Những mẹo hay nhất để lưu email Microsoft 365 vào máy tính
Có nhiều lý do khác nhau khiến bạn muốn tải email từ Office 365 về máy tính để bàn. Gói đăng ký Microsoft 365 của bạn sắp hết hạn và bạn không có ý định gia hạn. Để tránh mất dữ liệu email, bạn muốn xuất email từ Office 365. Một trường hợp khác cần xuất email từ Office 365 là để sao lưu email. Khi bạn có bản sao dữ liệu email trên máy tính tại chỗ, bạn sẽ cảm thấy an tâm hơn và giảm thiểu các vấn đề liên quan đến sự gián đoạn dịch vụ internet.
Bài viết blog này giải thích cách lưu email từ webmail Office 365 và cách lưu email vào máy tính để bàn bằng cách sử dụng phần mềm email độc lập. Bài viết đề cập đến các phương pháp khác nhau: ví dụ, lưu một tin nhắn email Microsoft 365 vào một tệp và lưu nhiều tin nhắn vào một tệp duy nhất. Hãy đọc bài viết trên blog và chọn phương pháp phù hợp nhất với bạn.
Xuất sang PDF từ Outlook Online
Với phương pháp này, bạn có thể sử dụng máy in PDF ảo, giúp in thư điện tử thành tệp PDF, từ đó cho phép bạn xuất thư điện tử từ Office 365 sang định dạng tệp PDF. Sau đó, bạn có thể lưu tệp PDF này vào máy tính để bàn của mình.
Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản Microsoft 365 của bạn trong trình duyệt web, sau đó mở Outlook Online để truy cập email Microsoft 365 của bạn.
Chọn tin nhắn email cần thiết được lưu trữ trong thư mục email tương ứng.
Nhấp vào ba chấm … và trong menu hiện ra, chọn Print.
Một cửa sổ mới xuất hiện trên giao diện web của Outlook Online.
Bạn sẽ thấy bản xem trước của tin nhắn email Microsoft 365 mà bạn sắp xuất.
Nhấp vào Print để tiếp tục và chuyển đến danh sách các máy in vật lý và ảo có sẵn trong hệ điều hành của bạn.
Trong phần Destination của trang Print , chọn máy in cần thiết trong danh sách thả xuống. Bạn nên chọn một máy in ảo có thể in tin nhắn email Microsoft 365 thành tệp PDF. Trong ví dụ này, tôi chọn máy in có tên Microsoft Print to PDF. Trong trường hợp của tôi, có các tùy chọn thay thế khác – Save to PDF và Adobe PDF.
Lưu ý : Một máy in PDF ảo bổ sung của Adobe sẽ được cài đặt trong hệ thống khi bạn cài đặt Adobe Acrobat.
Nhấp vào Print để lưu tệp.
Nhập tên và duyệt đến vị trí để lưu tệp PDF.
Xuất sang PDF trong Microsoft Office Outlook
Nếu bạn sử dụng phiên bản độc lập của Microsoft Office Outlook được cài đặt trên Windows, bạn có nhiều tùy chọn hơn để lưu các tin nhắn email Microsoft 365 dưới các định dạng tệp khác nhau trên máy tính để bàn. Hãy để tôi giải thích cách lưu tin nhắn email Microsoft 365 dưới định dạng tệp PDF trên máy tính để bàn trong Microsoft Office Outlook 2016. Theo mặc định, không có tùy chọn trực tiếp để lưu tin nhắn email dưới định dạng PDF trong Microsoft Office Outlook, nhưng có các giải pháp thay thế cho phép bạn thực hiện điều đó.
Bạn cần cấu hình tài khoản trong Microsoft Office Outlook để gửi và nhận email Microsoft 365 bằng cách sử dụng trình khách email độc lập. Đọc hướng dẫn tại cài đặt trình duyệt email để cài đặt trên máy tính của bạn và làm việc với email Microsoft trên máy tính.
Chọn tin nhắn email trong Microsoft Office Outlook mà bạn muốn lưu dưới dạng tệp PDF trên máy tính.
Nhấp vào File > Print để mở cài đặt in. 
Chọn một máy in trong menu thả xuống của trang Print trong Microsoft Office Outlook. Bạn cần chọn một máy in ảo có thể in các thư điện tử thành tệp PDF. Chọn Microsoft Print to PDF trong danh sách các máy in. Bạn cũng có thể chọn một máy in PDF ảo khác nếu hệ điều hành của bạn đã cài đặt các máy in khác. Các phiên bản Windows mới nhất cung cấp sẵn máy in PDF ảo của Microsoft. Trong các phiên bản Windows cũ hơn, bạn có thể cài đặt thủ công tiện ích cần thiết để tạo máy in PDF ảo.
