Archivage des adresses e-mail Office 365 : comment activer l’archivage
Une boîte de messagerie d’archivage dans Microsoft 365 peut être utilisée pour améliorer la gestion des données de messagerie. Gérer téraoctets de données de messagerie afin de maintenir la conformité réglementaire et de garantir la disponibilité des données pour les audits internes peut s’avérer difficile.
Dans cet article de blog, nous expliquons ce que sont les boîtes de messagerie d’archivage, ainsi que les avantages et les inconvénients à prendre en compte avant de commencer à les utiliser. Nous vous montrons également comment activer l’archivage des boîtes de messagerie dans Office 365 à l’aide de l’interface graphique et des commandes PowerShell.
Comprendre les boîtes de messagerie d’archivage
Une boîte de messagerie d’archivage dans Office 365 est en fait un espace de stockage supplémentaire pour vos adresses e-mail. Vous pouvez créer de l’espace pour les données plus récentes dans le stockage principal et libérer le serveur tout en envoyant les éléments plus anciens, notamment les e-mails, les documents, les images, etc. vers les archives. Les organisations qui doivent stocker des données de messagerie pendant une certaine période en raison d’exigences de conformité ou de politiques internes peuvent tirer parti de ces boîtes de messagerie.
Avantages et inconvénients
Les avantages de l’archivage des e-mails Office 365 sont les suivants :
- Rationalisation de la gestion. Vous pouvez utiliser la boîte de messagerie principale pour accéder rapidement aux fils de discussion actuels et envoyer les anciens vers les archives. Cela permet d’améliorer les performances et rend la recherche de données plus efficace et plus pratique.
- Conformité réglementaire. Une boîte de messagerie d’archivage offre un espace de stockage supplémentaire et rend plus difficile la suppression accidentelle des e-mails archivés. Cela signifie que vous pouvez vous conformer aux politiques de conservation des données sans surcharger la boîte de messagerie principale.
- Automatisation du stockage. Envisagez d’activer la fonctionnalité d’extension automatique dans Office 365 après avoir activé les boîtes de messagerie d’archivage. L’extension automatique de la boîte de messagerie signifie qu’après que l’utilisateur a atteint la limite de stockage définie, le système étend automatiquement le stockage de 10 gigaoctets supplémentaires. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de faire appel aux utilisateurs ou aux experts informatiques pour ajouter de l’espace de stockage.
L’inconvénient est qu’après que les boîtes de messagerie d’archivage sont activées, l’équipe informatique est confrontée à des défis de gestion des données dans un environnement plus complexe. Néanmoins, un expert qualifié peut surveiller les comptes Microsoft 365, vérifier l’espace de stockage disponible et utiliser les commandes PowerShell pour effectuer plus rapidement les tâches de gestion sans sacrifier l’efficacité.
Mise en œuvre des boîtes de messagerie d’archivage
Pour configurer une boîte de messagerie d’archivage dans Office 365, vous devez disposer des autorisations appropriées dans le système et effectuer certaines tâches de configuration. Commençons par passer en revue les autorisations.
Présentation des autorisations
Notez que les autorisations spécifiques peuvent varier en fonction de votre version d’Office 365 et des rôles de votre compte. Les autorisations courantes à remplir sont les suivantes :
- Administrateur Exchange. Vous avez besoin de ces autorisations ou d’autorisations similaires pour activer une boîte de messagerie d’archivage. En tant qu’administrateur Exchange, vous pouvez gérer les paramètres d’Exchange Online. La configuration de la boîte de messagerie d’archivage entre également dans cette catégorie.
- GESTION de l’organisation. Ce rôle confère des droits d’administrateur et un accès complet aux éléments Office 365. Dans certains cas, vous devrez peut-être attribuer ce rôle pour activer les boîtes de messagerie d’archivage.
- Gestion de la conformité. Ce rôle vous permet de gérer les fonctionnalités de conformité et les paramètres associés dans Office 365. Ceci est nécessaire pour activer l’archivage Microsoft 365 afin de conserver les e-mails et de maintenir la conformité réglementaire.
- Importation/exportation de boîtes de messagerie. Les utilisateurs de Microsoft 365 disposant de ce rôle peuvent importer des données dans une boîte de messagerie d’archivage (et en exporter).
Lorsque les conditions à remplir sont définies pour votre compte, vous pouvez créer une boîte de messagerie d’archivage.
Activer l’archivage des boîtes de messagerie dans Office 365
Notez que après l’activation de la boîte de messagerie d’archivage, le système vérifie si les éléments de la boîte de messagerie principale correspondent à la politique d’archivage récemment attribuée. Les éléments créés avant la date spécifiée dans la politique sont déplacés vers cette nouvelle archive. La période par défaut pour qu’une politique d’archivage déplace les éléments de la boîte de messagerie principale vers l’archive est de deux ans après la livraison ou la création de l’élément.
Pour activer une boîte de messagerie d’archivage, procédez comme suit :
- Connectez-vous au centre d’administration Exchange (EAC), puis recherchez Destinataires > Boîtes de messagerie.
