So verwenden Sie SharePoint Online für das Datenmanagement: Eine vollständige Anleitung
SharePoint ist mehr als nur ein Ort für die Speicherung von Dokumenten. Es ist eine leistungsstarke Plattform für das Datenmanagement und die Zusammenarbeit. SharePoint kann als Datenverwaltungssystem eingesetzt werden, um Probleme bei herkömmlichen Dateifreigaben zu lösen. Die Dokumentensuche kann zeitaufwändig sein, wenn Sie ein Dokument suchen, das auf einer klassischen Windows-Freigabe auf einem Dateiserver mit einer großen Anzahl von Dateien gespeichert ist.
Dieser Blogbeitrag behandelt SharePoint-Verwaltungstools und erläutert, wie Sie das SharePoint-Dokumentenverwaltungssystem nutzen können, um Ihre Daten zu speichern und zu kategorisieren sowie die Effizienz bei der Arbeit mit freigegebenen Dokumenten und anderen Dateien zu steigern. Wir werden SharePoint Online in Microsoft 365 verwenden, um Beispiele zu veranschaulichen.
Webstedshierarchie
Mit SharePoint können Sie eine Informationsarchitektur und eine Webstedshierarchie für Ihre Organisation erstellen. Legen Sie Ihre Vision für die Speicherung von Daten in SharePoint fest, bevor Sie Inhalte erstellen und Daten in SharePoint hochladen. Wenn Sie die Speicherung Ihrer Daten in SharePoint entsprechend der geplanten Nutzung durch Ihre Organisation planen, können Sie die Nutzung von SharePoint in Zukunft vereinfachen. Legen Sie fest, welche Inhalte Sie in SharePoint speichern möchten, ob Sie Dateien mit anderen Benutzern teilen wollen und welche Arten von Websites Sie in SharePoint erstellen werden. Skizzieren Sie Ihre Website-Hierarchie. Sie können beispielsweise verschiedene Websites für Hauptkategorien verwenden und Unterwebsites für Unterkategorien erstellen. So können Sie beispielsweise eine Teamwebsite für Entwickler einrichten und Unterwebsites erstellen, auf denen Dokumentationen zu ASP .NET, C++, Java, Python und anderen Programmiersprachen gespeichert werden.
Wenn Sie mit der Nutzung von SharePoint Online beginnen, erhalten Sie eine einzelne Websitesammlung, die in der SharePoint-Struktur die oberste Ebene bildet. Eine Websitesammlung kann Websites und Unterwebsites enthalten und hat einen Namen, der etwa so aussieht: https://your-organization-name.sharepoint.com . In meinem Fall lautet der Name der Websitesammlung https://nakivo.sharepoint.com .
Wenn Sie eine komplexe Websitestruktur in Ihrem Intranet erstellen möchten, müssen Sie möglicherweise mehrere Websitensammlungen anlegen. Sie können Websitensammlungen in SharePoint Online über den folgenden Link verwalten:
https:// your_organization_name-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
In unserem Fall verwenden wir die folgenden Links:
https://nakivo-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
Microsoft hat angekündigt, dass dieser Link Ende 2020 nicht mehr verfügbar sein wird. Informieren Sie sich bitte regelmäßig auf der Microsoft-Website über Aktualisierungen.
Unterwebsites erstellen
Um eine Unterwebsite zu erstellen, öffnen Sie Ihre SharePoint-Website. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Site contents und dann auf der Seite „Inhalt“ auf New > Subsite.
Geben Sie die erforderlichen Parameter ein und konfigurieren Sie eine neue Unterwebsite. In diesem Beispiel erstellen wir eine Unterwebsite mit den folgenden Parametern.
Titel: Blog-Unterwebsite 01
Beschreibung: Eine Test-Unterwebsite für den NAKIVO-Blog
Website-Adresse: https://nakivo-admin.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite/subsite01
Auswahl der Vorlage. Sprache: Englisch
Zusammenarbeit: Teamwebsite (klassische Benutzeroberfläche)
Benutzerberechtigungen:
- Gleiche Berechtigungen wie die übergeordnete Website verwenden
- Diese Website in der Anzeige des Schnellstarts der übergeordneten Website anzeigen? (Ja/Nein)
- Diese Website in der oberen Linkleiste der übergeordneten Website anzeigen? (Ja/Nein)
Die obere Linkleiste der übergeordneten Website verwenden? (Ja/Nein)
Auf ähnliche Weise erstellen wir die zweite Unterwebsite ( Unterwebsite 02 ) auf unserer Hauptwebsite ( Blog-Team-Website ) von den SharePoint-Management-Tools.
