Descripción detallada de los planes empresariales de Office 365
¿Qué es Office 365? Bajo el nombre de Office 365, Microsoft agrupa un conjunto de aplicaciones y servicios que proporcionan a las empresas las herramientas necesarias para mejorar el rendimiento y organizar los flujos de trabajo. Diseñado para pymes, las funciones de Office 365 mejoran no solo la productividad, sino también la seguridad y el cumplimiento normativo.
Ten en cuenta que los planes de Office 365 para empresas no deben confundirse con las suites de Microsoft 365. Aunque los planes empresariales de Microsoft 365 ofrecen funciones más avanzadas y tecnologías de seguridad más sofisticadas, también son más caros y resultan más adecuados para organizaciones con más de 300 usuarios.
¿Qué incluye Microsoft Office? En este artículo encontrarás una descripción completa de todas las aplicaciones incluidas en los planes de Office 365 y aprenderás a sacar el máximo partido de su uso.
Planes de Office 365
Microsoft ofrece una variedad de planes para distintos fines. Hay tres planes orientados al ámbito educativo: Office 365 A1, Office 365 A3 y Office 365 A5. Sin embargo, en esta entrada del blog, abordo las diferencias entre los distintos planes empresariales y las funciones de todas las aplicaciones de Microsoft 365 incluidas.
En cuanto a las opciones para empresas, hay cuatro planes entre los que elegir:
- Office 365 E1 incluye un conjunto básico de servicios como correo electrónico, almacenamiento, colaboración y gestión del trabajo. No se incluyen las aplicaciones de escritorio de Office.
- Office 365 E3 es una combinación de las funciones de Office 365 E1 y las aplicaciones de escritorio de Office, junto con la edición Enterprise de los servicios de cumplimiento normativo y seguridad.
- Office 365 E5 incluye todos los componentes de Office 365 E3, a los que añade valor extra con análisis avanzados, seguridad y funciones de voz, como el sistema telefónico y las conferencias de audio.
- Office 365 F3 está destinado a los trabajadores de primera línea. Esta versión ofrece aplicaciones web y móviles de Office, junto con herramientas de correo electrónico y colaboración. Sin embargo, Office 365 F3 no incluye muchas funciones de gestión, protección y seguridad.
Descripción general de las aplicaciones de Office 365
Office 365 incluye las categorías y aplicaciones que se indican a continuación. En esta sección, ofrezco una descripción general de las principales aplicaciones.
- Aplicaciones de Office. Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Access (solo para PC)
- Correo electrónico y Calendario. Outlook, Exchange Online, Microsoft Bookings, Office Delve
- Reuniones y voz. Teams
- Redes sociales e intranet. SharePoint Online, Yammer
- Archivos y contenido. Microsoft OneDrive para el trabajo, Microsoft Stream, Microsoft Sway
- Gestión del trabajo. Power Apps para Microsoft 365, Power Automate para Microsoft 365, Power Virtual Agents para Teams, Microsoft Forms, Microsoft Planner, Microsoft To Do
- Análisis avanzados. MyAnalytics, Power BI Pro
- Gestión de dispositivos y aplicaciones . API de Microsoft Graph, compatibilidad con políticas de grupo, activación de equipos compartidos
- Protección contra amenazas. Microsoft Defender para Office 365
- Protección de la información. Azure Information Protection, Office 365 Cloud App Security
- Cumplimiento normativo avanzado. eDiscovery, archivado y retención de buzones, cumplimiento normativo avanzado de Office 365
Aplicaciones de Office
Probablemente las aplicaciones de Office no necesiten presentación alguna, ya que se encuentran entre las herramientas empresariales más utilizadas. Con Office 365, dispones de Word para crear y editar documentos, Excel para estructurar cálculos y datos, PowerPoint para diseñar presentaciones, OneNote para organizar notas y Access para crear aplicaciones empresariales.
Disponible para: E3, E5 (E1 y F3 solo incluyen las versiones web y móviles de Outlook, Word, Excel, PowerPoint y OneNote).
Outlook
Outlook reúne tu correo electrónico y tu Calendario en un solo lugar. Esta aplicación ofrece una interfaz intuitiva para conectarte y realizar un seguimiento de eventos y citas, al tiempo que realizas la gestión y organización de tu correo electrónico.
