Exchange Online vs. Microsoft 365. Qual è la soluzione migliore per l’hosting delle e-mail aziendali?
L’e-mail è uno strumento di comunicazione fondamentale per qualsiasi azienda. Ad un certo punto, ogni azienda deve scegliere tra un servizio di posta elettronica di terze parti e uno self-hosted. Se la tua azienda utilizza ancora un client di posta elettronica onsite, probabilmente hai pensato all’hosting basato su cloud. Tuttavia, prima di migrare dai server onsite al cloud, ci sono molti aspetti da considerare riguardo all’hosting della posta elettronica aziendale. E se decidi di migrare, dovresti scegliere una soluzione di posta elettronica autonoma o una suite che copra più esigenze nel tuo ambiente?
In questo articolo tratteremo i punti da tenere in considerazione quando si passa da un server onsite a Exchange Online o a un set completo di Microsoft 365. Inoltre, troverete una descrizione chiara e un confronto tra le due opzioni. Infine, dopo aver letto il post sul blog, avrete le conoscenze necessarie per trovare la soluzione più adatta alla vostra azienda.
Exchange Online vs. Microsoft Office 365
Il confronto tra Exchange Online e Microsoft Office 365 può creare confusione perché le funzionalità di questi due prodotti sono completamente diverse.
Microsoft Office 365 è la suite di applicazioni Microsoft basata su cloud software-as-a-service (SaaS), che include Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel e Outlook, tra gli altri. La suite include anche applicazioni basate su server come SharePoint ed Exchange. Ma cos’è esattamente Exchange Online?
Exchange Online è un servizio di posta elettronica basato su cloud di Microsoft che consente di accedere a e-mail, contatti, calendari e attività. Incluso in Microsoft Office 365, Exchange Online è più una raccolta di strumenti che un singolo prodotto. Exchange Online di solito non è in concorrenza con Microsoft 365, ma piuttosto lo integra.
Gli utenti possono acquistare un prodotto senza l’altro. Ad esempio, è possibile acquistare i piani Microsoft Exchange Online senza acquistare la suite completa Microsoft Office 365. Allo stesso tempo, alcuni piani non includono Exchange Online, come Microsoft 365 Apps. È sempre possibile eseguire l’upgrade a Microsoft 365, anche se un utente sceglie inizialmente solo Exchange Online.
Prima di confrontare Exchange Online e Microsoft 365, è fondamentale evitare qualsiasi confusione tra Exchange Online ed Exchange Server e Microsoft 365 e Office 365. Avere chiari tutti i concetti rende più facile capire quale sia la soluzione più adatta alle esigenze della vostra azienda.
Exchange Online vs. Exchange Server
A causa delle somiglianze, questi due prodotti vengono spesso confusi, anche se Exchange Online ed Exchange Server sono molto diversi tra loro. Le principali differenze sono:
- Server. Mentre Microsoft Exchange Online è interamente basato su cloud, Exchange Server è ospitato su server virtuali o fisici dedicati.
- Licenze. Microsoft Exchange Server richiede licenze server e client, mentre con Microsoft Exchange Online si paga un canone mensile per utente.
- Scalabilità. Microsoft Exchange Online può avere una buona scalabilità e un buon livello di ridimensionamento come soluzione basata su cloud, mentre è più complicato per un server Exchange.
Microsoft 365 vs. Office 365
Nell’aprile 2020, il branding di Microsoft è cambiato e Office 365 è diventato Microsoft 365. Microsoft ha spiegato questa decisione come un’opportunità per riflettere meglio i vantaggi e le funzionalità offerti dai piani in abbonamento. In sostanza, è cambiato solo il branding, mentre il prezzo e le funzionalità della suite sono rimasti gli stessi.
Microsoft 365 vs. Exchange Online. Come scegliere
La scelta tra una soluzione di e-mail autonoma o una suite multifunzionale dipende dalle esigenze della tua azienda. Tuttavia, ci sono diversi aspetti da considerare prima di fare la scelta finale.
