SharePoint Online を活用したデータ管理の手引き：完全ガイド
SharePointは、単なるドキュメントの保存場所ではありません。データ管理とコラボレーションのための強力なプラットフォームです。 SharePointは、従来のファイル共有における課題を解決するためのデータ管理システムとして活用できます。ファイルサーバー上の従来のWindows共有に保存された文書を探す場合、ファイル数が膨大だと検索に時間がかかってしまうことがあります。
本ブログ記事では、SharePointの管理ツールについて解説し、SharePointの文書管理システムを活用してデータを保存・分類し、共有文書やその他のファイルを用いた業務の効率を高める方法について説明します。ここでは、Microsoft 365のSharePoint Onlineを例に挙げて説明します。
サイトの階層構造
SharePoint を使用して、組織の情報アーキテクチャやサイト階層を構築することができます。コンテンツを作成して SharePoint にデータを読み込む前に、SharePoint でのデータ保存に関する構想を明確にしておきましょう。組織でのデータの活用方法に基づいて、SharePoint でのデータ保存方法を計画しておくことで、将来的な SharePoint の運用を効率化することができます。 SharePointに保存するコンテンツの内容、他のユーザーとファイルを共有するかどうか、およびSharePoint内で作成するサイトの種類を定義してください。サイト階層の概要を策定します。例えば、主要なカテゴリには個別のサイトを使用し、サブカテゴリにはサブサイトを作成することができます。例えば、開発者向けのチームサイトを作成し、ASP .NET、C++、Java、Python、その他のプログラミング言語のドキュメントを保存するためのサブサイトを作成することができます。
SharePoint Online の利用を開始すると、SharePoint の最上位サイト構造となる単一のサイト コレクションが作成されます。サイト コレクションにはサイトやサブサイトを含めることができ、その名前は次のような形式になります。 https://your-organization-name.sharepoint.com私の場合、サイト コレクションの名前は https://nakivo.sharepoint.com.
イントラネットに複雑なサイト構造を構築したい場合は、複数のサイト コレクションを作成する必要があるかもしれません。SharePoint Online では、次のリンクを使用してサイト コレクションを管理できます:
https:// your_organization_name-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
当サイトでは、以下のリンクを使用しています:
https://nakivo-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
マイクロソフトは、このリンクが2020年末をもって利用できなくなることを発表しました。マイクロソフトのウェブサイトで最新情報を必ずご確認ください。
サブサイトの作成
サブサイトを作成するには、SharePoint サイトを開きます。ナビゲーション ペインで、[ Site contents そして、その サイトの内容 ページで、[クリック] New > Subsite.
必要なパラメータを入力し、新しいサブサイトを設定します。この例では、以下のパラメータを使用してサブサイトを作成します。
タイトル: Blog subsite 01
説明: NAKIVO ブログのテスト用サブサイト
Webサイトのアドレス: https://nakivo-admin.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite/subsite01
テンプレートの選択。 言語: 英語
コラボレーション: チームサイト (クラシック エクスペリエンス)
ユーザーの権限:
- 親サイトと同じ権限を使用する
- このサイトを親サイトのクイック起動に表示しますか？(はい／いいえ)
- このサイトを親サイトのトップリンクバーに表示しますか？(はい／いいえ)
親サイトの上部リンクバーを使用しますか？(はい／いいえ)
同様に、2つ目のサブサイトを作成します(サブサイト 02) 当サイトのメインページ(ブログチームサイト) SharePointの管理ツールを使用して。
サイトの階層構造を確認する
サイトとサブサイトを作成したら、サイトの階層構造を確認できます。
ナビゲーションペインで、[サイト] を選択します。 Site contents、その後、[クリック] Site settings.
～について サイト設定 ページ、クリック Site hierarchyこのページには他にも多くの設定があります。の開き方を覚えておいてください。 サイト設定 このページは、後でSharePointのドキュメント管理を設定する際に再度必要になります。
一度 サイトの階層構造 ページを開くと、自分のサイト内にあるサブサイトが表示されます。この例では、2つのサブサイトがあります―― ブログサブサイト 01 そして サブサイト 02.
