Cómo añadir equipos a Outlook: una guía práctica

La integración de Microsoft Outlook 365 y Microsoft Teams resulta útil porque permite una comunicación fluida, la programación eficiente de las reuniones de Teams, la fácil participación en las reuniones, el acceso a las conversaciones de Teams desde Outlook y notificaciones consolidadas, lo que mejora la productividad y la colaboración. Aprovecha todo el potencial de estas versátiles herramientas y disfruta de un nuevo nivel de eficiencia siguiendo nuestra guía.

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Requisitos previos

Debes cumplir una serie de requisitos para poder añadir Microsoft Teams a Outlook:

• Si utilizas las aplicaciones de Office instaladas en tu ordenador, pero no a través de la interfaz web, asegúrate de que tienes instaladas tanto Microsoft Teams como Outlook en tu ordenador. Estas aplicaciones deben estar instaladas y funcionar correctamente antes de intentar integrarlas.
• Si las aplicaciones están instaladas en tu ordenador, verifica que dispones de versiones compatibles de Microsoft Teams y Outlook. Los requisitos previos específicos pueden variar en función de la versión que tengas, pero, en general, se recomienda tener instaladas las versiones más recientes para garantizar una compatibilidad óptima y el acceso a las últimas funciones.
• Una suscripción válida a Microsoft 365 (anteriormente Office 365) para disfrutar de la integración y las funciones más completas. Una licencia de Microsoft 365 proporciona acceso a las últimas actualizaciones, funciones y capacidades tanto para Teams como para Outlook. Debe utilizar una de las Planes de Microsoft 365 para empresas para integrar Teams con Outlook; por ejemplo, E3 o E5.
• Asegúrese de disponer de una cuenta de usuario válida de Microsoft 365 vinculada a los servicios de Microsoft Teams y Outlook de su organización. Debe iniciar sesión en ambas aplicaciones con las credenciales de su cuenta para acceder y habilitar las funciones de integración.

Añadir Teams a Outlook 365 como aplicación instalada

Instalar la suite de aplicaciones de Microsoft Office en su ordenador es una forma cómoda de utilizar las herramientas y funciones de Office. Puede instalar Microsoft 365 aplicaciones o Microsoft Office 2021, 2019 o 2016 para añadir MS Teams a Outlook. Veamos cómo hacerlo con Outlook instalado en un ordenador con Windows:

1. Asegúrate de que la aplicación Microsoft Teams para Microsoft Office 365 esté instalada en tu equipo con Windows junto con Microsoft Outlook y de que cumples los requisitos previos mencionados anteriormente. Puedes Descargar e instalar Microsoft Teams si este componente aún no se ha instalado.
2. Abre Microsoft Teams e inicia sesión en tu cuenta de Microsoft 365.
3. Abre la Outlook 365 aplicación e inicia sesión en tu cuenta de Microsoft 365.
4. Haz clic en el icono Calendar de Outlook para abrir el calendario.

   

5. Haz clic en New Meeting. En el menú que se abre, haz clic con el botón derecho en Teams Meeting y selecciona Add to Quick Access Toolbar para que aparezca el botón New Teams Meeting en la cinta de opciones de Outlook.

   

6. Haz clic en el botón New Teams Meeting de la cinta (en la pestaña Home ) o haz clic en New Meeting > Teams Meeting.

   

7. Introduce los parámetros necesarios para una nueva reunión de equipo con el fin de programarla:
   • Título
   • Usuarios obligatorios
   • Hora de inicio de la reunión
   • Hora de finalización de la reunión
   • Ubicación
8. Haz clic en Send cuando estés listo para enviar la invitación a la reunión con el enlace de Teams insertado a los usuarios seleccionados.

   

Unirse a una reunión de Teams desde Outlook:

1. Abre la invitación a la reunión en Outlook.
2. Haz clic en el enlace Join Microsoft Teams Meeting de la invitación.
3. Si tienes instalada la aplicación de escritorio de Teams, se abrirá automáticamente y te llevará a la reunión.
4. Si no tienes instalada la aplicación de Teams, puedes unirte a la reunión mediante la versión web de Teams en el navegador.

