Estrategias clave de backup de Microsoft 365 para pequeñas empresas
Dado que Microsoft 365 es popular entre organizaciones de todos los tamaños, es importante hacer backups de los datos de los usuarios que trabajan con los servicios de Microsoft 365. Existen diferencias entre las estrategias de protección de datos de las grandes empresas y las de las pequeñas.
Esta entrada del blog se centra en los backups de Microsoft Office 365 para pequeñas empresas y explica cómo hacer que este proceso sea eficaz y fiable.
El valor de hacer backup de Microsoft 365 para pequeñas empresas
Las pequeñas empresas suelen utilizar Microsoft Exchange Online y Outlook como servicios de correo electrónico, OneDrive como almacenamiento de archivos para el intercambio de archivos, SharePoint Online y Microsoft Teams para otros tipos de comunicación y colaboración. Estos servicios operan con múltiples tipos de datos y es necesario hacer backup de todos ellos. En este caso, la nube de Microsoft 365 actúa como repositorio central de los datos de la organización.
Los borrados accidentales, los errores de software, los ciberataques y las amenazas internas pueden provocar la pérdida de datos. El uso de una solución de backups empresariales de Office 365 permite a las organizaciones restaurar los datos rápidamente y evitar el tiempo de inactividad.
El ransomware es uno de los tipos de ciberataques más peligrosos. Puede corromper y modificar los datos cuando éstos se almacenan en la nube pero se sincronizan con el almacenamiento local. Primeramente, esto es aplicable para archivos almacenados en OneDrive para la Empresa. Sin embargo, hay formas de acceder a otros servicios en la nube de Microsoft 365 y cifrar los datos almacenados en ellos. Un backup de Microsoft 365 permite a las organizaciones restaurar los datos de forma segura después de un ataque de ransomware.
La continuidad empresarial es fundamental para las organizaciones que utilizan Microsoft 365. Si se produce un desastre y se pierden datos, un backup permite mitigar los problemas y reducir el tiempo de inactividad. Como resultado, las organizaciones pueden guardar costes y evitar daños a su reputación.
Mejora de la resiliencia y seguridad de los datos
Cuando el backup de Microsoft 365 forma parte de las estrategias de copia de seguridad de los datos de las pequeñas empresas, se mejoran la resiliencia y la seguridad. Los principales puntos en los que debes centrarte son el cifrado de datos y la redundancia.
El cifrado de datos es una de las principales opciones a la hora de hacer backup de Microsoft 365 para pequeñas empresas, ya que mejora la postura de seguridad. Cifrar los backups al transferirlos por la red y al almacenarlos reduce el riesgo de acceso no autorizado por parte de terceros, incluidos los atacantes.
La redundancia de datos es otro factor que mejora la resiliencia de los datos. Tener un backup significa que los datos de la organización están redundados. Tener backups y copias de backups mejora significativamente el nivel de protección de datos y aumenta la probabilidad de restaurar los datos en caso de desastre, eliminación accidental, ataque de ransomware y fallo de hardware. Configurar un backup y seguir la regla 3-2-1 de backups deben ser las partes principales de las estrategias de backup de datos de las pequeñas empresas, incluidas las estrategias de backup de Office 365.
Compatibilidad y accesibilidad de los datos
Los ajustes de retención nativos de Microsoft 365 podrían no ser suficientes incluso para las organizaciones pequeñas. Hagamos un repaso de los principales aspectos del cumplimiento y la accesibilidad de los datos al considerar los backups de Microsoft 365 para pequeñas empresas.
Las organizaciones de cualquier tamaño deben cumplir los requisitos normativos, incluidos los de conservación de datos. Los ejemplos comunes de regulación son el GDPR y otras leyes reguladoras específicas del sector (para los sectores sanitario y bancario, por ejemplo). Estas normativas obligan a las organizaciones a conservar los datos durante periodos determinados. Si el período de retención requiere conservar los datos durante un tiempo superior al tiempo de retención máximo disponible en los ajustes nativos de Microsoft 365, la organización debe implementar una solución de backup de Microsoft 365 y establecer políticas de retención personalizadas. Este enfoque permite a las organizaciones cumplir los requisitos normativos y evitar sanciones.
