SharePoint Online：完全ガイド
SharePointは、マイクロソフトが開発した強力なコラボレーションプラットフォームです。複数のユーザーが同時にドキュメントを共有・編集したり、必要なドキュメントを共有場所に保存したりすることができます。"SharePoint Onlineとは何ですか？""SharePointの使い方は？"――このブログ記事では、こうした疑問にお答えするとともに、Microsoft SharePoint Onlineの概要と簡単なチュートリアルをご紹介します。
SharePointはどのような用途に使われますか？
SharePoint は、複数のユーザーが同時にドキュメントを保存、共有、編集できるコラボレーションおよびコンテンツ管理プラットフォームです。すべての Microsoft SharePoint および Microsoft SharePoint Online ユーザーには、Web インターフェイスが提供されています。コマンドラインインターフェイスを使用して SharePoint ソフトウェアを管理したい場合は、その目的のために SharePoint Online PowerShell コマンドレットが用意されています。組織では、従来のファイルサーバーや共有リソース(SMB や NFS プロトコルなどを介して利用可能なものなど)の機能だけでは不十分な場合に、SharePoint を利用します。 SharePoint Onlineは、SharePoint Server(ローカルデータセンターで稼働)のクラウド版(Microsoftのデータセンターで稼働)です。すべてのメンテナンス作業はMicrosoftによって行われ、更新プログラムが利用可能になると自動的にインストールされます。SharePoint ServerとSharePoint Onlineの機能はほぼ同一です。
SharePoint サイトの作成方法
SharePoint OnlineのWebインターフェースを開いて、SharePointのチュートリアルを始めましょう。SharePointを開くには、Webブラウザを起動し、次のようなアドレスを入力してください。 https://yourcompany.sharepoint.com Office 365で使用している会社のドメイン名を使用します(私は https://nakivo.sharepoint.com (SharePointポータルにアクセスするには)。
ログインするには、認証情報(ユーザー名とパスワード)および確認コード(多要素認証を使用している場合)を入力してください。
管理者としてSharePointにログインすると、下の画像のような画面が表示されます。
主なインターフェース要素を確認しましょう。SharePointの管理機能には、新しいコンテンツの作成、既存コンテンツの管理、ドキュメントのダウンロード・アップロード・編集、ごみ箱からの削除済みアイテムの復元、サブサイトの開くなどの操作を行うための要素があります。 Notebook 左ペインにあるリンクをクリックすると、複数のユーザーが共同でテキストファイルを編集するためのOneNoteアプリケーションが開きます。ニュースフィードは、他のユーザーと業務上のタスクについて話し合うために使用されます。
クリック SharePoint 左上の隅をクリックして、新しいSharePointサイトを作成できるページを開きます。開いたページで、[クリック] + Create site.
作成するサイトの種類(チーム サイトまたはコミュニケーション サイト)を選択してください。
チームサイト これは、あなたとチームメンバーがファイルを保存したり、ドキュメントを共有したり、共有ドキュメントを共同で編集したりできる場所です。SharePoint チームサイトのホームページには、リストや重要なファイル・Web ページへのリンク、ニュース、その他のコンテンツを作成できます。チームサイトは通常、組織内で利用するために作成され、限られたメンバーだけがアクセスできるように設定されます。
コミュニケーションサイト は、通常、外部ユーザーや顧客に情報を公開するために使用される場所です。コミュニケーション サイトでは、チーム サイトにある作業プロセスやファイルを公開することなく、チームワークの最終成果物を提示することができます。
この例では、チーム サイトを作成してみましょう。メインの SharePoint サイト上に、複数のサイトを作成することができます。
必要なパラメータを入力してください。例:
サイト名: Blog Team Site
グループのメールアドレス: BlogTeamSite
サイトのURL: BlogTeamSite (https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite)
サイトの概要: What is SharePoint?
