Backup-Tools von Dritten für Microsoft 365

Viele Unternehmen setzen auf cloudbasierte SaaS-Dienste wie Microsoft 365, um unterbrechungsfreie Produktivität, Zusammenarbeit in Echtzeit und ständigen Datenzugriff zu gewährleisten. Mit steigendem Datenvolumen reichen die nativen Microsoft-Tools jedoch nicht mehr aus, um eine angemessene Datensicherheit vor menschlichen Fehlern und Cyberbedrohungen zu gewährleisten. Darüber hinaus reicht die native Funktionalität nicht aus, um die immer strengeren Compliance-Anforderungen zu erfüllen, was für stark regulierte Branchen von entscheidender Bedeutung ist.

Microsofts Dienstleistungsvertrag empfiehlt Benutzern, Tools von Drittanbietern für das Backup zu verwenden, da das Modell der geteilten Verantwortung die Benutzer für den Schutz ihrer Daten verantwortlich macht, einschließlich Backup, Wiederherstellung und Zugriffsmanagement. Microsoft haftet nicht für Datenverluste, selbst wenn diese durch die Nichtverfügbarkeit des Dienstes verursacht werden.

Diese Faktoren veranlassen Unternehmen dazu, nach umfassenderen Lösungen von Drittanbietern für das Backup und die Wiederherstellung von Microsoft 365 zu suchen.

Microsoft 365 verfügt über native Funktionen für Compliance, Archivierung, Aufbewahrung und Datensicherheit, doch diese stellen keine vollständige Backup-Lösung dar. Sie bieten keine zeitpunktgenaue Wiederherstellung, und der Wiederherstellungszeitraum ist in der Regel auf 30 bis 90 Tage begrenzt, es sei denn, Sie bewahren Daten aus Compliance-Gründen auf.

Als ob diese Einschränkungen noch nicht genug wären, besteht der größte Nachteil aller nativen Microsoft-Tools, einschließlich der neuen M365-Backup-Lösung, darin, dass sie Primär- und Backup-Daten nicht physisch voneinander trennen. Indem Sie alles in der Microsoft-Cloud speichern, gefährden Sie Ihre Datensicherheit und machen sich von Microsoft und dessen Diensten abhängig.

Lösungen von Drittanbietern lassen sich in verschiedene Speichertypen integrieren, wie z. B. Wechseldatenträger, öffentliche und private Clouds, NAS und andere, sowie in verschiedene Tools, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, wie Antiviren- oder IT-Monitoring-Software. Diese Integrationsmöglichkeiten machen Tools von Drittanbietern flexibler und skalierbarer, sodass Sie sie ganz einfach an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen können.

Lösungen von Drittanbietern bieten mehr Transparenz und umfangreichere Funktionalitäten zur Datensicherheit als native Microsoft-Tools. Sie haben detaillierte Kontrolle über Backups, deren Häufigkeit und Standort. Zu den zusätzlichen Funktionen gehören mehr Sicherheitsmerkmale, eine detaillierte Zugriffsverwaltung und umfassende Automatisierung.

Reicht das native Microsoft 365 Backup aus?

Im Jahr 2024 wurde ein natives Backup-Tool, Microsoft 365 Backup, allgemein verfügbar. Allerdings befinden sich sowohl Ihre Primär- als auch Ihre Backup-Daten innerhalb der Microsoft-Infrastruktur. Wenn Microsoft 365 kompromittiert wird, sind auch Ihre Daten gefährdet.

Microsoft 365 Backup ist nicht in Ihrem Standard-Abonnement enthalten und muss als Add-on erworben werden. Im Gegensatz zu vielen Tools von Drittanbietern, die Backups für SharePoint Online-, Exchange Online-, OneDrive- und Teams-Daten anbieten, ist M365 Backup für Teams noch nicht verfügbar.

Verbesserte Datensicherheit ohne Abhängigkeit von Anbietern

Eine der Best Practices bei der Datensicherung besteht darin, Backupkopien an mehreren separaten Standorten zu speichern, um sicherzustellen, dass Sie in verschiedenen Katastrophenszenarien über eine sichere Kopie zum Wiederherstellen verfügen. Ihr Hauptserver kann ausfallen, oder Sie könnten Opfer eines Cyberangriffs werden – und das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihre Backupkopien zusammen mit Ihren Primärdaten nicht zugänglich oder beschädigt werden.

In der Regel funktioniert die 3-2-1-Backup-Regel am besten: Sie sollten mindestens 3 Datenkopien haben (Produktionsdaten und 2 Backupkopien), von denen 2 auf 2 verschiedenen Medien wie Festplatte oder Cloud gespeichert sind und 1 Kopie außerhalb des Standorts (außerhalb der Microsoft-Infrastruktur) gespeichert wird. Sie können die Ihre Strategie optimieren weiter verbessern, indem Sie mindestens eine Backupkopie unveränderlich machen oder eine Kopie auf einem getrennten Offline-Gerät speichern (air-gapped Backups).

