Cómo pueden los MSP hacer backup de Microsoft 365 para sus clientes
La mayoría de las organizaciones que utilizan los servicios de Microsoft 365 para sus necesidades empresariales están interesadas en la continuidad del negocio y en la capacidad de recuperar datos para evitar tiempos de inactividad. Algunas empresas se plantean utilizar un servicio de backup como servicio (Backup-as-a-Service) proporcionado por un proveedor de servicios gestionados (MSP) para hacer backup de los datos de Microsoft 365. En esta entrada del blog se explica cómo los MSP pueden hacer backup de los datos de Microsoft 365 para sus clientes y cómo elegir la solución de backup de un MSP adecuada para este fin.
La importancia de hacer backup de Microsoft 365 para los proveedores de servicios gestionados (MSP)
El soporte para el backup de Microsoft 365 es importante para los proveedores de servicios gestionados, ya que Microsoft 365 es un servicio en la nube muy utilizado por organizaciones de todo el mundo. Aunque Microsoft cuenta con potentes centros de datos con una infraestructura fiable y redundante, los datos de Microsoft 365 pueden perderse.
Comprender el modelo de responsabilidad compartida de Microsoft
Según el Contrato de licencia de usuario final para usuarios de Microsoft 365, los usuarios aceptan utilizar el modelo de responsabilidad compartida en lo que respecta a los datos generados y almacenados en las aplicaciones y servicios de Microsoft 365. El modelo de responsabilidad compartida de Microsoft define las responsabilidades compartidas entre Microsoft y los clientes (o los proveedores de servicios gestionados [MSP] en nombre de los clientes) al utilizar los servicios en la nube de Microsoft 365. Este modelo establece que Microsoft es responsable del funcionamiento de su infraestructura en la nube y de sus centros de datos (tiempo de actividad de los servidores, redundancia de datos a nivel de centro de datos, etc.). Por su parte, los clientes son responsables de proteger los datos por su cuenta frente a la pérdida de datos.
- Responsabilidades de Microsoft: Infraestructura y tiempo de actividad
El ámbito de responsabilidad de Microsoft es la infraestructura subyacente y su seguridad. La empresa hace todo lo posible por proteger los servidores y los equipos de red frente a fallos de hardware, replicar los datos, protegerlos contra ataques DDoS, etc. Estas medidas no protegen los datos frente a la eliminación accidental por parte de los usuarios, los ataques de ransomware en el entorno del usuario o las amenazas internas.
- Responsabilidades del cliente: Protección de datos y recuperación
Los clientes o los proveedores de servicios gestionados son responsables de la protección de sus propios datos en Microsoft 365; deben asegurarse de que los datos estén protegidos y puedan recuperarse. Este enfoque incluye tareas como la gestión de las cuentas de usuario de Microsoft 365 en una organización, garantizar la seguridad de los datos e implementar planes de copia de seguridad y recuperación. Los clientes deben controlar y hacer frente a eventos como la eliminación accidental de datos por parte de los usuarios, las actividades maliciosas de personas internas, los ataques de ransomware y la retención de datos relacionada con el cumplimiento normativo.
Por ejemplo, Microsoft 365 ofrece plazos de recuperación limitados (entre 30 y 90 días para los elementos eliminados, dependiendo del servicio, con un máximo de 93 días), tras los cuales es posible que los datos no se puedan recuperar sin un backup. Si el cliente dispone de un backup, los datos se pueden restaurar en caso de corrupción causada, por ejemplo, por un ataque de ransomware. En determinados casos, los clientes deben cumplir con los requisitos normativos que exigen un periodo de conservación más prolongado en comparación con las opciones de conservación estándar disponibles en los ajustes nativos de Microsoft 365. Estas tareas pueden resolverse utilizando una solución de copia de seguridad específica.
Riesgos de no hacer backup de los datos de Microsoft 365
Si una organización no hace backup de los usuarios y los datos de Microsoft 365, aumenta el riesgo de pérdida de datos, lo que, a su vez, puede acarrear consecuencias negativas para la empresa.
- Pérdida permanente de datos . Si no hay backups, una organización puede perder datos para siempre.
- Ciberataques . Los ciberataques como el phishing y ataques de ransomware pueden corromper los datos de Microsoft 365 mediante el uso de potentes algoritmos de cifrado que los hacen ilegibles. Sin una solución de protección de datos de Microsoft 365, la recuperación de archivos dañados o eliminados a causa del ransomware es imposible.
