Hướng dẫn toàn diện về cách sao lưu email Office 365

Bạn có thường xuyên sao lưu email Office 365 không? Nếu không, có một tin xấu đây. Ngay cả những “gã khổng lồ” đám mây như Microsoft cũng có thể gặp phải sự cố ngừng hoạt động và gián đoạn dịch vụ. Và trái với suy nghĩ phổ biến, Microsoft quy trách nhiệm cho tổ chức của bạn đối với bất kỳ sự mất mát dữ liệu nào do những sự cố này gây ra. Hơn nữa, theo Mô hình Trách nhiệm Chung của Microsoft, việc bảo vệ toàn bộ dữ liệu của bạn trong hạ tầng Microsoft 365 hoàn toàn là trách nhiệm của bạn.

Bài viết này sẽ khám phá các tính năng tích hợp sẵn của Microsoft và các công cụ của bên thứ ba có thể được sử dụng để sao lưu email Office 365. Bài viết cũng có thể giúp bạn lựa chọn giải pháp sao lưu hoàn hảo dựa trên yêu cầu cụ thể của tổ chức.

Sao lưu dữ liệu Microsoft 365

Sử dụng giải pháp NAKIVO để sao lưu dữ liệu Microsoft 365 trên Exchange Online, Teams, OneDrive và SharePoint Online, nhằm đảm bảo quy trình làm việc diễn ra liên tục và không có thời gian ngừng hoạt động.

KHÁM PHÁ GIẢI PHÁP

Tại sao cần sao lưu email Office 365?

Bạn có thể cần sao lưu email Microsoft 365 vì nhiều lý do khác nhau, chủ yếu thuộc ba nhóm sau.

1. Để ngăn ngừa mất mát và hỏng hóc dữ liệu

Possible causes: các cuộc tấn công mạng, lỗi của người dùng, sự cố phần mềm và phần cứng, quản lý dữ liệu không đúng cách, chi phí đăng ký Microsoft 365 (giới hạn dung lượng lưu trữ)

Trong tài liệu Mô hình trách nhiệm chung, Microsoft nêu rõ rằng người dùng hoàn toàn chịu trách nhiệm về bảo mật dữ liệu của mình, bao gồm sao lưu email O365, bảo vệ chống phần mềm độc hại và quản lý quyền truy cập. Và mặc dù Microsoft cung cấp các tính năng có thể tăng cường bảo mật dữ liệu ở một mức độ nhất định, nhưng chúng không thể thay thế phần mềm bảo vệ dữ liệu và chống phần mềm độc hại.

Một giải pháp chuyên dụng có thể giúp đảm bảo các biện pháp bảo vệ dữ liệu và thực hành tốt nhất về an ninh mạng, điều mà các công cụ tích hợp sẵn của Microsoft không thể làm được một mình.

2. Để đảm bảo khả năng phục hồi hoạt động và thời gian ngừng hoạt động tối thiểu

Possible causes: các cuộc tấn công mạng, sự cố ngừng hoạt động và gián đoạn

Microsoft chịu trách nhiệm về tính sẵn sàng của các dịch vụ của mình, nhưng trách nhiệm về dữ liệu của tổ chức bạn và tác động của nó đối với hoạt động kinh doanh nằm hoàn toàn trong tay bạn. Nói cách khác, nếu tội phạm mạng làm hỏng dữ liệu quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn hoặc tấn công máy chủ sản xuất, việc khắc phục gián đoạn và khôi phục sau thảm họa hoàn toàn thuộc trách nhiệm của bạn.

Sự cố phần cứng và phần mềm có thể xảy ra với bất kỳ ai, ngay cả với những “gã khổng lồ” như Microsoft (hãy lấy sự cố gần đây Sự cố gián đoạn dịch vụ đám mây kéo dài 6 giờ vào tháng 1 năm 2023 làm ví dụ). Trong những trường hợp như vậy, bạn có nguy cơ mất toàn bộ dữ liệu nếu không có bản sao lưu được lưu trữ bên ngoài hạ tầng của Microsoft.

