Các thành phần của danh sách kiểm tra Kế hoạch khắc phục thảm họa
Mỗi khi thảm họa xảy ra, tổ chức của bạn có thể phải hứng chịu những thiệt hại nghiêm trọng nếu không ngay lập tức triển khai các biện pháp thích hợp. Một chủ doanh nghiệp có trách nhiệm hiểu rằng việc lập kế hoạch khắc phục thảm họa là một quá trình phức tạp và cần được thực hiện một cách có trách nhiệm. Do đó, bạn nên sử dụng danh sách kiểm tra khắc phục thảm họa, trong đó nêu rõ các bước cần thực hiện để xử lý thành công tình huống khẩn cấp.
Danh sách kiểm tra kế hoạch khắc phục thảm họa toàn diện cần bao gồm các nội dung sau:
- Thực hiện đánh giá rủi ro và phân tích tác động kinh doanh
- Xác định mục tiêu phục hồi
- Phân công vai trò và trách nhiệm trong nhóm phục hồi thảm họa
- Tạo địa điểm phục hồi thảm họa
- Chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi trở lại
- Lưu trữ tài liệu quan trọng tại một địa điểm từ xa
- Xác định nhu cầu về thiết bị
- Kích hoạt các kênh liên lạc
- Chi tiết các quy trình ứng phó thảm họa
- Báo cáo sự cố cho các bên liên quan
- Kiểm tra và cập nhật kế hoạch phục hồi thảm họa
- Xác định chiến lược phục hồi thảm họa phù hợp
Hãy thảo luận chi tiết từng bước này để xác định vai trò của chúng trong quy trình phục hồi thảm họa:
Kế hoạch phục hồi thảm họa là gì?
Kế hoạch phục hồi thảm họa (DR) bao gồm một bộ hướng dẫn rõ ràng và các chỉ dẫn chi tiết về cách hành động trước, trong và sau thảm họa nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực của thảm họa đối với tổ chức của bạn và khôi phục các hoạt động quan trọng. Thông thường, một kế hoạch DR cơ bản nên bao gồm các thành phần sau: mục tiêu khôi phục, báo cáo sự cố, phản ứng sự cố và quy trình khôi phục. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng mỗi kế hoạch DR là duy nhất vì nó xem xét các nhu cầu kinh doanh cụ thể, mục tiêu khôi phục và các lỗ hổng hệ thống của một tổ chức cụ thể.
Danh sách kiểm tra khôi phục thảm họa là gì?
Ngoài kế hoạch DR, bạn cũng cần có danh sách kiểm tra phục hồi thảm họa. Danh sách kiểm tra phục hồi thảm họa bao gồm các bước cần thực hiện để nhanh chóng khôi phục hoạt động kinh doanh trước khi xảy ra thiệt hại nghiêm trọng. Danh sách kiểm tra phục hồi thảm họa có thể được sử dụng để tham khảo nhanh nhằm xác minh rằng tất cả các thành phần thiết yếu đã được bao gồm trong kế hoạch DR. Mặt khác, danh sách kiểm tra phục hồi thảm họa cũng cực kỳ hữu ích trong trường hợp thảm họa thực tế. Bạn có thể tham khảo danh sách này để theo dõi cẩn thận quá trình DR và xác minh rằng kế hoạch đã được triển khai đầy đủ.
Các thành phần của danh sách kiểm tra kế hoạch khôi phục thảm họa
Bài đăng trên blog hôm nay cung cấp danh sách kiểm tra khôi phục thảm họa toàn diện, trong đó nêu rõ các bước quan trọng cần thiết để khôi phục thảm họa thành công.
Tiến hành đánh giá rủi ro và phân tích tác động kinh doanh
Để xác định cơ chế DR nào sẽ hoạt động hiệu quả nhất trong trường hợp thảm họa thực sự xảy ra, trước tiên bạn cần xác định các mối đe dọa và nguy hiểm mà tổ chức của bạn dễ bị tổn thương nhất. Bằng cách thực hiện đánh giá rủi ro và phân tích tác động đến hoạt động kinh doanh, bạn có thể xác định các mối đe dọa và nguy cơ có khả năng xảy ra cao nhất, đánh giá xác suất xảy ra của chúng, đồng thời tính toán tác động tiềm tàng của thảm họa đối với doanh nghiệp của bạn. Từ đó, bạn có thể đề ra các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu hiệu quả, cũng như quyết định những nội dung cần có trong kế hoạch khôi phục sau thảm họa (DR).
