Office 365 のメールボックス容量制限を増やす方法

Microsoftのメールサービスは、ほぼすべてのOffice 365サブスクリプションプランに含まれています。ただし、Exchange Onlineのメールボックス容量制限は、Microsoft 365のプランによって異なります。制限に達すると、ユーザーはメールの送受信ができなくなる可能性があります。この問題を解決するには、メールボックスの容量を増やす必要があります。

本記事では、Office 365のメールボックス容量制限を確認する方法と、PowerShellを使用して容量を増やす方法について説明します。

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Exchange Online のメールボックス容量制限

Office 365 のメールボックスのストレージ容量制限は、サブスクリプションプランごとに異なり、メールボックスの種類やユーザーに割り当てられたライセンスによって異なります。この記事の執筆時点では、ほとんどのサブスクリプションプランにおける標準的なメールボックスの容量は 50 ギガバイト (GB) です。

最上位のサブスクリプションプランにおける Office 365 メールボックスの容量制限は 100 GB です。アーカイブ メールボックスに関しては、ほとんどのサブスクリプションプランで Office 365 のメール ストレージ制限は 50 GB です。ハイエンドのサブスクリプションプランには、自動拡張機能を備えた 1.5 TB のアーカイブ ストレージが含まれています。

Microsoft Office 365 各プランのストレージ容量制限

スタンドアロンプランのストレージ容量制限

必ず Microsoft Office 365 スイート ビジネスニーズに最適なプランを選択し、必要のないストレージ容量に対して余分な費用を支払うことを避けましょう。

メールボックスの容量制限に達するとどうなりますか？

設定されたメールボックスの容量制限には、警告制限、送信制限、および送受信制限の3種類があります。これらの制限のいずれかに達するたびに、ユーザーには通知メッセージが送信されます。

• Warning limit: これは、ユーザーのOffice 365メールストレージの容量上限に近づいていることを示す警告であり、重要でないメールを削除する必要があります。空き容量を確保できない場合、メールの送信機能が無効になります。
• Send limit: ユーザーはこれ以上メールを送信できません。この問題は、メールボックスからメールを削除することで解決できます。メールの受信機能は引き続き利用可能です。
• Send/receive limit: メールの保存容量に余裕ができるまで、ユーザーはメールの送受信を行うことができません。送信者には配信不能通知(NDR)が送信されます。

Office 365 のメールボックス容量を増やす方法

Office 365 ユーザーのメールボックス容量を増やす方法はいくつかありますが、それぞれの方法には満たすべき条件があります。条件を満たさない場合は、メールボックスの容量を空けるために、古いメールをアーカイブするか、メッセージを削除する必要があります。Office 365 でメールの保存容量に関する問題を回避するための方法については、以下で説明します。

• Upgrade the subscription plan: この方法は簡単ですが、追加費用がかかります。メールボックスのExchange Onlineの容量制限が拡大された、より高度なMicrosoft Office 365のサブスクリプションを購入することができます。
• Edit quotas: 管理者は、メールボックスのクォータを設定したり、警告制限、送信制限、送受信制限を編集したりできます。ただし、これらの値は、使用中の Office 365 サブスクリプション プランの制限を超えることはできません。既定では、警告クォータはメールボックス容量の 98%、送信クォータは 99%、送受信クォータは Office 365 メールボックス容量の 100% に設定されています。 Office 365 管理者は、ユーザーの Office 365 メールボックス容量制限を一元的に編集できます。
• Enable archiving: メールボックスアーカイブ機能を使用すると、クラウド上に50 GBまたは100 GBの追加メール保存容量を確保できるため、古いメールを削除することなくアーカイブできます。上位のサブスクリプションプランでは、1ユーザーあたり最大1.5 TBのアーカイブ保存容量がサポートされています。この場合、100 GBのアーカイブ保存容量を使い切ると、さらに100 GBのOffice 365オンラインアーカイブ保存容量が割り当てられます。 この機能は"自動拡張"と呼ばれます。ユーザーは、自身のメールをアーカイブする以外の目的でメールボックスアーカイブを使用することはできません。たとえば、他のユーザーのメールをアーカイブすることは許可されていません。プライマリメールボックスのデータはクラウドに保存され、メールクライアントにも保存できますが、アーカイブメールボックスのデータはクラウドにのみ保存されます。
• Delete unnecessary data: ユーザーは、不要になったメールをメールボックスから削除して、ストレージ容量を空けることができます。また、 Microsoft Office 365のバックアップ メールデータを指定した場所に送信し、その後、Office 365のクラウドストレージからこれらのメールを削除します。

