Microsoft 365のメールをデスクトップに保存するための役立つヒント
Office 365 からデスクトップ コンピュータにメールをダウンロードしたい理由はさまざまです。Microsoft 365 のサブスクリプションが終了し、更新する必要がない場合などです。メールデータを失わないようにするため、Office 365 からメールをエクスポートしたい場合があります。また、メールのバックアップが必要な場合も、Office 365 からメールをエクスポートする理由となります。 オンプレミスのコンピュータにメールデータのコピーを保存しておけば、安心感が増し、インターネットサービスの中断に伴う問題を軽減できます。
このブログ記事では、Office 365のWebメールからメールを保存する方法や、スタンドアロンのメールクライアントを使用してデスクトップにメールを保存する方法について説明します。1つのMicrosoft 365メールメッセージを1つのファイルに保存する方法や、複数のメッセージを1つのファイルに保存する方法など、さまざまな手法を取り上げています。 ブログ記事をお読みになり、ご自身に最適な方法をお選びください。
Outlook OnlineからPDFへエクスポートする
この方法では、電子メールをPDFファイルとして出力する仮想PDFプリンターを使用することで、Office 365の電子メールをPDF形式でエクスポートすることができます。その後、このPDFファイルをデスクトップPCに保存できます。
WebブラウザでMicrosoft 365アカウントを使用してOffice 365にログインし、Outlook Onlineを開いてMicrosoft 365の電子メールにアクセスします。
目的のメールフォルダーに保存されている必要なメールメッセージを選択します。
3つのドットをクリックします … 表示されたメニューで、[ ] をクリックします Print.
Outlook OnlineのWebインターフェースに新しいウィンドウが表示されます。
エクスポートしようとしているMicrosoft 365のメールメッセージのプレビューが表示されます。
クリックします Print 続けて、お使いのオペレーティングシステムで利用可能な物理プリンターおよび仮想プリンターのリストを表示します。
その Destination のセクション Print ページで、ドロップダウンリストから必要なプリンターを選択します。Microsoft 365 のメールメッセージを PDF ファイルとして印刷する仮想プリンターを選択する必要があります。この例では、名前が Microsoft Print to PDF私の場合は、他にも選択肢があります―― Save to PDF そして Adobe PDF.
注: Adobe Acrobat をインストールすると、システムに追加の仮想 Adobe PDF プリンターがインストールされます。
クリック Print ファイルを保存するには。
ファイル名を入力し、PDFファイルを保存する場所を選択してください。
Microsoft Office Outlook での PDF へのエクスポート
Windowsにインストールされたスタンドアロン版のMicrosoft Office Outlookを使用している場合、デスクトップコンピュータ上でMicrosoft 365のメールメッセージをさまざまなファイル形式で保存するための選択肢がさらに広がります。ここでは、Microsoft Office Outlook 2016でMicrosoft 365のメールメッセージをPDFファイル形式でデスクトップに保存する方法について説明します。デフォルトでは、Microsoft Office OutlookにメールメッセージをPDF形式で保存する直接的なオプションはありませんが、それを実現するための回避策があります。
スタンドアロンのメールクライアントを使用して Microsoft 365 のメールを送受信するには、Microsoft Office Outlook でアカウントを設定する必要があります。設定方法については、以下をご覧ください。 メールクライアントの設定 お使いのコンピュータにインストールして、Microsoftのメール機能を利用できるようにします。
Microsoft Office Outlookで、コンピュータにPDFファイルとして保存したいメールメッセージを選択します。
クリック File > Print 印刷設定を開くには。
のドロップダウンメニューからプリンターを選択してください Print Microsoft Office Outlook のページ。電子メールメッセージを PDF ファイルとして印刷する仮想プリンターを選択する必要があります。選択してください Microsoft Print to PDF プリンターの一覧から選択します。オペレーティングシステムに他のプリンターがインストールされている場合は、別の仮想PDFプリンターを選択することもできます。最新のWindowsバージョンには、Microsoftの仮想PDFプリンターが標準で搭載されています。古いバージョンのWindowsでは、仮想PDFプリンターを提供する必要なユーティリティを手動でインストールする必要があります。
その後、 Print 選択した Microsoft 365 のメールメッセージを仮想プリンターに送信します。
ファイル名を入力し、PDFファイルを保存する場所を選択して、[保存]をクリックしてください。 Save 完了する。
OutlookでMicrosoft 365のメールをさまざまなファイル形式で保存する方法
お使いのコンピューターにインストールされたスタンドアロン版の Microsoft Office Outlook を使用している場合、Office 365 のメールを PDF 以外のファイル形式にエクスポートすることができます。ここでは、メールを他の形式にエクスポートする方法について説明します。
Microsoft Office Outlook で、エクスポートしたい Microsoft 365 のメールメッセージを選択します(前のセクションで説明しました)。
次に、[クリック] します File > Save As.