Disponible para: E1, E3, E5, F3
Exchange Online
Exchange Online es otra opción para el correo electrónico y el Calendario de tu empresa. En términos generales, es más avanzado que Outlook. El panel de control de Exchange Online cuenta con todas las herramientas necesarias para la gestión del correo electrónico de tu organización. Además, Exchange Online te permite enviar mensajes de mayor tamaño y ofrece mayores prestaciones en materia de seguridad, como el filtrado de correo electrónico y el cumplimiento normativo.
Disponible para: E1 (50 GB), E3 (100 GB), E5 (100 GB), F3
Microsoft Bookings
Bookings te ayuda a organizar y gestionar citas. Puedes personalizar los detalles de los eventos y especificar el proveedor de servicios y cualquier otra información requerida. Microsoft Bookings está integrado con tu Calendario para ayudarte a encontrar franjas horarias libres y evitar reservas duplicadas.
Disponible para: E3, E5, F3
Office Delve
Delve es una herramienta que simplifica la organización y la visualización de documentos. Puedes conectarte con tu equipo, ver todo el contenido relacionado con un tema concreto y encontrar conexiones y documentos. Es una potente herramienta para organizar archivos agrupándolos en tableros, lo que puede ayudarte a buscar documentos de forma más eficiente y a ahorrar tiempo.
Disponible para: E1, E3, E5
Teams
Teams es una aplicación de colaboración que aúna chats, llamadas, videoconferencias y recursos compartidos. Esta plataforma facilita la colaboración y la participación del equipo, permitiéndote iniciar videoconferencias con un solo clic, gestionar archivos en tiempo real y compartir ideas a través de mensajes o notas de voz. Disponible para: E1, E3, E5, F3
SharePoint Online
SharePoint es una aplicación de intranet que facilita la comunicación y la colaboración en toda la organización. Permite compartir datos, gestionar recursos, encontrar archivos rápidamente y difundir el conocimiento colectivo para potenciar el trabajo en equipo y la productividad.
Disponible para: E1 (Plan 1), E3 (Plan 2), E5 (Plan 2), F3 (Los usuarios no pueden ser administradores. No hay sitio personal.)
Yammer
Yammer es una red social para tu organización. Esta aplicación ofrece una forma de retransmitir eventos en directo, conectar a toda la organización y compartir recursos compartidos. Puedes organizar sesiones de formación y reuniones de empresa para hasta 20 000 asistentes e involucrar a tu equipo mediante vídeo utilizando las aplicaciones web y móviles. Para medir el impacto y comprender las actividades, utiliza las herramientas de análisis del Centro de administración de Office.
Disponible para: E1, E3, E5, F3
Microsoft OneDrive para la Empresa
OneDrive te permite conectar tus datos en todo Microsoft 365. Puedes compartir archivos desde otras aplicaciones, subir recursos, sincronizar bibliotecas y colaborar desde cualquier dispositivo. Los administradores pueden gestionar políticas de seguridad para proteger y recuperar archivos. Sin embargo, recuerda que Microsoft no ofrece una función de copia de seguridad integral integrada, y utilizar OneDrive en lugar de backups reales no es una forma fiable de proteger tus datos. Para poder realizar restauraciones a un momento concreto a partir de un backup, prueba el Edición gratuita de NAKIVO Backup & Replication.
Disponible para: E1 (1 TB), E3 (1-5+ TB), E5 (1-5+ TB), F3 (2 GB por usuario)
Microsoft Stream
Microsoft Stream es una aplicación versátil que reúne todos tus vídeos de toda la organización. Organiza eventos en directo para hasta 10 000 asistentes, utiliza recursos compartidos para grabar reuniones de equipo y difunde vídeos de formación para mejorar el entorno de trabajo y ampliar la base de conocimientos de la empresa.
Disponible para: E1, E3, E5, F3
Microsoft Sway
Sway es una herramienta para crear presentaciones, documentación, boletines informativos y otros materiales visuales. A primera vista, puede parecer similar a PowerPoint, pero presenta varias diferencias. Sway es más intuitivo y requiere menos esfuerzo gracias a su editor de «arrastrar y soltar» y a sus diseños personalizables. PowerPoint puede resultar más útil para presentaciones con gran cantidad de datos, mientras que Sway ofrece una experiencia visual y multimedia. Disponible para: E1, E3, E5, F3
Power Apps y Power Automate para Microsoft 365
Estas aplicaciones son herramientas de bajo código que te ayudan a resolver los retos de tu negocio. Power Automate simplifica tus tareas automatizando el flujo de trabajo y conectando los procesos operativos. Al mismo tiempo, Power Apps te permite desarrollar aplicaciones para su uso en distintos dispositivos.