プライバシー設定: Private – Only members can access this site
言語を選択してください: English
クリック Next 続きを読む。
SharePoint では、管理者がサイト コレクションを作成できます。サイト コレクションとは、SharePoint 内の Web サイトのグループのことです。サイト コレクションを使用すると、構造を作成することで、サイトを階層的にまとめることができます。
所有者とメンバーの追加
SharePoint サイトにアクセスできるメンバーを、各ユーザーの名前またはメールアドレスを入力してグループに追加します。グループのメンバーには、メールで招待状が送信されます。このサイトの所有者を追加することもできます。所有者は SharePoint サイトに対する完全な管理権限を持ち、コンテンツへのアクセス管理、ユーザー権限の変更、サイトコンテンツの編集などを行うことができます。クリック Finish サイトの作成を完了する。
チーム サイトが作成されました。今回のケースでは、以下のリンクからサイトにアクセスできます:
https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
新しく作成されたチームサイトのメインページは、カスタマイズしてコンテンツを追加すべきテンプレートのような見た目です。
チームのユーザーは、チーム サイトを利用してファイルやその他のコンテンツを保存できるようになりました。
SharePoint サイトでは、さまざまな種類のコンテンツを作成できます:
- ドキュメント ライブラリ
- 一覧
- ページ
- 計画
- アプリ
- ニュース記事
- ニュース記事へのリンク
SharePointの各コンテンツの種類について、さらに詳しく見ていきましょう。
新しいライブラリの作成
ライブラリとは、SharePoint サイト上の場所であり、ユーザーはそこでドキュメントやその他のファイルを保存したり、共有したり、ドキュメントを開いてチームメンバーと共同で閲覧・編集したりすることができます。SharePoint ライブラリには、最終更新日やドキュメントを編集したユーザーに関する情報が表示されます。 ライブラリは、さまざまな目的に合わせて作成できます。たとえば、マーケティング文書を保存するためのライブラリや、財務文書を保存するためのライブラリなどを作成できます。ライブラリはカスタマイズ可能で、ファイルのバージョン管理、ファイルへのアクセス権限の設定、アクセスレベルの指定を行うことができます。
必要なSharePointサイトを開き、[ New、表示されたメニューから作成したいコンテンツの種類を選択します。新しいライブラリを作成する場合は、 Document Library メニューでそれに応じて選択します。
ライブラリ名と説明を入力し、 “Show in site navigation” チェックボックスにチェックを入れ、次に Create同様に、SharePoint サイト上で他の種類のコンテンツを作成することもできます。
ディスクからライブラリにドキュメントをアップロードするか、SharePoint ライブラリ内で直接新しい Microsoft Office ドキュメントを作成できます。SharePoint ライブラリに新しいドキュメントを作成するには、SharePoint サイトでライブラリを開き、[ New ボタンをクリックし、表示されるメニューから必要なドキュメントの種類(例: Word documentライブラリにアイテムをアップロードするには、 Upload ボタンをクリックし、表示されるメニューから Files, Folder、または Template.
