Les bases d'une stratégie de sauvegarde pour Microsoft 365

Une stratégie de sauvegarde pour Microsoft 365 est un plan complet conçu pour prévenir ou minimiser la corruption et la perte de données Microsoft 365 dues à des cyberattaques, des pannes matérielles ou logicielles, d'autres interruptions de service et des sinistres. Cette stratégie garantit qu'une copie de sauvegarde de vos données est facilement accessible pour une récupération rapide, ce qui minimise les temps d'arrêt et les perturbations de vos opérations commerciales.

La stratégie de sauvegarde de chaque organisation est unique et influencée par des facteurs tels que le secteur d'activité, la taille de l'entreprise, les ressources disponibles, l'exposition aux risques et les conditions à remplir en matière de résilience opérationnelle. Une stratégie bien conçue comprend généralement une analyse des risques, la gestion des actifs informatiques, les objectifs, méthodes et procédures de sauvegarde, les schémas de conservation, la gestion du stockage, les plans d'intervention en cas d'incident et les tests.

Sécurité des données

Un stratégie de sauvegarde solide renforce considérablement la capacité de votre organisation à faire face à un environnement de cybermenaces en constante évolution.

Contrairement à une idée reçue, Microsoft n’est pas responsable de la protection des données ni des pertes auxquelles votre organisation ou vos clients pourraient être confrontés en raison d’interruptions ou de perturbations des services Microsoft. Microsoft recommande de faire une sauvegarde même toutes vos données Microsoft 365 pour éviter toute perte.

REMARQUE : Les outils natifs de Microsoft 365 n'offrent pas les fonctionnalités nécessaires pour garantir la sécurité des données et une récupération rapide. Ces outils sont souvent complexes, nécessitent une administration manuelle et offrent une protection insuffisante contre les ransomwares. C'est pourquoi la plupart des organisations optent pour des logiciels tiers tels que NAKIVO Sauvegarde pour Microsoft 365.

Continuité des activités

Même une heure d'interruption imprévue peut coûter cher aux entreprises industrielles 125 000 $, sans parler des risques pour la réputation. La mise en œuvre de politiques de sauvegarde et de récupération appropriées dans Microsoft 365 garantit une récupération rapide et transparente, vous permettant de reprendre rapidement vos activités en cas de sinistre ou de panne du système.

Conformité

Des réglementations telles que le RGPD, la loi HIPAA, la directive NIS2 et la loi DORA imposent une résilience opérationnelle élevée, et toute non-conformité peut entraîner des amendes s'élevant à plusieurs millions. Même si votre organisation n'est pas soumise à ces réglementations, vous devrez peut-être conserver des données pour des procédures judiciaires et des demandes d'e-discovery.

REMARQUE : Bien que Microsoft 365 dispose d'outils de conservation tels que eDiscovery et Litigation Hold, ceux-ci nécessitent souvent beaucoup de travail manuel, ce qui peut entraîner des erreurs humaines et des pertes de données.

Il n’existe pas d’approche universelle ; chaque organisation doit élaborer une stratégie de sauvegarde adaptée à ses besoins spécifiques. Voici toutefois les aspects les plus importants à prendre en compte.

1. Évaluer les risques potentiels

Commencez par l’analyse des risques ( évaluation des risques ) et l’analyse d’impact sur l’activité afin de comprendre les vulnérabilités et les risques potentiels de votre organisation. Ceux-ci peuvent inclure les activités malveillantes, les erreurs humaines, les pannes et les défaillances. Une stratégie complète de protection des données Office 365 doit décrire différents scénarios pour faire face à divers types de risques.

2. Déterminez le périmètre

Identifiez vos actifs et déterminez leur importance pour l'entreprise. Répertoriez toutes les applications et tous les services Microsoft 365 sur lesquels vous stockez des données et classez-les par ordre de priorité (par exemple, vous pouvez les classer comme critiques, essentiels à la mission, importants, importants pour les performances, etc.).

En règle générale, les applications et les données à inclure dans une politique de sauvegarde Microsoft 365 sont les suivantes :

• Exchange Online boîtes de messagerie, adresses e-mail, pièces jointes, calendriers et contacts
• OneDrive for Business fichiers, documents (y compris l'historique des versions) et médias
• SharePoint Online sites, bibliothèques de documents et listes
• Microsoft Teams conversations, fichiers multimédias, canaux et notes

3. Définir les objectifs de récupération

Déterminez objectifs de récupération pour chaque ressource en fonction de la criticité des données et de la fréquence de mise à jour :

• Objectif de point de récupération – la quantité maximale de données que vous pouvez perdre. Plus les données sont critiques et dynamiques, plus le RPO que vous devez définir doit être faible.
• Objectifs de temps de récupération – le temps d'indisponibilité maximal que votre organisation peut tolérer. Pour les applications et services Microsoft 365 critiques, la valeur du RTO s'exprime en secondes, tandis que pour les applications et services non critiques, elle peut varier de quelques heures à plusieurs jours.

Les priorités et les objectifs de récupération dictent la fréquence des sauvegardes et leur disponibilité pour la récupération. Par exemple, le stockage du contenu des boîtes de messagerie sur des bandes magnétiques détachées du réseau peut protéger les données contre les cyberattaques, mais il est peu probable qu'il vous aide à réaliser la récupération des données en quelques secondes en cas de besoin. Cela nous amène à l'aspect suivant de la stratégie.