Xác định mục tiêu phục hồi
Điểm tiếp theo trong danh sách kiểm tra kế hoạch phục hồi thảm họa là thiết lập các mục tiêu DR. Mục tiêu thời gian khôi phục (RTO) và Mục tiêu điểm khôi phục (RPO) là những giá trị quan trọng nhất trong lập kế hoạch DR. RTO xác định thời gian cần thiết để phục hồi sau thảm họa và tiếp tục hoạt động kinh doanh. Mặt khác, RPO chỉ ra mức độ mất mát dữ liệu có thể chấp nhận được, được đo lường bằng thời gian. Bạn cần xác định các dịch vụ và hoạt động kinh doanh nào là quan trọng nhất đối với tổ chức của mình và thiết lập các mục tiêu khôi phục phù hợp. RTO và RPO giúp xác định các chiến lược DR cần áp dụng để đạt được kết quả DR mong đợi.
Phân công vai trò và trách nhiệm trong nhóm khôi phục thảm họa
Nếu bạn muốn kế hoạch DR của mình hoạt động hiệu quả, bạn nên tìm những người sẽ chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch này trong trường hợp xảy ra thảm họa. Để làm được điều này, bạn nên thành lập một đội ngũ DR, trong đó mỗi thành viên được giao một vai trò cụ thể và một bộ trách nhiệm. Bạn nên nêu rõ và ghi chép lại những gì được kỳ vọng ở họ cũng như những hành động họ cần thực hiện khi thảm họa xảy ra. Nhờ đó, bạn sẽ tránh được mọi sự nhầm lẫn trong trường hợp thảm họa thực sự xảy ra và đảm bảo rằng mọi mục trong danh sách kiểm tra kế hoạch khôi phục thảm họa của bạn đều được thực hiện.
Tạo một địa điểm khôi phục thảm họa
Luôn có khả năng thảm họa sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng cho trung tâm sản xuất của bạn, khiến việc khôi phục hoạt động tại địa điểm chính trở nên bất khả thi và buộc bạn phải di chuyển các tải công việc quan trọng sang một địa điểm khác. Do đó, danh sách kiểm tra kế hoạch khôi phục thảm họa khuyến nghị bạn để xây dựng một trung tâm phục hồi thảm họa để sử dụng cho mục đích di dời khẩn cấp dữ liệu, ứng dụng, nhân viên và tài nguyên vật lý quan trọng. Địa điểm thứ hai phải được trang bị đủ phần cứng và phần mềm để xử lý các tải công việc quan trọng nhất.
Chuẩn bị cho quá trình chuyển trở lại (failback)
Chuyển trở lại (failback) là quá trình khôi phục hoạt động tại trung tâm sản xuất chính sau khi chúng đã được chuyển sang địa điểm DR trong quá trình chuyển đổi (failover). Các địa điểm DR chỉ được sử dụng cho mục đích khẩn cấp và không được thiết kế để vận hành các hoạt động hàng ngày. Chúng thường được xây dựng với mục đích sử dụng trong một khoảng thời gian rất ngắn (cho đến khi trang web chính được khôi phục hoặc một trung tâm sản xuất mới được xây dựng). Do đó, bạn nên suy nghĩ trước về cách thực hiện các thao tác khôi phục dự phòng mà không gây ra bất kỳ gián đoạn nghiêm trọng nào cho hoạt động kinh doanh của mình.
Lưu trữ các tài liệu quan trọng tại một địa điểm từ xa
Một điểm khác cần được đưa vào danh sách kiểm tra của mọi kế hoạch khắc phục thảm họa liên quan đến bảo mật tài liệu. Bất kỳ tổ chức lớn nào cũng phải xử lý một lượng lớn dữ liệu hàng ngày. Việc mất mát bất ngờ các tài liệu quan trọng có thể dẫn đến gián đoạn hoạt động kinh doanh, cũng như làm tổn hại đến danh tiếng của công ty bạn. Ngoài ra, một khi bạn mất các tài liệu quan trọng, dù là bản kỹ thuật số hay bản in, việc khôi phục chúng là cực kỳ khó khăn. Do đó, bạn nên đảm bảo rằng tất cả các tài liệu quan trọng đều được sao lưu an toàn và lưu trữ tại một địa điểm từ xa.
Điều này cũng áp dụng cho tài liệu về hạ tầng của bạn, vốn là một thành phần không thể thiếu trong quy trình DR. Dù đội ngũ CNTT của bạn có giỏi đến đâu, họ cũng khó có thể khôi phục toàn bộ hạ tầng CNTT từ đầu nếu không có thông tin cần thiết về hệ thống gốc và các thành phần của nó. Thời gian là vô cùng quý giá trong sự cố khôi phục thảm họa. Do đó, bạn cần nhận thức rằng việc mất quá nhiều thời gian để khôi phục hoạt động kinh doanh và dịch vụ có thể gây ra thiệt hại không thể khắc phục cho tổ chức của bạn.
Xác định nhu cầu về thiết bị
Đối với điểm này trong danh sách kiểm tra kế hoạch khôi phục thảm họa, bạn nên tiến hành kiểm kê toàn bộ thiết bị văn phòng bao gồm máy tính, nội thất và các phụ kiện khác. Với thông tin này, bạn sẽ biết cần bao nhiêu thiết bị để khôi phục toàn bộ hạ tầng về trạng thái ban đầu và xác định lượng thiết bị đủ để hỗ trợ ít nhất các tác vụ quan trọng.