Otro aspecto de los requisitos de cumplimiento y regulación es que la integridad de los datos debe preservarse de ser alterada, eliminada o sobrescrita. Esta integridad es fundamental para que las auditorías o las revisiones legales garanticen que los registros son exactos y no se han modificado desde su creación. La inmutabilidad de los backups es una función que ayuda a las organizaciones a mantener los datos en un estado coherente evitando las modificaciones. Hoy en día, la inmutabilidad es una función de la mayoría de las soluciones de backup de Microsoft 365.
Los requisitos legales y de auditoría exigen que los datos sean accesibles cuando se soliciten. Disponer de un backup empresarial de Office 365 permite a las organizaciones acceder fácilmente a los datos necesarios mediante backups con ajustes de retención configurables en caso de investigaciones o retenciones legales.
Reducción de riesgos con Backup as a Service (BaaS)
Backup as a Service (BaaS) es una alternativa a las soluciones tradicionales para hacer backups instaladas de forma local en la infraestructura local de una organización. Si una organización no dispone de recursos o equipos suficientes en la infraestructura local para instalar un servidor de backups y configurar una solución de backups, puede optar por BaaS proporcionado por un proveedor de servicios gestionados (MSP).
Las soluciones BaaS suelen simplificar la gestión de backups con cuadros de mando centralizados, informes y alertas. Esta facilidad de uso reduce la necesidad de recursos informáticos dedicados en las pequeñas empresas, garantizando que los backups se supervisan y gestionan eficazmente sin cargas adicionales.
Utilizar una solución BaaS para el backup de Microsoft 365 podría ser eficaz para algunas pequeñas empresas, ya que no es necesario realizar grandes inversiones iniciales en la infraestructura para empezar a hacer backups de los datos de Microsoft 365. Un proveedor de BaaS es responsable del mantenimiento y la gestión continuos del sistema de backups.
Cómo elegir la mejor solución de backup de Microsoft 365 para pequeñas empresas
Las organizaciones deben tener en cuenta algunos principios a la hora de elegir una solución de backups de Microsoft 365. Una solución de backup debe satisfacer las necesidades de la empresa y los requisitos normativos y, al mismo tiempo, ser asequible.
- Cobertura de los servicios de Microsoft 365. La solución de backups debe cubrir todas las aplicaciones principales de Microsoft 365, como Exchange Online, SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams. Deben protegerse todos los tipos de datos necesarios: correos electrónicos, archivos, mensajes de chat y calendarios. Asegúrese de que se hace backup de todos estos tipos de datos y de que todo el entorno de Microsoft 365 está protegido.
- Gestión de backups y facilidad de uso. La interfaz de usuario de la aplicación de backups debe ser fácil de usar para que los administradores y usuarios puedan configurar todas las tareas necesarias. La configuración debe ser sencilla porque no todas las pequeñas empresas tienen especialistas y equipos de asistencia informática dedicados a realizar configuraciones complejas con productos que sólo pueden configurar expertos. Se recomiendan unos requisitos mínimos de configuración y una interfaz intuitiva.
- Escalabilidad y flexibilidad. La solución de backups de Microsoft 365 debe ser escalable, ya que la cantidad de datos suele crecer. Esto significa que la solución debe ser compatible con la adición de más cuentas y objetos de datos para proteger, así como ampliar el almacenamiento de backups para almacenar todos los datos necesarios. Se prefieren opciones de almacenamiento flexibles: las plataformas de almacenamiento en la nube y locales deben ser compatibles con una mejor protección.
- Opciones de recuperación. Debe admitirse la recuperación completa y la recuperación granular. La recuperación granular permite a las organizaciones reducir el tiempo de recuperación si sólo se perdieron unos pocos objetos, por ejemplo, después de eliminar accidentalmente archivos en OneDrive. La recuperación completa se utiliza en caso de incidentes graves de pérdida de datos.
