Come importare ed esportare dati da Excel agli elenchi di SharePoint e viceversa
Molti utenti che utilizzano SharePoint Online preferiscono ricorrere alle liste, poiché le liste di SharePoint hanno lo stesso aspetto delle tabelle di Excel. Per garantire una migliore integrazione, Microsoft consente di esportare le tabelle di Excel nelle liste di SharePoint e viceversa. Gli utenti solitamente si chiedono: come si importano i dati da SharePoint a Excel? Come si estraggono i dati da SharePoint? Come si crea una lista di SharePoint in Excel? Questo articolo del blog può aiutarti a rispondere a queste domande e spiega come esportare le tabelle da Excel alle liste di SharePoint e viceversa.
Metodo 1 – Come esportare manualmente i dati da Excel alle liste di SharePoint
L’idea alla base del primo metodo è quella di creare una lista vuota che contenga le stesse colonne presenti nella tabella di Excel. Il formato delle colonne deve essere identico per garantire la coerenza dei dati. Successivamente, occorre copiare manualmente i dati da ciascuna colonna della tabella di Excel e incollarli nella colonna corrispondente della lista di SharePoint.
Aprire un file XLS, XLSX, CSV o un file di altro formato contenente una tabella in Microsoft Excel, installato sul proprio computer. Nel mio esempio, ho creato una semplice tabella a scopo dimostrativo. È possibile vedere questa tabella aperta in Excel nella schermata qui sotto.
Aprire un browser web e accedere al proprio account Office 365 (account Microsoft 365). Aprire il sito del team in SharePoint Online e creare un nuovo elenco. Chiamiamo il nostro elenco di test List02 e inseriamo una descrizione, ad esempio, Importare Excel in un elenco di SharePoint . È inoltre possibile consultare questo post del blog su SharePoint Online per scoprire di più su siti, elenchi e raccolte.
Una volta creato un nuovo elenco di SharePoint, creare le colonne appropriate facendo clic su +Add column. Le colonne devono avere gli stessi nomi e lo stesso formato dei dati delle colonne nell’elenco di origine.
Nella finestra che si apre, inserisci un nome, una descrizione e il tipo, quindi definisci gli altri parametri necessari per la colonna. A questo punto, clicca su Save.
L’elenco ora contiene tutte le colonne necessarie, ma rimane vuoto. Per iniziare a copiare i dati in un elenco di SharePoint, devi visualizzare l’elenco come tabella. Per farlo, clicca su Edit in grid view. Ora sei pronto per copiare i dati da Excel all’elenco di SharePoint.
Selezionare i dati in una colonna di una tabella di Excel e premere Ctrl+C per copiare i dati selezionati negli appunti. Nello screenshot qui sotto è possibile vedere i dati nella colonna Nome selezionata.
È possibile spostare le colonne (a sinistra e a destra) dopo averle create in un elenco di SharePoint. Selezionare la cella vuota nella colonna desiderata (la colonna Nomi nel nostro caso) e premere Ctrl+V per incollare i dati copiati negli appunti. La colonna Nome ora contiene tutti i dati necessari nel nostro esempio. Copia e incolla i dati in modo analogo per le altre colonne.
Una volta trasferiti i dati in tutte le colonne dell’elenco di SharePoint, puoi uscire dalla visualizzazione a griglia. Abbiamo terminato di copiare i dati da una tabella di Excel a un elenco di SharePoint. Nello screenshot qui sotto puoi vedere come appare il nostro elenco dopo aver copiato tutti i dati. 
Il vantaggio di questo metodo è che è facile da usare quando non si hanno molte tabelle o colonne.
Lo svantaggio è che risulta dispendioso in termini di tempo e poco pratico quando si hanno troppe colonne e tabelle da copiare.
Metodo 2 – Come esportare i dati direttamente da Excel a un elenco di SharePoint
L’idea alla base di questo metodo è quella di esportare la tabella in un elenco di SharePoint direttamente da Excel installato sul proprio computer. Excel deve essere in grado di connettersi al proprio sito SharePoint. È necessario fornire le proprie credenziali e l’account Office 365 deve disporre di autorizzazioni sufficienti per creare un elenco SharePoint su un sito SharePoint.
Aprire Microsoft Excel installato sul computer e aprire la tabella che si desidera esportare su SharePoint Online. Creiamo una tabella di prova per il nostro post sul blog con alcuni elementi di attrezzatura e creiamo colonne con i vendor che hanno prodotto questi elementi, gli utenti che ne sono proprietari e il prezzo di ciascun elemento.
Convertire un foglio di calcolo in una tabella prima di iniziare l’esportazione. Fare clic su Insert > Table.