Sau đó nhấp vào Print để gửi tin nhắn email Microsoft 365 đã chọn đến máy in ảo.
Nhập tên tệp, chọn vị trí lưu tệp PDF và nhấp vào Save để hoàn tất.
Cách lưu tin nhắn email Microsoft 365 sang các định dạng tệp khác trong Outlook
Nếu bạn sử dụng phiên bản độc lập của Microsoft Office Outlook được cài đặt trên máy tính, bạn có thể xuất email từ Office 365 sang các định dạng tệp khác ngoài PDF. Hãy cùng tìm hiểu cách xuất email sang các định dạng khác.
Chọn thư email Microsoft 365 mà bạn muốn xuất trong Microsoft Office Outlook (được giải thích trong phần trước).
Sau đó nhấp vào File > Save As.
Tìm vị trí để lưu tệp trên màn hình và nhập tên tệp. Tên chủ đề được định nghĩa trong email Microsoft 365 sẽ được sử dụng làm tên cho tệp xuất theo mặc định.
Chọn một trong các định dạng tệp được hỗ trợ (Lưu dưới dạng):
TXT– tệp văn bản thuần túy không chứa hình ảnh và dữ liệu khác.OFT– tệp mẫu Outlook dùng để tạo mẫu cho email mới.MSG(Định dạng tin nhắn Outlook). Đây là phiên bản cũ hơn của tệp MSG. Không phải tất cả các ký tự Unicode đều được hỗ trợ.MSG(Định dạng tin nhắn Outlook – Unicode). Đây là phiên bản mới hơn của định dạng tệp MSG. Loại định dạng MSG này được ưa chuộng hơn vì hỗ trợ đầy đủ các ký tự Unicode.HTML– định dạng tệp trang web mà tin nhắn email có thể được xuất sang. Tất cả các thành phần được sử dụng để hiển thị một trang HTML từ tệp HTML đều được lưu dưới dạng các tệp riêng biệt trong một thư mục con liên kết với tệp HTML. Do đó, bạn sẽ có nhiều tệp nhỏ hơn (đòi hỏi nhiều thời gian hơn để sao chép nếu bạn sao chép một số lượng lớn các trang đã lưu) trên ổ đĩa.MHT– định dạng tệp lưu trữ trang web. Tất cả nội dung bao gồm văn bản, hình ảnh và các dữ liệu HTML khác được lưu vào một tệp duy nhất có thể mở trong trình duyệt web. Định dạng tệp MHT cũng có thể có phần mở rộng tệp là MHTML.
Nhấp vào Save để hoàn tất và lưu tệp.
Lưu ý rằng việc xuất một số lượng lớn tin nhắn email Microsoft 365 sang các tệp riêng lẻ sẽ khiến việc tìm kiếm dữ liệu trong các tin nhắn đã xuất này trở nên khó khăn.
Cách tải email từ Office 365 xuống tệp PST
Bạn có thể lưu tất cả tin nhắn email Microsoft 365 cho tài khoản Microsoft 365 của mình vào tệp PST bằng cách sử dụng ứng dụng Outlook độc lập được cài đặt trong hệ điều hành của bạn như một phần của bộ Microsoft Office. Microsoft Office Outlook phải được cấu hình cho tài khoản của bạn để hoạt động với các máy chủ POP3 và SMTP của Microsoft, và các email phải đã được tải xuống trong Microsoft Office Outlook trước khi bạn có thể xuất email sang tệp PST.
Một PST (Personal Storage Table) là tệp dữ liệu Outlook chứa tất cả các mục email được lưu trữ bởi trình khách email trên ổ đĩa. Đối với Outlook, các tài khoản email POP3 thường lưu trữ dữ liệu liên quan trong các tệp PST. Các tài khoản IMAP trong Outlook 2013 và các phiên bản trước đó lưu trữ dữ liệu trong tệp PST. Các phiên bản Outlook sau này lưu trữ dữ liệu trong tệp OST cho các tài khoản IMAP.