- Automatización, programación y retención. La solución de backups debe ser compatible con la programación de backups para automatizar los jobs de backups de Microsoft 365. Este enfoque te permite asegurarte de que no se te pasa hacer backup de los datos y de que éstos están protegidos de forma coherente. Los ajustes de retención son importantes para que las pequeñas empresas recuperen datos de backups recientes o antiguos. Además, es necesario configurar políticas de conservación a largo plazo para cumplir los requisitos de la normativa y la conformidad. Una vez expirado el periodo de conservación, los datos pueden eliminarse automáticamente.
- Seguridad, cifrado e inmutabilidad. El cifrado de datos en tránsito y en reposo es crucial para que las pequeñas empresas eviten el acceso de terceros, incluidos los ciberdelincuentes. La inmutabilidad de los datos también mejora la seguridad al evitar la modificación de los backups por ransomware y otras amenazas.
- Capacidad de recuperación ante desastres. La recuperación de objetos a la ubicación de origen o a otra ubicación es necesaria en caso de recuperación ante desastres. Por ejemplo, una organización puede necesitar recuperar Usuarios de Microsoft 365 y objetos relacionados en otra cuenta de Microsoft 365. Las funciones de automatización de la recuperación ante desastres en una solución de backups pueden hacer que las operaciones de recuperación sean más fluidas y rápidas.
- Rentabilidad y compatibilidad con el cliente. La solución de backup de Microsoft 365 óptima para pequeñas empresas debe estar disponible a un precio asequible. Los factores de fijación de precios incluyen los costes de las licencias. Asegúrese de que el proveedor de backups dispone de un servicio de atención al cliente fiable que pueda ayudarle en caso de que surjan problemas al utilizar la herramienta de backups.
Implementación de una estrategia de backups de Microsoft 365 eficaz
La estrategia de backup de datos de Microsoft 365 para pequeñas empresas implica un enfoque estructurado, que es una combinación de planificación, configuración y supervisión. Es necesario revisar periódicamente los resultados para garantizar que la protección continua de datos funciona como se espera. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones para aplicar una estrategia de backups eficaz:
- Evaluar los requisitos y riesgos empresariales. Definir de qué datos de Microsoft 365 hacer backup.
- Defina con qué frecuencia hay que hacer backups de los datos de Microsoft 365 y durante cuánto tiempo deben conservarse. Establece las políticas de backups y retención.
- Configure la Programación de backups para backups automatizados de Microsoft 365.
- Aplique medidas de seguridad como el cifrado y la inmutabilidad.
- Garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos y privacidad.
- Establezca un plan de recuperación ante desastres y de continuidad de la actividad.
- Prueba los backups para asegurarte de que tus datos son recuperables.
- Revise y optimice la estrategia de backups de Microsoft 365 con regularidad para adaptarse a los cambios de la empresa.
Buenas prácticas para la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa en las pequeñas empresas
A la hora de configurar el backup de Microsoft 365, las pequeñas empresas deben tener en cuenta la seguridad y el cumplimiento normativo para proteger los datos confidenciales y satisfacer los requisitos reglamentarios. Cuando las organizaciones aplican medidas de seguridad y cumplimiento de la normativa, fomentan la confianza de los clientes. Las pequeñas empresas deben seguir las prácticas recomendadas de Microsoft para hacer backups que se enumeran a continuación.
- Utilice el control de accesos basado en roles para garantizar que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos necesarios. Se recomienda que sólo los administradores tengan acceso de administración a los centros de administración de Microsoft 365, a las aplicaciones de backups y al almacenamiento de backups. Cada usuario debe tener acceso a los datos necesarios para sus respectivas tareas. Este enfoque reduce el riesgo de propagación de virus y ransomware que causan la corrupción de datos. La autenticación de dos factores también puede aumentar el nivel de seguridad y evitar el robo de cuentas.
- Hacer backups periódicos y crear un plan de recuperación ante desastres. Con estas medidas puede garantizar una rápida recuperación de datos después de una catástrofe o un incidente de pérdida de datos. Utilice una solución de backups de Microsoft 365 que sea compatible con la automatización de backups y las pruebas de backups. Probar los backups permite garantizar la coherencia de los datos de backup y estimar el tiempo que puede llevar recuperar los datos tras una interrupción. Probar también permite detectar problemas y solucionarlos antes de que se produzca una catástrofe real.