デスクトップ上でファイルを保存する場所を選択し、ファイル名を入力してください。デフォルトでは、Microsoft 365 のメールメッセージで定義された件名が、エクスポートされたファイルの名前として使用されます。
サポートされているファイル形式("ファイルの種類")から 1 つを選択してください:
TXT– 画像やその他のデータが含まれていないプレーンテキストファイル。OFT– 新しいメールを作成するためのテンプレートを作成するために使用されるOutlookテンプレートファイル。MSG(Outlookメッセージ形式)。これはMSGファイルの旧バージョンです。すべてのUnicode文字がサポートされているわけではありません。MSG(Outlookメッセージ形式 – Unicode)。これはMSGファイル形式の新しいバージョンです。この形式のMSGファイルは、Unicode文字の全範囲に対応しているため、推奨されています。HTML– 電子メールメッセージをエクスポートできるWebページファイル形式です。HTMLファイルからHTMLページを表示するために使用されるすべての構成要素は、そのHTMLファイルに関連付けられたサブディレクトリ内に個別のファイルとして保存されます。その結果、ディスクドライブ上にはより多くの小さなファイルが保存されることになります(保存されたページの数が多い場合、それらのコピーにはより多くの時間がかかります)。MHT– Webページのアーカイブファイル形式。テキスト、画像、その他のHTMLデータを含むすべてのコンテンツが1つのファイルに保存され、Webブラウザで開くことができます。MHTファイル形式は、MHTMLというファイル拡張子を持つ場合もあります。
クリック Save ファイルを完了して保存します。
Microsoft 365の電子メールメッセージを大量に個別のファイルとしてエクスポートすると、エクスポートされたメッセージ内のデータを検索しにくくなる点にご注意ください。
Office 365 から PST ファイルにメールをダウンロードする方法
Microsoft Office スイートの一部としてオペレーティングシステムにインストールされているスタンドアロンの Outlook クライアントを使用すれば、Microsoft 365 アカウントのすべてのメールメッセージを PST ファイルに保存できます。メールを PST ファイルにエクスポートするには、Microsoft Office Outlook が Microsoft の POP3 および SMTP サーバーに対応するように設定されている必要があり、また、メールが Microsoft Office Outlook にすでにダウンロードされている必要があります。
A PST (Personal Storage Table) PSTファイルとは、メールクライアントによってディスクドライブに保存されたすべてのメールアイテムを含むOutlookのデータファイルのことです。Outlookの場合、POP3メールアカウントでは通常、関連データがPSTファイルに保存されます。Outlook 2013以前のバージョンでは、IMAPアカウントのデータもPSTファイルに保存されます。それ以降のOutlookバージョンでは、IMAPアカウントのデータはOSTファイルに保存されます。
Microsoft 365のメールをPSTファイルにコピーまたはエクスポートする利点は、ファイルの添付ファイルもPSTファイルに保存されることです。メールをTXT、HTML、またはPDFファイルにエクスポートした場合とは異なり、PSTファイルには必要なコンテンツがすべて含まれています。OutlookでPSTファイルを開くと、インデックス検索を実行できます。
クリック File、そして Account Information ページで、ドロップダウンリストから必要な Microsoft 365 のメールアカウントを選択します。その後、[クリック] をクリックします Account Settings、そしてクリック Account Settings またしても。
[選択] Data Files のタブ Account Settings ウィンドウをクリックして Open File Location.
私はWindowsを使用しているため、PSTファイルはWindowsエクスプローラーで開く新しいウィンドウに表示されます。Microsoft 365のメールデータを保存しているPSTファイルをコピーし、安全な場所に貼り付けてください。このPSTファイルのコピーは、Microsoft 365メールのバックアップとして扱えます。
Office 365 のメールを CSV および PST 形式でエクスポートする方法
スタンドアロン版のMicrosoft Office Outlookをご利用の場合、Office 365アカウントのメールメッセージを保存する方法について、以下のヒントをご参照ください。メールクライアントからカスタムデータをCSVファイルやPSTファイルにエクスポートできます。CSVファイルはMicrosoft Excelで開くことができます。CSVファイルに保存された情報は、コンマで区切られています。
Microsoft Office Outlookで必要なメールメッセージを選択します。
クリックします File > Open & Export そしてクリック Import/Export.
その Import and Export Wizard ウィンドウが開きます。
を選択 Export to a file. クリック Next ウィザードの各ステップで、続行してください。
次の種類のファイルを作成します利用可能な2つのファイル形式から1つを選択してください
Comma Separated Values (.scv)Outlook Data File (.pst)
この例では、Office 365 からメールを CSV ファイルにエクスポートします。
エクスポート元のフォルダを選択してください. 私は Inbox フォルダーです。これは、私のユーザーが受信したOffice 365のメールをエクスポートする必要があるためです。
ファイルのエクスポート先を設定します。クリックしてください Browse そして、ファイルを保存する場所を選択します。私はエクスポートしたファイルを C:tempexport01.csv.