Ưu điểm của việc sao chép hoặc xuất email Microsoft 365 sang tệp PST là các tệp đính kèm cũng được lưu trong tệp PST. Bạn có tất cả nội dung cần thiết trong tệp PST, không giống như những gì bạn nhận được sau khi xuất email sang các tệp TXT, HTML hoặc PDF. Khi mở trong Outlook, các tệp PST cho phép bạn thực hiện tìm kiếm có chỉ mục.
Nhấp vào File, và trên trang Account Information , chọn tài khoản email Microsoft 365 cần thiết trong danh sách thả xuống. Sau đó nhấp vào Account Settings, và nhấp vào Account Settings một lần nữa.
Chọn tab Data Files trong cửa sổ Account Settings và nhấp vào Open File Location.
Vì tôi đang sử dụng Windows, tệp PST của tôi được hiển thị trong cửa sổ mới mở trong Windows Explorer. Sao chép tệp PST được sử dụng để lưu trữ dữ liệu email cho tài khoản Microsoft 365 của bạn, và dán tệp này vào một vị trí an toàn. Bản sao của tệp PST này có thể được coi là bản sao lưu email Microsoft 365.
Cách xuất email từ Office 365 sang CSV và PST
Nếu bạn sử dụng phiên bản độc lập của Microsoft Office Outlook, đây là một số mẹo về cách lưu trữ tin nhắn email cho tài khoản Office 365 của bạn. Bạn có thể xuất dữ liệu tùy chỉnh từ ứng dụng email sang các tệp CSV và PST. Các tệp CSV có thể được mở trong Microsoft Excel. Thông tin được lưu trữ trong các tệp CSV được phân tách bằng dấu phẩy.
Chọn tin nhắn email cần thiết trong Microsoft Office Outlook.
Nhấp vào File > Open & Export và nhấn Import/Export. 
Cửa sổ Import and Export Wizard sẽ mở ra.
Chọn Export to a file. Nhấp vào Next ở mỗi bước của trình hướng dẫn để tiếp tục.
Tạo tệp có định dạng . Chọn một trong hai định dạng tệp có sẵn
Comma Separated Values (.scv)Outlook Data File (.pst)
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ xuất email từ Office 365 sang tệp CSV.
Chọn thư mục để xuất từ . Tôi chọn thư mục Inbox vì tôi cần xuất các email từ Office 365 mà người dùng của tôi đã nhận được.
Đặt vị trí để xuất tệp. Nhấp vào Browse và chọn nơi lưu tệp. Tôi lưu tệp đã xuất dưới tên C:tempexport01.csv.
Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể ánh xạ các trường tùy chỉnh cho tệp CSV đã xuất. Nhấp vào Finish để bắt đầu xuất và đóng trình hướng dẫn.
Nếu bạn sử dụng phương pháp này để xuất email từ Office 365 sang tệp PST, bạn chỉ có thể xuất một thư mục email. Đây là sự khác biệt giữa phương pháp này và phương pháp được giải thích ở trên, nơi bạn sao chép tệp PST chứa tất cả các thư mục email có sẵn trong ứng dụng Outlook cho tài khoản email Microsoft 365 của bạn.
Cách sao lưu email Office 365 trong NAKIVO Backup & Replication
Bạn có thể đơn giản hóa quy trình bằng cách sử dụng giải pháp sao lưu email Microsoft 365 chuyên dụng, cho phép bạn sao lưu email cho các tài khoản cần thiết, khôi phục thư mục hộp thư hoặc email vào vị trí nguồn hoặc vị trí tùy chỉnh. NAKIVO Backup & Replication là giải pháp bảo vệ dữ liệu kết hợp tất cả các tính năng này và cung cấp nhiều tính năng bổ sung để bảo vệ dữ liệu email Microsoft 365 và các dữ liệu Office 365 khác. Bạn có thể sao lưu email vào kho lưu trữ sao lưu cục bộ tại chỗ, tạo nhiều điểm khôi phục và thực hiện khôi phục tức thì các tin nhắn email, tệp đính kèm, thư mục, danh bạ và mục lịch. Bạn có thể lên lịch các tác vụ sao lưu (chạy tự động) hoặc chạy chúng theo yêu cầu (thủ công).
Hãy để tôi giải thích quy trình khôi phục email đơn giản trong NAKIVO Backup & Replication. Trước khi có thể khôi phục email, bạn phải thêm tài khoản Microsoft 365 vào Danh mục, tạo Kho lưu trữ sao lưu SaaS và tạo tác vụ sao lưu Microsoft 365. Cấu hình được giải thích chi tiết trong bài viết blog về Khôi phục email Microsoft 365 và trong Trung tâm trợ giúp. Đọc thêm về Cài đặt sao lưu SharePoint Online.