Websitehierarchie überprüfen
Nachdem Sie eine Website und Unterwebsites erstellt haben, können Sie Ihre Websitehierarchie überprüfen.
Wählen Sie im Navigationsbereich Site contentsaus und klicken Sie dann auf Site settings.
Klicken Sie auf der Seite „ “ unter „Site-Einstellungen“ ( ) auf „ Site hierarchy“. Auf dieser Seite finden Sie zahlreiche weitere Einstellungen. Merken Sie sich, wie Sie die Seite „ “ unter „Site-Einstellungen“ ( ) öffnen, da Sie diese später erneut benötigen, um die SharePoint-Dokumentenverwaltung zu konfigurieren.
Sobald die Seite „ “ unter „Site-Hierarchie“ ( ) geöffnet ist, sehen Sie die Unterwebsites Ihrer Website. In meinem Beispiel gibt es zwei Unterwebsites – „ “ („Blog-Unterwebsite 01“, ) und „ “ („Unterwebsite 02“, ). 
Sicherheit
SharePoint bietet ein hohes Maß an Sicherheit. Es liegt jedoch in der Verantwortung der Administratoren, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen und die richtigen Berechtigungen und Richtlinien zu konfigurieren. Sie können den Zugriff auf Dokumente auf Ordnerebene steuern. In der Regel werden SharePoint-Gruppen verwendet, um den Zugriff für Benutzer zu konfigurieren, da dies bequemer und zuverlässiger ist als die individuelle Konfiguration von Zugriffsberechtigungen für jeden einzelnen Benutzer. Bei der Verwendung von Gruppen für das SharePoint-Dokumentenmanagement und die Zugriffsbeschränkung ist die Fehleranfälligkeit geringer. Betrachten wir ein Beispiel, wie Sie Website-Berechtigungen von den SharePoint-Management-Tools konfigurieren können.
Rufen Sie Site Settingsauf und klicken Sie auf Site permissions.
Auf der Registerkarte „Berechtigungen“ der sich öffnenden Seite sehen Sie Benutzer, Gruppen und deren Zugriffsberechtigungen für eine SharePoint-Website. Klicken Sie auf Create group , um eine neue Gruppe zu erstellen. Anschließend können Sie Mitglieder zur Gruppe hinzufügen, Berechtigungen verwalten usw.
Informationsklassifizierung
Nutzen Sie zusätzlich zur Website-Hierarchie die Informationsklassifizierung, um Ihre Informationsarchitektur in SharePoint aufzubauen. SharePoint ermöglicht es Ihnen, Inhalte mithilfe von Metadaten auf moderne Weise zu organisieren und Dateien zu klassifizieren. Wenn Sie Metadaten für in SharePoint gespeicherte Dateien definieren, können Sie diese – selbst wenn sie nicht in den entsprechenden Ordnern abgelegt sind – nach Metadaten filtern und sortieren, ähnlich wie Sie Dateien im Windows Explorer nach Name, Größe und Änderungsdatum sortieren können. Änderungsdatum und Dateigröße sind Beispiele für Metadaten.
SharePoint bietet Funktionen zum Erstellen benutzerdefinierter Metadatentypen. Wenn Sie beispielsweise den klassischen Ansatz verwenden, speichern Sie DOC-Dateien von Rechnungen in verschiedenen Ordnern, wobei Sie den Namen des Unternehmens, das die Rechnung gesendet hat, als Ordnernamen verwenden (beispielsweise werden die Namen der Unternehmen Microsoft, Oracle und VMware als Ordnernamen verwendet). Wenn Sie alle diese Dokumente in einem Ordner speichern, können Sie den Metadatentyp definieren und eine Metadatenkategorie „Unternehmen“ festlegen, um dann den Typ als Firmennamen festzulegen. Nachdem Sie für jedes Dokument einen Firmennamen in den Metadaten eingegeben haben, können Sie nach Dokumenten des gewünschten Unternehmens suchen.
Hinweis: SharePoint nutzt Crawling- und Indizierungsmechanismen, um die Dateisuche zu verbessern. Die automatische Datenindizierung für eine schnelle Suche wird vom SharePoint-Datenverwaltungssystem in Kombination mit Metadaten genutzt.