  注: メールクライアント(たとえば、Microsoft Office Outlook)を使用していて、そのクライアント上でメールを削除した場合、Outlook Onlineのクラウド側でもメールが削除されているかどうかを確認する必要があります。

  • If you use POP3 メールを受信しており、メールクライアントがメッセージのコピーをメールサーバーに残すように設定されている場合、メールクライアントでメッセージを削除しても、Microsoft 365 のメールサーバー上のメッセージは削除されません。Outlook Online の Web インターフェースを開き、クラウド上のメールストレージからメッセージを削除する必要があります。
  • If you use IMAP, そうすれば、メールクライアントとメールサーバー間のメールは完全に同期されます。メールクライアントから受信トレイのメッセージを削除すると、そのメッセージはメールサーバーからも削除されます。
  • メールクライアントの設定で、送信済みメールのコピーをメールサーバーに残すように設定されている場合 when using SMTP (Exchange Online用のメールクライアントを使用する)、Outlook Onlineでこれらのメールを確認する必要があります。必要に応じて、Office 365のメールクラウドストレージからメールを削除してください。
• Increase the Office 365 mailbox size: サブスクリプションプランでこの操作がサポートされている場合、Office 365 管理者は PowerShell を使用して Office 365 メールボックスの容量を増やすことができます。この方法は、メールボックスに以前の Office 365 メールボックス容量制限がまだ適用されており、かつ Microsoft が使用中のサブスクリプションプランのメールボックス容量制限を引き上げた場合に利用できます(たとえば、Office 365 E3 および E5 サブスクリプションプランでは、2013 年と 2016 年に容量制限が引き上げられました)。 2016年以前にメールボックスを作成した場合、この方法を使用して、プランに応じて Office 365 のメールストレージ上限を 25 GB から 50 GB へ、または 50 GB から 100 GB へ増やすことができます。

メールボックスの最大容量を増やしても、メールのサイズ制限、アドレス帳の容量制限、メールボックス内のフォルダ数、送信制限などの他の制限には影響しない点にご注意ください。

Office 365 のメールボックス容量を確認するには？

ユーザーは、Outlook Online で自分のメールボックスの使用済み容量を確認できます。Office 365 管理者は、Exchange 管理センターで任意のユーザーの使用済み容量を確認できます。両方の方法について、以下で詳しく説明します。

Outlook Online で Office 365 のストレージ容量制限を確認する

1. Webブラウザで次のURLにアクセスし、Outlook Onlineを開きます https://outlook.office.com.
2. Microsoft Office 365 アカウントにサインインしてください。
3. Outlook OnlineのWebインターフェースの右上隅にある Settings アイコン。その 設定 表示ペインが開きます。
4. 表示ペインの下部で、[クリック] View all Outlook settings.

   

5. その 設定 ウィンドウで、[移動] を選択し、 General > Storage.

   ～について ストレージ このページでは、使用済み容量とメールボックスの最大保存容量を確認できます。図では、メッセージが色分けされています。現在のユーザーのOutlook Onlineにおける各メールフォルダーの容量は、図の下部に表示されます。

   

Exchange 管理センターで Office 365 のストレージ制限を確認する

1. を開く Exchange 管理センター ウェブブラウザで https://admin.exchange.microsoft.com にアクセスしてください。
2. Office 365 管理者アカウントの認証情報を使用してログインしてください。
3. ナビゲーションペインで、[ ] に移動します Recipients > Mailboxes. 組織の Office 365 メールボックスの一覧が表示されます。
4. 必要な Office 365 アカウントをクリックすると、インターフェースの右側に表示されるペインにユーザーの詳細が開きます。
5. 選択したユーザーの Office 365 メールボックスの容量に関する情報が下部に表示されます。

   

PowerShell を使用して Office 365 のメールボックス容量を増やす方法

Web インターフェースでメールボックスの容量を確認することはできますが、Office 365 のメールボックス容量を増やすには PowerShell を使用する必要があります。その前に、Windows PowerShell を管理者として実行する必要があります:

