Hướng dẫn toàn diện về cài đặt SMTP cho Office 365
Microsoft Office 365 là một giải pháp đám mây đang ngày càng trở nên phổ biến. Ưu điểm của việc sử dụng các ứng dụng Office 365 là khả năng truy cập các ứng dụng từ nhiều địa điểm và thiết bị khác nhau. Một trong những dịch vụ quan trọng nhất của Office 365 là Exchange Online. Quản trị viên có thể tạo tài khoản cho người dùng và cho phép họ gửi và nhận thư điện tử thông qua các máy chủ Exchange Online.
Giống như hầu hết các dịch vụ email hiện đại, người dùng có thể sử dụng giao diện web do Microsoft cung cấp trong trình duyệt web và sử dụng các ứng dụng email. Để sử dụng ứng dụng email cho các dịch vụ Exchange Online, cần phải cấu hình cài đặt SMTP của Office 365, cài đặt POP3 (hoặc IMAP) trong ứng dụng email. Bài viết này trình bày về cài đặt máy chủ SMTP của Office 365 và giải thích cách cấu hình ứng dụng email thông qua hai ví dụ.
Tôi nên sử dụng cài đặt nào cho phần mềm quản lý email?
Khi sử dụng phần mềm quản lý email, bạn cần thiết lập cấu hình để gửi và nhận thư điện tử. Các giao thức email sau đây thường được sử dụng:
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là một giao thức ở lớp ứng dụng được dùng để gửi email. Khi người dùng cần gửi email, phần mềm sẽ thiết lập kết nối TCP với máy chủ SMTP, vốn luôn lắng nghe trên cổng TCP tương ứng (mặc định là TCP 25). Cài đặt SMTP của Office 365 phải được thiết lập trong trình khách email để gửi email.
POP3 (Post Office Protocol 3) là giao thức dùng để nhận tin nhắn email. Về cơ bản, POP3 được phát triển để xóa tin nhắn email khỏi máy chủ email sau khi chúng được tải xuống bởi trình khách email. Máy chủ Exchange Online cũng không phải là ngoại lệ – một khi bạn đã tải xuống tin nhắn email trong trình khách email bằng giao thức POP3, bạn sẽ không thể xem tin nhắn đó trong giao diện web của Outlook Office 365. Nếu bạn cần truy cập email từ các thiết bị khác nhau, việc sử dụng POP3 để nhận email trên trình khách email có thể không tiện lợi. Nếu bạn sử dụng một máy tính để gửi và nhận email, POP3 là lựa chọn phù hợp.
IMAP (Internet Message Access Protocol) là giao thức thay thế để nhận tin nhắn email. Khi sử dụng IMAP, tin nhắn email được lưu trữ trên máy chủ email và không bị xóa khi người dùng nhận tin nhắn. Người dùng có thể nhóm và phân loại các tin nhắn email đã nhận vào các thư mục bằng cách sử dụng phần mềm email được cài đặt trên máy tính cục bộ và đồng bộ hóa cấu trúc này với máy chủ email. Bạn có thể ưa chuộng sử dụng IMAP nếu cần sử dụng phần mềm email trên cả máy tính tại nhà và nơi làm việc, ví dụ, hoặc nếu bạn sử dụng cả giao diện web và phần mềm email.
Microsoft Office 365 Exchange Online hỗ trợ cả hai giao thức POP3 và IMAP để nhận tin nhắn email qua các phần mềm email.
Lưu ý: Giới hạn là 10.000 email mỗi ngày cho Office 365 Exchange.
Cài đặt máy chủ SMTP của Office 365
Máy chủ: smtp.office365.com
Máy chủ thay thế: outlook.office365.com
Cổng: 587
Mã hóa: TSL
Xác thực: Có – sử dụng tên người dùng và mật khẩu đầy đủ của bạn.
Lưu ý: Việc gửi email cũng hoạt động nếu cổng TCP 25 được thiết lập trong cài đặt kết nối, nhưng nên sử dụng cổng TCP 587.
Cài đặt POP3 của Office 365
Máy chủ: outlook.office365.com
Cổng: 995
Mã hóa: TSL
Xác thực: Có – sử dụng tên người dùng và mật khẩu đầy đủ của bạn.
Cài đặt IMAP của Office 365
Máy chủ: outlook.office365.com
Cổng: 993
Mã hóa: SSL
Xác thực: Có – sử dụng tên người dùng và mật khẩu đầy đủ của bạn.
