Tổng quan về các phương pháp hay nhất trong việc sao lưu Microsoft Office 365
Office 365 là một giải pháp đám mây đáng tin cậy, hoạt động dựa trên cơ sở hạ tầng của các trung tâm dữ liệu Microsoft. Ưu tiên hàng đầu của Microsoft là tính liên tục trong hoạt động, tính sẵn sàng cao của các dịch vụ đám mây và tính dự phòng dữ liệu. Tuy nhiên, Microsoft không sao lưu dữ liệu Microsoft Office 365 của khách hàng, ngay cả khi khách hàng sử dụng các gói đăng ký đắt nhất. Dữ liệu Office 365 có thể bị mất vì nhiều lý do – xóa nhầm bởi người dùng, các cuộc tấn công bằng phần mềm tống tiền và các nguyên nhân khác.
Trong Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) của Office 365, Microsoft nêu rõ rằng công ty chịu trách nhiệm về tính sẵn sàng của dữ liệu và bảo vệ cơ sở hạ tầng của các trung tâm dữ liệu, nhưng không chịu trách nhiệm về khả năng khôi phục dữ liệu của bạn. Microsoft khuyến nghị bạn nên sao lưu dữ liệu Office 365 thường xuyên. Các tính năng khôi phục tích hợp sẵn trong Office 365 có chức năng hạn chế. Đó là lý do tại sao bạn nên biết cách bảo vệ Office 365. Bài viết trên blog này trình bày các phương pháp hay nhất về sao lưu Office 365 để giúp bạn bảo vệ dữ liệu Office 365 của mình.
Bảo vệ tất cả các ứng dụng Office 365 cần thiết
Xác định các ứng dụng Office 365 đang được sử dụng trong tổ chức của bạn và những dữ liệu nào cần được bảo vệ.
- Sao lưu email của những người dùng đang sử dụng Outlook Online/Exchange Online. Các tài khoản email, lịch và trình lập lịch cần được bảo vệ.
- Sao lưu các tệp được lưu trữ trên OneDrive . OneDrive là dịch vụ lưu trữ tệp trên đám mây trong Office 365. Việc sao lưu OneDrive có thể chiếm nhiều dung lượng lưu trữ nhất. Kích hoạt tính năng phiên bản cho các tệp đã lưu trữ và thiết lập thời gian lưu giữ trong Thùng rác. Các tính năng tích hợp sẵn này có thể được sử dụng để khôi phục dữ liệu trong ngắn hạn trong một số trường hợp. Xem chi tiết trong các phần dưới đây.
- Sao lưu các trang SharePoint . SharePoint là nền tảng hợp tác và quản lý dữ liệu. Các danh sách và thư viện SharePoint cần được bảo vệ nếu được sử dụng trong tổ chức của bạn.
Tính toán lượng dữ liệu cần bảo vệ
Office 365 cung cấp các tính năng giám sát đa dạng, bao gồm báo cáo sử dụng ứng dụng, giúp xác định người dùng Office 365 đang hoạt động và dung lượng lưu trữ đã sử dụng trên đám mây. Một nguyên tắc chung là tính toán dung lượng lưu trữ xấp xỉ mà dữ liệu người dùng chiếm dụng mỗi tuần (ví dụ) và sau đó sử dụng con số đó để ước tính dung lượng cần thiết cho việc lưu trữ bản sao lưu hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng. Tốt hơn hết là bạn nên chi trả cho dung lượng lưu trữ sao lưu thay vì tốn thời gian và tiền bạc để cố gắng khôi phục dữ liệu bị mất mà không có bản sao lưu. Chỉ có bản sao lưu mới có thể đảm bảo việc khôi phục thành công.
Sao lưu dữ liệu Microsoft Office 365 thường xuyên
Bạn không thể biết trước khi nào dữ liệu có thể bị mất. Vì lý do này, bạn nên sao lưu dữ liệu Microsoft Office 365 thường xuyên. Nếu người dùng trong tổ chức của bạn sử dụng Office 365 với tần suất cao, hãy cân nhắc sao lưu Office 365 mỗi ngày một lần. Nếu người dùng không ghi nhiều thay đổi lên lưu trữ đám mây, bạn có thể cân nhắc sao lưu email Office 365 hàng ngày và OneDrive hàng tuần, chẳng hạn. Sử dụng phần mềm sao lưu hỗ trợ sao lưu gia tăng để tiết kiệm dung lượng khi thực hiện sao lưu thường xuyên. Với sao lưu gia tăng, chỉ dữ liệu đã thay đổi mới được ghi vào đích sao lưu. Cách tiếp cận này giúp bạn tiết kiệm thời gian và dung lượng đĩa.
