Grundlagen der Microsoft 365-Sicherungsstrategie

Eine Microsoft 365-Backup-Strategie ist ein umfassender Plan, der darauf ausgelegt ist, Datenbeschädigungen und -verluste in Microsoft 365 aufgrund von Cyberangriffen, Hardware- oder Softwareausfällen, sonstigen Betriebsstörungen und Katastrophen zu verhindern oder zu minimieren. Die Strategie stellt sicher, dass eine Backupkopie Ihrer Daten für eine schnelle Wiederherstellung bereitsteht, wodurch Ausfallzeiten und Störungen Ihres Geschäftsbetriebs minimiert werden.

Die Backup-Strategie jedes Unternehmens ist einzigartig und wird von Faktoren wie Branche, Unternehmensgröße, verfügbaren Ressourcen, Risikoexposition und Anforderungen an die Betriebsresilienz beeinflusst. Eine gut durchdachte Strategie umfasst in der Regel Risikoanalyse, IT-Asset-Management, Backup-Ziele, Methoden und Verfahren, Aufbewahrungsrichtlinien, Speichermanagement, Pläne zur Reaktion auf Vorfälle sowie Tests.

Datensicherheit

Ein eine solide Backup-Strategie verbessert die Überlebensfähigkeit Ihres Unternehmens in der sich ständig wandelnden Landschaft der Cyberbedrohungen erheblich.

Entgegen der landläufigen Meinung ist Microsoft nicht für die Datensicherheit oder Datenverluste verantwortlich, denen Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden aufgrund von Ausfällen oder Störungen der Microsoft-Dienste ausgesetzt sein könnten. Microsoft empfiehlt sogar empfiehlt, zu sichern alle Ihre Microsoft 365-Daten zu sichern, um Verluste zu vermeiden.

HINWEIS: Die nativen Tools von Microsoft 365 bieten nicht die erforderliche Funktionalität, um Datensicherheit und schnelle Wiederherstellung zu gewährleisten. Diese Tools sind oft komplex, erfordern manuelle Verwaltung und bieten unzureichenden Schutz vor Ransomware. Daher entscheiden sich die meisten Unternehmen für Software von Drittanbietern wie NAKIVO Backup für Microsoft 365.

Geschäftskontinuität

Selbst eine Stunde ungeplanter Ausfallzeit kann Industrieunternehmen 125.000 Dollarkosten, ganz zu schweigen von den Reputationsrisiken. Die Implementierung geeigneter Backup- und Wiederherstellungsrichtlinien in Microsoft 365 gewährleistet eine schnelle und nahtlose Wiederherstellung, sodass Sie den Geschäftsbetrieb im Falle einer Katastrophe oder eines Systemausfalls umgehend wieder aufnehmen können.

Compliance

Vorschriften wie DSGVO, HIPAA, NIS2 und DORA verlangen eine hohe Resilienz des Betriebs, und Verstöße können zu Geldstrafen in Millionenhöhe führen. Selbst wenn Ihr Unternehmen diesen Vorschriften nicht unterliegt, müssen Sie möglicherweise Daten für Rechtsfälle und E-Discovery-Anfragen aufbewahren.

HINWEIS : Microsoft 365 verfügt zwar über Aufbewahrungstools wie eDiscovery und Rechtsstreit-Sperre, diese erfordern jedoch oft einen hohen manuellen Aufwand, was zu menschlichen Fehlern und Datenverlusten führen kann.

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz; jedes Unternehmen muss eine Backup-Strategie entwickeln, die seinen spezifischen Anforderungen entspricht. Hier sind jedoch die wichtigsten Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt.

1. Potenzielle Risiken bewerten

Beginnen Sie mit der Risikobewertung und der Business-Impact-Analyse, um die Schwachstellen und potenziellen Risiken Ihres Unternehmens zu erfassen. Dazu können böswillige Aktivitäten, menschliches Versagen, Ausfälle und Störungen gehören. Eine umfassende Office 365-Datenschutzrichtlinie sollte verschiedene Szenarien umreißen, um unterschiedliche Risikotypen abzudecken.

2. Legen Sie den Umfang fest

Identifizieren Sie Ihre Ressourcen und bestimmen Sie deren Bedeutung für das Unternehmen. Dokumentieren Sie alle Microsoft 365-Apps und -Dienste, in denen Sie Daten speichern, und priorisieren Sie diese (Sie können sie beispielsweise als kritisch, geschäftskritisch, wichtig, wichtig für die Leistung usw. einstufen).

