Archiviazione delle e-mail di Office 365: come attivare l’archiviazione
Una cassetta postale archiviata in Microsoft 365 può essere utilizzata per migliorare la gestione dei dati e-mail. Gestire terabyte di dati e-mail per mantenere la conformità normativa e garantire la disponibilità dei dati per gli audit interni può essere difficile.
In questo post del blog spieghiamo cosa sono le cassette postali archiviate e i vantaggi e gli svantaggi da considerare prima di iniziare a utilizzarle. Inoltre, mostriamo come abilitare l’archiviazione delle cassette postali in Office 365 utilizzando la GUI e i comandi PowerShell.
Comprendere le cassette postali di archivio
Una cassetta postale di archivio in Office 365 è, in realtà, uno spazio di storage aggiuntivo per le tue e-mail. È possibile creare spazio per i dati più recenti nell’storage principale e liberare il server inviando gli elementi più vecchi, inclusi messaggi di posta, documenti, immagini e altro, all’archivio. Le organizzazioni che devono archiviare i dati delle e-mail per determinati periodi a causa di requisiti di conformità o motivi di criterio interno possono trarre vantaggio da queste caselle postali.
Vantaggi e svantaggi
I vantaggi dell’abilitazione dell’archiviazione delle e-mail di Office 365 includono:
- Semplificazione della gestione. È possibile utilizzare la cassetta postale principale per accedere rapidamente alle conversazioni e-mail correnti e inviare quelle obsolete all’archivio. Ciò consente di migliorare le prestazioni e rende la ricerca dei dati più efficiente e comoda.
- Conformità normativa. Una cassetta postale di archivio fornisce spazio di storage aggiuntivo e rende più difficile la cancellazione accidentale delle e-mail archiviate. Ciò significa che è possibile rispettare i criteri di conservazione dei dati senza sovraccaricare la cassetta postale principale.
- Automazione dello storage. Valutare la possibilità di abilitare la funzione di espansione automatica in Office 365 dopo aver attivato le caselle di posta di archivio. L’espansione automatica della cassetta postale significa che, una volta raggiunto il limite di storage impostato, il sistema espande automaticamente lo storage di ulteriori 10 gigabyte. In questo caso non è necessario coinvolgere gli utenti o gli esperti IT per aggiungere spazio di storage.
Il lato negativo è che, una volta abilitate le cassette postali di archivio, il team IT deve affrontare sfide di gestione dei dati in un ambiente più complesso. Tuttavia, un esperto qualificato può effettuare il monitoraggio degli account Microsoft 365, controllare lo spazio di storage disponibile e utilizzare i comandi PowerShell per completare le attività di gestione più rapidamente senza sacrificare l’efficienza.
Implementazione delle caselle postali di archiviazione
Per impostare una casella postale di archiviazione in Office 365, è necessario disporre delle autorizzazioni appropriate nel sistema e completare determinati flussi di lavoro di configurazione. Per prima cosa, esaminiamo le autorizzazioni.
Panoramica delle autorizzazioni
Si noti che le autorizzazioni specifiche possono variare a seconda della versione di Office 365 e dei ruoli dell’account. Le autorizzazioni comuni obbligatorie includono quanto segue:
- Amministratore di Exchange. Sono necessarie queste autorizzazioni o autorizzazioni simili per abilitare una cassetta postale di archiviazione. In qualità di amministratore di Exchange, è possibile gestire le impostazioni di Exchange Online. Anche la configurazione della cassetta postale di archiviazione rientra in questa categoria.
- Gestione dell’organizzazione. Questo ruolo fornisce diritti di amministratore e accesso completo agli elementi di Office 365. In alcuni casi potrebbe essere necessario assegnare questo ruolo per abilitare le caselle di posta di archivio.
- Gestione della conformità. Con questo ruolo è possibile gestire le funzioni di conformità e le impostazioni correlate in Office 365. Ciò è obbligatorio per abilitare l’archiviazione di Microsoft 365 al fine di conservare le e-mail e mantenere la conformità normativa.
- Importazione/esportazione della cassetta postale. Gli utenti Microsoft 365 con questo ruolo possono importare dati in una cassetta postale di archiviazione (così come esportarli da essa).
Una volta impostate le autorizzazioni obbligatorie per il proprio account, è possibile creare una cassetta postale di archivio.
Abilitare l’archivio della cassetta postale in Office 365
Si noti che, dopo l’abilitazione di una cassetta postale di archivio, il sistema verifica se gli elementi nella cassetta postale principale corrispondono ai criteri di archiviazione assegnati di recente. Gli elementi creati prima della data specificata nel criterio vengono spostati nel nuovo archivio appena aperto. Il periodo predefinito per un criterio di archiviazione per spostare gli elementi dalla cassetta postale principale all’archivio è di due anni dalla consegna o dalla creazione dell’elemento.
Per abilitare una cassetta postale di archivio, procedere come segue:
- Accedere al centro di amministrazione di Exchange (EAC), quindi individuare Destinatari > Cassette postali.
