Resumen de las prácticas recomendadas para hacer backup de Microsoft Office 365
Office 365 es una solución en la nube fiable que funciona utilizando la infraestructura de los centros de datos de Microsoft. La máxima prioridad de Microsoft es la continuidad operativa, la alta disponibilidad de los servicios en la nube y la redundancia de los datos. No obstante, Microsoft no hace backup de los datos de Office 365 de sus clientes, ni siquiera en el caso de que estos utilicen los planes de suscripción más caros. Los datos de Office 365 pueden perderse por múltiples motivos: eliminación accidental por parte de los usuarios, ataques de ransomware y otros.
En el acuerdo de nivel de servicio (SLA) de Office 365, Microsoft establece que es responsable de la disponibilidad de los datos y protege la infraestructura de sus centros de datos, pero la empresa no se hace responsable de la recuperabilidad de tus datos. Microsoft recomienda que haga backup periódico de sus datos de Office 365. Las funciones de recuperación nativas de Office 365 tienen una funcionalidad limitada. Por eso es importante que sepa cómo proteger Office 365. Esta entrada del blog aborda las prácticas recomendadas de backup de Office 365 para ayudarle a proteger sus datos de Office 365.
Protege todas las aplicaciones necesarias de Office 365
Define qué aplicaciones de Office 365 se utilizan en tu organización y qué datos deben protegerse.
- Haz backup de los correos electrónicos de tus usuarios que utilizan Outlook Online/Exchange Online. Se deben proteger las cuentas de correo electrónico, el calendario y el planificador.
- Realice backups de los archivos almacenados en OneDrive . OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube de Office 365. Los backups de OneDrive pueden ser los que más espacio de almacenamiento requieran. Active el control de versiones para los archivos almacenados y el periodo de retención en la Papelera de reciclaje. Estas funciones nativas pueden utilizarse para la recuperación de datos a corto plazo en algunos casos. Consulte los detalles en las secciones siguientes.
- Hacer backup de los sitios de SharePoint . SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de datos. Las listas y bibliotecas de SharePoint deben protegerse si se utilizan en su organización.
Calcular la cantidad de datos que debe proteger
Office 365 ofrece diversas funciones de supervisión, incluidos informes de uso de aplicaciones, que ayudan a identificar a los usuarios activos de Office 365 y el espacio de almacenamiento utilizado en la nube. Una buena regla general es calcular el espacio de almacenamiento aproximado que ocupan los datos de los usuarios cada semana (por ejemplo) y, a continuación, utilizar esa cifra para estimar el espacio necesario para almacenar copias de seguridad diarias, semanales o mensuales. Es mejor pagar por el almacenamiento de las copias de seguridad que dedicar tiempo y dinero a intentar recuperar datos perdidos sin una copia de seguridad. Solo las copias de seguridad pueden garantizar una recuperación satisfactoria.
Realiza copias de seguridad de los datos de Microsoft Office 365 con regularidad
Nunca se sabe cuándo se pueden perder datos. Por este motivo, debes hacer backup de los datos de Microsoft Office 365 con regularidad. Si los usuarios de tu organización utilizan Office 365 de forma intensiva, plantéate hacer backup de Office 365 una vez al día. Si los usuarios no realizan muchos cambios en el almacenamiento en la nube, puedes plantearte, por ejemplo, hacer backup diario de los correos electrónicos de Office 365 y semanal de OneDrive. Utiliza un software de copias de seguridad que admita copias incrementales para ahorrar espacio al realizar copias de seguridad con regularidad. Con las copias incrementales, solo se guardan los datos modificados en el destino de la copia de backup. Este enfoque te permite ahorrar tiempo y espacio en disco.
Sigue la regla de copias de backup 3-2-1
La Regla de backup «3-2-1» establece que debes tener al menos tres copias de tus datos: tus datos de producción y dos copias de backup en dos soportes diferentes, una de ellas almacenada de forma externa. Por ejemplo, la primera copia de tus datos se encuentra en tu servidor de producción, la segunda copia es una copia de backup almacenada en un NAS ubicado en tu oficina y la tercera copia es una copia de backup grabada en cintas y almacenada de forma externa. El almacenamiento en la nube también puede utilizarse como ubicación de almacenamiento de copias de backup externas. Dado que Office 365 es una solución en la nube, debes evitar almacenar tus dos copias de backup en OneDrive, que es una plataforma en la nube de Office 365. Considera la posibilidad de almacenar las copias de seguridad de Office 365 en servidores de copia de seguridad de tu oficina o centro de datos, en dispositivos NAS, en discos duros USB desconectables o en otra nube, como Amazon S3.
Configurar los ajustes de retención
Los ajustes de retención definen durante cuánto tiempo se almacenan los datos antes de que se eliminen de forma permanente sin posibilidad de recuperarlos. Office 365 ofrece opciones de retención para almacenar los elementos eliminados en la Papelera de reciclaje, y el periodo máximo de retención es de 93 días. Configura los ajustes de retención en Office 365, pero ten en cuenta que los elementos de Papelera de reciclaje se eliminan si la cantidad de datos almacenados en la Papelera de reciclaje supera la cuota de almacenamiento (el 50 % para la Papelera de reciclaje de una colección de sitios en SharePoint; el 10 % del almacenamiento de OneDrive de forma predeterminada). Debido a estas limitaciones de las funciones de recuperación nativas de Office 365, considere la posibilidad de utilizar un software de backup y recuperación de Office 365 que admita ajustes de retención personalizables.