Mit Backup-Software von Drittanbietern sind Sie nicht ausschließlich auf Microsoft und dessen Dienste angewiesen, wodurch das Risiko der Anbieterabhängigkeit minimiert und die Resilienz Ihrer Daten gegenüber verschiedenen Bedrohungen, einschließlich Ransomware, erhöht wird.

Zentralisiertes Management und Mandantenfähigkeit

Die meisten Unternehmen entscheiden sich für eine einzige Backup-Lösung, die alle ihre Anforderungen an die Datensicherheit über mehrere Plattformen hinweg abdeckt, einschließlich Microsoft 365. Ein modernes Tool eines Drittanbieters bietet in der Regel ein zentrales Dashboard für Aktivitäten zur Datensicherheit und unterstützt gemischte sowie hybride virtuelle, physische und Cloud-Umgebungen. Überwachung und Berichterstellung werden für Administratoren einfacher, wenn alles über ein einziges Dashboard zugänglich ist.

Einige Tools bieten auch eine mandantenfähige Bereitstellung, um Niederlassungen und Abteilungen innerhalb eines großen Unternehmens oder Kunden zu verwalten, wenn Sie IT-Dienstleistungen anbieten.

Schnellere Wiederherstellung mit strengeren Zielen

Tools von Drittanbietern geben Ihnen eine bessere Kontrolle über Wiederherstellungsziele, sodass Sie die Backup-Häufigkeit erhöhen und die Wiederherstellungszeit minimieren können. Beispielsweise können Sie die Wiederherstellungsziele für Backups mithilfe vollständig anpassbarer Rotationsschemata und umfangreicherer Automatisierungsfunktionen verbessern, darunter richtlinienbasierter Datenschutz, Workflow-Sequenzen und Zeitplanung.

Sie können die Wiederherstellungszeiten verkürzen, indem Sie die erweiterte Stichwortsuche in den Backups und flexible Wiederherstellungsoptionen nutzen, die neben einer längeren vollständigen Wiederherstellung des Kontos auch eine nahezu sofortige granulare Wiederherstellung von App-Objekten (E-Mails, Anhänge, Teams-Chats usw.) und Dateien an den ursprünglichen oder einen beliebigen anderen Standort Ihrer Wahl umfassen.

Einige Tools bieten zudem die Orchestrierung der Disaster Recovery-Wiederherstellung Funktionen und Automatisierungsmöglichkeiten zur Optimierung und Absicherung des Prozesses der Wiederherstellung, was sich direkt auf Ihre Geschäftskontinuität im Katastrophenfall auswirkt.

Erweiterte Sicherheit und Compliance

Die Datensicherheit geht über das Thema Backups hinaus. Tools von Drittanbietern bieten oft zusätzliche Funktionen für die Datensicherheit wie rollenbasierte Zugriffskontrolle, Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und Schutz vor Ransomware. Einige Datenschutzvorschriften wie die DSGVO können von Unternehmen verlangen, Benutzern Zugriff auf ihre Daten zu gewähren oder Benutzerdaten an bestimmten Standorten oder in bestimmten Regionen zu speichern, was mit den nativen Tools von Microsoft nicht möglich ist.

Auf diese Weise können Tools von Drittanbietern Unternehmen aus stark regulierten Branchen wie dem Finanzwesen und dem Gesundheitswesen dabei helfen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und sich vor sich ständig weiterentwickelnden Bedrohungen zu schützen.

Reibungslose Datenmigrationen

Tools von Drittanbietern ermöglichen Ihnen die einfache Migration von Daten über Plattformen oder Microsoft 365-Mandanten hinweg, wodurch Unterbrechungen und Risiken im Bereich der Sicherheit minimiert werden.

Heutzutage gibt es zahlreiche Backup-Tools von Drittanbietern für Microsoft 365, die sich in Bezug auf Funktionalität, Leistung und Kosten unterscheiden und unterschiedliche geschäftliche Anforderungen und Budgets abdecken. Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten.

Umfassende Abdeckung

Wenn Sie die Verwaltung der Datensicherheit vereinfachen möchten, benötigen Sie eine All-in-One-Backup-Lösung. Die Lösung sollte alle Ihre Workloads abdecken und neben Microsoft 365-Apps auch Support für physische, virtuelle und Cloud-Umgebungen bieten.