Dimensioni dell’azienda
Di solito, le piccole aziende tendono ad avere una struttura semplice. Ecco perché molte di esse possono funzionare perfettamente solo con Exchange Online. Naturalmente, dipende da ogni caso specifico e le esigenze sono diverse per ogni azienda. Tuttavia, le piccole imprese spesso non hanno bisogno delle funzionalità avanzate offerte da Microsoft 365. Allo stesso tempo, se la tua azienda ha numerosi dipendenti o una struttura complessa, Microsoft 365 potrebbe essere la soluzione perfetta per migliorare il flusso operativo.
Collaborazione
La scelta dipende dal grado di collaborazione del tuo ambiente. Anche se la tua azienda è piccola, ma è incentrata sul lavoro di squadra, dovresti prendere in considerazione la possibilità di optare per uno dei piani Microsoft 365. In questo modo, avrai accesso a vari strumenti di comunicazione aziendale (Microsoft Teams, Skype for Business, ecc.) per semplificare il flusso di lavoro e rendere la collaborazione più efficace.
Tipo di attività
Nella scelta, dovresti tenere conto della natura della tua azienda. Ad esempio, se la tua attività richiede un sistema di gestione dei dati, una soluzione di storage dei dati e la comunicazione tra i dipendenti, dovresti prendere in considerazione l’acquisto di uno dei piani Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams sono solo alcune delle applicazioni che possono essere utili per la tua attività. Tuttavia, se le esigenze della tua azienda si limitano alle interazioni via e-mail, puoi facilmente scegliere solo Exchange Online.
Costo
Naturalmente, il prezzo è un fattore essenziale da considerare quando si sceglie una soluzione per la propria attività. In questo caso, il costo varia a seconda del piano scelto. Ad esempio, Exchange Online ha un intervallo di prezzi da 4 a 8 dollari al mese per utente, mentre Microsoft 365 inizia alle 5 dollari al mese per utente, arriva fino a 20 dollari al mese per utente per i pacchetti aziendali e fino a 57 dollari al mese per utente per un piano enterprise. I piani più economici differiscono di un solo dollaro e offrono Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint Online oltre a Exchange Online.
Migrazione delle e-mail a Microsoft 365 e Exchange Online
Se decidete di passare da Exchange Online a Microsoft 365, questo non cambierà radicalmente il vostro ambiente di lavoro. Microsoft 365 amplierà le opportunità di collaborazione e comunicazione e integrerà alcune altre opzioni per facilitare il flusso operativo. Anche se questi aggiornamenti potrebbero richiedere tempo e risorse, il processo non è rivoluzionario.
Tuttavia, se stai passando da servizi onsite a servizi basati su cloud, ci sono molti aspetti da considerare. La soluzione è affidabile? Come dovrebbe essere ristrutturato il lavoro? E che dire delle normative del tuo settore, come le politiche di conservazione e di crittografia? Queste sono solo alcune delle domande da considerare quando fai la tua scelta.
Se decidete di passare a Microsoft 365 o Exchange Online, ricordate che il backup di Microsoft Office è il modo migliore per proteggere i vostri dati e risparmiare tempo e risorse in caso di perdita di dati. Prima di migrare a Exchange Online o a uno dei piani Microsoft 365, è necessario considerare alcuni aspetti critici relativi all’hosting delle e-mail aziendali. Innanzitutto, determinate la vostra attuale soluzione di posta elettronica per capire quali opzioni di migrazione avete a disposizione. Per evitare difficoltà e spese extra, verifica che tutti gli utenti della rete utilizzino Office 2010 o versioni successive. Altri possibili problemi sono:
- Accesso ai record del Domain Name System (DNS). La modifica dei record DNS richiede solitamente meno di un’ora se tutto procede senza intoppi. Tuttavia, non avere accesso ai record DNS può essere problematico e causare ritardi significativi. Quando si passa a Microsoft 365, è necessario accedere al proprio DNS per dimostrare la proprietà del dominio e indirizzare le e-mail alle nuove cassette postali. In caso contrario, tutte le e-mail verranno inviate al vecchio server.
