Cách thiết lập thông báo vắng mặt trong Office 365
Microsoft Office Outlook là một trình khách email mạnh mẽ, có thể hoạt động với các máy chủ email khác nhau và cung cấp nhiều tùy chọn tự động hóa. Sau khi ra mắt Office 365 – bộ ứng dụng và dịch vụ Microsoft Office dựa trên đám mây – người dùng đã có thể sử dụng Outlook dưới dạng ứng dụng web (Outlook Online) chỉ với các máy chủ email của Microsoft. Outlook có thể phân loại các tin nhắn email đến vào các thư mục email khác nhau theo các quy tắc đã được cấu hình.
Ví dụ, bạn có thể cấu hình để lưu các tin nhắn spam vào thư mục Junk Email . Ngoài email đến, bạn có thể cấu hình các quy tắc tùy chỉnh khác. Cả hai phiên bản của Outlook – Outlook Web App và ứng dụng Outlook độc lập – đều cho phép bạn cấu hình thông báo vắng mặt và tự động gửi tin nhắn cho người gửi nếu bạn không thể trả lời. Thông báo vắng mặt có thể được sử dụng khi bạn chuyển từ một địa chỉ email sang địa chỉ khác. Trong trường hợp đó, bạn sử dụng thông báo này để thông báo cho người gửi đến địa chỉ email cũ của bạn về địa chỉ email mới của bạn. Bài đăng trên blog này giải thích cách thiết lập vắng mặt trong Outlook 365 và Outlook 2016.
Cài đặt thông báo vắng mặt trong Office 365 trên Outlook Online
Đăng nhập vào Outlook Web App (còn được gọi là Outlook Online hoặc Outlook 365) bằng tài khoản người dùng của bạn:
Ở góc trên bên phải của giao diện web Outlook Online, nhấp vào biểu tượng Settings và trong phần Cài đặt mở ra, nhấp vào View all Outlook settings.
Trong cửa sổ cài đặt mở ra, hãy chuyển đến Mail > Automatic replies. Nhấp vào công tắc để bật tính năng trả lời tự động.
Send replies only during a time period. Chọn hộp kiểm này nếu bạn muốn kích hoạt việc gửi tin nhắn vắng mặt của Office 365 chỉ trong một khoảng thời gian xác định. Tùy chọn này cho phép bạn kiểm soát thời điểm sử dụng tính năng này.
Bạn cũng có thể chọn các ô kiểm sau nếu cần:
- Chặn lịch của tôi trong khoảng thời gian này
- Tự động từ chối các lời mời mới cho các sự kiện diễn ra trong khoảng thời gian này
- Từ chối và hủy các cuộc họp của tôi trong khoảng thời gian này
Send automatic replies inside your organization
Viết nội dung sẽ được gửi đến người gửi khi quy tắc “Không có mặt tại văn phòng” của Outlook 365 được bật. Ví dụ:
Xin chào!
Đây là tin nhắn “Không có mặt tại văn phòng” của Office 365. Hiện tại tôi không có mặt tại văn phòng. Tôi sẽ liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể.
Send replies outside your organization. Chọn hộp kiểm này để gửi thông báo vắng mặt đến những người gửi có địa chỉ email bên ngoài tổ chức của bạn.
- Chỉ gửi trả lời cho các liên hệ. Chọn hộp kiểm này nếu bạn muốn bật tính năng gửi thông báo vắng mặt Office 365 chỉ cho các liên hệ được chỉ định.
Nhấn Save để lưu cài đặt và hoàn tất thiết lập thông báo vắng mặt Office 365.
Lưu ý: Nếu bạn không sử dụng địa chỉ email cũ, bạn có thể thông báo cho người dùng rằng họ nên sử dụng địa chỉ email mới của bạn để liên lạc bằng cách sử dụng thông báo vắng mặt Outlook 365, ví dụ:
Xin chào!
Tôi sẽ không còn sử dụng địa chỉ email này (old-address@company1.microsoft.com) nữa. Vui lòng gửi email đến địa chỉ email mới của tôi: new-address@domain2.com
Bây giờ bạn đã hoàn tất việc cấu hình thông báo vắng mặt của Office 365. Lưu ý rằng thông báo vắng mặt chỉ được gửi một lần cho cùng một người gửi từ tài khoản email Office 365 của bạn. Nếu cùng một người gửi gửi email thứ hai cho bạn, thư trả lời tự động vắng mặt của Office 365 sẽ không được gửi.
Thiết lập thông báo vắng mặt trong Microsoft Office Outlook
Microsoft Office Outlook là một ứng dụng khách email độc lập. Ứng dụng này có thể hoạt động với cả máy chủ email của Microsoft và tài khoản Office 365. Trong bài viết trước, chúng ta đã tìm hiểu cách cấu hình Microsoft Office Outlook để sử dụng với Office 365 cũng như các thiết lập SMTP và POP3 cần thiết. Bây giờ, hãy cùng xem cách thiết lập thông báo vắng mặt trong Microsoft Office Outlook 2016.
Trên tab Home của Microsoft Office Outlook 2016, nhấp vào New Email.
Một cửa sổ mới sẽ mở ra. Tạo một email mới để sử dụng làm thông báo vắng mặt của Office 365.