Tuân thủ Quy tắc sao lưu 3-2-1
Trang web Quy tắc sao lưu 3-2-1 khẳng định rằng bạn phải có ít nhất ba bản sao của dữ liệu – dữ liệu sản xuất và hai bản sao lưu trên hai phương tiện lưu trữ khác nhau, trong đó một bản được lưu trữ tại địa điểm khác. Ví dụ: bản sao đầu tiên của dữ liệu nằm trên máy chủ sản xuất của bạn, bản sao thứ hai là bản sao lưu được lưu trữ trên thiết bị NAS đặt tại văn phòng của bạn và bản sao thứ ba là bản sao lưu được ghi vào băng từ và lưu trữ ngoài cơ sở. Dịch vụ lưu trữ đám mây cũng có thể được sử dụng làm vị trí lưu trữ sao lưu ngoài cơ sở. Do Office 365 là một giải pháp đám mây, bạn nên tránh lưu trữ hai bản sao lưu của mình trên OneDrive – nền tảng đám mây thuộc Office 365. Hãy cân nhắc lưu trữ bản sao lưu Office 365 trên các máy chủ sao lưu tại văn phòng hoặc trung tâm dữ liệu của bạn, trên các thiết bị NAS, trên ổ cứng USB có thể tháo rời, hoặc trên một dịch vụ đám mây khác như Amazon S3.
Cấu hình cài đặt thời gian lưu trữ
Cài đặt thời gian lưu trữ xác định thời gian dữ liệu được lưu trữ trước khi bị xóa vĩnh viễn mà không thể khôi phục lại. Office 365 cung cấp cài đặt lưu trữ để lưu giữ các mục đã xóa trong Thùng rác, và thời gian lưu trữ tối đa là 93 ngày. Hãy cấu hình cài đặt lưu trữ trong Office 365 nhưng lưu ý rằng các mục từ Thùng rác sẽ bị xóa nếu dung lượng dữ liệu lưu trữ trong Thùng rác vượt quá hạn mức lưu trữ (50% đối với Thùng rác của bộ sưu tập trang trong SharePoint, 10% dung lượng OneDrive theo mặc định). Do những hạn chế này của các tính năng khôi phục tích hợp sẵn trong Office 365, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm sao lưu và khôi phục Office 365 hỗ trợ các cài đặt lưu giữ có thể tùy chỉnh.
Bật tính năng Phiên bản
Tính năng Phiên bản cho phép bạn lưu giữ các phiên bản trước của tài liệu SharePoint và tệp trên OneDrive sau khi chỉnh sửa hoặc xóa. Tính năng tích hợp sẵn này của Office 365 có thể giúp khôi phục dữ liệu bị hỏng hoặc các thay đổi không mong muốn được ghi vào tệp. Hãy lưu ý rằng không gian lưu trữ bổ sung sẽ được sử dụng để lưu trữ nhiều phiên bản. Kiểm tra xem bạn có đủ dung lượng trống trong bộ nhớ đám mây Office 365 hay không. Quản lý phiên bản là một tính năng hữu ích nhưng có giới hạn về số lượng phiên bản được lưu giữ.
Bảo mật bản sao lưu
Khi cấu hình sao lưu và khôi phục Office 365, đừng quên vấn đề bảo mật. Nguyên tắc chung là không lưu trữ bản sao lưu trên các máy chủ sản xuất. Trong trường hợp sử dụng Office 365, bạn không nên lưu trữ bản sao lưu Office 365 trên OneDrive. Lưu trữ bản sao lưu ở một nơi an toàn và được bảo vệ tốt để tránh rò rỉ và hỏng dữ liệu. Thật không may, các cuộc tấn công bằng ransomware hiện đang rất phổ biến. Hãy sử dụng mã hóa khi sao chép dữ liệu vào đích lưu trữ sao lưu.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ khôi phục chi tiết
Khôi phục chi tiết cho phép bạn khôi phục các mục tùy chỉnh từ bản sao lưu và giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình khôi phục. Nếu bạn cần khôi phục một email bị mất, bạn không cần phải khôi phục toàn bộ tài khoản người dùng cùng với tất cả các email và chờ đợi cho đến khi lượng dữ liệu khổng lồ đó được khôi phục. Điều này cũng áp dụng cho OneDrive. Nếu bạn mất một số tệp cụ thể, hãy chọn chúng từ bản sao lưu và chỉ khôi phục những tệp cần thiết đó mà không cần phải khôi phục toàn bộ các tệp OneDrive từ bản sao lưu. Khôi phục chi tiết mang lại sự linh hoạt cao hơn cho quá trình khôi phục Office 365.
