Seis motivos por los que deberías hacer backup de los datos de Microsoft 365
Office 365 es utilizado por más de un millón de empresas en todo el mundo y cuenta con casi El 46 % de la cuota de mercado mundial de las tecnologías de paquetes ofimáticos. Esta enorme popularidad convierte a Microsoft 365 en un objetivo prioritario para diversos tipos de amenazas que, por lo general, provocan la pérdida de datos e interrupciones operativas.
Las organizaciones que utilizan Office 365 tienen que recurrir a soluciones de terceros que les permitan proteger sus entornos con el fin de minimizar los riesgos y garantizar la continuidad del negocio. Uno de los métodos más habituales para proteger Microsoft 365 son los backups de los datos. En esta entrada se enumeran los motivos fundamentales por los que es necesario hacer backup de los datos de Office 365. Sigue leyendo para descubrir cómo una herramienta moderna de protección de datos puede ayudarte a reducir las posibilidades de pérdida de datos y de tiempo de inactividad.
¿Por qué es importante la copia de seguridad de Office 365?
Según el Modelo de responsabilidad compartida de Microsoft 365, Microsoft solo es responsable de la disponibilidad de sus aplicaciones e infraestructura; tú eres responsable de mantener tus datos a salvo.
Nota : Es importante comprender el riesgos del modelo de responsabilidad compartida para que pueda implementar las medidas de protección necesarias.
Aunque Office 365 incluye funciones de seguridad integradas, estas ofrecen una protección de datos limitada y se centran principalmente en la privacidad y el cumplimiento normativo. Estas herramientas nativas no garantizan la recuperabilidad de sus datos, por lo que es necesario recurrir a medidas de terceros que le permitan minimizar el riesgo de pérdida de datos. El mejor enfoque para garantizar la recuperación de datos es implementar una solución moderna de protección de datos y desarrollar una estrategia de backups sólida.
¿Por qué debería hacer backup de los datos de Microsoft 365?
Existen numerosos tipos de riesgos que amenazan la seguridad de los datos de Office 365. Hacer backup periódicamente es el método óptimo para garantizar la continuidad del negocio en caso de que alguno de estos riesgos se materialice y afecte a su entorno.
Error humano
Los errores humanos en general, y el borrado accidental en particular, son una de las causas más frecuentes de pérdida de datos dentro de una organización. En ocasiones, los usuarios eliminan archivos o carpetas sueltos y, en algunos casos, se eliminan involuntariamente todos los datos de un usuario.
Afortunadamente, Microsoft 365 permite recuperar los datos eliminados dentro de un plazo de retención específico. Sin embargo, una vez que ese plazo expira, resulta casi imposible restaurar la información perdida. La única forma de garantizar la recuperación de datos es hacer backups periódicos de Office 365 y utilizarlos cuando sea necesario para restablecer los datos eliminados.
Amenazas internas
Aparte de la eliminación accidental, los usuarios de su organización pueden poner en peligro sus datos de otras formas. La manipulación intencionada y maliciosa de datos es una amenaza habitual en el mundo empresarial. En algunos casos, un empleado descontento podría intentar eliminar o compartir datos confidenciales antes de abandonar la empresa para causar el mayor daño posible.
Es necesario implementar controles de acceso adecuados y actualizar los permisos de los usuarios lo antes posible. Dicho esto, la mejor forma de mitigar las amenazas internas es hacer backups periódicos de Office 365 y almacenarlos de forma segura en una ubicación independiente. De este modo, en caso de que un empleado intente eliminar información crítica para el negocio, podrás simplemente restaurarla sin que ello afecte a tu entorno de producción.
Amenazas externas
Los ciberataques, como el ransomware y el malware, no dejan de aumentar en número y sofisticación. Un ataque de ransomware que tenga éxito puede infectar toda su infraestructura, cifrar sus datos y paralizar sus operaciones.
Por desgracia, incluso las medidas de protección más avanzadas pueden fallar, lo que le deja a merced de los ciberdelincuentes, que suelen exigir un rescate a cambio de liberar sus datos. Además, no hay garantía de que pueda acceder a los datos cifrados incluso después de pagar el rescate solicitado.