1. クリック Start、入力 cmd、を右クリックして cmd ショートカットを右クリックし、コンテキストメニューから Run as Administrator.
2. 接続する Exchange Online PowerShell. この手順は、Exchange Online を管理するためのコマンドレットを使用するために必要です。
3. 次のコマンドを実行してダイアログ ウィンドウを開き、Office 365 管理者アカウントの認証情報を入力してください:

   $UserCredential = Get-Credential

   注: 入力された認証情報は変数に保存されます。

4. 先ほど入力した認証情報を使用して、新しいExchange Onlineセッションを作成します:

   $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection

   Import-PSSession $Session -DisableNameChecking

5. 以下のコマンドを実行することで、ユーザーのメールボックス容量を確認できるようになりました:

   Get-Mailbox | Select *quota

   

6. この手順で、Office 365 のメールボックス容量制限を増やすコマンドを実行できます:

   Set-Mailbox -ProhibitSendQuota -ProhibitSendReceiveQuota -IssueWarningQuota

   場所:

   • 送信クォータの制限, 送信・受信クォータの制限 そして 警告クォータを発行 Office 365 メールボックスに適したストレージ使用量の上限です。 送信クォータの制限 値は、 送信・受信クォータの制限. その 警告クォータを発行 は、の値以下でなければならない 送信クォータの制限.
   • Office 365 ユーザーのメールアドレス、ユーザープリンシパル名、またはグローバル一意識別子 (GUID) です。
   • ストレージ容量をギガバイト、メガバイト、またはキロバイト(GB、MB、またはKB)で表したものです。

   の値は、より小さい値に設定できます 警告クォータを発行 無料メールボックスの容量が不足するのを、ユーザーに事前に通知するため。

   この例では、以下のコマンドを使用します:

   Set-Mailbox michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com -ProhibitSendQuota 98GB -ProhibitSendReceiveQuota 99GB -IssueWarningQuota 97GB

   注: このコマンドは、ライセンス(サブスクリプションプラン)でメールボックスの容量拡張がサポートされている場合にのみ機能します。

メールボックスのサイズを管理するためのその他のコマンド

PowerShell を使用すると、組織内のすべての Office 365 アカウントのメールボックスの現在のサイズを確認できます。結果はコンソール出力にリスト形式で表示されるため、管理センターのグラフィカルユーザーインターフェイスで各ユーザーのプロパティをクリックする必要はありません。

1. 新しいコマンドレットを含む新しいモジュールを使用するには、Exchange Online に接続してください:

   Connect-Exchange-Online

   

2. 次のコマンドを使用して、メールボックスのデータを変数にダウンロードします:

   $exomailboxsize = (Get-EXOMailbox | Get-EXOMailboxStatistics)

3. メールボックスをサイズ順に並べ替えることができます:

   $exomailboxsize | select TotalItemSize, DisplayName | sort -Property TotalItemSize -Descending

   

注: このコマンドは、メールボックスが満杯またはほぼ満杯になっているユーザーを特定するのに便利です。

複数のユーザーの割り当てを変更する

1つのコマンドで、複数のユーザーのOffice 365メールボックスの容量制限を変更できます:

Get-Mailbox | Set-Mailbox -ProhibitSendQuota -ProhibitSendReceiveQuota -IssueWarningQuota

また、フィルターを使用して、部署全体のアカウントについてOffice 365のメールボックス容量制限を変更することもできます:

Get-User | where {$_.Department -eq "Department_Name"} | Get-Mailbox | Set-Mailbox -ProhibitSendQuota -ProhibitSendReceiveQuota -IssueWarningQuota

Exchange Onlineでの作業が終了したら、PowerShell セッションを閉じてください:

Remove-PSSession $Session

アーカイブメールボックスを有効にする方法は？

アーカイブメールボックスを作成すると、削除したくないメッセージを保存するための追加の保存領域を確保できます。アーカイブメールボックスを有効にするには、以下の手順に従ってください:

1. を開く Exchange admin center.
2. 移動 Recipients > Mailboxes ナビゲーション ペインで、必要な Office 365 ユーザーを選択します。
3. 表示ペインで、[ ] をクリックします Others 次に、[選択] をクリックします Manage mailbox archive 以下 メールボックスアーカイブ.

