Vergleich zwischen SharePoint und OneDrive: Vollständiger Überblick
Office 365 ist ein Cloud-Dienst, der zu den beliebtesten Angeboten von Microsoft zählt. SharePoint ist eine Komponente von Microsoft Office, und OneDrive ist ein Cloud-Speicher. Beide Dienste können zum Speichern von Dateien in der Cloud genutzt werden, weisen jedoch neben Gemeinsamkeiten auch Unterschiede auf. Microsoft wirbt aktiv für seine Cloud-Dienste, darunter SharePoint Online und OneDrive. Wenn Sie sich für die Nutzung der oben genannten Dienste von Microsoft entschieden haben, ist es wichtig zu wissen, welcher davon Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Dieser Blogbeitrag befasst sich mit Microsoft Office SharePoint im Vergleich zu OneDrive sowie mit deren Verwendungsfällen, Funktionen und den Unterschieden zwischen OneDrive und SharePoint, um Ihnen bei der Entscheidung für den richtigen Dienst zu helfen.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine Plattform, die darauf abzielt, die Arbeitsabläufe in großen Organisationen zu verbessern und eine bessere Zusammenarbeit der Benutzer, den Dokumenten-Workflow sowie die Prozessautomatisierung zu ermöglichen. Sie können ein SharePoint-Portal mit Wiki-Seiten, Blogs und Dashboards erstellen, auf denen Sie Dokumente und Kommentare veröffentlichen können. Die wichtigsten Funktionen von SharePoint sind:
- Mit einem SharePoint-Portal können Sie eine interne Unternehmenswebsite erstellen.
- Benutzer können gemeinsam an einer auf dem Server freigegebenen Datei arbeiten und diese gleichzeitig bearbeiten sowie Dokumente, Neuigkeiten, Links und andere Ressourcen austauschen.
- Kontrolle über die Erledigung von Aufgaben und Überwachung der Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird.
- Die Möglichkeit, eine transparente Unternehmensstruktur in elektronischer Form zu erstellen.
- Verbesserung der Kommunikation zwischen Abteilungen und Mitarbeitern. Sie können Dashboards erstellen, um Projekte und Aufgaben zu besprechen.
- Automatisierung von Geschäftsprozessen – Sie müssen eine Vielzahl von Vorgängen nicht mehr manuell ausführen, wodurch Ihre Mitarbeiter Zeit sparen.
Über die Benutzeroberfläche eines SharePoint-Portals können Sie Berichte erstellen, Mitarbeiter über wichtige Ereignisse informieren, Nachrichten veröffentlichen, Geschäftsprozesse mithilfe von Formularen optimieren und Benutzerprofile anlegen. SharePoint verfügt über eine breite Funktionalität und lässt sich in andere Microsoft Office-Anwendungen und Messenger integrieren.
Gleichzeitig sollten Sie weitere Aspekte der Nutzung von SharePoint berücksichtigen, bevor Sie sich dem Vergleich zwischen SharePoint und OneDrive zuwenden:
- Die Vielzahl an Funktionen macht das Produkt schwerfällig und erschwert dessen Bereitstellung. Benutzer sollten sich Zeit nehmen, um sich mit dem Produkt und seiner Funktionalität vertraut zu machen.
- Die Integration von SharePoint mit Microsoft-Produkten ist gut, die Kompatibilität mit Software anderer Anbieter ist jedoch gering.
- Die Bereitstellung von SharePoint ist mit zusätzlichen Kosten für die Lizenzierung, kostenpflichtige Produkte (Komponenten) und einen komplexen Bereitstellungsprozess verbunden.
- Die für die Bereitstellung von SharePoint in einer lokalen Infrastruktur benötigte Zeit kann aufgrund der Komplexität des Bereitstellungsprozesses lang sein.
Wie wird SharePoint bereitgestellt?
SharePoint ist ein Softwareprodukt, das eine optionale Komponente von Microsoft Office darstellt. Beachten Sie, dass Microsoft Office auf drei verschiedene Arten implementiert werden kann: Microsoft Office 2016 (oder andere eigenständige/vor Ort verfügbare Versionen wie 2010, 2012, 2019 usw.), Microsoft Office 365 und Microsoft Office Online.