El método más eficaz para contrarrestar los riesgos de los ciberataques es disponer de un backup de Office 365 almacenado de forma segura de forma externa, sin conexión o en un repositorio inmutable. En caso de infección por ransomware, podrá restaurar rápidamente sus backups y reanudar las operaciones empresariales normales con un tiempo de inactividad mínimo o nulo.
Lagunas en las políticas de retención y requisitos de cumplimiento normativo
El objetivo principal de las políticas de retención de Microsoft 365 es indicar durante cuánto tiempo debe conservar determinados tipos de información para cumplir con las normas, regulaciones y leyes de su sector. Debe estar siempre preparado para recuperar dichos datos cuando sea necesario, con el fin de evitar repercusiones financieras y legales. Además, Office 365 incluye la función eDiscovery, que le permite localizar y recuperar los datos que desee para cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo.
Es importante tener en cuenta que las políticas de retención no son un sustituto viable de los backups. Las funciones de retención de Microsoft 365 son limitadas, ya que los datos se almacenan durante un periodo de tiempo relativamente corto y no están bien protegidos.
Desde una perspectiva legal y normativa, las consecuencias de no hacer backup de su información pueden ser perjudiciales para su organización. Afortunadamente, las soluciones modernas de protección de datos le permiten almacenar backups durante el tiempo que necesite y en diferentes ubicaciones. Además, proporcionan la seguridad necesaria para garantizar que los backups no se modifiquen ni se eliminen. Por otra parte, puede utilizar las funciones de búsqueda avanzada para encontrar los datos que necesita y realizar una recuperación granular para restaurar rápidamente solo los archivos y carpetas que necesite.
Integraciones con herramientas de terceros
Office 365 es conocido por ser altamente personalizable y puede integrarse fácilmente con diversas herramientas de terceros para mejorar la experiencia del usuario y hacer que las actividades diarias sean más eficientes. Sin embargo, cuantos más servicios se integren, más vulnerabilidades se crean, ya que es posible que estas herramientas no cuenten con los mismos estándares de seguridad que las aplicaciones nativas.
En caso de que una de estas herramientas sea objeto de un ciberataque o resulte infectada por un ransomware, el daño podría extenderse fácilmente a Aplicaciones de Microsoft 365 y provocar la pérdida de datos o tiempo de inactividad. En lugar de intentar eliminar la infección o la herramienta de terceros, basta con recuperar los datos a partir de las copias de seguridad y garantizar la continuidad del negocio.
Se recomienda integrar una solución avanzada de protección de datos que permita automatizar los flujos de trabajo de backup y recuperación. Algunas de estas herramientas ofrecen funciones de programación flexibles que ayudan a simplificar la administración y la gestión de las copias de seguridad.
Complejidad de los datos de Microsoft Teams
En los últimos años, se ha disparado el número de organizaciones que confían en Microsoft Teams para optimizar el teletrabajo. Es importante tener en cuenta que los datos de Teams no son autónomos. En otras palabras, parte de la información se almacena en otras aplicaciones como SharePoint Online, OneDrive y Exchange Online.
Este tipo de datos son difíciles de gestionar y, lo que es más importante, de proteger. Afortunadamente, algunas soluciones modernas de backup ofrecen una protección integral para todo su entorno de Microsoft 365. Al implementar estas herramientas, podrá Hacer backup de Microsoft Teams los datos independientemente de dónde se encuentren y garantizar su recuperabilidad en caso de desastre o interrupción del servicio.
Conclusión
Aunque Microsoft 365 incluye funciones de seguridad nativas, estas suelen ser limitadas y no proporcionan la protección necesaria. Además, existen numerosos riesgos que amenazan la seguridad de los datos de Office 365. La única forma de minimizar la posibilidad de pérdida de datos o de tiempo de inactividad es implementar una solución avanzada de protección de datos que le permita hacer backup y realizar recuperaciones.