Nella finestra Crea tabella , è possibile lasciare i valori predefiniti e premere OK.
Ora la visualizzazione della tabella è leggermente diversa, poiché le intestazioni sono contrassegnate con un altro colore.
Selezionare un nome di colonna qualsiasi nella tabella, andare su Design tab (Strumenti tabella) e inserire un nome per la tabella, ad esempio TestTable01 . Il nome non deve contenere spazi.
Selezionare Design tab, fare clic su Export, quindi fare clic su Export Table to SharePoint List…
Viene visualizzata una finestra a comparsa. Sono necessari due passaggi.
Inserire l’indirizzo del sito del proprio team in SharePoint, che è la destinazione della tabella di Excel che si desidera esportare. Nel mio caso d’uso, sto utilizzando il seguente indirizzo: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Inserisci un nome per la tua tabella, ad esempio: Da Excel all’elenco di SharePoint . Questo nome verrà utilizzato come nome dell’elenco di SharePoint dopo l’esportazione.
Inserisci una descrizione, ad esempio: Importa da Excel all’elenco di SharePoint .
Clicca su Next per continuare.
Definisci i tipi di dati corretti per ciascuna colonna della tabella esportata, quindi clicca su Finish.
Ora Microsoft Excel si connette al sito SharePoint che hai selezionato come destinazione per esportare la tabella di Excel in un elenco di SharePoint. Excel deve superare l’autenticazione in Office 365 per esportare una tabella in un elenco di SharePoint. Devi inserire il nome utente e la password del tuo account Office 365. 
Se tutto è corretto, il processo di esportazione verrà completato con successo e dovrebbe apparire il messaggio:
La tabella è stata pubblicata con successo ed è visualizzabile all’indirizzo:
Apri il link fornito nella finestra in un browser web.
Ora puoi vedere la tabella Excel esportata come elenco in SharePoint Online.
Puoi aprire manualmente questo elenco in SharePoint Online aprendo il sito del tuo team e andando alla sezione Site Contents nel pannello di navigazione dell’interfaccia web.
Il vantaggio di questo metodo è che risulta pratico esportare i dati direttamente da Excel a un elenco di SharePoint. Tutto ciò che serve è Excel e l’accesso a SharePoint Online. Non è obbligatorio utilizzare app di terze parti.
Metodo 3 – Come esportare dati da Excel a un elenco di SharePoint con un’app
L’idea alla base del terzo metodo è quella di utilizzare un’app speciale di SharePoint per importare fogli di calcolo da Excel agli elenchi di SharePoint. È necessaria l’app Import Spreadsheet e un browser web che supporti i controlli ActiveX, ad esempio Internet Explorer.
Apri il sito del tuo team in SharePoint Online, fai clic sull’icona Settings e, nel menu che si apre, seleziona Add an app.
Nella finestra che si apre, vedrai un elenco di diverse app di SharePoint. Digita “ import ” nel campo di ricerca di questa pagina. Una volta individuata l’app Import Spreadsheet , fai clic su di essa.
Nella pagina che si apre, è necessario inserire un nome e una descrizione del nuovo elenco di SharePoint che verrà creato dopo l’importazione tramite l’app.
Nome: Elenco da Excel a SharePoint
Descrizione: Importa da Excel a elenco di SharePoint
Fare clic su Browsee selezionare il file XLSX (o un altro formato di file Excel supportato dall’app) che si desidera importare in SharePoint come elenco.
Fare clic su Import.
ActiveX controls devono essere abilitati nel browser web. Se i controlli ActiveX non sono abilitati, verrà visualizzata un’avvertenza nel browser web. Consultare la documentazione del browser web per sapere come abilitare i controlli ActiveX. I controlli ActiveX sono componenti software che consentono di interagire con i contenuti che si sfogliano sul web. Possono accedere al computer dell’utente e comportare problemi di sicurezza. I controlli ActiveX sono noti anche come plug-in per Internet Explorer.
Il vantaggio di questo metodo è che non richiede un grande intervento manuale.
Gli svantaggi del metodo sono che è necessario configurare i controlli ActiveX, operazione che può risultare difficile o non essere supportata dal proprio browser web, e che è necessario utilizzare un’applicazione web specifica per SharePoint.
Metodo 4 – Come esportare dati da Excel durante la creazione di un nuovo elenco SharePoint
Esiste un altro metodo che consente di importare una tabella Excel in un elenco SharePoint durante la creazione di un nuovo elenco in SharePoint Online. Per utilizzare questo metodo non sono necessari né Excel né altre applicazioni. È sufficiente aprire il browser web e accedere a SharePoint Online con le credenziali del proprio account Office 365 (Microsoft 365).
Apri il sito del tuo team in SharePoint Online, fai clic sull’icona Settings e seleziona Site contents.