3. Để tuân thủ các yêu cầu pháp lý

Microsoft cung cấp các chính sách lưu trữ, lệnh giữ dữ liệu cho vụ kiện và eDiscovery để đơn giản hóa việc tuân thủ pháp lý. Tuy nhiên, điều này có thể chưa đủ để tuân thủ đầy đủ các quy định của châu Âu như GDPR hoặc quy định sắp tới DORA, vốn đặt ra các yêu cầu nghiêm ngặt về bảo vệ và khôi phục dữ liệu.

Tổng quan về các tùy chọn sao lưu của Microsoft 365

Tóm tắt nhanh về các tính năng sao lưu tích hợp sẵn

Office 365 có sao lưu email không? Tất cả các công cụ tích hợp sẵn của Microsoft 365 chủ yếu được thiết kế để đảm bảo tuân thủ và quản lý dữ liệu, và chúng không phải là một giải pháp sao lưu toàn diện. Tuy nhiên, Microsoft đã thông báo rằng tính năng mới của họ, Microsoft 365 Backup, bản xem trước đã có sẵn từ năm 2023, sẽ được phát hành rộng rãi tại giữa năm 2024.

Với Microsoft 365 Backup, người dùng sẽ có thể sao lưu hộp thư Exchange và thực hiện khôi phục toàn bộ hoặc chi tiết. Tuy nhiên, dường như tất cả dữ liệu sao lưu đều được lưu trữ trong cơ sở hạ tầng của Microsoft 365, điều này không phù hợp với các nguyên tắc tốt nhất về bảo vệ dữ liệu.

Hiện tại, bạn có thể sử dụng các tính năng sau đây, mặc dù chúng không phải là giải pháp sao lưu email của Microsoft 365:

• Email forwarding. Bạn có thể tự động chuyển tiếp tất cả email sang một tài khoản khác (dự phòng) để tạo bản sao chính xác của hộp thư chính. Tuy nhiên, tài khoản kia cũng có thể bị tấn công mạng giống như tài khoản chính. Bạn cũng có thể hết dung lượng lưu trữ trong chớp mắt.
• Export in .PST. Tùy chọn này phù hợp cho các tác vụ một lần nhưng không phù hợp khi bạn có hàng trăm hộp thư người dùng. Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể phải xuất dữ liệu thủ công cho từng tài khoản, vì không có tùy chọn tự động hóa.

Các tính năng nâng cao bao gồm:

• Archive mailboxes (In-Place Archiving). Sự khác biệt chính giữa lưu trữ (archiving) và sao lưu email là khi email được lưu trữ, chúng chỉ được di chuyển sang một thư mục khác và không tạo bản sao dữ liệu tự động. Bạn có thể sử dụng công cụ này để tối ưu hóa không gian lưu trữ hoặc tách các email cũ khỏi hộp thư chính. Tuy nhiên, theo mặc định, có giới hạn lưu trữ tối đa là 100 GB. Ngoài ra, cả hộp thư lưu trữ và hộp thư chính đều có thể phải đối mặt với các mối đe dọa mạng.
• Retention policies and labels. Chức năng lưu giữ dữ liệu của Microsoft 365 được thiết kế cho việc quản lý vòng đời dữ liệu dài hạn, chủ yếu nhằm kiểm soát kích thước lưu trữ thay vì đảm bảo bạn có bản sao sạch của dữ liệu để phục hồi thảm họa. Khi cấu hình chính sách hoặc nhãn, bạn sẽ chọn khoảng thời gian mà nội dung cần được lưu giữ trước khi bị xóa. Khi áp dụng chế độ giữ lại, nội dung vẫn được lưu tại vị trí ban đầu; tuy nhiên, nếu ai đó chỉnh sửa hoặc xóa hộp thư Exchange, một bản sao sẽ tự động được lưu giữ trong thư mục “Recoverable Items” (Các mục có thể khôi phục), và bản sao này có thể được sử dụng để khôi phục các email Office 365 đã bị xóa.
• eDiscovery and Litigation Holds. Các loại chế độ giữ lại này được thiết kế để lưu giữ trong thời gian giới hạn đối với nội dung liên quan đến một vụ việc cụ thể và có thể được cơ quan pháp luật yêu cầu. Microsoft không khuyến nghị sử dụng eDiscovery để lưu trữ dữ liệu dài hạn. Tính năng này không được thiết kế để khôi phục dữ liệu mà nhằm đảm bảo nội dung được giữ nguyên tại chỗ cho đến khi cần thiết, bất kể các quy tắc lưu trữ khác đang được áp dụng.