Ví dụ cấu hình
Hãy cùng xem cách sử dụng cài đặt SMTP của Office 365 cũng như cài đặt POP3 và IMAP để cấu hình ứng dụng email qua các ví dụ. Lưu ý rằng tên người dùng đầy đủ (tên đăng nhập) phải chứa thông tin miền (chuỗi ký tự sau ký tự “@” ), ví dụ: username@domain.com hoặc username@company.onmicrosoft.com
Tài khoản Office 365 được sử dụng để truy cập Exchange Online trong ví dụ này là:
michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com
Vui lòng không gửi email đến hộp thư này. Đây là tài khoản tạm thời được sử dụng để giải thích cấu hình ứng dụng email (bao gồm cài đặt SMTP của Office 365) trong bài viết này. Bạn có thể cấu hình bất kỳ phần mềm email nào hỗ trợ các giao thức và mã hóa đã đề cập. Lưu ý rằng việc sử dụng máy chủ proxy cho kết nối internet không được hỗ trợ nếu bạn muốn sử dụng phần mềm email. Microsoft Office Outlook 2016 và Outlook Express được sử dụng trong các ví dụ của chúng tôi để minh họa việc cấu hình phần mềm email.
Trước khi tiến hành cấu hình phần mềm email cho người dùng, hãy đảm bảo rằng tài khoản người dùng cần thiết có giấy phép Office 365 phù hợp để sử dụng các dịch vụ Exchange Online. Bạn có thể thực hiện điều này tại Trung tâm quản trị Microsoft 365.
Cấu hình Microsoft Office 2016 Outlook cho Exchange Online
Trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng Microsoft Office Outlook 2016 được cài đặt như một thành phần của Microsoft Office 2016. Hãy xem cách cấu hình trình khách email này để làm việc với Office 365 Exchange Online và cách sử dụng cài đặt SMTP của Office 365 cho cấu hình này:
1. Mở Microsoft Office Outlook và truy cập File > Account Settings. Hãy tạo và cấu hình một tài khoản mới. Nhấp vào New để tạo tài khoản.
2. Trình hướng dẫn Add Account sẽ mở trong một cửa sổ mới. Chọn POP or IMAP và nhấp vào Next để tiếp tục. Đầu tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng IMAP và sau đó là cách sử dụng POP3 để lấy email.
3. Trong cửa sổ tiếp theo, nhập tất cả thông tin người dùng và thông tin máy chủ cần thiết. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sử dụng các cài đặt:
Thông tin người dùng
Tên của bạn: Michael Bose (tên hiển thị trong các ứng dụng email)
Địa chỉ email: michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com (tên tài khoản Office 365)
Thông tin máy chủ
Loại tài khoản: IMAP
Máy chủ thư đến: outlook.office365.com
Máy chủ thư đi (SMTP): smtp.office365.com
Thông tin đăng nhập
Tên người dùng: michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com (giống với địa chỉ email)
Mật khẩu: ************** (mật khẩu bạn đã đặt trong Trung tâm quản trị Microsoft)
Chọn hộp kiểm Remember password , nếu không, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu mỗi khi gửi hoặc nhận email.
Khi bạn đã điền đầy đủ các trường bắt buộc, nhấp vào nút More Settings .
4. Cửa sổ có ba tab sẽ mở ra. Chuyển đến tab Outgoing Server và đánh dấu vào ô My outgoing server (SMTP) requires authentication , sau đó chọn Use same settings as my incoming mail server.
Sau đó, chuyển sang tab Advanced và thiết lập số cổng máy chủ và mã hóa.
Máy chủ nhận (IMAP): 993
Sử dụng loại kết nối mã hóa sau: SSL
Máy chủ gửi (SMTP): 587
Sử dụng loại kết nối mã hóa sau: TLS
Nhấp vào OK để lưu cài đặt.
5. Nhấp vào Test Account Settings trong cửa sổ Add Account của trình hướng dẫn. Nếu cài đặt SMTP và IMAP của Office 365 đã được cấu hình chính xác, bạn sẽ thấy rằng tất cả các bài kiểm tra đã hoàn tất thành công như hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Nhấp vào Close sau khi hoàn tất bài kiểm tra.
6. Tài khoản đã được thêm và cấu hình thành công trong Microsoft Office Outlook 2016. Nhấp vào Finish để đóng trình hướng dẫn. Bây giờ bạn có thể gửi và nhận tin nhắn email bằng cách sử dụng trình khách email đã được cấu hình để làm việc với Office 365 Exchange Online.