- Soluzioni e dispositivi di inoltro e-mail. Prima della migrazione, è fondamentale pensare ai dispositivi di rete, come stampanti e scanner. Potresti ricevere notifiche di errore e i tuoi documenti scansionati non verranno inviati correttamente via e-mail. Per evitare questi problemi, esegui un inventario completo dei dispositivi e dei servizi collegati al server di posta elettronica. Durante la migrazione, assicurarsi di collegare tutto al nuovo server cloud.
- Conformità delle password. Ricordarsi di implementare un criterio rigoroso in materia di password e di abilitare l’autenticazione a più fattori. Questo potrebbe essere un problema per gli utenti che non utilizzano il cloud. Sebbene un server di posta elettronica on-premise non sia immune dai rischi di sicurezza informatica, è più sicuro di un server di posta elettronica basato sul cloud. Il vantaggio è che Microsoft 365 richiede password complesse. Inoltre, tutti gli utenti della rete devono cambiare la propria password ogni 90 giorni, il che ostacola gli accessi non autorizzati.
- Perdita dei file di completamento automatico e delle firme. Dopo la migrazione alla nuova cassetta postale, potrebbe essere necessario ricollegare i file di archiviazione personale (PST). Inoltre, le firme e i file di completamento automatico potrebbero andare persi. Prima della migrazione, è necessario valutare se la perdita delle impostazioni precedenti rappresenta un problema. Naturalmente è possibile migrare anche questi dati, ma ciò richiede un lavoro aggiuntivo. Per evitare sorprese, è opportuno includere questo aspetto nel piano di migrazione.
- Condivisione del calendario. Se la tua azienda utilizza intensamente la funzione calendario, anche questa dovrebbe essere inclusa nel piano di migrazione. Le autorizzazioni di condivisione del calendario potrebbero non essere trasferite automaticamente a Microsoft 365. Pertanto, mappare le autorizzazioni di condivisione del calendario ed eseguire un backup prima della migrazione.
- Antivirus, antispam, liste nere e bianche. Valutare se si desidera continuare a utilizzare l’antivirus o il gateway antispam esistente dopo la migrazione. Microsoft 365 offre soluzioni di sicurezza che proteggono le e-mail, quindi puoi optare per la protezione inclusa. Un altro problema da considerare sono le liste bianche e nere. Se hai intenzione di migrare elenchi creati su misura, pensa a come farlo e includi questo punto nel piano.
- Nuove funzioni di sicurezza. La migrazione a Microsoft 365 è un ottimo momento per verificare e aggiornare il tuo piano di sicurezza. Alcune funzioni di sicurezza delle e-mail che potreste prendere in considerazione sono la prevenzione della perdita di dati, la crittografia delle e-mail, l’archiviazione, ecc. Tutte le suite Microsoft 365 includono funzioni di sicurezza e conformità. Tuttavia, sono diverse, quindi fai la tua scelta in base agli standard di sicurezza del tuo settore.
Conclusione
Microsoft 365 migliora il potenziale tecnologico di Exchange Online con una serie di utili funzioni che semplificano la collaborazione e migliorano l’accessibilità. Tuttavia, è importante ricordare che quando si utilizza Exchange Online, solo le e-mail, i calendari e i contatti vengono archiviati nel cloud. Con Microsoft 365, l’intero ambiente tecnologico è basato sul cloud. Quindi, la scelta si riduce a una sola domanda: quali sono i requisiti aziendali in termini di collaborazione, produttività, comunicazione, accessibilità e, soprattutto, sicurezza e protezione?
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