Lưu ý rằng các tính năng lưu trữ, chính sách lưu trữ và nhãn, eDiscovery và Giữ lại Dữ liệu cho Vụ kiện (Litigation Hold) là một phần của cổng thông tin Purview và có sẵn cho các gói Business Premium hoặc Enterprise, bắt đầu từ gói E3 trở lên. Tại thời điểm viết bài này, giá đăng ký là 22 đô la, 33,75 đô la và 54,75 đô la cho mỗi người dùng Microsoft 365 tương ứng với các gói Business Premium, E3 và E5. Trong khi đó, một giải pháp sao lưu của bên thứ ba như NAKIVO Backup & Replication sẽ chỉ tốn của bạn 0,80 USD cho mỗi người dùng Microsoft 365.

Những hạn chế của các tùy chọn sao lưu có sẵn trong Office 365

Hạn chế chính của các công cụ có sẵn từ Microsoft là chúng không tương đương với một giải pháp sao lưu chuyên nghiệp và không thể thay thế cho giải pháp đó. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn lý do tại sao lại như vậy.

Neglecting data protection best practices. Bên cạnh việc sao lưu và lưu trữ dữ liệu, chiến lược bảo vệ dữ liệu của bạn nên bao gồm những yếu tố sau:

• phân tầng lưu trữ sao lưu (nguyên tắc sao lưu 3-2-1) để tăng cường khả năng phục hồi và khả năng khôi phục dữ liệu
• các biện pháp an ninh mạng, bao gồm mã hóa đầu cuối và kiểm soát truy cập đối với các hoạt động bảo vệ dữ liệu và dữ liệu sao lưu
• các kỹ thuật bất biến và cách ly vật lý để đối phó với bảo vệ đáng tin cậy trước phần mềm tống tiền các cuộc tấn công mạng khác
• duy trì hoạt động kinh doanh và các kế hoạch khôi phục thảm họa

Và đây chính là điểm yếu của các công cụ gốc, vì chúng thiếu các tính năng cần thiết để đảm bảo an ninh dữ liệu vững chắc và khả năng chống chọi với các mối đe dọa mạng.

Administrative hassle. Các công cụ gốc của Microsoft còn lâu mới là giải pháp “một cú nhấp chuột” đơn giản khi nói đến việc lưu trữ và khôi phục. Trong hầu hết các trường hợp, quản trị viên cần phải cấu hình thủ công các quy tắc lưu giữ và đảm bảo các quy tắc đó được áp dụng trước khi xóa tài khoản người dùng. Điều đáng chú ý nhất? Việc áp dụng các quy tắc này có thể mất tối đa 7 ngày để áp dụng cho dữ liệu người dùng. Nếu không, toàn bộ dữ liệu có thể bị xóa vĩnh viễn.

Các tính năng Litigation Hold và eDiscovery quá phức tạp với nhiều bước và điều kiện mà chỉ quản trị viên có kinh nghiệm mới có thể xử lý. Các quy tắc đã cấu hình có thể trùng lặp, hết hạn hoặc gặp sự cố do lỗi của con người.

Time-limited recovery. Nếu không có chính sách lưu giữ, thời gian khôi phục mặc định bị giới hạn trong 14 ngày hoặc tối đa 30 ngày nếu bạn tùy chỉnh cài đặt. Sau thời gian đó, bạn sẽ không thể khôi phục email hoặc hộp thư đã xóa nữa.