次のウィンドウで、エクスポートするCSVファイルのカスタムフィールドを割り当てることができます。[クリック] Finish エクスポートを開始し、ウィザードを閉じます。
この方法を使ってOffice 365からPSTファイルにメールをエクスポートする場合、エクスポートできるのは1つのメールフォルダーのみです。これは、Microsoft 365メールアカウントのOutlookクライアントで利用可能なすべてのメールフォルダーを含むPSTファイルをコピーする、前述の方法との違いです。
Office 365 のメールをバックアップする方法 NAKIVO Backup & Replication
専用のMicrosoft 365メールバックアップソリューションを利用すれば、必要なアカウントのメールをバックアップしたり、メールボックスのフォルダーやメールを元の場所や任意の場所に復元したりすることができ、業務の負担を軽減できます。 NAKIVO Backup & Replication は、これらすべての機能を統合し、Microsoft 365 のメールデータやその他の Office 365 データを保護するための多くの追加機能を備えたデータ保護ソリューションです。オンプレミスのローカルバックアップリポジトリにメールをバックアップしたり、複数の復元ポイントを作成したり、メールメッセージ、添付ファイル、フォルダー、連絡先、カレンダー項目を即座に復元したりすることができます。バックアップジョブをスケジュール設定して(自動的に実行させる)ことも、オンデマンド(手動)で実行することも可能です。
メール復元の簡単な手順についてご説明します。 NAKIVO Backup & Replicationメールを復元するには、まずインベントリに Microsoft 365 アカウントを追加し、SaaS バックアップリポジトリを作成し、Microsoft 365 バックアップジョブを作成する必要があります。設定方法の詳細については、以下のブログ記事で解説しています。 Microsoft 365 のメール復元 そして、その ヘルプセンター. こちらもご覧ください SharePoint Online のバックアップ設定.
Microsoft 365 の電子メールメッセージまたは添付ファイルをバックアップから復元するには、 NAKIVO Backup & Replication、製品のWebインターフェースのメインページに移動し、バックアップジョブを選択して、クリックします Recover、そしてクリックして Microsoft 365 表示されるメニューで。
その Object Recovery Wizard Microsoft 365 のウィザードが開きます。このウィザードは 5 つのステップで構成されています。
-
Backup. 復元したいMicrosoft 365のメールメッセージが含まれる、必要なMicrosoft 365メールボックスを選択します。私の場合、メールをバックアップするためにバックアップジョブが作成されていました。“Michael Bose”メールボックス、そしてこのメールボックスを選択して復元します。次に、インターフェースの右ペインで必要な復元ポイントを選択します。クリックNext回復ウィザードの各ステップで、続行してください。
Recovery Account. Microsoft 365 のメールデータを復元する Microsoft 365 アカウントを選択します。この例では、データ復元のために自分の Office 365 アカウントを選択します。
重要: 組織全体の Office 365 環境用の Microsoft 365 アカウントと、組織内のユーザー(電子メールのユーザーアカウントなど)用の Microsoft 365 アカウントを混同しないでください。
-
Objects. 選択したバックアップジョブで利用可能な Microsoft 365 メールボックスのオブジェクトを選択します。必要なメール、メールフォルダー、またはメールボックス内のすべてのメールや添付ファイルのチェックボックスを選択します。連絡先やカレンダーも復元できます。私はメッセージを選択しますBlog Team Site～へRecover選択したメッセージをクリックすると、そのメッセージのプレビューが表示されます。
プレビューページは、のWebインターフェースで開きます NAKIVO Backup & Replication. テキストや画像を含むメッセージ本文を確認できます。プレビューの利点の一つは、すべての添付ファイルが Attachments セクション。必要なファイル名をクリックし、バックアップから直接デスクトップにファイルを保存してください。このページは、 X ボタン、または Close Message ボタンをクリックして、 Objects オブジェクト復元ウィザードの3番目のステップのページです。その後、次のステップに進むことができます。
-
Options. 復元の種類と上書きの動作を選択します。
2つのリカバリタイプが利用可能です:
- 元の場所に復元する
- 受信トレイに戻す
上書きに関する動作オプションは、以下の3つがあります:
- 該当するアイテムが存在する場合、復元したアイテムの名前を変更する
- 該当する項目が存在する場合は、その項目をスキップする
- 該当するアイテムが存在する場合は、元のアイテムを上書きします
クリック Recover 復旧プロセスを開始します。その後、次のページに遷移します。 step 5 (Finish) そこで、次の画面に切り替えることができます Activities 復旧の進捗状況を確認するページ。
復元処理が完了したら、指定した場所にある復元されたMicrosoft 365のメールデータを確認してください。
結論
このブログ記事では、Office 365 からメールをエクスポートする方法や、Microsoft の標準ツールを使用してメールメッセージをデスクトップ PC に保存する方法について解説しました。これで Office 365 のメールメッセージをバックアップする方法は理解できたと思いますが、標準ツールには、特定の時点での柔軟な復元を行うために必要な機能が備わっていません。もし、その作業を自動化する必要がある場合は、 Microsoft 365 のメールバックアップ、試してみてください NAKIVO Backup & Replicationこれは、Exchange Online、OneDrive for Business、および SharePoint Onlineのバックアップ.