Kích hoạt các kênh liên lạc
Điểm tiếp theo trong danh sách kiểm tra kế hoạch khôi phục thảm họa là kích hoạt các kênh liên lạc nội bộ. Để thực hiện thành công các hoạt động DR, nhân viên, đội ngũ quản lý và đội ngũ DR của bạn phải có thể liên lạc với nhau mà không bị gián đoạn. Do đó, bạn phải xác định kênh liên lạc nào nên được sử dụng khi trung tâm dữ liệu chính của bạn bị thảm họa tấn công và cơ sở hạ tầng mạng của bạn bị sập.
Chi tiết quy trình ứng phó thảm họa
Nếu, bất chấp mọi biện pháp phòng ngừa, thảm họa vẫn xảy ra và ảnh hưởng đến trung tâm sản xuất của bạn, bạn cần giữ bình tĩnh và phản ứng nhanh chóng trước sự cố bất ngờ đó để giảm thiểu tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Những giờ đầu tiên trong quá trình khắc phục thảm họa là vô cùng quan trọng; do đó, bạn cần hiểu rõ phải làm gì và bắt đầu từ đâu khi thảm họa xảy ra.
Với mục đích này, hãy tạo một tài liệu chi tiết từng bước của quy trình ứng phó thảm họa, bao gồm cách thực hiện các hoạt động phục hồi thảm họa (DR), ai là người chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát quy trình DR, cách chuyển đổi sang trang web DR, cách xác minh rằng hệ thống đã được phục hồi thành công, v.v. Ngoài ra, bạn nên xem xét các kịch bản DR khác nhau và chuẩn bị hướng dẫn ứng phó cho các loại thảm họa khác nhau. Đảm bảo rằng mọi thứ được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu, đồng thời có càng nhiều chi tiết càng tốt về từng hoạt động DR.
Báo cáo sự cố cho các bên liên quan
Khi thảm họa xảy ra, bạn cần thông báo không chỉ cho những người chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động DR mà còn cho các bên liên quan chính như thành viên của đội ngũ quan hệ công chúng (PR) và tiếp thị, nhà cung cấp, đối tác bên thứ ba và khách hàng. Ngoài ra, hãy xem xét cách tốt nhất để thông báo cho từng nhóm này và chuẩn bị các câu trả lời để giải quyết các mối quan ngại của họ. Được khuyến nghị là bạn nên soạn sẵn một thông cáo báo chí trước để không mất thời gian trong trường hợp thảm họa thực sự xảy ra và có thể đăng tải ngay lập tức.
Kiểm tra và cập nhật kế hoạch phục hồi thảm họa
Các doanh nghiệp có xu hướng phát triển và thay đổi theo thời gian. Do đó, kế hoạch DR mà bạn tạo ra cách đây một năm có thể không còn phù hợp với nhu cầu kinh doanh và mục tiêu phục hồi hiện tại của bạn, và trở nên lỗi thời. Hậu quả của sự lơ là này là việc phục hồi thảm họa thất bại và những hậu quả nghiêm trọng đối với doanh nghiệp của bạn.
Lưu ý rằng việc tạo ra một kế hoạch DR toàn diện và chi tiết vẫn chưa đủ để đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp và an toàn dữ liệu. Bạn cần kiểm tra kế hoạch DR của mình trong thực tế và xác minh hiệu quả của nó. Vì mục đích đó, hãy xem xét và kiểm tra kế hoạch DR thường xuyên để phát hiện bất kỳ sự không nhất quán nào và xác định những điểm cần cải thiện nhằm đạt được kết quả DR tốt nhất.
Quyết định chiến lược phục hồi thảm họa phù hợp
Danh sách kiểm tra kế hoạch phục hồi thảm họa của bạn cũng nên bao gồm thông tin về chiến lược DR sẽ được triển khai trong trường hợp xảy ra thảm họa. Việc khôi phục toàn bộ hạ tầng CNTT có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp quy mô lớn. Mỗi tổ chức đều có những đặc thù riêng; do đó, bạn nên lựa chọn chiến lược khôi phục sau thảm họa (DR) phù hợp với nhu cầu và kỳ vọng kinh doanh của mình.
Bạn có thể chọn tự thực hiện khôi phục sau thảm họa (một phương án tiết kiệm chi phí nhưng dễ xảy ra sai sót) hoặc nhờ đến nhà cung cấp bên thứ ba (một phương án tốn kém hơn nhưng đáng tin cậy và hiệu quả). Hãy xem xét mọi khía cạnh của tổ chức (ví dụ: số lượng nhân viên, quy mô hạ tầng CNTT, ngân sách sẵn có, các yếu tố rủi ro, v.v.) để xác định phương án nào phù hợp nhất với bạn và đội ngũ của mình.