No point-in-time recovery. Dù bạn sử dụng công cụ tích hợp nào đi chăng nữa, Microsoft cũng khẳng định rõ ràng rằng Việc khôi phục tại một thời điểm cụ thể nằm ngoài phạm vi trong Exchange Online, và bạn cần một giải pháp sao lưu của bên thứ ba để khôi phục hộp thư hoặc email về một thời điểm cụ thể trong quá khứ.

Account deletion risks. Việc di chuyển sang các tài khoản khác, lỗi của người dùng và các cuộc tấn công mạng có thể dẫn đến việc xóa tài khoản một cách vô tình, và điều này là không thể đảo ngược. Điều này có nghĩa là tất cả dữ liệu liên quan sẽ bị mất vĩnh viễn trừ khi bạn có bản sao lưu dữ liệu đó hoặc đã cấu hình chính sách lưu giữ từ trước. Với chính sách lưu giữ, bạn vẫn có thể truy cập dữ liệu thông qua tính năng eDiscovery, nhưng khả năng khôi phục sẽ bị hạn chế.

Additional {14}. Microsoft 365 cho phép lưu trữ tối đa 1 triệu email cho mỗi hộp thư và 3 triệu email trong thư mục “Recoverable Items” (nhưng không quá 30GB). Tùy thuộc vào gói dịch vụ, giới hạn dung lượng lưu trữ sẽ khác nhau đối với hộp thư người dùng và hộp thư lưu trữ, thư mục “Recoverable Items” trong hộp thư lưu trữ, cũng như các hộp thư đang bị tạm giữ. Số lượng chính sách lưu giữ mà bạn có thể cấu hình cho mỗi hộp thư và tài khoản cũng bị giới hạn, do đó bạn có thể cần nâng cấp gói dịch vụ.

Khám phá các giải pháp sao lưu của bên thứ ba

Tại sao nên chọn giải pháp sao lưu của bên thứ ba?

Dưới đây là tóm tắt nhanh về lý do tại sao công cụ sao lưu của bên thứ ba là thiết yếu, chứ không phải tùy chọn:

• Các công cụ tích hợp sẵn không tương đương với việc sao lưu email Microsoft 365 và có nhiều hạn chế, như đã mô tả ở trên.
• Các công cụ tích hợp sẵn không đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu đủ mạnh trước các rủi ro kỹ thuật số và sự gián đoạn.
• Quản lý và vận hành phức tạp, thường đòi hỏi nhiều công sức thủ công.
• Microsoft không chịu trách nhiệm về các sự cố gián đoạn và mất dữ liệu do ngừng hoạt động, ngay cả khi nguyên nhân xuất phát từ phía Microsoft. Trong tài liệu “ Hợp đồng dịch vụ”, công ty thậm chí còn khuyến nghị bạn nên sao lưu dữ liệu thường xuyên:

  “Chúng tôi nỗ lực duy trì các Dịch vụ hoạt động liên tục; tuy nhiên, tất cả các dịch vụ trực tuyến đều có thể gặp phải các sự cố gián đoạn và ngừng hoạt động thỉnh thoảng, và Microsoft không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ sự gián đoạn hoặc mất mát nào mà bạn có thể gặp phải do đó. Trong trường hợp xảy ra sự cố ngừng hoạt động, bạn có thể không thể truy xuất Nội dung hoặc Dữ liệu mà bạn đã lưu trữ. Chúng tôi khuyến nghị bạn nên sao lưu thường xuyên Nội dung và Dữ liệu mà bạn lưu trữ trên các Dịch vụ hoặc thông qua các Ứng dụng và Dịch vụ của bên thứ ba.”

Làm thế nào để đánh giá các giải pháp sao lưu của bên thứ ba?

Giờ đây, khi chúng ta đã biết rằng một giải pháp sao lưu toàn diện là yếu tố quan trọng đối với tính liên tục của hoạt động kinh doanh và khả năng phục hồi dữ liệu, hãy cùng xem xét kỹ hơn các tính năng bạn cần tìm kiếm khi lựa chọn một công cụ hoàn hảo.