Typischerweise sind die folgenden Apps und Daten in einer Microsoft 365-Sicherungsrichtlinie zu berücksichtigen:

• Exchange Online Postfächer, E-Mails, Anhänge, Kalender und Kontakte
• OneDrive for Business Dateien, Dokumente einschließlich Versionsverlauf, Medien
• SharePoint Online Websites, Bibliotheken und Listen
• Microsoft Teams Konversationen, Mediendateien, Kanäle, Notizen

3. Ziele der Wiederherstellungspunkte festlegen

Legen Sie Ziele der Wiederherstellung für jede Ressource basierend auf der Datenkritikalität und der Aktualisierungshäufigkeit fest:

• RPO – die maximale Datenmenge, die Sie verlieren dürfen. Je kritischer und dynamischer die Daten sind, desto niedriger muss das RPO dafür festgelegt werden.
• Wiederherstellungszeit-Ziel – die maximale Ausfallzeit, die Ihr Unternehmen tolerieren kann. Für kritische Microsoft 365-Anwendungen und -Dienste liegt der RTO-Wert im Sekundenbereich, während er für nicht kritische Anwendungen zwischen Stunden und Tagen liegen kann.

Priorität und Wiederherstellungsziele bestimmen die Häufigkeit von Backups und deren Verfügbarkeit für die Wiederherstellung. Beispielsweise kann die Speicherung von Postfachinhalten auf einem vom Netzwerk getrennten Band zwar Daten vor Cyberangriffen schützen, hilft Ihnen aber wahrscheinlich nicht dabei, Daten bei Bedarf innerhalb von Sekunden wiederherzustellen. Dies bringt uns zum weiteren Aspekt der Strategie.

4. Diversifizieren Sie den Backup-Speicher

Storage Tiering hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen und gleichzeitig die Speicherkapazität und -verwaltung zu optimieren. Eine der Best Practices für die Office 365-Sicherheit besteht darin, Ihre Strategie an den 3-2-1-Regel anzupassen, um die Datenresilienz zu maximieren. Gemäß dieser Regel müssen Sie mindestens drei Datenkopien an zwei außerhalb des Standorts liegenden Standorten und einem Cloud-Standort speichern, um sicherzustellen, dass Sie immer über eine Backupkopie für das Wiederherstellen verfügen. Sie können diese Strategie noch weiter verbessern, indem Sie mindestens eine unveränderliche und eine Air-gapped Backup Kopie hinzufügen, um einen zuverlässigeren Schutz vor Ransomware zu gewährleisten.

Verschiedene Speichertypen wirken sich ebenfalls auf die Wiederherstellungszeit aus. Wie bereits erwähnt, können Sie Daten gelöschter Microsoft 365-Benutzer sichern und außerhalb des Standorts auf Wechseldatenträgern speichern. Die Wiederherstellung kann in diesem Fall jedoch länger dauern als bei lokalem Speicher. Andererseits ist lokaler Speicher zwar schneller bei der Wiederherstellung, kann aber weniger sicher sein als ein externes Speichergerät. Sie sollten Ihre Entscheidung auf der Grundlage der verfügbaren Speichertypen, Budgetbeschränkungen, Datenprioritäten und Wiederherstellungsziele treffen.

HINWEIS : Eine gute Alternative für den Microsoft 365-Backup-Speicher ist eine andere Cloud außerhalb der Microsoft 365-Infrastruktur. Allerdings ermöglichen nicht alle Lösungen eine direkte Microsoft 365-Sicherung in die Cloud oder auf externe Geräte wie NAS-Geräte und Deduplizierungs-Geräte. NAKIVO Backup & Replication unterstützt einen breiten Bereich von Speicherzielen für Microsoft 365.

5. Konfigurieren Sie Sicherungspläne und Aufbewahrungsfristen

Unternehmen müssen kritische Daten möglicherweise täglich oder sogar noch häufiger sichern, was schnell Speicherplatz beansprucht. Aus diesem Grund sollte eine gute Microsoft 365-Sicherungs- und Wiederherstellungsrichtlinie Pläne für verschiedene Anwendungen sowie Schemata zur Rotation von Wiederherstellungspunkten umfassen, um den Speicher zu optimieren, ohne wichtige Daten zu verlieren.