Sorting by vendor and by city in directories. Nehmen wir an, dass einige Unternehmen Waren in mehreren Städten produzieren und es in jeder Stadt mehrere Unternehmen (Anbieter) gibt. Sie können Ordner erstellen, die die Namen von Anbietern tragen und Unterordner mit den Namen der Städte enthalten. Oder umgekehrt: Ordner, die die Namen von Städten tragen und Unterordner mit den Namen von Unternehmen enthalten. Ein Unternehmen kann mehrere Adressen in einer Stadt haben. In diesem Fall kann es für die Organisation der Daten und zur Verbesserung der Suchfunktionen sinnvoll sein, diese Daten (Name des Anbieters, Stadt, Adresse) in Metadaten zu speichern. Die „
Metadata navigation “ ist eine Funktion zum dynamischen Filtern von Dateien, die in SharePoint-Bibliotheken und -Listen gespeichert sind. Metadaten werden in Spalten von SharePoint-Bibliotheken angezeigt. Die Metadaten-Navigation kann genutzt werden, nachdem eine Bibliothek mit benutzerdefinierten Metadatenspalten konfiguriert wurde. Im Folgenden werden wir uns die Einstellungen im Zusammenhang mit Metadaten für die SharePoint-Dokumentenverwaltung in SharePoint Online ansehen.
Metadaten
Metadaten sind zusätzliche Informationen zu Dateien (sie werden auch als „Daten über Daten“ bezeichnet). Nutzen Sie Metadaten zur Klassifizierung von Dokumenten, zur Schnellsuche und zur schnellen Navigation auf Ihrer SharePoint-Website, wenn Sie über umfangreichen Inhalt verfügen. Jede Dateikategorie kann über eigene Metadaten-Eigenschaften verfügen. Erstellen Sie Spalten und konfigurieren Sie die Ansicht in einer SharePoint-Bibliothek. Sehen wir uns an, wie Sie Metadaten für in SharePoint-Bibliotheken gespeicherte Dateien konfigurieren.
Öffnen Sie Ihre Bibliothek und klicken Sie auf +Add column. Wählen Sie im sich öffnenden Menü die gewünschte Kategorie für Metadaten aus, zum Beispiel Standort . Wie Sie eine neue Bibliothek erstellen, erfahren Sie unter dieser Blogbeitrag.
Erstellen Sie eine Spalte. Geben Sie einen Spaltennamen ein, zum Beispiel Hersteller . Geben Sie eine Beschreibung ein (optional). Wählen Sie im Dropdown-Menü einen Datentyp aus (in unserem Fall „Standort“ ). Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen, um verknüpfte Spalten in der aktuellen Ansicht anzuzeigen. Wir möchten „Land“ oder „Region“ sowie „Stadt“ für Dateien definieren, die in unserer SharePoint-Bibliothek gespeichert sind. Klicken Sie auf More Options , um weitere Optionen anzuzeigen. Nun können Sie die erforderlichen Spaltendaten für alle Dateien festlegen, die in die Bibliothek hochgeladen und allen Inhaltstypen hinzugefügt werden. Klicken Sie auf Save , um die Einstellungen zu speichern.
Wir haben einige Dateien in die Bibliothek hochgeladen, bevor wir neue Spalten zum Hinzufügen von Metadaten erstellt haben. Wir können jedoch auch Metadaten zu bestehenden Dateien hinzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die drei Punkte neben der entsprechenden Datei und wählen Sie im sich öffnenden Menü „ Details“ aus.
In dem sich öffnenden Fenster können wir nun den Hersteller auswählen, zum Beispiel NAKIVO. SharePoint findet automatisch alle passenden Werte und zeigt die Anzeige des ausgewählten Herstellers an. Sobald wir alle erforderlichen Parameter ausgewählt haben, können wir dieses Fenster auf der rechten Seite der Weboberfläche schließen. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
Nun sehen Sie, dass die Metadaten für jede Datei in der Bibliothek in drei benutzerdefinierten Spalten angezeigt werden (Hersteller, Hersteller: Stadt und Hersteller: Land).
Sie können die erforderlichen Informationen auch unter Library settings > Columns konfigurieren, indem Sie auf den Spaltennamen klicken. Wenn die Metadatenangaben erforderlich sind, kann ein Benutzer das Hochladen einer Datei erst fertigstellen, nachdem er die erforderlichen Metadaten eingegeben hat.
Metadaten-Navigation aktivieren
Standardmäßig sind die Metadaten-Navigation und die Filterung nicht aktiviert; Sie sollten diese Funktion manuell aktivieren.