- Eliminación accidental o intencionada de datos . En ocasiones, los usuarios pueden eliminar datos de Microsoft 365 por error. Estos datos pueden ser correos electrónicos, archivos, carpetas, sitios de SharePoint, etc. Puede ocurrir que algún usuario elimine datos intencionadamente para perjudicar a una organización. A veces, la eliminación de datos no se detecta a tiempo. Si ha expirado el periodo de retención de las herramientas nativas de Microsoft 365, es imposible recuperar estos datos sin un backup.
- Incumplimientos normativos . Si una organización opera en un sector o una región específicos que deben cumplir requisitos normativos y de cumplimiento, no disponer de una copia de seguridad supone un riesgo de sanciones y multas. Normativas como RGPD, HIPAA y SOX suelen exigir la conservación a largo plazo de los datos y la capacidad de presentarlos durante auditorías o investigaciones legales.
- Continuidad del negocio y tiempo de inactividad . La pérdida de datos puede provocar tiempos de inactividad que afecten negativamente a las actividades empresariales y puedan dar lugar a pérdidas económicas. Las soluciones de backup específicas para Microsoft 365 están optimizadas para recuperar rápidamente los datos necesarios con una intervención manual mínima.
- Cuestiones legales y financieras . Si una organización no es capaz de presentar los datos necesarios, como información de clientes, contratos o registros financieros, esto puede dar lugar a disputas legales, multas o la pérdida de negocio. Esto resulta especialmente crítico en sectores que dependen de un mantenimiento preciso de los registros, y la falta de backups podría exponer a la organización a demandas judiciales, sanciones económicas y daños a su reputación.
Características clave para los MSP en una solución de backup de Microsoft 365
Los MSP deben utilizar una solución de protección de datos funcional para proteger los datos de Microsoft 365 de sus clientes con un alto nivel de eficiencia y fiabilidad, y con la capacidad de cumplir los requisitos de cumplimiento normativo.
- Cobertura integral de los servicios de Microsoft 365 . Un MSP debe utilizar una solución de protección de datos de Microsoft 365 que cubra los principales servicios de Microsoft 365, entre los que se incluyen:
- Exchange Online : correos electrónicos, calendarios, contactos
- SharePoint Online : sitios, bibliotecas de documentos, listas
- OneDrive para la Empresa : archivos y carpetas de usuario
- Microsoft Teams : chats, archivos, canales compartidos, ajustes
Una solución completa garantiza que ningún dato crítico quede desprotegido.
- Capacidades de recuperación granular . La recuperación granular permite a los MSP y a sus clientes recuperar elementos específicos, como correos electrónicos individuales, archivos o mensajes de Microsoft Teams, en lugar de buzones de correo o sitios completos. Esta función resulta especialmente útil cuando un cliente no necesita recuperar un conjunto de datos completo, sino solo un correo electrónico, un archivo, una carpeta u otro objeto de Microsoft 365. La recuperación granular acelera los tiempos de recuperación y, como resultado, las organizaciones sufren menos tiempo de inactividad e interrupciones en los procesos empresariales.
- Copias de seguridad automatizadas y programadas . Para garantizar que los datos estén protegidos de forma constante, un MSP debe utilizar una solución de protección de datos con amplias funciones de automatización y programación. Esto permite a los MSP y a sus clientes configurar jobs de backup en modo automático y garantizar que se haga backup de los datos cuando sea necesario sin intervención manual.
- Configuración flexible de los ajustes de retención y retención a largo plazo . Los usuarios de Microsoft 365 suelen tener que cumplir requisitos específicos de retención, incluido el cumplimiento normativo. La solución de copias de seguridad debe ofrecer políticas de retención personalizables que permitan la retención de datos a corto y largo plazo. También debe satisfacer las necesidades de cumplimiento de normativas como el RGPD, la HIPAA o la ley SOX, con opciones de retención indefinida o plurianual según sea necesario.
- Cifrado de datos . La seguridad es una de las principales preocupaciones de los MSP, y las soluciones de copia de seguridad deben ofrecer cifrado de extremo a extremo de los datos, tanto en tránsito como en reposo. El cifrado permite a los clientes garantizar que los datos confidenciales estén seguros y protegidos frente al acceso no autorizado durante su transferencia a través de la red y mientras se almacenan en las instalaciones locales o en la nube.