Office 365 ist eine Lösung, die in einer öffentlichen Cloud von Microsoft ausgeführt wird. Wenn Sie SharePoint als Teil von Office 365 nutzen, können Sie den komplexen Prozess der Bereitstellung vermeiden, der für eine eigenständige Version von SharePoint wie SharePoint Server 2016 erforderlich ist. Wenn Sie SharePoint 2016 jedoch in Ihrer lokalen Infrastruktur bereitstellen, werden alle Daten auf Ihren eigenen Servern gespeichert und stehen Servern von Drittanbietern nicht zur Verfügung. Office 365 wird als Abonnementdienst bereitgestellt, für den Sie monatlich eine Gebühr entrichten müssen. Office 365 steht immer in der aktuellsten Version von Microsoft Office zur Verfügung und enthält alle neuesten Updates; Sie benötigen jedoch mindestens einmal im Monat einen Internetzugang, um die Lizenz zu aktivieren.
Office 2016 (und andere eigenständige/vor Ort installierte Versionen) muss nur einmal erworben werden und kann dann unbegrenzt lange genutzt werden. Nach der Installation der Microsoft Office-Anwendungen stehen diese auf dem Gerät, auf dem die Anwendungen installiert wurden, für Sie und Ihre Kollegen immer zur Verfügung, unabhängig von der Verfügbarkeit einer Internetverbindung.
Office Online ist eine kostenlose Version von Microsoft Office mit eingeschränkter Funktionalität, die in einem Webbrowser genutzt werden kann. Word, Excel, PowerPoint und OneNote sind Bestandteile von Office Online. SharePoint ist nicht in den Office Online-Anwendungen enthalten. Es ist etwas verwirrend, aber SharePoint Online wird als Bestandteil von Office 365 eingestuft. Im folgenden Blogbeitrag wird im Rahmen des Vergleichs zwischen SharePoint und OneDrive ausschließlich SharePoint Online betrachtet, das Bestandteil von Office 365 ist.
Was ist OneDrive?
Microsoft OneDrive ist ein Cloud-Speicher, mit dem Benutzer Dateien in der Microsoft-Cloud speichern können. OneDrive war früher unter den Namen SkyDrive, FolderShare, Windows Live Office und LiveMesh bekannt. Durch die Installation der OneDrive-Anwendung können Sie mit oder ohne Webbrowser auf OneDrive zugreifen. Es gibt zwei Arten von OneDrive – OneDrive und OneDrive for Business.
OneDrive ist ein persönlicher Cloud-Speicherplatz zum Speichern von Dateien für Privatanwender. Alle Nutzer, die über ein Microsoft-Konto verfügen, können kostenlos 5 GB an Dateien in OneDrive speichern. Wenn ein Nutzer mehr Speicherplatz als diesen in OneDrive nutzen möchte, sollte er ein Office 365-Abonnement für Privatanwender oder ein OneDrive-Abonnement mit 100 GB erwerben. Wenn Sie ein Office 365 Personal-Abonnement erwerben, erhalten Sie im Vergleich zum reinen Speicherplatz-Abonnement mehr OneDrive-Funktionen. Sie können Dateien auf OneDrive hochladen, von verschiedenen Geräten aus auf OneDrive zugreifen und den OneDrive-Ordner auf diesen Geräten mit dem OneDrive-Cloud-Speicher synchronisieren. Sie können Dateien und Ordner auf OneDrive für die erforderlichen Nutzer teilen.
OneDrive for Business (früher bekannt als SkyDrive Pro) entspricht OneDrive, enthält jedoch zusätzliche Funktionen für geschäftliche Zwecke. Ein Organisationsadministrator verwaltet OneDrive for Business für die Benutzer in Ihrem Team, damit diese gemeinsam an Dokumenten und anderen Dateien arbeiten können. Der Administrator kann die Optionen zum Teilen einschränken. Um OneDrive for Business nutzen zu können, sollte sich ein Benutzer mit einem Arbeitskonto und nicht mit einem privaten Konto anmelden. Spezielle Aufbewahrungsrichtlinien, die für OneDrive for Business verfügbar sind, ermöglichen es Administratoren, von Benutzern gelöschte Dateien wiederherzustellen. Mehrere Benutzer können ein Dokument gleichzeitig bearbeiten, und es steht auch eine Versionierung der Dokumente zur Verfügung.