Đến: Để trống trường này.
Tiêu đề: Nhập tiêu đề cho tin nhắn của bạn, ví dụ: Thông báo vắng mặt Outlook 365 .
Soạn nội dung cho thông báo vắng mặt của bạn, ví dụ:
Xin chào!
Đây là thông báo vắng mặt của Office 365. Tôi hiện không có mặt tại văn phòng. Tôi sẽ liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể.
Nhấp vào File > Save As để lưu email này dưới dạng mẫu.
Chọn đường dẫn (trong ví dụ này, chúng tôi lưu tệp vào C:data ), loại tệp mẫu Outlook và tên tệp.
Lưu dưới dạng: Mẫu Outlook (*.oft)
Tên tệp: Out of office Outlook 365.oft
Nhấp vào Save.
Mẫu email đã được lưu. Bây giờ hãy chuyển đến Trang chủ trong cửa sổ chính của Microsoft Office Outlook 2016. Nhấp vào Rules > Manage Rules & Alerts.
Cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo sẽ mở ra.
Trong Quy tắc email nhấp vào New Rule.
Cửa sổ Trình hướng dẫn quy tắc sẽ mở ra.
Bước 1: Chọn mẫu. Nhấp vào Apply rules on messages I receive. Nhấp vào Next ở mỗi bước của trình hướng dẫn để tiếp tục.
Bước 1: Chọn điều kiện.
Chọn hộp kiểm where my name is in the To box.
Bước 1: Chọn hành động(s)
Chọn hộp kiểm reply using a specific template.
Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc (nhấp vào giá trị được gạch chân). Nhấp vào một mẫu cụ thể trong trường hợp này.
Chọn mẫu bạn đã tạo trước đó (nhấp vào Browse và chọn tệp). Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi chọn tệp C:dataOut of office Outlook 365.oft . Nhấp vào Open.
Bây giờ tệp mẫu đã được chọn. Bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo.
Có ngoại lệ nào không? Nếu bạn không cần cấu hình ngoại lệ nào, đừng thay đổi cài đặt và chỉ cần bỏ qua bước này.
Hoàn tất thiết lập quy tắc.
Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này: Out of office Outlook 365
Bước 2: Thiết lập tùy chọn quy tắc
Turn on this rule – chọn hộp kiểm này.
Nhấn Finish để lưu cài đặt và kích hoạt quy tắc gửi thông báo vắng mặt. 
Như bạn có thể thấy trên ảnh chụp màn hình bên dưới, ô chọn trong quy tắc “Out of Office” của Outlook 365 đã được chọn. Nếu bạn muốn tắt quy tắc này, hãy bỏ chọn ô đó. Bạn có thể đóng cửa sổ ” ” > “Rules and Alerts” > ” “.
Bây giờ, thông báo vắng mặt đã được cấu hình trong Microsoft Office Outlook 2016. Bạn có thể kết hợp quy tắc này với các quy tắc khác để tinh chỉnh ứng dụng email.
Kích hoạt thông báo vắng mặt trong Trung tâm Quản trị
Nếu một người dùng trong tổ chức của bạn đang đi nghỉ nhưng người dùng này đã quên kích hoạt việc gửi thông báo vắng mặt Office 365, quản trị viên hệ thống có thể cấu hình nó. Quản trị viên không cần biết mật khẩu của người dùng hoặc đặt lại mật khẩu. Quản trị viên có thể thực hiện cài đặt thông báo vắng mặt Office 365 từ Trung tâm quản trị Office 365 (còn được gọi là Trung tâm quản trị Microsoft 365).
Đăng nhập vào Trung tâm quản trị Microsoft với tư cách quản trị viên.
Truy cập Active users, chọn tài khoản người dùng mà bạn muốn kích hoạt thông báo vắng mặt. Trong ví dụ này, chúng tôi chọn tài khoản của Michael Bose. Sau khi chọn tài khoản người dùng, trong cửa sổ hiện ra, chuyển đến tab Mail và ở cuối trang nhấp vào Manage automatic replies.
Trong cửa sổ bật lên, chọn hộp kiểm Turn on automatic replies.
Nhấp vào Save Changes.
Cài đặt thông báo vắng mặt trong Office 365 tại Trung tâm quản trị Microsoft đã hoàn tất.
Kết luận
Bài viết này đã hướng dẫn cách cấu hình gửi thông báo vắng mặt trong Office 365 để thông báo cho người gửi rằng bạn không thể trả lời ngay lập tức các tin nhắn của họ. Bạn có thể thông báo cho mọi người rằng họ không nên mong đợi phản hồi trong ngày hoặc rằng bạn đã thay đổi địa chỉ email sang một địa chỉ mới cần được sử dụng cho các giao tiếp trong tương lai. Việc thiết lập thông báo vắng mặt trong Office 365 không khó và có thể được thực hiện bởi người dùng thông thường hoặc quản trị viên Office 365 trong giao diện web của Office 365. Ứng dụng email độc lập Microsoft Office Outlook 2016 cũng có thể được cấu hình để gửi thông báo vắng mặt. Nếu bạn sử dụng Microsoft Office 365, đừng quên sao lưu Office 365 để đảm bảo mức độ bảo vệ cao nhất cho dữ liệu của bạn.