Để khôi phục một tin nhắn email Microsoft 365 hoặc tệp đính kèm từ bản sao lưu trong NAKIVO Backup & Replication, hãy truy cập trang chủ trong giao diện web của sản phẩm, chọn một tác vụ sao lưu, nhấp vào Recover, và chọn Microsoft 365 trong menu mở ra.
Cửa sổ Object Recovery Wizard cho Microsoft 365 sẽ mở ra. Trình hướng dẫn bao gồm 5 bước.
-
Backup. Chọn hộp thư Microsoft 365 cần thiết chứa các thư điện tử Microsoft 365 mà bạn muốn khôi phục. Trong trường hợp của tôi, một tác vụ sao lưu đã được tạo để sao lưu các thư điện tử của hộp thư“Michael Bose”, và tôi sẽ chọn hộp thư này để khôi phục. Sau đó, chọn điểm khôi phục cần thiết ở khung bên phải của giao diện. NhấnNextở mỗi bước của trình hướng dẫn khôi phục để tiếp tục.
Recovery Account. Chọn tài khoản Microsoft 365 mà bạn muốn khôi phục dữ liệu email Microsoft 365. Trong ví dụ của tôi, tôi sẽ chọn tài khoản Office 365 của mình để khôi phục dữ liệu.
Lưu ý quan trọng: Đừng nhầm lẫn giữa tài khoản Microsoft 365 đại diện cho toàn bộ môi trường Office 365 của tổ chức với tài khoản Microsoft 365 của một người dùng trong tổ chức (chẳng hạn như tài khoản email cá nhân).
-
Objects. Chọn các đối tượng cho hộp thư Microsoft 365 có sẵn cho tác vụ sao lưu đã chọn. Chọn các ô kiểm cho các email, thư mục email hoặc tất cả email/tệp đính kèm trong hộp thư. Bạn cũng có thể khôi phục danh bạ và lịch. Tôi chọn tin nhắn từBlog Team SiteđếnRecover. Nhấp vào tin nhắn đã chọn để mở bản xem trước của tin nhắn này.
Trang xem trước mở trong giao diện web của NAKIVO Backup & Replication. Bạn có thể xem nội dung tin nhắn bao gồm văn bản và hình ảnh. Một trong những ưu điểm của bản xem trước là bạn có thể xem tất cả các tệp đính kèm trong phần Attachments . Nhấp vào tên tệp cần thiết và lưu tệp đính kèm trực tiếp từ bản sao lưu vào máy tính để bàn của bạn. Bạn có thể đóng trang này bằng cách nhấp vào nút X hoặc nút Close Message và quay lại trang Objects , đây là bước thứ ba của Trình hướng dẫn khôi phục đối tượng. Sau đó, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo.
-
Options. Chọn loại khôi phục và hành vi ghi đè.
Có hai tùy chọn loại khôi phục:
- Khôi phục về vị trí ban đầu
- Khôi phục vào hộp thư
Có ba tùy chọn hành vi ghi đè:
- Đổi tên mục đã khôi phục nếu mục đó tồn tại
- Bỏ qua mục đã khôi phục nếu mục đó tồn tại
- Ghi đè lên mục gốc nếu mục đó tồn tại
Nhấp vào Recover để bắt đầu quá trình khôi phục. Sau đó, bạn sẽ được chuyển hướng đến step 5 (Finish) nơi bạn có thể chuyển sang trang Activities để kiểm tra trạng thái tiến trình khôi phục. 
Hãy kiểm tra dữ liệu email Microsoft 365 đã khôi phục tại vị trí đã chỉ định sau khi quá trình khôi phục hoàn tất.
Kết luận
Bài viết này đã hướng dẫn cách xuất email từ Office 365 và cách lưu các tin nhắn email bằng các công cụ gốc của Microsoft vào máy tính để bàn. Giờ đây, bạn đã biết cách sao lưu tin nhắn email Office 365, nhưng các công cụ gốc không cung cấp các tính năng cần thiết để khôi phục linh hoạt tại một thời điểm cụ thể. Nếu bạn cần tự động hóa quy trình sao lưu email Office 365 ( Sao lưu email Microsoft 365), hãy thử NAKIVO Backup & Replication – một giải pháp bảo vệ dữ liệu chuyên nghiệp hỗ trợ Exchange Online, OneDrive for Business và Sao lưu SharePoint Online.