• Support for multi-platform and hybrid environments. Khi chọn giải pháp sao lưu, bạn cần phần mềm toàn diện có thể sao lưu tất cả các tải công việc của bạn – dù là trên đám mây, trên máy ảo và máy vật lý hay trong Microsoft 365 – tất cả từ một giao diện duy nhất.
• Offsite and cloud backup storage. Để tăng cường khả năng phục hồi dữ liệu, bạn cần lưu trữ các bản sao lưu email Office 365 một cách riêng biệt. Tài liệu “ Quy tắc vàng 3-2-1 ” nêu rõ bạn cần ít nhất 3 bản sao lưu, trong đó 2 bản tại địa điểm ngoài và 1 bản trên đám mây. Do đó, giải pháp sao lưu cần hỗ trợ nhiều tùy chọn lưu trữ khác nhau, bao gồm thư mục cục bộ, NAS hoặc thiết bị loại bỏ trùng lặp, đám mây công cộng và các nền tảng đám mây tương thích với S3 nói chung.
• Data integrity. Bạn cần có khả năng thực hiện sao lưu nhận diện ứng dụng để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu ứng dụng mà không cần phải ngừng các chương trình đang được sử dụng.
• Automation capabilities. Giải pháp sao lưu nên giúp đơn giản hóa việc quản trị chứ không phải làm phức tạp thêm. Hãy lựa chọn các giải pháp có tùy chọn lập lịch sao lưu nâng cao, quy trình làm việc dựa trên chính sách và các tính năng tự động hóa khác.
• Advanced security and ransomware protection. Bạn không muốn dữ liệu sao lưu của mình bị hỏng hoặc bị tội phạm mạng truy cập. Đảm bảo tất cả các tính năng bảo mật đều được triển khai, bao gồm mã hóa sao lưu từ đầu đến cuối, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò đối với các hoạt động bảo vệ dữ liệu và dữ liệu sao lưu, cũng như hỗ trợ tính bất biến và cách ly vật lý.
• Compliance search. Giải pháp nên cho phép bạn dễ dàng duyệt và tìm kiếm trên toàn bộ dữ liệu sao lưu, đào sâu vào hộp thư người dùng, xem trước tệp đính kèm và nhanh chóng khôi phục các tệp hoặc email cần thiết trong vài giây về vị trí ban đầu hoặc vị trí mới.

Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là phải có một chiến lược sao lưu toàn diện bao quát tất cả các rủi ro có thể xảy ra và xác định các quy trình cùng biện pháp cần thực hiện trong trường hợp xảy ra sự cố. Nếu bạn vẫn chưa có chiến lược, hãy đầu tư thời gian và công sức để xây dựng nó. Một khi bạn đã xác định được các rủi ro, mục tiêu khôi phục và kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh, việc lựa chọn công cụ sao lưu hoàn hảo dựa trên nhu cầu cụ thể của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Hướng dẫn từng bước sao lưu email Office 365 với NAKIVO

NAKIVO Backup & Replication cung cấp tất cả các tính năng cần thiết để đảm bảo việc sao lưu an toàn và đáng tin cậy cho email Microsoft 365 và nội dung của chúng.

Sau khi thêm tài khoản Microsoft 365 vào giải pháp, bạn có thể thực hiện sao lưu dữ liệu Microsoft 365, bao gồm hộp thư và nội dung của chúng, tệp OneDrive for Business, trang SharePoint Online và dữ liệu Microsoft Teams.

Bạn có thể xem video ngắn này về cách sao lưu và khôi phục dữ liệu Microsoft 365 bằng NAKIVO hoặc đọc tiếp để biết các bước thực hiện.

Trong bảng điều khiển Data Protection , truy cập Jobs, nhấp vào + và sau đó chọn Microsoft 365 backup job.

