v.v. Việc thu thập tất cả thông tin về dữ liệu được lưu trữ cho phép bạn có cái nhìn toàn diện về các loại và khối lượng dữ liệu. Tạo danh mục chi tiết về dữ liệu đã khám phá để đảm bảo khả năng hiển thị hoàn toàn. Ghi chú các danh mục dữ liệu, mức độ quan trọng và các thông số khác. Bạn có thể cần hợp tác với nhiều bộ phận vì người dùng trong từng bộ phận biết dữ liệu nào quan trọng đối với họ. Dựa trên thông tin thu thập được, thêm thẻ và metadata vào tệp để nhận diện dữ liệu và cải thiện việc tổ chức dữ liệu không cấu trúc. Thực hiện kiểm tra dữ liệu định kỳ vì dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian. Cập nhật danh mục/danh sách tài sản của bạn cho phù hợp. Lợi ích của việc sử dụng danh mục dữ liệu không cấu trúc là:
- Cải thiện quản trị dữ liệu – áp dụng các biện pháp kiểm soát truy cập và chính sách tuân thủ.
- Nâng cao khả năng tìm kiếm – người dùng có thể tìm kiếm tài liệu bằng từ khóa, thẻ hoặc chủ sở hữu.
- Ngăn chặn việc lưu trữ dữ liệu trùng lặp – xác định các tệp trùng lặp hoặc đã lỗi thời.
- Hỗ trợ kiểm toán tuân thủ – theo dõi việc truy cập và sử dụng dữ liệu nhạy cảm.
Ví dụ về dữ liệu được phát hiện được sắp xếp theo vị trí nguồn và trường hợp sử dụng:
- Lưu trữ tại chỗ: Máy chủ tệp, NAS, máy tính để bàn/máy tính xách tay cục bộ
- Lưu trữ đám mây: AWS S3, OneDrive, Azure Blob Storage, Google Drive
- Ứng dụng doanh nghiệp: CRM (Salesforce), ERP (SAP), Hệ thống nhân sự
- Email và công cụ cộng tác: Outlook, Gmail, Microsoft Teams
- Đa phương tiện & Nhật ký: Hình ảnh camera an ninh, bản ghi âm cuộc gọi, nhật ký sự kiện.
Sau khi phát hiện dữ liệu, việc tạo danh mục có thể tìm kiếm sẽ giúp người dùng tìm kiếm và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Bạn có thể sử dụng siêu dữ liệu để sắp xếp dữ liệu phi cấu trúc một cách hiệu quả. Việc này cũng giúp cải thiện khả năng tìm kiếm và phân loại bằng cách thêm các nhãn có cấu trúc vào dữ liệu phi cấu trúc. Xác định metadata cần bao gồm những gì. Bảng dưới đây cung cấp các ví dụ về metadata.
| Thuộc tính metadata | Giá trị ví dụ |
| Loại tệp | PDF, DOCX, CSV, MP4 |
| Chủ sở hữu | Phòng Nhân sự, Công nghệ thông tin, Tài chính |
| Ngày tạo | 2024-12-10 |
| Lần truy cập cuối cùng | 2025-01-15 |
| Tuân thủ | GDPR, HIPAA, SOX |
| Mức độ nhạy cảm | Công khai, Nội bộ, Mật, Hạn chế |
Phân loại dữ liệu để tổ chức tốt hơn
Phân loại dữ liệu để cải thiện quản lý dữ liệu không cấu trúc – phát hiện và xác định thông tin nhận dạng cá nhân (PII) và dữ liệu nhạy cảm trong kho lưu trữ. Bạn có thể sử dụng các phương pháp truyền thống như từ khóa và mẫu để tìm kiếm. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phần mềm tiên tiến với trí tuệ nhân tạo và thuật toán học máy để phân tích dữ liệu chính xác hơn với các tùy chọn nhận diện sâu hơn.Sau khi phát hiện dữ liệu, bạn có thể phân loại dựa trên:
- Giá trị kinh doanh: Quan trọng, Cần thiết, Không cần thiết
- Mức độ nhạy cảm: Công khai, Nội bộ, Mật, Hạn chế
- Tuân thủ quy định: GDPR, HIPAA, CCPA, ISO 27001
- Loại sử dụng: Tài liệu, Hình ảnh, Video, Nhật ký, Email
Xây dựng khung phân loại phù hợp cho tổ chức của bạn. Một ví dụ về phân loại được hiển thị trong bảng dưới đây.