Nella pagina Contenuti del sito che si apre, fai clic su New > List.
Si aprirà una nuova pagina che ti suggerisce di creare un elenco. Sul lato sinistro della pagina, seleziona From Excel per creare un elenco da Excel. Inserisci un nome per il tuo nuovo elenco, ad esempio, Importazione da Excel in SharePoint . Fare clic su Upload filee selezionare un file Excel (XLS, XLSX o altri formati supportati) che si desidera importare come elenco di SharePoint in SharePoint Online. In alternativa, è possibile selezionare un file già caricato su un sito SharePoint. Fare clic su Next per continuare.
Viene riconosciuta una tabella nel file che abbiamo caricato. Verificare i tipi di colonna e assicurarsi che il formato dei dati sia corretto per garantire la coerenza. Fare clic su Create quando si è pronti per terminare.
È stato creato con successo un elenco di SharePoint e i dati sono stati esportati da una tabella di Excel a un elenco di SharePoint.
Il vantaggio di questo metodo è che non è necessario installare Excel sul computer per esportare una tabella in SharePoint come elenco e non è necessario utilizzare un’app di SharePoint.
Come esportare un elenco di SharePoint in Excel
È possibile esportare un elenco di SharePoint in una tabella di Excel con pochi clic utilizzando l’interfaccia web di SharePoint Online.
Apri il sito del tuo team in SharePoint Online, quindi apri l’elenco di SharePoint che desideri esportare. Fai clic su Export to Excel.
Una finestra ti avvisa che query.iqy deve essere aperto in Excel. Seleziona Excel come applicazione per aprire il file scaricato query.iqy e premi OK. Un avviso di sicurezza di Microsoft Excel viene visualizzato quando apri un file scaricato da Internet in Microsoft Excel. Lo scopo di questo messaggio di notifica è ridurre i rischi di attacchi ransomware e di infezione da altri virus. Fare clic su Enable per aprire l’elenco di SharePoint che si sta esportando in una tabella di Excel.
A questo punto si apre una tabella in Excel e l’esportazione dell’elenco di SharePoint termina. Salvare la tabella come file nel formato desiderato, ad esempio XLS o XLSX. 
Aggiornamento dei dati in Excel
Se vengono apportate modifiche all’elenco di SharePoint archiviato in un sito di gruppo su SharePoint Online, è possibile aggiornare i dati nella tabella importata in Excel senza dover eseguire una nuova operazione di esportazione/importazione. I dati in Excel non vengono aggiornati automaticamente subito dopo il salvataggio delle modifiche nell’elenco di SharePoint; per farlo, è necessario eseguire un’operazione manuale. In questo caso, è necessario sapere come collegare Excel agli elenchi di SharePoint.
Aggiungiamo una nuova riga Switches nell’elenco di SharePoint.
Come si può notare, la tabella di Excel importata in precedenza non viene aggiornata automaticamente con i dati aggiunti all’elenco di SharePoint (la riga Switches ). È necessario aggiornarla accedendo alla scheda Data e facendo clic su Connections in Excel.
Si apre la finestra Connessioni alla cartella di lavoro . Fare clic su Refresh per aggiornare i dati nella tabella di Excel, dopodiché è possibile chiudere questa finestra.
I dati sono stati aggiornati in Excel e la riga Switches è stata aggiunta in fondo alla tabella di Excel senza la necessità di riesportare tutti i dati.
Tenere presente che i dati vengono aggiornati solo in una direzione. Se si modificano i dati nella tabella di Excel e si fa clic su Refresh, l’elenco di SharePoint non viene aggiornato.
Se non è necessario aggiornare i dati nella tabella Excel corrente, andare su Data > Connections, selezionare una query e fare clic su Remove.
Conclusione
Microsoft offre un’ottima integrazione tra SharePoint Online ed Excel, poiché entrambi sono prodotti Microsoft. Esistono almeno quattro metodi per esportare i dati dalle tabelle Excel alle liste di SharePoint. I metodi descritti in questo post del blog presentano vantaggi e svantaggi di cui è bene tenere conto quando si sceglie il metodo più adatto alle proprie esigenze. Scegliete il metodo più adatto a voi a seconda che vogliate procedere manualmente, utilizzare Excel o un’altra applicazione. L’esportazione dei dati da un elenco di SharePoint a Excel è semplice e alla portata di tutti gli utenti di SharePoint Online.
Quando utilizzate SharePoint Online e Office 365 in generale, non dimenticate di eseguire il backup dei vostri dati. NAKIVO Backup & Replication fornisce supporto per il backup dei dati di Office 365 per Exchange Online, OneDrive for Business e SharePoint Online.