- Dans la liste des boîtes de messagerie, choisissez le compte pour lequel vous souhaitez activer l’archivage.
- Le volet déroulant s’affiche. Choisissez Autres. Sous Archive de la boîte de messagerie, cliquez sur Gérer l’archive de la boîte de messagerie.
- Ensuite, dans le volet Gérer l’archive de la boîte de messagerie , recherchez et activez Archive de la boîte de messagerie. Enfin, cliquez sur Enregistrer.
La création d’une boîte de messagerie d’archivage peut prendre quelques secondes. Une fois terminée, le statut d’archivage de l’utilisateur dans la liste passe à Actif. Cependant, les changements de statut peuvent ne pas être visibles tant que vous n’avez pas rafraîchi la page web.
Voyons comment activer l’archivage d’une boîte de messagerie Office 365 via PowerShell.
Pour activer une boîte de messagerie d’archivage pour un seul compte, exécutez cette applet de commande :
Enable-Mailbox -Identity
Pour activer les boîtes de messagerie d’archivage pour chaque utilisateur de votre organisation, utilisez cette applet de commande :
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive
REMARQUE : Après avoir activé l’archivage pour un compte dont la boîte de messagerie est soumise à une politique de conservation ou à une Litigation Hold, le dossier Éléments récupérables de la boîte de messagerie principale dispose d’un espace de stockage de 105 Go au lieu des 100 Go standard. Cela fournit l’espace supplémentaire nécessaire pour enregistrer les éléments supprimés, même lorsque la fonctionnalité d’extension automatique est désactivée. Le quota d’avertissement pour le dossier passe également de 90 à 95 gigaoctets.
Désactivation des boîtes de messagerie d’archivage
Pour désactiver une boîte de messagerie d’archivage via l’interface graphique, vous trouverez les mêmes options dans le centre d’administration Exchange. La seule différence est que vous devez désactiver l’archivage de la boîte de messagerie en cliquant à nouveau sur le bouton Statut d’archivage de la boîte de messagerie .
Vous disposez de 30 jours pour réactiver une boîte de messagerie d’archivage sans perdre les éléments archivés. Si vous le faites, vous restaurez le contenu archivé. Si vous dépassez la période de 30 jours, le contenu de la boîte de messagerie d’archivage désactivée est définitivement supprimé sans possibilité de récupération. Réactiver cette fonctionnalité pour un compte après 30 jours signifie créer une nouvelle boîte de messagerie d’archivage.
Comme mentionné ci-dessus, la politique par défaut définit le déplacement des éléments vers les boîtes de messagerie d’archivage deux ans après leur création ou leur livraison. La désactivation d’une boîte de messagerie d’archivage n’entraîne aucune action sur le contenu de la boîte de messagerie principale.
Pour désactiver l’archivage des boîtes de messagerie dans Office 365 pour un compte particulier via PowerShell, exécutez cette cmdlet où
Disable-Mailbox -Identity
Pour désactiver les boîtes de messagerie d’archivage pour tous les comptes sur lesquels elles sont activées, utilisez cette commande :
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Disable-Mailbox -Archive
Amélioration de la protection des données d’archivage Microsoft 365
Considérer les éléments archivés comme des données protégées ou même comme une sauvegarde est une erreur qui peut entraîner la perte de données sensibles et des amendes pour non-conformité. Bien qu’elle soit configurée et gérée séparément, une boîte de messagerie d’archivage fait toujours partie du compte Microsoft 365. Si vous perdez l’accès à ce compte ou si vous êtes confronté à une interruption du service de la part de Microsoft, vous ne pourrez plus accéder aux données archivées.
Sauvegarde locale des éléments Microsoft 365 à l’aide de l’exportation vers différents fichiers est le moyen natif d’obtenir une copie de sauvegarde des données. Bien que cette option n’implique pas de solutions tierces et puisse convenir à un particulier, même la plus petite organisation a besoin d’un workflow de protection des données plus centralisé, automatisé et rationalisé pour les éléments Office 365.
La sauvegarde et la récupération Microsoft 365 dans NAKIVO Backup & Replication est la solution idéale pour sauvegarder facilement vos données dans Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive for Business et SharePoint Online. Créez des sauvegardes incrémentielles rapides des données Microsoft 365 et stockez-les localement pour garantir la disponibilité et la récupération de l’ensemble des comptes. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de recherche pratique pour trouver et réaliser rapidement la récupération d’éléments particuliers en quelques secondes et maintenir la conformité réglementaire même lorsque les archives de boîtes de messagerie sont désactivées ou indisponibles.
Conclusion
L’archivage des adresses e-mail de Microsoft 365 permet aux organisations de conserver les adresses e-mail à des fins de conformité et de personnaliser leurs politiques de conservation des données au sein de l’écosystème Microsoft. Vous pouvez activer et désactiver une boîte de messagerie d’archivage pour un compte particulier via l’interface graphique. PowerShell offre les mêmes fonctionnalités, en plus d’une gestion plus efficace de tous les comptes Microsoft 365 d’une organisation à l’aide de commandes appropriées.