- Da l’elenco delle cassette postali, scegli l’account per cui desideri abilitare l’archiviazione.
- Viene visualizzato il riquadro a comparsa. Scegli Altri. In Archivio cassetta postale, selezionare Gestisci archivio cassetta postale.
- Quindi, nel riquadro Gestisci archivio cassetta postale , individuare e attivare Archivio cassetta postale. Infine, clicca su Salva.
La creazione della cassetta postale archivio può richiedere alcuni secondi. Al termine, lo stato dell’archivio dell’utente nell’elenco cambia in Attivo. Tuttavia, le modifiche di stato potrebbero non essere visibili fino all’aggiornamento della pagina web.
Vediamo come abilitare l’archiviazione della cassetta postale di Office 365 tramite PowerShell.
Per abilitare una cassetta postale di archiviazione per un singolo account, eseguire questo cmdlet:
Enable-Mailbox -Identity
Per abilitare le cassette postali di archiviazione per tutti gli utenti dell’organizzazione, utilizzare questo cmdlet:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive
NOTA: Dopo aver abilitato l’archiviazione per un account che ha una cassetta postale impostata su un criterio di conservazione o un blocco per controversia legale, la cartella Elementi recuperabili della cassetta postale principale ottiene 105 GB di spazio di storage invece dei 100 GB standard. Ciò fornisce lo spazio libero necessario per registrare gli elementi eliminati anche con la funzione di espansione automatica disabilitata. Anche la quota di avvertenza per la cartella viene aumentata da 90 a 95 gigabyte.
Disabilitazione delle cassette postali di archivio
Per disabilitare una cassetta postale di archivio tramite l’interfaccia grafica, è possibile trovare le stesse opzioni nel centro di amministrazione di Exchange. L’unica differenza è che è necessario disattivare l’archivio delle cassette postali premendo nuovamente il pulsante Stato dell’archivio delle cassette postali .
Hai 30 giorni di tempo per riattivare una cassetta postale archiviata senza perdere gli elementi archiviati. In tal caso, puoi ripristinare il contenuto archiviato. Se superi il periodo di 30 giorni, il contenuto della cassetta postale archiviata disattivata viene eliminato in modo permanente senza possibilità di ripristino. Riattivare questa funzione per un account dopo 30 giorni significa creare una nuova cassetta postale archiviata.
Come accennato in precedenza, il criterio predefinito imposta lo spostamento degli elementi nelle caselle di posta di archivio due anni dopo la loro creazione o consegna. La disabilitazione di una casella di posta di archivio non comporta alcuna azione sul contenuto della casella di posta principale.
Per disabilitare l’archivio della casella di posta in Office 365 per un account specifico tramite PowerShell, eseguire questo cmdlet dove
Disable-Mailbox -Identity
Per disabilitare le cassette postali di archivio per tutti gli account con tali cassette abilitate, utilizzare questo comando:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Disable-Mailbox -Archive
Miglioramento della protezione dei dati di archivio di Microsoft 365
Trattare gli elementi archiviati come dati protetti o addirittura come backup è un errore che può comportare la perdita di dati sensibili e multe per non conformità. Sebbene configurata e gestita separatamente, una cassetta postale archiviata fa comunque parte dell’account Microsoft 365. Se si perde l’accesso a tale account o si verifica un’interruzione da parte di Microsoft, non sarà possibile accedere ai dati archiviati.
Il backup locale degli elementi di Microsoft 365 utilizzando l’esportazione in file diversi è il modo nativo per avere una copia di backup dei dati. Sebbene questa opzione non preveda soluzioni di terze parti e possa essere adatta a un singolo utente, anche la più piccola organizzazione ha bisogno di un flusso di lavoro di protezione dei dati più centralizzato, automatizzato e semplificato per gli elementi di Office 365.
Il backup e il ripristino di Microsoft 365 in NAKIVO Backup & Replication & Replication è la soluzione giusta per eseguire facilmente il backup dei dati in Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive for Business e SharePoint Online. Crea backup incrementali veloci dei dati di Microsoft 365 e archiviali localmente per garantire la disponibilità e la recuperabilità di interi account. È inoltre possibile utilizzare la comoda funzionalità di ricerca per trovare e ripristinare rapidamente elementi specifici in pochi secondi e mantenere la conformità normativa anche quando le caselle postali sono disabilitate o non disponibili.
Conclusione
L’archiviazione delle e-mail di Office 365 consente alle organizzazioni di conservare le e-mail per motivi di conformità e di personalizzare i propri criteri di conservazione dei dati all’interno dell’ecosistema Microsoft. È possibile abilitare e disabilitare una cassetta postale di archiviazione per un account specifico tramite l’interfaccia grafica. PowerShell offre le stesse funzionalità, oltre a una gestione più efficiente di tutti gli account Microsoft 365 di un’organizzazione con comandi appropriati.