- Gestión multitenant . Una solución de backup de Microsoft 365 para MSP debe incluir capacidades multitenant, ya que los MSP suelen gestionar múltiples clientes. Esto permite a los MSP supervisar y gestionar los backups de todos los clientes desde una única interfaz. Este enfoque reduce la complejidad de la gestión. Una solución de backup de Microsoft 365 para MSP debe admitir controles de accesos basados en roles (RBAC) para garantizar que solo los miembros autorizados del equipo puedan acceder a los datos en función de sus roles.
- Opciones de almacenamiento flexibles . El software de copias de seguridad para MSP destinado a Microsoft 365 debe admitir diversas opciones de almacenamiento que puedan utilizarse como ubicaciones de copia de seguridad para los datos de Microsoft 365. Los clientes suelen valorar disponer de diversas opciones de almacenamiento, como repositorios locales, cintas y plataformas en la nube privada y pública.
- Rápida Recuperación ante desastres . La mejor solución de copias de seguridad para MSP debe proporcionar una Recuperación ante desastres rápida y eficaz. Esta funcionalidad puede reducir significativamente el tiempo de inactividad en caso de incidentes relacionados con la pérdida de datos. Una solución de copia de seguridad debe admitir la recuperación granular para restaurar rápidamente los objetos específicos (archivos, carpetas, correos electrónicos, sitios de SharePoint) que necesitan los clientes. Una solución que cuente con dichas funciones permite a los clientes garantizar la continuidad del negocio y cumplir con estrictos acuerdos de nivel de servicio (SLA) y plazos de objetivos de tiempo de recuperación (RTO).
- Ampliabilidad . Una solución de copia de seguridad de un MSP para Microsoft 365 debe ser flexible en términos de ampliabilidad. La cantidad de datos que utilizan los clientes crece continuamente. Debe ser posible ampliar el almacenamiento de copias de seguridad añadiendo otro repositorio. El número de clientes también puede aumentar y la solución de protección de datos debe permitir gestionar un mayor número de clientes con sus datos y la infraestructura correspondiente.
- Funcionalidades de autoservicio para los clientes . Las soluciones de copia de seguridad para MSP que ofrecen portales de autoservicio mejoran la experiencia del cliente a la hora de gestionar Backup de Microsoft 365 y las tareas de recuperación. Estas funcionalidades reducen las solicitudes de asistencia rutinarias y permiten a los clientes acceder a sus datos y recuperarlos sin la intervención del MSP. Como resultado, ambas partes disponen de mayor flexibilidad para gestionar los flujos de trabajo de protección de datos.
Cómo ayuda NAKIVO a los MSP a hacer backup de Microsoft 365 de forma eficaz
NAKIVO Backup & Replication es una solución universal de protección de datos que admite el hacer backup de Microsoft 365 y ofrece capacidades de multitenencia para satisfacer las necesidades de los MSP y sus clientes.
- Compatibilidad con una amplia gama de servicios protegidos de Microsoft 365: Exchange Online (buzones, correos electrónicos, contactos y elementos del calendario), OneDrive para la Empresa (archivos y carpetas), SharePoint (sitios, listas y bibliotecas) y Microsoft Teams (chats, canales y archivos).
- Portal de autoservicio para cada inquilino (cliente). Cuando la solución NAKIVO se instala en modo multiinquilino, el MSP crea inquilinos que tienen acceso a la interfaz web de su propio entorno aislado para hacer backup y recuperar datos de Microsoft 365.
- Inquilinos remotos tienen la capacidad de gestionar sus recursos en su infraestructura de protección de datos (a diferencia de los inquilinos locales). Los MSP pueden supervisar la instancia de NAKIVO Backup & Replication de un inquilino remoto en la consola para MSP después de que se establezca la conexión entre ambas partes.
- Backup incremental . Copia únicamente los bloques de datos modificados desde la última copia de seguridad para mejorar significativamente la velocidad de copia de seguridad y reducir el consumo de espacio de almacenamiento.
- Recuperación granular . La solución de NAKIVO permite a los clientes recuperar objetos específicos de una copia de seguridad de Microsoft 365, incluidos correos electrónicos, contactos, calendarios, archivos, carpetas, sitios de SharePoint, listas, bibliotecas, canales de Microsoft Teams y su contenido (archivos, publicaciones, sitios web, pestañas de Word y más).
- Amplia compatibilidad de almacenamiento para copias de seguridad . Los usuarios pueden almacenar copias de seguridad de Microsoft 365 de forma local utilizando repositorios de backups locales en equipos Linux y Windows, recursos compartidos CIFS o NFS, dispositivos NAS, cartuchos de cinta, etc. También se admite el almacenamiento en la nube: Amazon S3, almacenamiento compatible con S3, Amazon EC2, Azure Blob Storage y otros.