セキュリティ
SharePoint は高度なセキュリティ機能を備えています。ただし、適切なセキュリティ対策を実施し、正しいアクセス権やポリシーを設定するのは管理者の責任です。ドキュメントへのアクセスはフォルダー単位で制御できます。通常、ユーザーごとのアクセス権を個別に設定するよりも便利で確実であるため、SharePoint グループを使用してユーザーのアクセス権を設定します。SharePoint のドキュメント管理やアクセス制限にグループを使用することで、ミスを防ぐことができます。 SharePoint管理ツールを使用してサイト権限を設定する方法について、例を挙げて見てみましょう。
にアクセスし、 Site Settings、そしてクリックして Site permissions.
その 権限 開いたページのタブでは、ユーザー、グループ、およびSharePointサイトへのアクセス権限を確認できます。クリック Create group 新しいグループを作成します。その後、グループにメンバーを追加したり、権限を管理したりすることができます。
情報の分類
サイトの階層構造に加え、SharePoint では情報の分類を活用して情報アーキテクチャを構築します。SharePoint では、メタデータを使用してコンテンツを最新の方法で整理し、ファイルを分類することができます。SharePoint に保存されたファイルに対してメタデータを定義しておけば、たとえそれらのファイルが適切なフォルダーに分類されていなくても、Windows エクスプローラーで名前、サイズ、変更日などでファイルを並べ替えるのと同様に、メタデータに基づいてファイルをフィルタリングしたり並べ替えたりすることができます。 変更日時やファイルサイズは、メタデータの例です。
SharePointには、カスタムタイプのメタデータを作成するための機能が用意されています。例えば、従来のアプローチでは、請求書のDOCファイルを、請求書を送信した組織の名前をフォルダー名として、異なるフォルダーに保存します(たとえば、Microsoft、Oracle、VMwareといった企業名をフォルダー名として使用します)。 これらの文書をすべて 1 つのフォルダーに保存する場合、メタデータのタイプを定義し、"会社"というメタデータカテゴリを設定した上で、タイプとして会社名を指定できます。各文書のメタデータに会社名を入力した後、必要な会社の文書を検索できるようになります。
注: SharePointでは、ファイル検索の精度を高めるために、クロールとインデックス作成の仕組みを採用しています。SharePointのデータ管理システムでは、高速検索を実現するための自動データインデックス作成機能を、メタデータと組み合わせて利用しています。
Sorting by vendor and by city in directories例えば、ある企業が複数の都市で製品を生産しており、各都市に数社の企業(ベンダー)が存在するとします。ベンダー名をフォルダ名とし、その中に都市名をサブフォルダとして含めることができます。あるいはその逆、都市名をフォルダ名とし、その中に企業名をサブフォルダとして含めることも可能です。 1つの企業が1つの都市内に複数の住所を持つ場合があります。この場合、このデータ(ベンダー名、都市、住所)をメタデータとして保存しておくと、データの整理や検索機能の向上に役立つでしょう。
Metadata navigation これは、SharePoint ライブラリやリストに保存されたファイルを動的にフィルタリングするための機能です。メタデータは、SharePoint ライブラリの列に表示されます。カスタム メタデータ列を使用してライブラリを設定すると、メタデータによるナビゲーションを利用できるようになります。以下では、SharePoint Online における SharePoint ドキュメント管理に関連するメタデータ設定について解説します。
メタデータ
メタデータとは、ファイルに関する追加情報("データに関するデータ"とも呼ばれます)のことです。コンテンツが大量にある場合、SharePoint サイトでのドキュメントの分類、迅速な検索、スムーズなナビゲーションにメタデータを活用しましょう。ファイルのカテゴリごとに、固有のメタデータプロパティを設定できます。SharePoint ライブラリで列を作成し、ビューを設定します。SharePoint ライブラリに保存されたファイルのメタデータを設定する方法を見ていきましょう。
ライブラリを開き、[ +Add column. 表示されるメニューで、メタデータに必要なカテゴリを選択します。例えば、 場所. 新しいライブラリの作成方法については、 このブログ記事.