- Activa el cifrado de los backups. Cifrar los datos en tránsito y en reposo ayuda a protegerlos contra robos. Si un atacante consigue acceder a los datos cifrados, éstos no podrán leerse sin la clave de descifrado. Cifrado de los backups es crítico para el cumplimiento de regulaciones como GDPR y HIPAA porque estas regulaciones requieren la protección de datos personales y sensibles.
- Usuarios del tren. Imparta formación periódica a los empleados para que sean conscientes de las ciberamenazas. Es mejor que los usuarios conozcan los principales vectores y tácticas de ataque. Los usuarios deben saber qué hacer si hay indicios sospechosos que puedan apuntar a un ciberataque. Si los empleados observan actividades sospechosas, deben informar de ellas a los administradores del sistema.
- Configurar la retención. Configure las políticas de retención para asegurarse de que puede recuperar los datos de los backups de Microsoft 365 realizadas en diferentes momentos. Si una organización debe cumplir requisitos normativos, la política de retención debe adaptarse a estos requisitos (evitar almacenar datos innecesarios, mantener los backups durante el periodo requerido, etc.).
- Realización de auditorías y supervisión. Supervise su infraestructura para detectar posibles problemas. Las alertas y notificaciones automáticas hacen que este proceso sea más eficaz. Las auditorías periódicas pueden ayudar a detectar vulnerabilidades y solucionarlas antes de que se produzca un desastre para evitar la pérdida de datos.
Ventajas de elegir NAKIVO para pequeñas empresas Backups de Microsoft 365.
NAKIVO Backup & Replication es una solución completa de protección de datos compatible con los backups de Microsoft 365 y óptima para las pequeñas empresas. La solución NAKIVO contiene una lista de funciones útiles que proporcionan una amplia gama de beneficios:
- Amplia cobertura de Microsoft 365. Microsoft Exchange Online, OneDrive para la Empresa, SharePoint Online y Microsoft Teams son compatibles para hacer backups y recuperaciones.
- Recuperación granular. Puede recuperar objetos específicos en una ubicación personalizada, como correos electrónicos, calendarios, contactos, archivos, carpetas, listas, canales, mensajes de chat y mucho más.
- Programación avanzada y ajustes de retención. Con la solución NAKIVO, podrá programar backups con facilidad y aplicar complejas políticas de programación y retención.
- Cifrado de los backups. El cifrado de los backups en origen puede utilizarse para cifrar los datos de backup antes de transferirlos por la red a un repositorio de backups. Además, puede configurar el cifrado de la red por separado o cifrar todo el repositorio de backups.
- Inmutabilidad. Los backups inmutables de Microsoft 365 están protegidos contra el ransomware. Los backups inmutables pueden configurarse en varias ubicaciones, como un repositorio local de backups y en la nube.
- Amplia compatibilidad con el almacenamiento de backups. La solución NAKIVO es compatible con una gran variedad de backups, incluidos el almacenamiento local y el almacenamiento en la nube pública. Puede almacenar backups y copias de backups de Microsoft 365 en diferentes ubicaciones y utilizar el almacenamiento más rentable para su organización. También se admiten discos locales en servidores, dispositivos NAS, recursos compartidos SMB y NFS, cintas, Azure Blob Storage, Amazon S3 y almacenamiento compatible con S3.
NAKIVO Backup & Replication es compatible con multi-tenancy y puede ser utilizado por proveedores de servicios gestionados (MSPs) para proporcionar Backup as a Service (BaaS). Las pequeñas empresas pueden encontrar un MSP que proporcione BaaS con la solución NAKIVO como opción alternativa a instalar la solución en su propia infraestructura. Puede consultar la lista completa de funciones en la página de funciones de NAKIVO.
Conclusión
El backup de Microsoft 365 es necesario para que las empresas y pequeñas organizaciones garanticen la protección de los datos. Para implementar una estrategia eficaz de backups de datos de Microsoft 365 para pequeñas empresas, las organizaciones deben seguir las prácticas recomendadas y utilizar una solución de protección de datos moderna que sea compatible con todos los servicios de Microsoft 365 necesarios. Utilice NAKIVO Backup & Replication para proteger eficazmente los datos de Microsoft 365 a un precio asequible.