Sử dụng POP3 trong Outlook 2016
Nếu bạn muốn sử dụng POP3 làm giao thức để nhận email, cấu hình của bạn phải khác một chút (các thiết lập SMTP của Office 365 phải giống nhau). Các cài đặt cần thiết để sử dụng POP3 là:
Loại tài khoản: POP3 (trong cửa sổ Add Account của trình hướng dẫn).
Số cổng máy chủ – Máy chủ đến (POP3): 995 (trong tab Advanced của cửa sổ Internet E-mail Settings hiển thị sau khi nhấp vào nút More Settings ).
Cấu hình Microsoft Outlook Express cho Exchange Online
Outlook Express là một ứng dụng email nhẹ do Microsoft phát triển, cũng có thể được cấu hình để hoạt động với Microsoft Exchange Online. Hãy cùng xem cách tạo và cấu hình một tài khoản mới cũng như cách sử dụng các thiết lập SMTP, IMAP và POP3 của Office 365. Các giao thức SMTP và IMAP sẽ được xem xét trước tiên để gửi và nhận email, tương ứng.
1. Mở Outlook Express và truy cập Tools > Accounts để tạo tài khoản mới hoặc chỉnh sửa/xóa các tài khoản hiện có. Trong ví dụ này, một tài khoản mới sẽ được tạo. Khi cửa sổ trình hướng dẫn mở ra, nhập tên hiển thị (Michael Bose được sử dụng làm tên hiển thị trong ví dụ này). Nhấp vào Next để tiếp tục.
2. Nhập địa chỉ email từ tài khoản Microsoft Office 365 Exchange ( michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com trong trường hợp này).
3. Nhập tên máy chủ email. Chọn IMAP làm máy chủ nhận, sau đó nhập địa chỉ máy chủ.
Máy chủ nhận chính (POP3, IMAP hoặc HTTP): outlook.office365.com
Máy chủ gửi thư (SMTP): smtp.office365.com
Nếu bạn cần sử dụng giao thức POP3 để nhận email, hãy tạo tài khoản mới và chọn POP3 tại bước này.
4. Nhập tên tài khoản đầy đủ và mật khẩu để sử dụng các dịch vụ Office 365. Đánh dấu vào ô Remember password để không phải nhập mật khẩu mỗi lần gửi hoặc nhận email.
Sau khi tài khoản đã được thêm, trong cửa sổ Internet Account (Tools > Accounts), chọn tài khoản Office 365 của bạn và nhấp vào Properties để cấu hình các thiết lập nâng cao.
5. Trong cửa sổ Properties , chuyển đến tab Servers và kiểm tra các thiết lập SMTP và IMAP của Office 365. Chọn hộp kiểm My server requires authentication và nhấp vào Settings.
6. Trong cửa sổ cài đặt Outgoing Mail Server , đặt thành Use same settings as my incoming server hoặc nhập tên tài khoản và mật khẩu của bạn theo cách thủ công.
7. Chuyển đến tab Advanced của cửa sổ Properties và chọn các hộp kiểm để sử dụng kết nối an toàn. Đặt cổng 25 hoặc 587 (ưu tiên) làm cài đặt máy chủ SMTP của Office 365 và cổng 993 trong cài đặt thư đến (IMAP). Nhấn OK để lưu thay đổi.
Cài đặt POP3
Cài đặt POP3 cho Outlook Express có thể được cấu hình tương tự (POP3 phải được chọn làm giao thức được sử dụng bởi máy chủ thư đến ở bước 3 khi tạo tài khoản trong Outlook Express). Trong phần thuộc tính tài khoản, hãy chuyển đến tab Advanced , bật kết nối an toàn cho máy chủ POP3 và thiết lập cổng 995 . Giữ nguyên các thiết lập máy chủ SMTP của Office 365.
Kết luận
Nếu bạn sử dụng các ứng dụng email trên các máy tính khác nhau, hoặc sử dụng đồng thời một ứng dụng email và giao diện web, hãy cân nhắc sử dụng IMAP. Nếu bạn gửi và nhận email bằng cách chỉ sử dụng một ứng dụng email được cài đặt trên một thiết bị, bạn có thể sử dụng POP3. Các ví dụ về cấu hình ứng dụng email Outlook 2016 và Outlook Express đã được giải thích trong bài đăng trên blog. Tương tự, bạn có thể cấu hình các ứng dụng email khác để sử dụng dịch vụ thư Exchange của Office 365. Sử dụng cùng cài đặt SMTP của Office 365 và cùng cài đặt POP3/IMAP cho các ứng dụng email khác. Đọc thêm Cách kết nối Dịch vụ Exchange Online của Office 365 với PowerShell.