Sử dụng NAKIVO Backup & Replication cho sao lưu và khôi phục Office 365
Nếu bạn đang lựa chọn giữa các giải pháp của bên thứ ba Các giải pháp sao lưu Microsoft 365, hãy cân nhắc NAKIVO Backup & Replication. Giải pháp này hỗ trợ sao lưu và khôi phục Office 365, bao gồm sao lưu dữ liệu Exchange Online, OneDrive for Business và SharePoint Online. Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng NAKIVO Backup & Replication để bảo vệ dữ liệu Office 365.
- Sao lưu gia tăng . Tiết kiệm dung lượng đĩa và thời gian dành cho các tác vụ sao lưu. Chỉ dữ liệu đã thay đổi mới được ghi vào kho lưu trữ sao lưu trong quá trình sao lưu.
- Điểm đến sao lưu tại chỗ . Sao lưu dữ liệu Office 365 của bạn vào bộ nhớ cục bộ. Bạn có thể tách kho lưu trữ sao lưu để duy trì bản sao lưu dữ liệu ở trạng thái nhất quán và di chuyển nó đến một vị trí khác.
- Chính sách lưu giữ GFS cho phép bạn lưu giữ cả các điểm khôi phục mới và cũ, có thể được sử dụng để khôi phục dữ liệu ngay cả khi bạn không phát hiện ra sự cố hỏng hóc hoặc mất dữ liệu ngay khi nó xảy ra. Lưu giữ tối đa 4.000 điểm khôi phục cho các bản sao lưu Office 365 của bạn.
- Khôi phục chi tiết . Bạn có thể chỉ chọn các mục cần thiết như email, thư mục hộp thư, tệp OneDrive, thư mục và danh sách cũng như thư viện SharePoint để khôi phục từ bản sao lưu. Đừng khôi phục toàn bộ hộp thư nếu bạn chỉ cần khôi phục một email duy nhất. Chỉ khôi phục những gì bạn cần mà không lãng phí thời gian.
- Điểm đích khôi phục tùy chỉnh . Bạn có thể khôi phục email Exchange Online, tệp và thư mục OneDrive, cũng như nội dung SharePoint Online về vị trí nguồn (ban đầu) hoặc đến một vị trí tùy chỉnh trong tổ chức của bạn.
- Tùy chọn lên lịch cho phép bạn chạy các tác vụ sao lưu Office 365 tự động và sao lưu Office 365 định kỳ. Bảng điều khiển Lịch giúp bạn lên lịch các tác vụ sao lưu và tránh sự can thiệp của nhiều tác vụ sao lưu diễn ra cùng lúc.
- Các tính năng tìm kiếm giúp bạn tìm thấy mục cần thiết trong bản sao lưu Office 365 của mình trong thời gian ngắn.
- Khả năng mở rộng . Bảo vệ nhiều người dùng từ nhiều tài khoản Microsoft Office 365 bằng cách sử dụng một phiên bản NAKIVO Backup & Replication.
- Giao diện web thân thiện với người dùng cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy tất cả các tùy chọn cần thiết để quản lý việc sao lưu và khôi phục Office 365 một cách hiệu quả và thuận tiện.
Tải xuống NAKIVO Backup & Replication và thực hiện sao lưu Office 365 trong môi trường của bạn. Ngoài Office 365, NAKIVO Backup & Replication còn hỗ trợ các máy ảo VMware vSphere, Microsoft Hyper-V, Nutanix AHV, máy vật lý Linux và Windows, cơ sở dữ liệu Oracle và các phiên bản Amazon EC2.
Tìm hiểu cách bảo vệ email Office 365 và đọc bài viết trên blog về Sao lưu Exchange Online. Đọc thêm về Sao lưu OneDrive.
Kết luận
Nguy cơ mất dữ liệu khi sử dụng các giải pháp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) luôn hiện hữu. Nếu bạn sử dụng Office 365, việc sao lưu và khôi phục Office 365 là rất quan trọng và cần được thực hiện định kỳ.
Tuân thủ các nguyên tắc tốt nhất, bảo vệ tất cả các ứng dụng Office 365 cần thiết và đừng quên vấn đề bảo mật và bảo vệ dữ liệu. Lựa chọn phần mềm bảo vệ dữ liệu phù hợp để sao lưu Office 365 có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp sao lưu Office 365 tốt nhất, hãy thử NAKIVO Backup & Replication. Giải pháp sao lưu dành cho doanh nghiệp này có thể đáp ứng nhu cầu của bạn và đảm bảo các giá trị RTO và RPO thấp.