Complemento de Teams para Outlook en Microsoft Office 2019

El flujo de trabajo para integrar Teams con Outlook cuando tienes instalado Microsoft Office 2021, 2019 o 2016 en un equipo Windows es prácticamente el mismo que para integrar Teams con Outlook en Office 365 instalado.

La principal diferencia es que debes instalar y habilitar un complemento de Teams para Outlook cuando utilizas Outlook como parte de la suite de Microsoft Office instalada. Este complemento también se conoce como plugin de Teams para Outlook o extensión de Teams.

Para instalar y habilitar el complemento de Microsoft Teams en Outlook para Microsoft Office 2019, sigue estos pasos:

1. Asegúrate de que Microsoft Teams esté instalado en tu equipo. Cuando instalas Microsoft Teams, el complemento de Teams para Outlook suele añadirse automáticamente a la lista de complementos de Outlook.
2. Abre la aplicación Microsoft Outlook en tu equipo.
3. Ve al menú File o haz clic en el botón de Office (en las versiones anteriores de Office). Selecciona Options en el menú.
4. En la ventana Opciones , selecciona Add-ins en la barra lateral.
5. Busca el menú desplegable Manage y selecciona COM Add-ins. Haz clic en el botón Go.

   

6. Habilita el complemento de Microsoft Teams. En la ventana Complementos COM , marca la casilla Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office. Si el complemento no aparece en la lista, es posible que primero tengas que instalarlo.

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Cómo solucionar el problema de que falta el complemento de Teams en Outlook

Si el complemento de Teams para Outlook no aparece en la lista de complementos o si lo has eliminado anteriormente, es posible que tengas que configurarlo manualmente.

Para instalar el complemento de Teams manualmente, sigue estos pasos:

1. En la sección Complementos de la ventana Opciones de Outlook , selecciona Manage COM Add-Ins en la lista desplegable y haz clic en el botón Go.
2. En la ventana Complementos COM que se abre, haz clic en el botón Add.
3. Navega hasta la ubicación donde está instalado Microsoft Teams (normalmente, Teams se encuentra en C:Program Files (x86)MicrosoftTeamsMeeting Addin ).
4. Selecciona Microsoft.Teams.AddinLoader.dll y haz clic en OK para añadir el complemento de Teams para Outlook a la lista.
5. Marca la casilla Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office y haz clic en OK.
6. Reinicia Outlook para que los cambios surtan efecto.
7. Verifica la integración con Microsoft Teams. Una vez que Outlook se haya reiniciado, deberías ver disponibles las funciones de integración con Microsoft Teams. Busca las opciones para programar reuniones de Teams, unirte a reuniones de Teams o acceder a conversaciones de Teams directamente desde Outlook.

Note: Los pasos anteriores se basan en el procedimiento general para habilitar complementos en Outlook para Microsoft Office. Los pasos exactos pueden variar ligeramente en función de la versión específica de Outlook incluida en Microsoft Office 2019. Si tienes alguna dificultad o el complemento no aparece, se recomienda que consultes la documentación oficial o los recursos de soporte técnico proporcionados por Microsoft para Microsoft Office 2019, 2016 o 2021.

Cómo conectar Teams a Outlook 365 para la web

Si utilizas las aplicaciones web de Paquete Office 365, configurar la integración de Teams con Outlook es más sencillo. Esto se debe a que Teams está integrado con Outlook de forma predeterminada en los servicios web de Microsoft 365 para los planes de suscripción compatibles. En la mayoría de los casos, no es necesario conectar MS Teams a Outlook manualmente cuando se utiliza Outlook 365 para la web.

Para crear una reunión de Teams:

1. Asegúrate de que el administrador de Microsoft 365 de tu organización haya asignado la licencia adecuada a tu cuenta.
2. Inicia sesión en Microsoft 365 accediendo al enlace https://login.microsoftonline.com e introduciendo las credenciales de tu cuenta de Microsoft 365.
3. Abre Outlook Online para Office 365. Haz clic en el icono Apps de la esquina superior izquierda de la página principal de Microsoft 365 de tu cuenta y haz clic en Outlook.
4. Una vez abierta la aplicación web de Outlook, haz clic en el icono Calendar del panel izquierdo.