Disponible para: E1, E3, E5, F3
Microsoft Forms
Forms es una aplicación para recopilar todo tipo de opiniones mediante sondeos, cuestionarios y encuestas que se crean en cuestión de minutos. Puedes visualizar y analizar los datos rápidamente con gráficos en tiempo real e informes automatizados, que se pueden exportar a Excel. Microsoft Forms puede ayudarte a hacer un seguimiento de las opiniones de los clientes y la satisfacción de los empleados, aspectos cruciales para el crecimiento empresarial.
Disponible para: E1, E3, E5, F3
Microsoft Planner
Planner es una aplicación intuitiva que ayuda a organizar el trabajo en equipo y la gestión de tareas. Puedes crear tableros visuales utilizando etiquetas, listas de verificación y archivos para mejorar la productividad y la colaboración de tu equipo.
Disponible para: E1, E3, E5, F3
Microsoft To Do
Microsoft To Do es un planificador diario inteligente que permite gestionar tareas en todas las plataformas. Conéctate con tus compañeros de trabajo, divide las tareas en pasos más pequeños y configura recordatorios para mantenerte al día. Utiliza sugerencias personalizadas para actualizar tus tareas semanales o diarias y mantén el orden tanto en la aplicación de escritorio como en la móvil.
Disponible para: E1, E3, E5, F3
MyAnalytics
MyAnalytics te permite descubrir y mejorar tus patrones de trabajo. Basándose en correos electrónicos, llamadas, reuniones y chats, la IA analiza tu concentración para impulsar la productividad y mejorar tu bienestar general. Solo tú tienes acceso a todos los datos, ya que el objetivo es encontrar tu rutina de trabajo personal que se adapte a tus necesidades y hábitos.
Disponible para: E1, E3, E5
Power BI
Power BI es un software de análisis que te proporciona información valiosa y un análisis en profundidad de tus fuentes de datos, como sistemas CRM, Google Analytics, Excel, Microsoft Exchange y otros. Puedes visualizar datos complejos fácilmente mediante informes interactivos y un panel de control personalizable. Disponible para: E5
Microsoft Defender para Office 365
Este servicio es la respuesta de Microsoft a la protección contra el malware, incluidos los ataques de phishing, el compromiso del correo electrónico y el ransomware. Microsoft Defender para Office 365 ofrece soporte a lo largo de todo el ciclo de vida de un ataque:
- Prevención. La pila de filtrado y otras funciones integradas evitan que tu organización llegue siquiera a ver gran parte del software malicioso.
- Detección. Los mecanismos de IA ayudan a detectar el malware en las primeras fases de un ataque para minimizar el daño y evitar fugas de datos.
- Investigación y búsqueda. Estas funciones garantizan que Microsoft Defender rastree e investigue la amenaza para impedir que se propague por el sistema.
- Respuesta y corrección. La automatización le ayuda a prepararse para dar respuestas rápidas y eficaces a las amenazas.
- Concienciación y formación. Las aplicaciones fomentan la concienciación y facilitan el proceso de formación.
- Postura de seguridad. Siga las plantillas y recomendaciones para reforzar la seguridad.
Disponible para: E5
Office 365 Cloud App Security
Microsoft Cloud App Security (MCAS) ayuda a identificar y combatir las ciberamenazas en todos los servicios en la nube. La integración nativa te permite gestionar y controlar tus recursos al tiempo que cumples con las normativas de cumplimiento.
Disponible para: E5
Conclusión
Casi cualquier empresa puede encontrar una opción adecuada dada la variedad de planes de Microsoft 365 y Office 365. Para tomar la decisión correcta, piensa en tus tareas diarias, evalúa tus prioridades y establece los objetivos para los flujos de trabajo de tu organización. Algunas funciones o aplicaciones de Microsoft Office 365 incluidas en los planes más avanzados y costosos podrían resultar excesivas para tu caso concreto. Por eso merece la pena analizar cada valor añadido desde la perspectiva de tu sector y tu equipo.
El uso de las aplicaciones de Microsoft 365 es una forma estupenda de simplificar el flujo de trabajo de tu empresa, potenciar la colaboración y aumentar la productividad. Para seguir aprovechando las múltiples ventajas de Microsoft 365, asegúrate de que tus datos más importantes estén a salvo. Utiliza NAKIVO Backup & Replication para proteger tus datos de Exchange Online, OneDrive para la Empresa y SharePoint Online frente a la pérdida de datos por ransomware y el borrado accidental. La solución te permite hacer backup sin esfuerzo y recuperar elementos de forma casi instantánea.