Rufen Sie die Website-Einstellungen auf und klicken Sie im Abschnitt „Website-Aktionen“ auf Manage site features.
Suchen Sie auf dieser Seite Metadata Navigation and Filtering und klicken Sie auf Activate. Unter dieser Option wird ein kurzer Hinweis angezeigt.
Rufen Sie die Bibliothekseinstellungen auf (wie zuvor beschrieben).
Klicken Sie auf „ Metadata navigation settings“.
Wählen Sie die benötigten Hierarchiefelder in der linken Liste aus und klicken Sie auf „ Add“.
Konfigurieren Sie bei Bedarf die automatische Spaltenindizierung und klicken Sie auf „ OK “, um die Einstellungen zu speichern.
Inhaltstypen
Wie oben erwähnt, helfen Ihnen Metadaten dabei, Inhalte auf SharePoint-Websites und in Inhaltsbibliotheken zu organisieren. Zu diesem Zweck werden benutzerdefinierte Spalten mit Metadaten erstellt. Wenn Sie jedoch Dateien speichern müssen, die verschiedene Warengruppen repräsentieren, kann der Satz an Spalten für jede Warengruppe unterschiedlich sein. Nehmen wir an, Sie haben Monitore und Schokoladentafeln. Monitore weisen Parameter wie Name des Herstellers, Name des Modells, Produktionsdaten, Garantiezeitraum, Auflösung, Abmessungen, Schnittstellen und Gewicht auf. Schokoladentafeln weisen Parameter wie Hersteller, Kakaoanteil, Mindesthaltbarkeitsdatum, Gewicht, Vorhandensein von Palmöl (ja/nein) und Verpackungsart (Papier, Folie usw.) auf. Nehmen wir an, Sie müssen verschiedene Dokumente zu Monitoren und Schokoladentafeln speichern – wie Fotos, Bedienungsanleitungen, technische Daten, Garantiebestimmungen, Zusammensetzung, Lagerbedingungen usw. – und diese Dateien in SharePoint organisieren. Bedienungsanleitungen lassen sich nicht auf Schokoladentafeln anwenden, und Angaben zur Zusammensetzung gelten nicht für Monitore. Wenn Sie diese Dokumente in einer einzigen Bibliothek speichern, würden Sie eine große Anzahl von Spalten erhalten, und einige Parameter würden beim Hochladen der Dateien nicht angewendet. Sie können für jeden Inhaltstyp eine separate Bibliothek erstellen, doch in manchen Fällen kann eine große Anzahl von Bibliotheken die Durchführung von Suchvorgängen umständlich und zeitaufwendig machen. Um diese Probleme zu lösen, bietet SharePoint die Möglichkeit, benutzerdefinierte Inhaltstypen zu erstellen und Dokumente verschiedener Inhaltstypen in einer einzigen Dokumentenbibliothek zu speichern.
Inhaltstypen sind Sammlungen von Spalten (d. h. Metadaten-Eigenschaften) für bestimmte Arten von Inhalten. Erstellen Sie zwei Inhaltstypen – „Monitore“ und „Schokoladentafeln“ – mit den entsprechenden Metadaten, die die erforderlichen Merkmale der Elemente widerspiegeln. Inhaltstypen sind unabhängig vom Dateiformat.
Wenn Sie also ein Dokument in eine SharePoint-Bibliothek hochladen, wählen Sie den erforderlichen Inhaltstyp aus und geben nur die geeigneten, für diesen Inhaltstyp vordefinierten Optionen an. Wenn Sie beispielsweise eine DOC-Datei mit einer Bedienungsanleitung für einen Monitor hochladen, wählen Sie den Inhaltstyp „Monitor“ aus und geben den Herstellernamen, den Modellnamen, die Produktionsdaten, die Garantiezeit, die Auflösung, die Abmessungen, die Schnittstellen und das Gewicht ein. Wenn Sie ein JPG-Foto einer Schokoladentafel hochladen, wählen Sie den Inhaltstyp „Schokolade“ aus und geben Sie den Hersteller, den Kakaoanteil, das Verfallsdatum, das Gewicht, das Vorhandensein von Palmöl und die Verpackungsart ein.
So erstellen Sie einen Inhaltstyp in SharePoint Online
Öffnen Sie die Seiteneinstellungen Ihrer SharePoint-Website wie oben beschrieben.
Klicken Sie im Abschnitt Web Designer-Galerien auf Site content types.
