Office 365 で不在通知を設定する方法
Microsoft Office Outlook は、さまざまなメールサーバーに対応し、多くの自動化機能を提供する強力なメールクライアントです。クラウドベースの Microsoft Office アプリおよびサービスのスイートである Office 365 のリリース後、Outlook を Web アプリケーション(Outlook Online)として、Microsoft のメールサーバーでのみ利用できるようになりました。Outlook では、設定されたルールに従って受信メールをさまざまなメールフォルダーに分類することができます。
たとえば、スパムメールを 迷惑メール フォルダー。受信メール以外にも、その他のカスタムルールを設定できます。Outlook Web AppとスタンドアロンのOutlookアプリケーションのどちらのエディションでも、不在通知を設定したり、返信できない場合に送信者に自動的にメッセージを送信したりすることができます。 不在通知は、メールアドレスを変更する際に利用できます。その場合、この通知を使用して、以前のメールアドレス宛てにメッセージを送信した相手に、新しいメールアドレスを通知します。このブログ記事では、Outlook 365 および Outlook 2016 で不在通知を設定する方法について説明します。
Outlook Online での Office 365 不在通知の設定
ユーザーアカウントを使用して、Outlook Web App(Outlook Online または Outlook 365 とも呼ばれます)にサインインします:
Outlook Online の Web インターフェースの右上隅にある Settings アイコンと、その 設定 表示されたセクションで、[クリック] View all Outlook settings.
開いた設定ウィンドウで、次の場所へ移動します Mail > Automatic repliesスイッチをクリックして、自動返信を有効にしてください。
Send replies only during a time period. 指定した期間中のみOffice 365の不在通知の送信を有効にしたい場合は、このチェックボックスを選択してください。このオプションを使用すると、機能を利用するタイミングを制御できます。
必要に応じて、以下のチェックボックスも選択できます:
- この期間、予定を入れないようにしてください
- この期間中に開催されるイベントへの新しい招待を自動的に拒否する
- この期間中の会議を延期またはキャンセルする
Send automatic replies inside your organization
Outlook 365の"不在通知"ルールを有効にした際に、送信者に送信されるメッセージを入力してください。例:
こんにちは！
これはOffice 365の不在通知です。現在、私はオフィスにいません。できるだけ早く折り返しご連絡いたします。
Send replies outside your organizationこのチェックボックスをオンにすると、組織外のメールアドレスを持つ送信者に対して不在通知が送信されます。
- 返信は連絡先へのみ送信する。指定した連絡先へのみOffice 365の不在通知を送信できるようにするには、このチェックボックスをオンにしてください。
ヒット Save 設定を保存し、Office 365の不在通知設定を完了します。
注: 以前のメールアドレスを使用しなくなった場合は、Outlook 365の"不在通知"機能を利用して、ユーザーに対し、連絡には新しいメールアドレスを使用するよう通知することができます。例えば、次のような内容です:
こんにちは！
このメールアドレス(old-address@company1.microsoft.com)は今後使用いたしません。新しいメールアドレス(new-address@domain2.com)までご連絡ください。
これで、Office 365の不在通知の設定は完了です。なお、不在通知は、同じ送信者に対してOffice 365のメールアカウントから1回のみ送信されます。同じ送信者から2通目のメールが届いた場合、Office 365の自動不在通知は送信されません。
Microsoft Office Outlook での不在通知の設定
Microsoft Office Outlook は、スタンドアロンのメールクライアントアプリケーションです。Microsoft のメールサーバーと Office 365 アカウントの両方に対応しています。前回の記事では、設定方法について解説しました。 Microsoft Office Outlook Office 365 で機能させるには、どの SMTP および POP3 設定を使用すればよいか。それでは、Microsoft Office Outlook 2016 で不在通知を設定する方法を見ていきましょう。
画面の ホーム Microsoft Office Outlook 2016 の [タブ] をクリックします New Email.
新しいウィンドウが開きます。Office 365の不在通知として使用する新しいメールメッセージを作成してください。
宛先: この欄は空欄のままにしてください。
件名: メッセージの件名を入力してください。例: Outlook 365 の不在通知.