Habilitar el control de versiones
El control de versiones le permite conservar versiones anteriores de los documentos de SharePoint y los archivos de OneDrive después de editarlos o eliminarlos. Esta función nativa de Office 365 puede ayudar a recuperar datos que se hayan dañado o en los que se hayan realizado cambios no deseados. Tenga en cuenta que se utiliza espacio de almacenamiento adicional para guardar múltiples versiones. Comprueba que dispones de suficiente espacio libre en el almacenamiento en la nube de Office 365. Control de versiones es una buena función, pero tiene una limitación en cuanto al número de versiones que se conservan.
Seguridad de los backups
Cuando configures la copia de seguridad y la recuperación de Office 365, no te olvides de la seguridad. La regla general es no almacenar backups en servidores de producción. En el caso de utilizar Office 365, no debes almacenar los backups de Office 365 en OneDrive. Almacena las copias de backup en un lugar seguro y bien protegido para evitar fugas y daños en los datos. Por desgracia, los ataques de ransomware son muy frecuentes hoy en día. Utiliza el cifrado cuando copies datos al destino de almacenamiento de la copia de backup.
Utiliza software que admita la recuperación granular
La recuperación granular te permite restaurar elementos específicos desde una copia de backup y te ayuda a ahorrar tiempo durante los procesos de recuperación. Si necesitas recuperar un mensaje de correo electrónico perdido, no es necesario que recuperes toda la cuenta de usuario con todos los correos electrónicos y esperes a que se recupere todo ese gran volumen de datos. Lo mismo ocurre con OneDrive. Si pierdes archivos concretos, selecciónalos de un backup y recupera solo los archivos que necesites, sin necesidad de recuperar todos los archivos de OneDrive del backup. La recuperación granular ofrece una mayor flexibilidad para la recuperación de Office 365.
Utiliza NAKIVO Backup & Replication para la copia de seguridad y la recuperación de Office 365
Si estás eligiendo entre soluciones de terceros Soluciones de backup de Microsoft 365, ten en cuenta NAKIVO Backup & Replication. La solución admite la copia de seguridad y la recuperación de Office 365, incluida la copia de seguridad de datos de Exchange Online, OneDrive para la Empresa y SharePoint Online. Estas son algunas de las ventajas de utilizar NAKIVO Backup & Replication para proteger los datos de Office 365.
- Copias de seguridad incrementales . Ahorra espacio en disco y tiempo dedicado a los jobs de backup. Durante los backups, solo se escriben los datos modificados en un repositorio de backups.
- Destino de backup local . Realice backups de sus datos de Office 365 en un almacenamiento local. Puede desconectar un repositorio de backups para mantener la copia de seguridad de los datos en un estado coherente y trasladarlo a otra ubicación.
- La política de retención de GFS le permite conservar tanto los puntos de recuperación nuevos como los antiguos, que pueden utilizarse para recuperar datos incluso si no se ha percatado de la corrupción o la pérdida de datos en el momento en que se produjo. Conserva hasta 4.000 puntos de recuperación para tus backups de Office 365.
- Recuperación granular . Puedes seleccionar solo los elementos necesarios, como correos electrónicos, carpetas del buzón, archivos de OneDrive, carpetas y listas y bibliotecas de SharePoint, para recuperarlos desde un backup. No restaure todo el buzón si solo necesita restaurar un mensaje de correo electrónico. Restaure solo lo que necesite sin perder tiempo.
- Destino de recuperación personalizado . Puede recuperar correos electrónicos de Exchange Online, archivos y carpetas de OneDrive, y contenido de SharePoint Online en la ubicación de origen (original) o en una ubicación personalizada de su organización.
- Las opciones de programación le permiten ejecutar jobs de backup de Office 365 automáticamente y realizar backups de Office 365 de forma periódica. El panel de control Calendario le ayuda a programar tareas de backup y a evitar que varias tareas se ejecuten al mismo tiempo.
- Las funciones de búsqueda le ayudan a encontrar el elemento que necesita en su copia de seguridad de Office 365 en poco tiempo.
- Ampliabilidad . Proteja a varios usuarios de varias cuentas de Microsoft Office 365 utilizando una sola instancia de NAKIVO Backup & Replication.
- Una interfaz web fácil de usar le permite encontrar rápidamente todas las opciones necesarias para una administración eficaz y cómoda de los backups y la recuperación de Office 365.
Descarga NAKIVO Backup & Replication y realiza copias de seguridad de Office 365 en tu entorno. Además de Office 365, NAKIVO Backup & Replication es compatible con máquinas virtuales VMware vSphere, máquinas virtuales Microsoft Hyper-V, máquinas virtuales de Nutanix AHV, máquinas físicas Linux o Microsoft Windows, bases de datos de Oracle y Instancias de EC2.
Descubre cómo proteger el correo electrónico de Office 365 y lee la entrada del blog sobre Respaldo di Exchange Online. Lee también sobre Hacer backup de OneDrive.
Conclusión
El riesgo de pérdida de datos al utilizar soluciones de software como servicio siempre está presente. Si utilizas Office 365, es importante hacer backups y realizar la recuperación de Office 365 de forma periódica.
Sigue las prácticas recomendadas, protege todas las aplicaciones necesarias de Office 365 y no te olvides de la seguridad y la protección de datos. Elegir el software de protección de datos adecuado para hacer backup de Office 365 puede ahorrarte tiempo y dinero. Si buscas la mejor solución de backup para Office 365, prueba NAKIVO Backup & Replication. Esta solución de backup empresarial se adapta a tus necesidades y garantiza valores bajos de RTO y RPO.
