Confronto tra SharePoint e OneDrive: panoramica completa
Office 365 è un servizio cloud molto diffuso tra quelli offerti da Microsoft. SharePoint è una componente di Microsoft Office, mentre OneDrive è un servizio di storage sul cloud. Entrambi i servizi possono essere utilizzati per salvare file nel cloud, ma presentano sia differenze che somiglianze. Microsoft promuove attivamente i propri servizi cloud, tra cui SharePoint Online con OneDrive, e se hai deciso di utilizzare i suddetti servizi offerti da Microsoft, è importante sapere quale sia in grado di soddisfare al meglio le tue esigenze.
Questo articolo del blog mette a confronto Microsoft Office SharePoint e OneDrive, illustrandone i casi d’uso, le funzioni e le differenze tra OneDrive e SharePoint per aiutarti a decidere quale servizio utilizzare.
Che cos’è SharePoint?
SharePoint è una piattaforma software pensata per migliorare i processi lavorativi nelle grandi organizzazioni e finalizzata a favorire una migliore collaborazione tra gli utenti, il flusso di lavoro dei documenti e l’automazione dei processi. È possibile creare un portale SharePoint che includa siti wiki, blog e dashboard in cui pubblicare documenti e commenti. Le funzioni principali di SharePoint sono:
- Un portale SharePoint consente di creare un sito web aziendale interno.
- Gli utenti possono collaborare e modificare contemporaneamente un file condiviso sul server, nonché scambiarsi documenti, notizie, link e altre risorse.
- Gestione delle attività da risolvere e monitoraggio di quelle in corso.
- Possibilità di creare una struttura aziendale trasparente in formato elettronico.
- Miglioramento della comunicazione tra reparti e dipendenti. È possibile creare dashboard per discutere di progetti e attività.
- Automazione dei processi aziendali: non è necessario eseguire manualmente una lunga serie di operazioni, consentendo ai dipendenti di risparmiare tempo.
L’interfaccia di un portale SharePoint consente di generare report, informare i dipendenti su eventi importanti, pubblicare notizie, ottimizzare i processi aziendali tramite moduli e creare profili utente. SharePoint offre un’ampia gamma di funzionalità e può essere integrato con altre applicazioni di Microsoft Office e con i servizi di messaggistica.
Allo stesso tempo, è bene tenere presenti altri aspetti relativi all’utilizzo di SharePoint prima di passare al confronto tra SharePoint e OneDrive:
- L’elevato numero di funzioni rende il prodotto piuttosto pesante e ne complica l’implementazione. Gli utenti dovrebbero dedicare del tempo a familiarizzare con il prodotto e le sue funzionalità.
- L’integrazione di SharePoint con i prodotti Microsoft è buona, ma presenta una scarsa compatibilità con il software sviluppato da altri fornitori.
- L’implementazione di SharePoint comporta costi aggiuntivi relativi alle licenze, ai prodotti a pagamento (componenti) e a un processo di implementazione complesso.
- Il tempo necessario per implementare SharePoint in un’infrastruttura locale può essere lungo a causa della complessità del processo di implementazione.
Come viene implementato SharePoint?
SharePoint è un prodotto software che costituisce un componente opzionale di Microsoft Office. Si tenga presente che Microsoft Office può essere implementato in uno dei tre modi seguenti: Microsoft Office 2016 (o altre versioni autonome/on-premise come 2010, 2012, 2019, ecc.), Microsoft Office 365 e Microsoft Office Online.
Office 365 è una soluzione che opera nel cloud pubblico di Microsoft. Se si utilizza SharePoint come parte di Office 365, è possibile evitare il complesso processo di implementazione obbligatorio per una versione autonoma di SharePoint, come SharePoint Server 2016. Tuttavia, se si implementa SharePoint 2016 nella propria infrastruttura locale, tutti i dati vengono archiviati sui propri server e non sono accessibili da server di terze parti. Office 365 è fornito come servizio in abbonamento e richiede un pagamento mensile. Office 365 è sempre disponibile nella versione più recente di Microsoft Office e include tutti gli ultimi aggiornamenti, ma è necessario disporre di una connessione a Internet almeno una volta al mese per attivare la licenza.
Office 2016 (e altre versioni autonome/on-premise) deve essere acquistato una sola volta e può essere utilizzato per un periodo di tempo illimitato. Una volta installate, le applicazioni di Microsoft Office sono sempre disponibili sul dispositivo utilizzato per l’installazione, sia per l’utente che per i colleghi, indipendentemente dalla disponibilità della connessione a Internet.
Office Online è una versione gratuita di Microsoft Office con funzionalità limitate, utilizzabile tramite un browser web. Word, Excel, PowerPoint e OneNote sono componenti di Office Online. SharePoint non è incluso nelle applicazioni di Office Online. La cosa può creare un po’ di confusione, ma SharePoint Online è classificato come componente di Office 365. Nel presente articolo del blog, nel confronto tra SharePoint e OneDrive, viene preso in esame solo SharePoint Online, che è una componente di Office 365.
Che cos’è OneDrive?
Microsoft OneDrive è un servizio di storage sul cloud che consente agli utenti di archiviare file nel cloud di Microsoft. OneDrive era precedentemente noto come SkyDrive, FolderShare, Windows Live Office e LiveMesh. È possibile accedere a OneDrive con o senza un browser web installando l’applicazione OneDrive. Esistono due tipi di OneDrive: OneDrive e OneDrive for Business.