列を作成します。列名を入力します。例えば、 製造元. 説明を入力してください(任意)。ドロップダウンメニューからデータの種類を選択してください(場所 (当方のケースでは)。現在のビューにリンクされた列を表示するには、必要なチェックボックスを選択してください。ここで定義したいのは 国または地域 そして 都市 SharePoint ライブラリに保存されているファイルについては、[クリック] More Options をクリックして、追加のオプションを表示します。これで、ライブラリにアップロードされ、すべてのコンテンツタイプに追加されるすべてのファイルについて、必要な列データを設定できるようになります。クリック Save 設定を保存するには。
メタデータを追加するために新しい列を作成する前に、ライブラリにいくつかのファイルをアップロードしました。ただし、既存のファイルにもメタデータを追加することができます。該当するファイルの横にある3つの点を右クリックし、表示されるメニューから Details.
開いたウィンドウで、メーカー(例:NAKIVO)を選択できます。SharePointは自動的に該当するすべての項目を検索し、選択したメーカーのアドレスを表示します。必要なパラメータをすべて選択したら、Webインターフェースの右側にあるこのウィンドウを閉じることができます。変更内容は自動的に保存されます。
これで、ライブラリ内の各ファイルについて、3つのカスタム列("メーカー"、"メーカー:都市"、"メーカー:国")にメタデータが表示されていることが確認できます。
また、必要な情報は Library settings > Columns 列名をクリックします。メタデータ情報の入力が必須の場合、ユーザーは必要なメタデータを入力するまでファイルのアップロードを完了できません。
メタデータによるナビゲーションを有効にする
デフォルトでは、メタデータによるナビゲーションとフィルタリングは有効になっていないため、この機能を手動で有効にする必要があります。
サイト設定に移動し、 サイトの操作 セクション、クリック Manage site features.
検索 Metadata Navigation and Filtering このページで、をクリックしてください Activateこのオプションの下に短いコメントが表示されます。
(前述の手順に従って)ライブラリ設定を開きます。
をクリックします Metadata navigation settings.
左側のリストから必要な階層フィールドを選択し、[実行]をクリックしてください Add.
必要に応じて列の自動インデックス作成を設定し、[実行]をクリックします OK 設定を保存するには。
コンテンツの種類
前述の通り、メタデータはSharePointサイトやコンテンツライブラリ内のコンテンツを整理するのに役立ちます。この目的のために、メタデータを含むカスタム列が作成されます。しかし、異なる品目のファイルを保存する必要がある場合、品目ごとに必要な列のセットが異なることがあります。例えば、モニターとチョコレートバーがあるとします。モニターには、メーカー名、モデル名、製造日、保証期間、解像度、寸法、インターフェース、重量などのパラメータがあります。 一方、チョコレートバーには、メーカー、カカオ含有率、賞味期限、重量、パーム油の有無(はい/いいえ)、パッケージの種類(紙、ホイルなど)といったパラメータがあります。モニターやチョコレートバーに関連する写真、ユーザーマニュアル、仕様書、保証書、成分表、保管条件などの異なるドキュメントを保存し、これらをSharePoint内で整理する必要があるとします。ユーザーマニュアルをチョコレートバーに適用したり、成分表をモニターに適用したりすることはできません。 これらのドキュメントを単一のライブラリに保存すると、列の数が膨大になり、ファイルをアップロードする際に一部のパラメータが適用されなくなります。コンテンツタイプごとに個別のライブラリを作成することもできますが、ライブラリの数が増えすぎると、検索の実行が煩雑で時間がかかってしまう場合があります。これらの問題を解決するために、SharePoint ではカスタム コンテンツ タイプを作成し、異なるコンテンツ タイプに関連するドキュメントを 1 つのドキュメント ライブラリに保存することができます。
コンテンツ タイプとは、特定の種類のコンテンツに対する列(つまり、メタデータ プロパティ)の集合です。"モニター"と"チョコレートバー"という 2 つのコンテンツ タイプを作成し、アイテムに必要な特性を表す適切な種類のメタデータを設定します。コンテンツ タイプはファイル形式とは独立しています。
その結果、SharePoint ライブラリにドキュメントをアップロードする際、必要なコンテンツ タイプを選択し、そのコンテンツ タイプ用に事前定義された適切なオプションのみを選択することになります。 たとえば、モニターのユーザーマニュアルを含む DOC ファイルをアップロードする場合、"Monitor"コンテンツ タイプを選択し、メーカー名、モデル名、製造日、保証期間、解像度、寸法、インターフェース、重量を入力します。チョコレートバーの JPG 写真をアップロードする場合は、"Chocolate"コンテンツ タイプを選択し、メーカー、カカオ含有率、賞味期限、重量、パーム油の使用有無、パッケージの種類を入力します。
SharePoint Online でコンテンツ タイプを作成する方法
前述の手順に従って、SharePoint サイトのサイト設定を開きます。
内の ウェブデザイナーの作品集 セクションで、[クリック] Site content types.