   

4. 開いた表示ペインで、トグルをクリックしてメールボックスのアーカイブ機能を有効にします。クリック Save そして、表示ペインを閉じます。

   

   メールボックスアーカイブが有効になっている場合、バーにはアーカイブで使用されているストレージ容量が表示されます。デフォルトでは、アーカイブのストレージ使用率が90%に達すると警告が表示されます。

   

PowerShell には、メールボックスのアーカイブ機能を有効にするコマンドもあります:

• 特定のユーザーのメールボックスをアーカイブするには:

  Enable-Mailbox -Identity -Archive

  ""の代わりに、ユーザーの正しい名前を指定してください .

• すべてのメールボックスでアーカイブ機能を有効にするには:

  Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive

• メールボックスアーカイブを使用するように設定されているメールボックスを確認するには:

  Get-Mailbox -Archive

• ご利用のサブスクリプションプランで無制限の自動拡張アーカイブがサポートされている場合、次のコマンドでこの機能を有効にできます:

  Enable-Mailbox -Identity user -AutoExpandingArchive

ユーザーは、メールボックスの空き容量を増やすために、手動でメールをアーカイブメールボックスに移動することができます。ただし、Office 365 の管理者は、保存ポリシーを設定して、古いメールを自動的にアーカイブメールボックスに移動するようにすることもできます。また、管理者は、古いメールを自動的に削除するようにポリシーを設定することもできます。デフォルトでは Exchange Online の保存ポリシー アーカイブ機能を有効にした後の設定では、2年以上経過したメールをアーカイブ対象とします。

Office 365 のメールボックス容量制限に関するよくある問題

Microsoft 365 のメールボックス容量制限は、適切に管理されていない場合、ユーザーに問題を引き起こす可能性があります。こうした問題には、パフォーマンスの低下、生産性の低下、メールの送信不能などが含まれます。

メールボックスの容量に関する警告通知

メールボックスの警告通知が表示された場合は、メールボックスの容量を増やすか、容量を増やすことができない場合は既存のメールボックスから不要なデータを削除する必要があります。

ユーザーや管理者が Microsoft 365 のメールボックス容量に関する警告通知を遅れて受け取った場合、メールの送受信に問題が生じる可能性があります。これは、警告のしきい値が上限に近すぎる設定になっている場合に発生する可能性があります。

通知が遅れるリスクを軽減するには、 IssueWarningQuota ユーザーが対応する十分な時間を確保できるよう、メールボックスの最大容量を大幅に下回るように設定します。例えば:

Set-Mailbox -Identity "User" -IssueWarningQuota 45GB -ProhibitSendQuota 48GB -ProhibitSendReceiveQuota 50GB

すべてのメールボックスで警告閾値が有効になっており、適切に設定されていることを確認してください。監視ツールを使用して、メールボックスの容量を事前に監視してください。共有メールボックスについては、デフォルトで有効になっていない場合、手動で容量警告通知を有効にする必要があります。

割り当て超過エラーとその解決策

Microsoft 365 のメールボックスの割り当てられたストレージ容量の上限に達するか、それを超えると、"容量制限超過"エラーが発生します。このエラーが発生すると、ユーザーはメールの送受信ができなくなります。この問題に対処するには、主に 2 つの方法があります:

• Clean up mailboxes. Microsoft 365のクラウドストレージの空き容量を増やすために、古いメールや不要なメールを削除してください。
• Increase the mailbox size可能であれば、メールボックスの容量を増やしてください。

大容量のメールボックスによるパフォーマンスの低下への対処法

Microsoft 365 では、大容量のメールボックスがパフォーマンスの問題を引き起こすことがあります。特に、Outlook のキャッシュ Exchange モードでアクセスする場合や、同期対象のデータ量が多い場合に顕著です。こうした問題には、次のようなものがあります:

• メールの同期が遅延しています
• Outlookでの検索や応答が遅い
• Outlookで頻繁に"応答なし"エラーが発生する
• Outlookの実行中にCPUまたはメモリの使用率が高くなる

パフォーマンスの低下を解決するには、以下の対策を検討してください:

• パフォーマンス低下の主な原因を特定します。Microsoft Admin Center または PowerShell を使用して、メールボックスがストレージ容量を過剰に消費していないかを確認できます。
• 最適化 Cached Exchange Mode 設定。キャッシュ Exchange モードでメールボックス全体をローカルに同期すると、OST ファイルのサイズが大きくなります。これにより、メールクライアントである Outlook の動作が遅くなる可能性があります。この問題に対処するには、キャッシュ Exchange モードの同期期間を制限し、より短い期間に設定することができます。
• 大きなメールボックスを整理してください。不要なメールを削除して、メールボックスの空き容量を確保してください。これにより、パフォーマンスが向上します。
• メールクライアントアプリケーションが動作するために十分なシステムリソースを確保してください。マシンにメモリやプロセッサの処理能力を増強したり、ハードウェアリソースを過剰に消費しているアプリケーションを終了させたりすることで、大容量のメールボックスを扱う際のパフォーマンスが向上します。