| Phân loại | Mô tả | Ví dụ |
| Công khai | Dữ liệu không nhạy cảm, có sẵn cho mọi người | Tài liệu tiếp thị, Câu hỏi thường gặp (FAQ), báo cáo công khai |
| Nội bộ | Dữ liệu kinh doanh chỉ dành cho sử dụng nội bộ | Chính sách công ty, email nội bộ |
| Bí mật | Dữ liệu nhạy cảm yêu cầu kiểm soát truy cập | Hồ sơ nhân viên, báo cáo tài chính |
| Hạn chế | Dữ liệu cực kỳ nhạy cảm với quyền truy cập hạn chế | Pháp lý tài liệu, bí mật kinh doanh, thông tin cá nhân của khách hàng (PII) |
Sắp xếp dữ liệu bằng cách đặt tên tệp và cấu trúc thư mục rõ ràng. Việc sắp xếp dữ liệu không có cấu trúc theo cách này giúp người dùng và quản trị viên dễ dàng tìm kiếm và xác định dữ liệu hơn. Dưới đây là ví dụ về các thư mục được sắp xếp với các tệp dành cho bộ phận tài chính./Finance /2023 /Budgets (Confidential) /Invoices (Internal) /2024 /Audits (Restricted) /Financial Statements (Confidential) Dữ liệu công khai được lưu trữ trong các thư mục mở. Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) và mã hóa bảo vệ dữ liệu bí mật và hạn chế.
Thiết lập các chính sách quản trị truy cập
Thực hiện các biện pháp kiểm soát truy cập mạnh mẽ bằng cách thiết lập các chính sách quản trị. Quản trị dữ liệu quản lý dữ liệu không có cấu trúc bằng cách kiểm soát ai có thể truy cập, sửa đổi, chia sẻ và xóa dữ liệu. Dữ liệu không có cấu trúc có thể nằm rải rác trên nhiều vị trí lưu trữ (bao gồm cả hệ thống lưu trữ tại chỗ và trên đám mây) và các chính sách quản trị rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro bảo mật.
- Cấu hình kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) để đảm bảo chỉ người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu.
- Tuân thủ nguyên tắc quyền hạn tối thiểu, giúp hạn chế quyền truy cập của người dùng. Nhân viên chỉ có thể truy cập dữ liệu cần thiết cho chức năng công việc của họ, từ đó giảm thiểu rủi ro từ các mối đe dọa nội bộ.
- Xem xét xác thực đa yếu tố (MFA) cho việc truy cập dữ liệu quan trọng. MFA bổ sung một lớp bảo mật bổ sung bằng cách yêu cầu nhiều bước xác minh trước khi cấp quyền truy cập.
Ví dụ: người dùng thuộc bộ phận tài chính chỉ nên truy cập các báo cáo tài chính, trong khi người dùng thuộc bộ phận tiếp thị không nên có quyền truy cập vào các tài liệu về bảng lương.
- Đảm bảo rằng các chính sách quản trị đối với việc quản lý dữ liệu không có cấu trúc phù hợp với GDPR, HIPAA, CCPA, SOX và các quy định cũng như yêu cầu tuân thủ khác.
- Cấu hình các chính sách để kiểm soát việc chia sẻ dữ liệu bên ngoài qua các nền tảng đám mây như OneDrive, Google Drive, v.v.
- Cân nhắc cấu hình các chính sách để chuyển dữ liệu đã lỗi thời sang kho lưu trữ. Cách tiếp cận này giúp giải phóng dung lượng trên bộ nhớ chính đồng thời đảm bảo hiệu suất cao.
- Sử dụng các công nghệ sau để quản lý dữ liệu không cấu trúc:
- Quản lý Danh tính và Quyền truy cập (IAM) (Azure Active Directory, AWS IAM) để xác thực và cấp quyền truy cập cho người dùng trên đám mây.
- Ngăn chặn Mất mát Dữ liệu (DLP) (Microsoft Purview, Google Cloud DLP) được sử dụng để giám sát việc truy cập và chuyển giao dữ liệu nhạy cảm trên đám mây.
- Quản lý Quyền truy cập Đặc quyền (PAM) để kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu có rủi ro cao và tài khoản đặc quyền.
- Mô hình bảo mật Zero-trust để xác minh liên tục danh tính người dùng trước khi cấp quyền truy cập.
Đảm bảo sao lưu và khôi phục dữ liệu bằng các giải pháp NAS
Sao lưu dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ tệp và thiết bị NAS để bảo vệ các tệp chia sẻ và dữ liệu khác. Trước tiên, hãy sao lưu dữ liệu quan trọng cần thiết cho các hoạt động hàng ngày. Nếu thiết bị NAS chứa các bản sao lưu, hãy xem xét tạo một bản sao lưu dự phòng để cải thiện chiến lược bảo vệ dữ liệu của bạn và tuân theo Quy tắc sao lưu 3-2-1. Kiểm tra các bản sao lưu để đảm bảo rằng dữ liệu có thể được khôi phục trong trường hợp xảy ra thảm họa. Tạo một kế hoạch khắc phục thảm họa bao gồm tất cả các bước cần thiết để khôi phục dữ liệu trong các tình huống khác nhau.