4. Diversifier le stockage des sauvegardes

La hiérarchisation du stockage vous aide à vous aligner sur vos objectifs tout en optimisant la capacité et la gestion du stockage. L'une des bonnes pratiques de sécurité d'Office 365 consiste à aligner votre stratégie sur le la règle du 3-2-1 afin de maximiser la résilience des données. Selon cette règle, vous devez disposer d'au moins trois copies de vos données, stockées sur deux sites hors site et dans un emplacement cloud, afin de toujours disposer d'une copie de sauvegarde à partir de laquelle effectuer la récupération. Vous pouvez renforcer encore davantage cette stratégie en ajoutant au moins une copie immuable et une copie de type « saugarde en environnement isolé » pour une protection plus fiable contre les ransomwares.

Les différents types de stockage ont également une incidence sur le temps de récupération. Comme nous l’avons mentionné précédemment, vous pouvez sauvergarder les données des utilisateurs de Microsoft 365 supprimés et les stocker hors site sur des périphériques amovibles. Cependant, la récupération peut dans ce cas prendre plus de temps que depuis un stockage local. D’un autre côté, le stockage local, bien qu’il garantisse une récupération plus rapide, peut être moins sécurisé qu’un périphérique de stockage hors ligne. Vous devez fonder votre décision sur les types de stockage disponibles, les contraintes budgétaires, la priorité des données et les objectifs de récupération.

REMARQUE : Une bonne alternative pour la sauvegarde pour Microsoft 365 est un autre cloud en dehors de l'infrastructure Microsoft 365. Cependant, toutes les solutions ne permettent pas la sauvegarde directe de Microsoft 365 vers le cloud ou vers des périphériques hors site tels que les NAS et les appliances de déduplication. NAKIVO Backup & Replication prend en charge un large éventail de destinations de stockage pour Microsoft 365.

5. Planifier les calendriers de sauvegarde et la conservation

Les organisations peuvent avoir besoin de sauvegarder des données critiques quotidiennement, voire plus fréquemment, ce qui consomme rapidement de l'espace de stockage. C'est pourquoi une bonne politique de sauvegarde et de récupération pour Microsoft 365 doit inclure des calendriers de sauvegarde pour diverses applications et des schémas de rotation des points de récupération afin d'optimiser l'espace de stockage sans perdre de données importantes.

L'un des schémas de rotation les plus couramment utilisés est le Grand-père-père-fils (GFS). Ce schéma à plusieurs niveaux intègre divers types de sauvegarde pour améliorer la résilience des données :

• Une sauvegarde complète effectuée à des intervalles plus longs (un mois ou plus).
• Une sauvegarde différentielle ou incrémentielle effectuée à des intervalles plus fréquents (par exemple, wöchentlich)
• Une sauvegarde incrémentielle effectuée aussi fréquemment que possible (quotidiennement, voire toutes les heures si nécessaire)

La gestion des sauvegardes pour des centaines ou des milliers d'utilisateurs de Microsoft 365 et la diversité des applications qu'ils utilisent peut rapidement submerger les administrateurs, ce qui nous amène au point suivant.

6. Automatiser les tâches de sauvegarde

Les erreurs humaines sont un cause fréquente de perte de données, et la mise en œuvre de protocoles d'automatisation des sauvegardes peut contribuer à minimiser leur occurrence. Les protocoles peuvent inclure des séquences de sauvegarde automatisées, des calendriers, des alertes post-sauvegarde, des stratégies de protection des données, des paramètres de conservation intégrés, et bien plus encore.

REMARQUE : Les outils natifs de Microsoft 365 sont non seulement complexes, mais offrent également des capacités d'automatisation limitées, ce qui se traduit par une charge de travail manuel accrue pour les administrateurs. Il est important de choisir une solution de sauvegarde tierce capable d'alléger les tâches routinières des administrateurs et de réduire les erreurs humaines.

7. Créer un plan d'intervention en cas d'incident

Définissez des priorités de récupération pour les différentes applications Microsoft 365 en fonction des objectifs de récupération. Détaillez les protocoles de récupération afin que les administrateurs sachent précisément quoi, comment, quand et où récupérer les données dans divers scénarios d'incident. La solution de sauvegarde doit prendre en charge plusieurs types de récupération, notamment la récupération complète du compte et la récupération granulaire à un instant donné des fichiers et des objets d'application tels que les adresses e-mail, les pièces jointes, les canaux Teams, les sites SharePoint Online, etc.

8. Envisager des améliorations en matière de sécurité

La stratégie de sauvegarde ne doit pas se concentrer uniquement sur la sauvegarde, mais établir un cadre complet de protection des données. Cela implique des protocoles de sécurité pour la gestion des accès, le chiffrement, la surveillance des menaces en temps réel, etc.

9. Évaluer l'efficacité de la stratégie

Quelle que soit la sophistication de votre stratégie, il est nécessaire de procéder régulièrement à des révisions, des tests et des mises à jour des procédures et des protocoles afin de garantir son efficacité face à l'évolution des risques numériques.

Des textes législatifs européens récents, tels que NIS2 et DORA, introduisent la responsabilité de la gestion en cas d'incidents et de perte de données. Cela signifie que la continuité des activités, y compris la stratégie de sauvegarde, ne relève plus uniquement du département informatique. La collaboration avec la gestion est essentielle pour garantir que la stratégie de sauvegarde réponde aux besoins de toutes les unités opérationnelles. De plus, l'implication de la gestion peut contribuer à sensibiliser le personnel aux menaces et à améliorer la cyberhygiène au sein de l'organisation.

NAKIVO Backup & Replication est une solution de protection des données robuste qui centralise toutes vos opérations de protection des données. Outre les charges de travail virtuelles, cloud et physiques, cette solution prend en charge les applications et services Microsoft 365, ainsi que les sauvegardes de cloud à cloud. Ses fonctionnalités étendues, notamment ses capacités de reprise après sinistre automatisée, en font le choix idéal pour les stratégies de sauvegarde, quelle que soit leur complexité.