その サイトのコンテンツタイプ ページが開きます。既存のコンテンツタイプが表示されます。クリックしてください Create 新しいコンテンツタイプを作成するには。
その 新しいサイトコンテンツタイプ ウィンドウが開きます。必要な設定を定義します。
Name: Hardware(例)
Description(任意):ハードウェアの種類を説明します
親コンテンツタイプ。ドロップダウンメニューから親コンテンツタイプを選択します。
コンテンツタイプグループを指定します。
クリック OK コンテンツタイプの作成が完了する準備が整ったら。
次に、コンテンツ タイプの管理を有効にする必要があります。ライブラリを開き、[ Settings > Library settings.
ライブラリ設定ページで、[] をクリックしてください Advanced settings.
その 詳細設定 ページが開きます。 コンテンツタイプの管理を許可しますか？ [選択] Yes. その他のオプションも設定できます。
ライブラリにカスタムコンテンツタイプを追加する
次に、ライブラリにカスタムコンテンツタイプを追加します。
ライブラリの設定ページに戻ります。
クリックします Add from existing site content types ページの下部。
Webインターフェースの左側にあるリストから、作成したコンテンツタイプを選択し、[クリック] してください Add >. その後、"OK"をクリックして変更を保存します。
バージョン管理
バージョン管理は、SharePointのドキュメント管理システムにおけるもう1つの便利な機能であり、ユーザーはドキュメントの過去のバージョンを保存し、必要に応じて(例えば、ドキュメントに意図しない変更が加えられた場合など)それらを復元することができます。ここでは、バージョン管理の設定方法について見ていきましょう。
ライブラリの設定を開き、[ Versioning settings.
このページでは、以下のオプションを設定できます:
- 投稿されたアイテムにはコンテンツの承認を必須とする
- メジャーバージョンとマイナーバージョンの数を設定し、メジャーバージョンの最大数を設定します
- 下書きの設定を定義する
- 要件を確認する
SharePoint データのバックアップ
SharePointは信頼性の高いプラットフォームであり、SharePointのデータ管理システムにはいくつかの標準的な復旧オプションが用意されていますが、SharePointに保存されているデータは定期的にバックアップすることをお勧めします。SharePointのデータをバックアップしておけば、データ復旧の選択肢が広がります。 NAKIVO Backup & Replication は、以下のバックアップに対応したオールインワンのデータ保護ソリューションです SharePoint Online および SharePoint オンプレミス さらに、増分バックアップ、細粒度の復元、柔軟な保存ポリシーなど、一連の便利な機能を提供しています。 その他. NAKIVO Backup & Replication Microsoft 365 における OneDrive for Business および Exchange Online のバックアップに対応しています。
結論
SharePointは、コラボレーションと一元的なデータ保存のための多機能プラットフォームです。SharePointのドキュメント管理は、セキュリティ、ドキュメントのバージョン管理、ドキュメントの分類、メタデータによるナビゲーション、高度なファイル検索、カスタマイズ、大容量のストレージ、リアルタイムのコラボレーションなど、さまざまなメリットを提供する便利なシステムです。このブログ記事では、SharePointのデータ管理システムについて解説し、サブサイト、メタデータ、コンテンツタイプ、バージョン管理、グループ管理など、SharePoint Onlineのデータ管理機能の活用方法について説明しました。
SharePointの利用を開始する際は、サイト階層の構成を忘れずに行い、また定期的にバックアップを取ることで、SharePointのデータを確実に保護するようにしてください。