OneDrive for Business kann separat (Office 365 Business-Abonnement) und in Verbindung mit SharePoint Online (Office 365 Business Premium-Abonnement) genutzt werden. Die SharePoint-Bibliotheken eines Unternehmens lassen sich von OneDrive mit dem lokalen Computer eines Benutzers synchronisieren. OneDrive for Business und SharePoint Online lassen sich miteinander integrieren. Um sich besser vorstellen zu können, wie die Integration dieser beiden Plattformen umgesetzt wird, kann man sich OneDrive als Backend-Speicher und SharePoint als Frontend-Oberfläche vorstellen. Ein Link zu in OneDrive freigegebenen Dateien kann als Link für SharePoint Online verwendet werden. Nachdem wir nun SharePoint und OneDrive erläutert haben, wollen wir SharePoint und OneDrive for Business unter verschiedenen Gesichtspunkten vergleichen.
SharePoint vs. OneDrive: Verwendungsfälle
Der Hauptverwendungsfall von SharePoint ist die Zusammenarbeit der Benutzer und die gleichzeitige Bearbeitung gemeinsamer Dateien durch mehrere Benutzer. SharePoint wird für den Einsatz in Teams empfohlen. Zu diesem Zweck wird ein internes Webportal eingerichtet, und es können Analysen konfiguriert werden. Bei OneDrive for Business hingegen besteht der Hauptverwendungsfall darin, Dateien zu speichern und bei Bedarf freizugeben. Auf der OneDrive-Plattform können Sie keine Website erstellen, aber Sie können OneDrive als Speicherort für eine mit SharePoint erstellte Website nutzen. OneDrive for Business wird für die Nutzung durch Mitarbeiter und für individuelle Projekte eingesetzt. In SharePoint gespeicherte Daten sind keine privaten Daten eines Benutzers. OneDrive kann optional zum Speichern von Backups in der Cloud genutzt werden.
SharePoint vs. OneDrive: Dateifreigabe
Beide Plattformen können zur Freigabe von Dateien genutzt werden, was eine ähnliche Funktion darstellt. Es gibt jedoch einen Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint. SharePoint wird verwendet, um eine interne Website für den unternehmensinternen Gebrauch einzurichten, die der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, der Zusammenarbeit der Benutzer und der Bearbeitung von Dokumenten dient. Ein Systemadministrator des Unternehmens legt fest, welche Dateien von den Benutzern geteilt und aufgerufen werden können. Bei der Nutzung von OneDrive for Business sind die Dateien privat und für andere Benutzer nicht zugänglich, bis der Benutzer (Eigentümer) die Dateien teilt. Persönliche Dateien aus OneDrive können geteilt und auf der SharePoint-Teamwebsite gespeichert werden.
| SharePoint | OneDrive |
| Bietet ein System für Zusammenarbeit und Dateifreigabe | Bietet Cloud-Speicher für ein Team |
| Ist für jeden mit Internetzugang zugänglich | Ist für jeden mit Internetzugang zugänglich |
| Kann über die Systemeigenschaften und Berechtigungen von Azure Active Directory verwaltet werden | Kann über die Berechtigungen von Azure Active Directory und Richtlinien zur Dateifreigabe verwaltet werden |
Die Freigabemöglichkeiten von SharePoint sind umfangreicher als die von OneDrive.
SharePoint vs. OneDrive: Verschlüsselung
Sowohl SharePoint als auch OneDrive verschlüsseln Dateien und Internetverbindungen, doch SharePoint bietet mehr Optionen für die Sicherheit. Für diese Microsoft-Dienste werden die Verschlüsselungsprotokolle TLS und SHA-2 unterstützt, und SSL-Verbindungen verwenden 2048-Bit-Verschlüsselungsschlüssel. Laut Microsoft werden die Daten verschlüsselt auf Servern in Rechenzentren gespeichert, die von Cloud-Plattformen genutzt werden. SharePoint Online-Daten und OneDrive-Daten werden auf Festplattenebene mit BitLocker verschlüsselt.
Fazit
Die Wahl der Lösung hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie Dateien in der Cloud speichern oder Dateien teilen und gelegentlich gemeinsam mit anderen Benutzern gleichzeitig bearbeiten müssen, können Sie Microsoft OneDrive for Business verwenden. Wenn Sie ein Unternehmenswebportal für die Zusammenarbeit einer großen Anzahl von Benutzern in Ihrem Unternehmen erstellen müssen, sollten Sie den Einsatz von SharePoint Online in Betracht ziehen, das eine optionale Komponente von Microsoft Office 365 ist. OneDrive for Business lässt sich in SharePoint integrieren und kann als Speicher für Inhalte dienen, die auf eine auf der SharePoint-Plattform basierende Website hochgeladen werden. Sowohl OneDrive als auch SharePoint Online zeichnen sich durch die für Microsoft-Produkte typische Stabilität aus.
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