Sử dụng tự động hóa cho việc giám sát và quản lý dữ liệu
Bạn có thể tự động hóa việc giám sát và quản lý dữ liệu để cải thiện bảo mật, tuân thủ, hiệu suất và hiệu quả hoạt động. Cân nhắc sử dụng tự động phân tầng lưu trữ để lưu trữ dữ liệu được truy cập thường xuyên trên bộ lưu trữ hiệu suất cao ở cấp cao hơn và di chuyển các tệp hiếm khi sử dụng sang bộ lưu trữ hiệu suất thấp (chi phí thấp hơn) ở các cấp thấp hơn. Bạn có thể sử dụng cấp thấp nhất cho dữ liệu lưu trữ. Bạn cũng có thể cấu hình các chính sách vòng đời để tự động di chuyển dữ liệu cũ vào kho lưu trữ. Giám sát liên tục giám sát dữ liệu giúp phát hiện truy cập trái phép, các vấn đề về hiệu suất và các mối đe dọa bảo mật tiềm ẩn. Theo dõi nhật ký truy cập dữ liệu và các mẫu sử dụng theo thời gian thực để phát hiện các hoạt động bất thường (ví dụ: xóa hoặc sửa đổi một số lượng lớn tệp cùng một lúc). Cấu hình cảnh báo và thông báo tự động để tương tác và khắc phục sự cố kịp thời. Tự động hóa sao lưu dữ liệu và quy trình khôi phục sau thảm họa.
Cách NAKIVO đơn giản hóa quản lý dữ liệu không cấu trúc
NAKIVO Backup & Replication là giải pháp bảo vệ dữ liệu chuyên dụng hỗ trợ sao lưu dữ liệu không cấu trúc được lưu trữ trên máy chủ tệp, thiết bị NAS và máy tính Windows hoặc Linux (máy chủ và máy trạm). Giải pháp NAKIVO hỗ trợ sao lưu NFS và SMB các thư mục chia sẻ, điều này đặc biệt thuận tiện khi sao lưu tệp được chia sẻ trên thiết bị NAS và máy chủ tệp.
- Sao lưu đầy đủ và sao lưu gia tăng . Đảm bảo độ tin cậy và tiết kiệm dung lượng lưu trữ. Hỗ trợ khôi phục toàn bộ và chi tiết.
- Lưu trữ bản sao lưu tại các vị trí khác nhau – kho lưu trữ bản sao lưu cục bộ, băng từ, thiết bị NAS, lưu trữ đám mây, bao gồm AWS S3, Azure Blob Storage và lưu trữ đối tượng tương thích S3.
- Mã hóa bản sao lưu . Mã hóa tại nguồn mã hóa bản sao lưu giúp bảo vệ dữ liệu khỏi bị đánh cắp trong quá trình truyền qua mạng và bảo vệ các bản sao lưu được lưu trữ trong kho khỏi truy cập trái phép. Bạn có thể bật mã hóa mạng và mã hóa ở cấp kho lưu trữ nếu cần.
- Bản sao lưu không thể thay đổi . Bật tính bất biến để bảo vệ bản sao lưu khỏi ransomware cũng như việc xóa và thay đổi dữ liệu trái phép.
- Sao lưu Microsoft 365 . Các dịch vụ Microsoft 365 chứa dữ liệu không cấu trúc, chẳng hạn như email, tệp OneDrive, tin nhắn Microsoft Teams, v.v. Giải pháp NAKIVO hỗ trợ Sao lưu Microsoft 365. Bạn có thể sao lưu các dịch vụ, người dùng và đối tượng Microsoft 365 cần thiết và thực hiện khôi phục toàn bộ hoặc chi tiết về nguồn hoặc vị trí tùy chỉnh.
Kết luận
Quản lý dữ liệu không cấu trúc giúp cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến bảo mật, bảo vệ dữ liệu và tuân thủ. Tuân thủ các thực hành tốt nhất bao gồm phát hiện dữ liệu, phân loại, kiểm soát truy cập, chính sách quản trị dữ liệu và bảo vệ dữ liệu. Bảo vệ dữ liệu không cấu trúc được lưu trữ tại chỗ và trên đám mây, đồng thời lưu trữ nhiều bản sao lưu tại các vị trí khác nhau. Sử dụng NAKIVO Backup & Replication để sao lưu và khôi phục dữ liệu một cách hiệu quả.