Trình hướng dẫn tác vụ bao gồm năm bước được mô tả chi tiết dưới đây. Nhấp vào Next tại mỗi bước để chuyển sang bước tiếp theo.

1. Sources. Bạn có thể chọn sao lưu toàn bộ tài khoản Microsoft 365 cùng với tất cả dữ liệu liên quan hoặc chỉ sao lưu các hộp thư của người dùng và nhóm riêng lẻ.

   Trong ngăn bên trái, sử dụng trường Search để tìm các mục cần thiết hoặc duyệt qua các hộp thư theo cách thủ công.

   

2. Destination. Chỉ định vị trí bạn muốn lưu trữ dữ liệu sao lưu.

   Chọn kho lưu trữ từ danh sách thả xuống Destination. NAKIVO hỗ trợ nhiều loại kho lưu trữ sao lưu cho dữ liệu Microsoft 365, bao gồm các kho lưu trữ trên các nền tảng đám mây công cộng như Amazon EC2, Amazon S3, Azure Blob và Wasabi, các nền tảng tương thích S3 chung, thư mục cục bộ và chia sẻ tệp NAS.

3. Schedule. Tại đây, bạn có thể chọn tần suất và lịch trình sao lưu, cấu hình quy tắc lưu trữ và áp dụng tính bất biến cho dữ liệu sao lưu.

   Chọn Do not schedule, run on demand nếu bạn muốn thực hiện sao lưu một lần. Nhấp vào Next để chuyển sang bước tiếp theo.

   Nếu bạn muốn cấu hình lịch trình, hãy chọn Prioritize schedules.

   • Nhập tên lịch trình và chọn tần suất từ menu thả xuống: Weekly, Monthly, Yearly, Periodical hoặc After Another Job (nếu có). Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, bạn có thể cấu hình lịch trình chi tiết hơn. Ngoài ra, nhấp vào Show calendar và chỉnh sửa tác vụ của bạn từ đó.
   • Chọn số ngày, tuần, tháng hoặc năm mà giải pháp sẽ lưu giữ dữ liệu sao lưu.
   • Nếu kho lưu trữ bạn đã chọn ở bước Đích đến hỗ trợ tính bất biến, bạn có thể chọn Immutable for và chỉ định khoảng thời gian mà dữ liệu sao lưu không thể bị thay đổi hoặc xóa bởi bất kỳ ai.

   

4. Options. Tại bước này, bạn có thể cấu hình xử lý hộp thư, các tùy chọn mã hóa (bao gồm mã hóa mạng và tại nguồn), đặt mức độ ưu tiên của tác vụ, cấu hình các hành động trước và sau, v.v.
   • Kích hoạt mã hóa AES256 để bảo vệ dữ liệu sao lưu. Chọn Network encryption và/hoặc Backup encryption để đảm bảo an ninh dữ liệu từ đầu đến cuối chống lại truy cập trái phép.
   • Trong danh sách thả xuống Change tracking , chọn Microsoft change tracking. Sau lần sao lưu đầy đủ ban đầu, giải pháp của NAKIVO sẽ thực hiện các lần sao lưu gia tăng và chỉ ghi các khối dữ liệu đã thay đổi. Bằng cách sử dụng API gốc của Microsoft, giải pháp có thể nhanh chóng xác định các khối dữ liệu đã thay đổi và cải thiện tốc độ xử lý tổng thể.
   • Chọn các loại nội dung cần sao lưu trong phần Mailbox Processing.
   • Tham khảo Hướng dẫn sử dụng NAKIVO để biết mô tả chi tiết hơn về tất cả các cấu hình bạn có thể thực hiện trên trang này.

   Nhấp vào Save hoặc Save & Run để hoàn tất tác vụ.

   

Xem giải pháp được áp dụng trong thực tế

Hãy trải nghiệm bản demo được cá nhân hóa cho bất kỳ tính năng nào để bắt đầu sử dụng ngay lập tức. Đội ngũ kỹ sư của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

Đăng ký trải nghiệm thử miễn phí