Benutzerfreundlichkeit

Wählen Sie Lösungen mit einer einfachen, intuitiven Benutzeroberfläche, in der sich Administratoren leicht zurechtfinden. Ziehen Sie Lösungen mit einem zentralen Dashboard in Betracht, vorzugsweise webbasiert, damit Sie jederzeit darauf zugreifen können. Benutzerfreundlichkeit stellt sicher, dass Ihre Administratoren genügend Zeit für wichtigere Aufgaben der Datensicherheit haben, was uns zum weiteren Punkt bringt.

Automatisierte Backups

Die Automatisierung von Routineaufgaben, wie die Planung von Backups und automatisierte Backup-Richtlinien, hilft Administratoren, Zeit zu sparen und gleichzeitig das Risiko von menschlichen Fehlern und versehentlichen Löschungen zu verringern.

Flexible Wiederherstellungsoptionen

Suchen Sie nach Lösungen mit mehreren Point-in-Time-Wiederherstellungsoptionen, einschließlich der Wiederherstellung von Konten und der granularen Wiederherstellung einzelner Dateien, E-Mails, Kontakte und anderer App-Objekte. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, benötigte Daten schneller wiederherzustellen, ohne eine langwierige vollständige Wiederherstellung des Kontos durchführen zu müssen.

Datensicherheit

Eine robuste Datensicherungslösung ermöglicht es Ihnen, Backups zu verschlüsseln, den Datenzugriff zu kontrollieren, Backups unveränderlich zu machen und vieles mehr, um eine bessere Sicherheit vor Datenverlust und -beschädigung zu gewährleisten.

Mandantenfähigkeit und Skalierbarkeit

Wenn Sie ein IT-Anbieter sind oder ein großes Unternehmen leiten, sollten Sie eine mandantenfähige Bereitstellung in Betracht ziehen, um das Management Ihrer Kunden oder Unternehmensabteilungen zu vereinfachen. Die Multi-Tenancy-Funktionalität ermöglicht es Ihnen, verfügbare Ressourcen zuzuweisen und zentral zu verwalten, während Sie den Mandanten das Recht einräumen, ihre eigenen Aktivitäten zur Datensicherheit zu verwalten.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die einfache Integration mit Tools von Drittanbietern und verschiedenen Speicherplattformen.

Bevor Sie sich nach einer Backup-Lösung für Microsoft 365 umsehen, sollten Sie Ihre Strategie für die Datensicherheit mit den Zielen und Sicherheitsmaßnahmen festlegen, die Sie umsetzen müssen. Diese Strategie hilft Ihnen dabei, sich besser im Angebot der verschiedenen auf dem Markt verfügbaren Lösungen zurechtzufinden.

Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl eines Backup-Tools eines Drittanbieters auf die folgenden vier Faktoren.

Funktionalität

Die Funktionalität der Lösung sollte vollständig auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sein, darf Ihren Administratoren das Management der Datensicherheit jedoch nicht erschweren. Wählen Sie ein funktionsreiches und dennoch benutzerfreundliches Tool mit umfangreichen Automatisierungsfunktionen, um Ihre Administratoren von routinemäßigen Aufgaben des Backup-Managements zu entlasten.

Sie sollten außerdem sicherstellen, dass die Funktionalität der Lösung ausreicht, um bewährte Best Practices der Datensicherheit wie die 3-2-1-Regel einzuhalten.

Reputation und Zuverlässigkeit

Lesen Sie Bewertungen von tatsächlichen Nutzern, um sich ein unvoreingenommenes Bild von der Funktionalität und Zuverlässigkeit des Tools zu machen. Achten Sie darauf, ein Tool zu wählen, das bereits seit einiger Zeit auf dem Markt ist und dessen Anbieter über ausreichende Fachkenntnisse im Bereich Datensicherheit verfügt.

Kundensupport

Die besten Microsoft 365-Backup-Lösungen bieten Support rund um die Uhr mit verschiedenen Kontaktmöglichkeiten zu technischen Supportmitarbeitern, darunter Chat, Telefon und E-Mail.

Preise

Die Lösung sollte eine transparente Lizenzierung bieten und in Ihr Budget passen. Einige Unternehmen bevorzugen Tools auf Abonnementbasis, während andere mehr von Permanenten Lizenzen profitieren.

NAKIVO Backup & Replication ist eine umfassende Lösung für die Datensicherheit für alle Ihre Workloads, einschließlich Microsoft 365-Anwendungen. Die Lösung unterstützt verschiedene Speichertypen und ermöglicht es Ihnen, Backups lokal, auf SMB-/NFS-Dateifreigaben, auf getrennten Geräten sowie in öffentlichen oder privaten Clouds zu speichern.

Neben robusten Backup-Funktionen bietet die Lösung auch eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, Disaster-Recovery-Orchestrierung und Anti-Ransomware-Funktionen, um einen zuverlässigen Schutz vor verschiedenen Bedrohungen zu gewährleisten.