Die Seite Website-Inhaltstypen wird geöffnet. Sie sehen die vorhandenen Inhaltstypen. Klicken Sie auf Create , um einen neuen Inhaltstyp zu erstellen.
Das Fenster „Neuer Inhaltstyp der Website“ wird geöffnet. Legen Sie die erforderlichen Einstellungen fest.
Name: Hardware (zum Beispiel)
Beschreibung (optional): Beschreibt Hardwaretypen
Übergeordneter Inhaltstyp. Wählen Sie den übergeordneten Inhaltstyp aus dem Dropdown-Menü aus.
Geben Sie eine Inhaltstypgruppe an.
Klicken Sie auf OK , wenn Sie bereit sind, die Erstellung eines Inhaltstyps fertigzustellen.
Nun sollten Sie das Management von Inhaltstypen aktivieren. Öffnen Sie Ihre Bibliothek und gehen Sie zu Settings > Library settings.
Klicken Sie auf der Seite mit den Bibliothekseinstellungen auf Advanced settings.
Die Seite Erweiterte Einstellungen wird geöffnet. Management von Inhaltstypen zulassen? Wählen Sie die Option Yes. Sie können auch andere Optionen konfigurieren.
Hinzufügen benutzerdefinierter Inhaltstypen zur Bibliothek
Nun sollten Sie der Bibliothek benutzerdefinierte Inhaltstypen hinzufügen.
Kehren Sie zur Seite mit den Bibliothekseinstellungen zurück.
Klicken Sie unten auf der Seite auf „ Add from existing site content types “.
Wählen Sie die von Ihnen erstellten Inhaltstypen aus der Liste auf der linken Seite der Weboberfläche aus und klicken Sie auf „ Add >“. Klicken Sie anschließend auf „OK“, um die Änderungen zu speichern. 
Versionierung
Die Versionierung ist eine weitere nützliche Funktion eines SharePoint-Dokumentenverwaltungssystems, mit der Benutzer frühere Versionen von Dokumenten aufbewahren und bei Bedarf wiederherstellen können (beispielsweise wenn unerwünschte Änderungen an einem Dokument vorgenommen wurden). Sehen wir uns an, wie Sie die Einstellungen für die Versionierung konfigurieren.
Öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen und klicken Sie auf Versioning settings.
Auf dieser Seite können Sie eine Reihe von Optionen konfigurieren:
- Inhaltsfreigabe für eingereichte Elemente erfordern
- Anzahl der Haupt- und Nebenversionen sowie die maximale Anzahl der Hauptversionen festlegen
- Einstellungen für Entwürfe definieren
- Auscheck-Anforderungen
SharePoint-Datensicherung
SharePoint ist eine zuverlässige Plattform, und das SharePoint-Datenverwaltungssystem bietet einige native Wiederherstellungsoptionen. Es wird jedoch empfohlen, die in SharePoint gespeicherten Daten regelmäßig zu sichern. Eine SharePoint-Datensicherung bietet Ihnen weitere Optionen für die Datenwiederherstellung. NAKIVO Backup & Replication ist die All-in-One-Lösung für die Datensicherheit, die das Backup von SharePoint Online und SharePoint vor Ort unterstützt und eine Reihe nützlicher Funktionen wie inkrementelles Backup, granulare Wiederherstellung, flexible Aufbewahrungsrichtlinien sowie unter anderem anderebietet. NAKIVO Backup & Replication unterstützt das Backup von OneDrive for Business und Exchange Online in Microsoft 365.
Fazit
SharePoint ist eine multifunktionale Plattform für die Zusammenarbeit und die zentrale Datenspeicherung. Die Dokumentenverwaltung in SharePoint ist ein nützliches System, das eine Reihe von Vorteilen bietet, darunter Sicherheit, Versionierung von Dokumenten, Klassifizierung von Dokumenten, Navigation anhand von Metadaten, erweiterte Dateisuche, Anpassungsmöglichkeiten, große Speicherkapazität und Zusammenarbeit in Echtzeit. In diesem Blogbeitrag wurde das Datenverwaltungssystem von SharePoint behandelt und erläutert, wie man Datenverwaltungsfunktionen in SharePoint Online wie Unterwebsites, Metadaten, Inhaltstypen, Versionierung und Gruppenverwaltung nutzt.
Vergessen Sie nicht, zu Beginn der Nutzung von SharePoint eine Website-Hierarchie festzulegen, und sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer SharePoint-Daten, indem Sie regelmäßig Sicherungskopien sichern.