- Inmutabilidad de las copias de seguridad . Las copias de seguridad de Microsoft 365 se utilizan para proteger los datos contra el ransomware. Backups inmutables son mucho más eficaces desde el punto de vista de la protección contra el ransomware. Si el ransomware consigue acceder al almacenamiento de las copias de seguridad, las copias de seguridad inmutables no pueden modificarse ni eliminarse.
- Alta ampliabilidad . Los repositorios federados permiten a los proveedores ampliar un repositorio de backups existente añadiendo otros miembros al repositorio federado. Hay más espacio de almacenamiento gratuito disponible en el mismo repositorio sin necesidad de reconfigurar los jobs de backup para utilizar otros repositorios nuevos. Un MSP puede añadir más inquilinos cuando sea necesario y asignarles recursos.
- Cifrado de los backups . NAKIVO Backup & Replication es compatible con cifrado de los backups. Los MSP y los clientes pueden crear repositorios de backups cifrados y habilitar el cifrado de los backups en origen antes de copiar y almacenar los datos. Al utilizar el cifrado de los backups en origen, los datos se transfieren a través de la red en estado cifrado.
- Configuración avanzada de programación y ajustes de retención . Con la solución de NAKIVO, los clientes pueden configurar cualquier programa de backups y ajustes de retención utilizando opciones flexibles. Es posible configurar el Programa de retención de GFS y políticas más complejas. Las opciones flexibles de programación le permiten crear backups automáticamente cuando sea necesario para garantizar la máxima protección.
Prácticas recomendadas para que los MSP hagan backups de los datos de Microsoft 365 de forma eficaz
Se recomienda que los MSP sigan las prácticas recomendadas para los backups de Microsoft 365 y los servicios relacionados, con el fin de garantizar la protección de los datos, la recuperación y el cumplimiento de los requisitos normativos de los clientes.
- Implemente backups periódicos y automatizados de Microsoft 365 para reducir el riesgo de pérdida de datos.
- Utilice directivas de retención personalizables para permitir a los clientes cumplir con sus políticas de copia de seguridad y requisitos de cumplimiento normativo.
- Ofrezca opciones de recuperación granular para acelerar y hacer más eficaz el proceso de recuperación cuando sea necesario recuperar objetos específicos.
- Implemente el cifrado de datos y otras medidas de seguridad para proteger los datos de las copias de seguridad frente al acceso no autorizado.
- Utilice la implementación multitenant para una gestión eficaz de múltiples clientes.
- Habilite opciones de copia de seguridad de autoservicio para mejorar la satisfacción del cliente y reducir el número de incidencias de soporte técnico.
- Aplicar funciones de protección contra el ransomware, como la inmutabilidad de las copias de seguridad.
- Ofrecer capacidades de recuperación rápida para cumplir con valores de RTO ajustados.
Garantizar el cumplimiento normativo de los proveedores de servicios gestionados (MSP) con los backups de Microsoft 365
Los proveedores de servicios gestionados (MSP) deben garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos para que los clientes puedan cumplir con ellos. Los MSP deben estar familiarizados con las leyes de protección de datos pertinentes que se aplican a sus clientes, tales como:
- RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) en Europa
- HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico) en el sector sanitario
- SOX (Ley Sarbanes-Oxley) en el sector financiero y en las empresas cotizadas
- CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California) en EE. UU.
El software de copias de seguridad de Microsoft 365 para MSP puede ayudar a cumplir con la normativa al garantizar la protección de los datos mediante funciones fiables de copia de seguridad y recuperación. Las principales funciones que pueden garantizar el cumplimiento normativo incluyen el cifrado, la protección contra el ransomware con inmutabilidad y supervisión, el control de accesos basado en roles, las pruebas de backup, la programación flexible y los ajustes de retención.
Conclusión
A la hora de elegir una solución de backup para MSP destinada a Microsoft 365, los proveedores deben tener en cuenta el software que admita los servicios esenciales de Microsoft 365 y ofrezca multitenencia, cifrado de los backups, backups incrementales, recuperación granular, múltiples ubicaciones de almacenamiento e inmutabilidad de los backups. Elegir la solución adecuada para hacer backup permite a un MSP satisfacer a sus clientes actuales y atraer a más usuarios.