Eines der am häufigsten verwendeten Rotationsschemata ist das Großvater-Vater-Sohn (GFS). Dieses mehrstufige Schema umfasst verschiedene Sicherungstypen, um die Resilienz der Daten zu verbessern:

• Eine Vollsicherung wird in den längsten Intervallen (einem Monat oder mehr) durchgeführt.
• Eine differenzielle oder inkrementelle Sicherung wird in kürzeren Abständen (z. B. wöchentlich) durchgeführt
• Eine inkrementelle Sicherung wird so häufig wie möglich durchgeführt (täglich oder bei Bedarf sogar stündlich)

Die Verwaltung von Backups für Hunderte oder Tausende von Microsoft 365-Benutzern und die Vielzahl der von ihnen genutzten Apps kann Administratoren schnell überfordern, was uns zum weiteren Punkt führt.

6. Automatisieren Sie Aufgaben zum Backup

Menschliche Fehler sind eine häufige Ursache für Datenverlust, und die Implementierung von Protokollen zur Automatisierung des Backups kann dazu beitragen, deren Auftreten zu minimieren. Zu den Protokollen können automatisierte Abläufe zum Backup, Pläne, Benachrichtigungen nach dem Backup, Datenschutzrichtlinien, integrierte Aufbewahrungseinstellungen und vieles mehr gehören.

HINWEIS : Die nativen Microsoft 365-Tools sind nicht nur komplex, sondern bieten auch nur begrenzte Automatisierungsmöglichkeiten, was zu einem höheren manuellen Arbeitsaufwand für Administratoren führt. Es ist wichtig, eine Backup-Lösung eines Drittanbieters zu wählen, die Administratoren bei Routineaufgaben entlastet und menschliche Fehler reduziert.

7. Erstellen Sie einen Plan für die Reaktion auf Vorfälle

Legen Sie Wiederherstellungsprioritäten für verschiedene Microsoft 365-Apps auf der Grundlage der Wiederherstellungsziele fest. Beschreiben Sie Wiederherstellungsprotokolle detailliert, um sicherzustellen, dass Administratoren genau wissen, welche Daten in verschiedenen Vorfallszenarien wie, wann und wo wiederhergestellt werden müssen. Die Backup-Lösung sollte mehrere Wiederherstellungsarten unterstützen, darunter die vollständige Kontowiederherstellung und die zeitpunktgenaue granulare Wiederherstellung von Dateien und App-Objekten wie E-Mails, Anhängen, Teams-Kanälen, SharePoint Online-Websites und mehr.

8. Verbesserungen der Sicherheit in Betracht ziehen

Die Backup-Strategie sollte sich nicht ausschließlich auf das Backup konzentrieren, sondern ein umfassendes Rahmenwerk für die Datensicherheit etablieren. Dies umfasst Sicherheitsprotokolle für die Zugriffsverwaltung, Verschlüsselung, Echtzeit-Bedrohungsüberwachung und mehr.

9. Wirksamkeit der Strategie überprüfen

Unabhängig davon, wie fortschrittlich Ihre Strategie ist, sind regelmäßige Überprüfungen, Tests und Aktualisierungen von Verfahren und Protokollen erforderlich, um die Wirksamkeit gegen sich entwickelnde digitale Risiken sicherzustellen.

Jüngste EU-Gesetze wie NIS2 und DORA führen eine Rechenschaftspflicht des Managements für Vorfälle und Datenverluste ein. Das bedeutet, dass die Geschäftskontinuität, einschließlich der Strategie zum Backup, nicht mehr ausschließlich in den Zuständigkeitsbereich der IT-Abteilung fällt. Die Zusammenarbeit mit dem Management ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Strategie zum Backup auf die Bedürfnisse aller Geschäftsbereiche abgestimmt ist. Darüber hinaus kann die Einbindung des Managements dazu beitragen, das Bewusstsein der Mitarbeiter für Bedrohungen zu schärfen und die Cyberhygiene im gesamten Unternehmen zu verbessern.

NAKIVO Backup & Replication ist eine leistungsstarke Lösung für Datensicherheit, die alle Ihre Datensicherungsaufgaben an einem Ort bündelt. Neben virtuellen, Cloud- und physischen Workloads unterstützt die Lösung Microsoft 365-Anwendungen und -Dienste sowie Cloud-zu-Cloud-Backups. Dank ihrer umfassenden Funktionalität, einschließlich automatisierter Disaster-Recovery-Funktionen, ist die Lösung die perfekte Wahl für Backup-Strategien jeder Komplexität.