OneDrive è uno spazio cloud personale per l’archiviazione di file destinato agli utenti privati. Tutti gli utenti in possesso di un account Microsoft possono archiviare gratuitamente 5 GB di file su OneDrive. Se un utente desidera disporre di uno spazio di archiviazione superiore a quello offerto da OneDrive, deve acquistare un abbonamento a Office 365 Personal o un abbonamento a OneDrive da 100 GB. Acquistando un abbonamento a Office 365 Personal, si ottengono più funzionalità di OneDrive rispetto all’abbonamento che offre solo spazio di archiviazione. È possibile caricare file su OneDrive, accedere a OneDrive da diversi dispositivi e sincronizzare la cartella OneDrive su tali dispositivi con lo storage sul cloud di OneDrive. È possibile condividere file e cartelle su OneDrive con gli utenti autorizzati.
OneDrive for Business (precedentemente noto come SkyDrive Pro) è simile a OneDrive ma include funzionalità aggiuntive pensate per scopi aziendali. Un amministratore dell’organizzazione gestisce OneDrive for Business per consentire agli utenti del proprio team di collaborare su documenti e altri file. L’amministratore può limitare le opzioni di condivisione per gli utenti. Per utilizzare OneDrive for Business, un utente deve effettuare l’accesso utilizzando un account aziendale, non un account personale. I criteri di conservazione speciali disponibili per OneDrive for Business consentono agli amministratori di ripristinare i file eliminati dagli utenti. Più utenti possono effettuare la modifica di un documento contemporaneamente ed è disponibile anche il controllo delle versioni dei documenti.
OneDrive for Business può essere utilizzato separatamente (piano Office 365 Business) e con SharePoint Online (piano Office 365 Business Premium). Le librerie SharePoint di un’azienda possono essere sincronizzate sul computer locale di un utente tramite OneDrive. OneDrive for Business e SharePoint Online possono essere integrati tra loro. Per comprendere meglio come viene implementata l’integrazione di queste due piattaforme, si può considerare OneDrive come l’archivio di backend e SharePoint come l’interfaccia di frontend. Un collegamento ai file condivisi in OneDrive può essere utilizzato come collegamento per SharePoint Online. Ora, dopo aver illustrato SharePoint e OneDrive, confrontiamo SharePoint e OneDrive for Business da diversi punti di vista.
SharePoint vs OneDrive: casi d’uso
Il principale caso d’uso di SharePoint è la collaborazione tra utenti e la modifica simultanea di file condivisi. SharePoint è consigliato per l’uso da parte di team. A tal fine viene creato un portale web interno ed è possibile configurare strumenti di analisi. Per quanto riguarda OneDrive, il principale caso d’uso è l’archiviazione dei file e la loro condivisione, se necessario. Non è possibile creare un sito web sulla piattaforma OneDrive, ma è possibile utilizzare OneDrive come spazio di storage per un sito web creato tramite SharePoint. OneDrive for Business viene adottato per l’utilizzo da parte dei dipendenti e per progetti individuali. I dati archiviati in SharePoint non sono dati privati di un utente. OneDrive può essere utilizzato, facoltativamente, per archiviare backup nel cloud.
SharePoint vs OneDrive: Condivisione file
Entrambe le piattaforme possono essere utilizzate per condividere file, il che rappresenta un’opzione simile. Tuttavia, esiste una differenza tra OneDrive e SharePoint. SharePoint viene utilizzato per creare un sito interno da utilizzare all’interno di un’azienda per la condivisione di documenti, la collaborazione tra gli utenti e la modifica dei documenti. Un amministratore di sistema dell’azienda definisce quali file possono essere condivisi e accessibili agli utenti. Quando si utilizza OneDrive for Business, i file sono privati e non sono accessibili ad altri utenti finché l’utente (proprietario) non li condivide. I file personali di OneDrive possono essere condivisi e salvati nel sito del team di SharePoint.
| SharePoint | OneDrive |
| Fornisce un sistema di collaborazione e condivisione | Fornisce storage sul cloud per un team |
| È accessibile a chiunque disponga di una connessione a Internet | È accessibile a chiunque disponga di una connessione a Internet |
| Può essere gestito tramite le proprietà e le autorizzazioni del sistema di Azure Active Directory | Può essere gestito tramite le autorizzazioni di sistema di Azure Active Directory e le politiche di condivisione dei file |
Le funzionalità di condivisione di SharePoint sono più ampie rispetto a quelle di OneDrive.
SharePoint vs OneDrive: Crittografia
Sia SharePoint che OneDrive crittografano i file e le connessioni Internet, ma SharePoint offre altre opzioni di sicurezza. Per questi servizi Microsoft sono supportati i protocolli di crittografia TLS e SHA-2, mentre le connessioni SSL utilizzano chiavi di crittografia a 2048 bit. Secondo Microsoft, i dati vengono archiviati in forma crittografata sui server dei data center utilizzati dalle piattaforme cloud. I dati di SharePoint Online e OneDrive sono crittografati con BitLocker a livello di disco.
Conclusione
La scelta della soluzione dipende dalle esigenze della vostra azienda. Se avete bisogno di archiviare file nel cloud, oppure di condividere file e, occasionalmente, modificarli contemporaneamente insieme ad altri utenti, potete utilizzare Microsoft OneDrive for Business. Se avete bisogno di creare un portale web aziendale per la collaborazione di un numero elevato di utenti all’interno della vostra azienda, prendete in considerazione l’utilizzo di SharePoint Online, che è un componente opzionale di Microsoft Office 365. OneDrive for Business può essere integrato con SharePoint e può essere utilizzato come archivio per i contenuti caricati su un sito web basato sulla piattaforma SharePoint. Sia OneDrive che SharePoint Online offrono la stabilità intrinseca dei prodotti Microsoft.
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