   

5. Haz clic en New event en Calendario de Outlook para crear una nueva reunión de equipo.

   

6. Introduce los parámetros necesarios de la reunión, como el nombre de la reunión, los usuarios invitados y la hora de la reunión, de forma similar a como creamos una nueva reunión de Teams en la aplicación de Outlook 365 instalada en Windows. Puedes usar el Asistente para programación para seleccionar una hora en la que todos los usuarios invitados estén disponibles y evitar que se solape con otras reuniones (añade el calendario de Teams a Outlook para mayor comodidad).
7. Activa el interruptor Teams meeting para integrar Teams con Outlook en este evento.
8. Haz clic en Send para programar la reunión y enviar invitaciones a los usuarios seleccionados.

   

Cómo solucionar los problemas de conexión entre Outlook y Teams

Si Outlook y Teams no se conectan entre sí, pueden surgir problemas al añadir una reunión de equipo en Outlook. Prueba las siguientes acciones para resolver el problema.

Registra Teams como aplicación de chat para las aplicaciones de Office 365

Si usas aplicaciones de Office 365 instaladas en tu equipo con Windows, asegúrate de que Microsoft Teams esté registrada como aplicación de chat para Office 365.

1. Abre la aplicación Microsoft Teams instalada en el equipo donde están instaladas las demás aplicaciones de Office 365.
2. Haz clic en … (el icono con tres puntos) para abrir el menú Opciones y haz clic en Settings.

   

3. Selecciona la casilla Register Teams as the chat app for Office (requires restarting Office applications).

   

4. Reinicia Microsoft Teams 365 y Outlook para las aplicaciones de Office 365 instaladas en el equipo.

Comprueba las políticas de Teams

Pueden surgir problemas si hay políticas que bloquean la integración de Teams y Outlook. En ese caso, prueba los siguientes pasos:

1. Ve a Centro de administración de Microsoft 365.
2. Ve a Teams & groups > Policies.
3. Asegúrate de que no haya políticas restrictivas que impidan la integración de Microsoft Teams con Outlook.

   

   • Compruebe la política de actualización de Teams con los ajustes de coexistencia y actualización para habilitar la programación de reuniones en Teams.
   • Compruebe la política de reuniones de Teams con los ajustes de la política de reuniones para permitir la instalación del complemento de Teams para Outlook.

Otras sugerencias

Puede probar las siguientes acciones si sigue teniendo problemas de conexión:

• Compruebe su plan de suscripción de Microsoft 365 y asegúrese de que este plan de suscripción admita el uso integrado de Microsoft Teams y Outlook.
• Compruebe si las aplicaciones de Microsoft Office instaladas en su equipo están registradas/activadas.
• Asegúrese de que las aplicaciones de Outlook y Teams estén actualizadas. Actualizar Microsoft Office las aplicaciones si es necesario.
• Cierre sesión y vuelva a iniciarla en las aplicaciones de Microsoft Teams y Outlook.
• Pruebe a desinstalar y volver a instalar Teams y Outlook en un equipo. Instale Teams como administrador, ya que los complementos COM para Outlook requieren permisos administrativos para su instalación y para escribir valores en el registro de Windows. Después de la instalación, ejecute Teams como usuario normal.
• Compruebe si el complemento de Microsoft Teams para Outlook aparece en la lista de complementos de aplicaciones activos, pero no en la lista de complementos de aplicaciones inactivos ni en la de complementos de aplicaciones desactivados, en los ajustes de complementos de Microsoft Outlook 2016, 2019 o 2021 instalados en su equipo. Si el plugin de Teams para Outlook aparece en la lista de complementos de aplicaciones inactivos o desactivados, mueva este plugin a la lista de complementos de aplicaciones activos.
• Actualice Universal C Runtime si usa Windows 7 – https://support.microsoft.com/en-us/topic/update-for-universal-c-runtime-in-windows-c0514201-7fe6-95a3-b0a5-287930f3560c

Conclusión

Los servicios de correo electrónico de Microsoft 365, como Exchange y Outlook, son servicios de correo electrónico fiables y eficaces para las empresas. Para mantener la alta eficiencia de una organización que utiliza el correo electrónico, no olvide la protección de datos ni las copias de seguridad de los datos de correo electrónico. NAKIVO Backup & Replication es una solución universal de protección de datos que admite el backup de Microsoft 365, incluido el backup de Exchange, OneDrive, SharePoint y Teams.

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