今後、Office 365 のメールボックス容量の問題を防ぐ方法

このセクションの手順を実行することで、Microsoft 365 のメールボックス容量に関連する潜在的な問題を未然に防ぐことができます。

メールボックスのサイズを管理するために、保存ポリシーを適用する

保存ポリシーは、Microsoft 365 ユーザーのメールボックスサイズを管理し、メールコンテンツのライフサイクルを自動化するのに使用されます。これにより、メールボックスのパフォーマンスを最適化し、ストレージの過剰使用を防ぎ、各メールボックスのクリーンアップに伴う手動作業を削減することで、メール管理を効率化できます。

保存ポリシーは、メールの経過期間や特定の条件に基づいて、メールを自動的に移動、アーカイブ、または削除します。これにより、時間の経過とともにメールボックスに過剰なメールデータが蓄積されるのを防ぎます。 保存ポリシーが構成されている場合、管理者とユーザーは手動でメールボックスのクリーンアップを行う必要がありません。

保存ポリシーは、構成された保存期間に基づいて古いメールを定義します。内容と経過時間に基づき、プライマリメールボックス内のメールを保持するか、アーカイブに移動することができます。古いメールを削除することも可能です。時間設定やキーワードトリガーを使用して不要なメールを管理することで、メールボックスを適切なストレージ使用制限内に維持し、Microsoft 365 のメールストレージ制限を超過することを回避できます。

一部の業界の組織では、規制、法律、およびコンプライアンス要件に基づき、メールを一定期間保存する必要がある場合があります。保存ポリシーを設定することで、こうした要件を満たすために不要になったメールを削除できます。これにより、管理者はコンプライアンス要件とストレージの最適化のバランスをとることができます。

メールボックスの定期的な整理に関するベストプラクティス

Microsoft 365 のメールボックス容量制限に関連するエラーを回避し、メールボックスのストレージを整理するために、以下の対策をご検討ください。

• メールボックスの整理を自動化し、そのための保存ポリシーを設定します。たとえば、1年以上経過したメールをアーカイブに移動し、 Deleted 30日後にフォルダを削除します。
• 定期的にメールを Deleted そして Junk email フォルダ。ユーザーに対し、これらのフォルダ内のアイテムを定期的に削除するよう周知するか、保存期間ポリシーを設定して自動的に削除するようにしてください。
• 大容量の添付ファイルを特定して削除してください。これらのファイルは、メールボックスのストレージ容量を大量に消費します。Outlook または Microsoft 365 管理センターで大容量のメール添付ファイルを検索し、クラウドに保存する必要がある場合は Microsoft OneDrive に移動してください。また、ユーザーに対して、ファイルをメールの添付ファイルとして送信するのではなく、OneDrive で共有するよう周知徹底してください。
• メールボックスがどれだけのストレージを消費しているかを監視します。メールボックスのストレージ使用量の上限と、メールボックスのサイズに関する警告通知を確認します。
• 長期保存のためにメールのアーカイブ機能を有効にし、古いメールをアーカイブに移動してください。

長期保存のためのメールアーカイブの活用

Microsoft 365 を含むメールサービスを利用する際、メールボックスからアーカイブへメールを移動させることは推奨される手法です。これは、削除できない古いメールをアーカイブに移動し、長期保存するためです。この方法により、ストレージを効率的に活用できます。

古いメールや使用頻度の低いメールをアーカイブに移動することで、メインのメールボックスの空き容量を確保し、メールの保存容量制限を超過するのを防ぐことができます。E3やE5などの一部のMicrosoft 365サブスクリプションプランでは、無制限のアーカイブ保存容量と、オンラインで拡張可能なアーカイブメールボックスが提供されています。アーカイブされたメールは、Outlook Webインターフェースやメールクライアントから引き続き検索可能です。

結論

これで、PowerShell を使用して組織内の全ユーザーの Office 365 メールボックスの容量制限を確認し、必要に応じて容量を増やす方法がわかりました。重要なメッセージが失われないよう、これらの設定を正しく行っておいてください。

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