不在通知の本文を作成してください。例:
こんにちは！
これはOffice 365の不在通知です。現在、私はオフィスにいません。折り返しご連絡いたします。
クリック File > Save As このメールをテンプレートとして保存するには。
パスを選択してください(ファイルは C:data (この例の場合)、Outlookのテンプレートファイルの種類、およびファイル名。
ファイルの種類: Outlookテンプレート (*.oft)
ファイル名: Outlook 365 の不在通知.oft
クリック Save.
メールメッセージのテンプレートが保存されました。次に、 ホーム Microsoft Office Outlook 2016 のメインウィンドウにある [タブ] をクリックします。 Rules > Manage Rules & Alerts.
その ルールとアラート ウィンドウが開きます。
内の メールのルール タブキーを押す New Rule.
A ルールウィザード ウィンドウが開きます。
ステップ 1:テンプレートを選択します。クリック Apply rules on messages I receive. クリック Next ウィザードの各ステップで、続行してください。
ステップ 1: 条件を選択します。
チェックボックスを選択します where my name is in the To box.
ステップ 1: アクションを選択する
チェックボックスを選択する reply using a specific template.
手順 2: ルールの説明を編集します(下線付きの値をクリックします)。クリック 特定のテンプレート この場合。
以前に作成したテンプレートを選択してください(クリック Browse (ファイルを選択します)。今回の場合は、 C:dataOut of office Outlook 365.oft ファイル。クリック Open.
これでテンプレートファイルが選択されました。次の手順に進んでください。
例外はありますか？例外を設定する必要がない場合は、設定を変更せず、この手順をスキップしてください。
ルールの設定を完了します。
ステップ 1: このルールの名前を指定します: Outlook 365 の不在通知
ステップ 2: ルールオプションの設定
Turn on this rule – このチェックボックスを選択してください。
ヒット Finish 設定を保存し、不在通知を送信するルールを有効にするには。
下のスクリーンショットにあるように、Outlook 365の"不在通知"ルールのチェックボックスがオンになっています。このルールを無効にしたい場合は、チェックボックスのチェックを外してください。ウィンドウを閉じることができます。 ルールとアラート ウィンドウ。
これで、Microsoft Office Outlook 2016での不在通知の設定が完了しました。このルールを他のルールと組み合わせて、メールクライアントの設定をさらに細かく調整することができます。
管理センターで不在通知を有効にする
組織内のユーザーがすでに休暇中であるにもかかわらず、Office 365 の不在通知の設定を忘れていた場合、システム管理者が設定を行うことができます。管理者は、ユーザーのパスワードを知っている必要も、パスワードをリセットする必要もありません。管理者は、 Office 365 管理センター (これは"Microsoft 365 管理センター"とも呼ばれます)。
管理者として Microsoft 管理センターにログインします。
次のページに移動します Active users、不在通知を有効にしたいユーザーアカウントを選択します。この例では、Michael Bose のアカウントを選択します。ユーザーアカウントを選択すると、開いたウィンドウで、 Mail タブをクリックし、ページの下部にある Manage automatic replies.
ポップアップウィンドウでチェックボックスを選択してください Turn on automatic replies.
クリック Save Changes.
Microsoft 管理センターでの Office 365 の不在通知設定が完了しました。
結論
このブログ記事では、送信者に対して"すぐに返信できない"ことを知らせるために、Office 365の不在通知メッセージを設定する方法について解説しました。これにより、当日中の返信は期待しないよう伝えることや、今後の連絡には新しいメールアドレスを使用するよう通知することができます。 Office 365の不在通知の設定は難しくなく、一般ユーザーでもOffice 365管理者でも、Office 365のWebインターフェースから行うことができます。また、スタンドアロンのMicrosoft Office Outlook 2016メールクライアントでも、不在通知を送信するように設定できます。Microsoft Office 365をご利用の場合は、データを最大限に保護するために、Office 365のバックアップを忘れないようにしてください。