SharePoint ライブラリに保存されているドキュメントをクリックすると、そのドキュメントが Web ブラウザ上で、対応する Office 365 アプリケーションによってオンラインで開かれます。たとえば、 DOCX ライブラリに保存されているファイルの場合、このドキュメントはウェブブラウザの新しいタブで Microsoft Word Online にて開かれます。
をクリックすると three dots ドキュメントの近くで右クリックすると、追加のオプションを含むコンテキストメニューが表示されます。利用可能なオプションは次のとおりです:開く、プレビュー、共有、リンクをコピー、アクセス権の管理、ダウンロード、削除、自動化、名前の変更、一番上に固定、移動、コピー、バージョン履歴、通知、詳細、その他(プロパティ、ワークフロー、コンプライアンス詳細、チェックアウト)。
バージョン履歴 これは、ドキュメントの以前のバージョンにアクセスできる便利な機能です。特に、ドキュメントの最新バージョンに意図しない変更が保存されてしまった場合に役立ちます。
通知を受け取る これにより、どのユーザーによってでもドキュメントに変更が加えられた場合に、メール通知を受け取ることができます。
ワークフロー ユーザーがドキュメントを編集または保存した際に実行される自動アクションを設定するために使用されます。
ぜひチェックしてみてください は、他のユーザーによる編集を防ぐためにファイルをロックするために使用されます。このファイルを編集しようとした他のユーザーには、適切な通知メッセージが表示されます。
SharePoint リストの作成
リストとは、Office 365 SharePoint 内の共有可能なデータの集まりであり、同僚との情報を柔軟に整理するために使用されます。SharePoint リストは、簡単に言えば Web 上の表のようなものです。リストを使用すると情報を管理でき、列や行を自由にカスタマイズすることができます。 列には、日付、テキスト、通貨など、さまざまな種類のデータを設定できます。リストの作成方法は、チーム サイト ページ上のライブラリと同じです。以下のスクリーンショットは、SharePoint サイトに作成された新しいリストの例です。
通常のテキストファイルやスプレッドシートではなく、SharePoint リストを使用するメリットは、バージョン管理やコンテンツの承認といった機能にあります。これらの機能やその他の便利な機能を有効にして設定するには、SharePoint リストのページを開き、[ Settings 右上のアイコンをタップし、表示されるメニューで List settings.
リストの設定画面が表示されます。SharePoint リストには多くの設定項目があります。それでは、 Versioning settings.
開いたページの右ペインでは、以下のスクリーンショットに示すように、SharePoint リストの設定を行うことができます。
SharePoint ページの作成
SharePoint では、従来の Web サイトと同様にページを作成することができます。SharePoint ページは、ユーザーに重要な情報を通知するために使用されます。例えば、社内の部署に関する情報や予定されているイベント、社内規定などを掲載するページを作成することができます。SharePoint ページには、デフォルトで複数の列が表示されます。それらをクリックし、適切なブロックに必要な情報を入力してください。SharePoint ページの作成が完了したら、 Publish ボタン。
ページを保存する際、以下のオプションが利用可能です:
- ナビゲーションにページを追加する
- このサイトにニュースとして投稿する
- メール
- ページテンプレートとして保存
ページのアドレスが表示され、クリップボードにコピーすることができます。
ニュース投稿の作成は、SharePoint ページの作成と似ています。
ニュース記事の作成
SharePoint サイトにニュースを公開して、業務プロセスにおける重要な更新情報や達成した成果について、同僚、チームメンバー、パートナーに知らせましょう。SharePoint チーム サイトで [クリック] New > News post、必要なテンプレートを選択し、必要な情報を入力してください。ニュース記事が ニュース SharePoint ページまたはサイト上の Web パーツ。
Webページのニュースセクションを作成する際に、ニュースへのリンクを挿入できます。URLを入力すると、そのニュース記事がSharePointサイトにインポートされます。
新しいアプリの追加
SharePoint アプリは、特定のビジネスニーズに合わせて SharePoint サイトの機能を拡張する、小型のスタンドアロン型アプリケーションです。アプリを使用すると、ドキュメント関連のタスクの実行、経費管理情報の表示、他の Web サイトからの情報の表示、ソーシャルネットワークへの接続などが行えます。アプリを活用することで、SharePoint サイトをよりダイナミックなものにすることができます。 組織内のプログラマーは、内部利用向けのカスタム SharePoint アプリケーションを開発できます。また、SharePoint ストアでは、他の開発者が作成した SharePoint アプリを購入することも可能です。SharePoint のチーム サイトでは、サイト所有者のみがアプリを追加できます。
ここでは、カレンダーを追加する例を見てみましょう。SharePoint サイトのホーム ページで、[ New > App (ライブラリやその他の種類のSharePointコンテンツを作成する場合と同様です)。アプリが配置されたページが開きます。選択します Calendar 利用可能なアプリのリストで。
カレンダーの名前を入力し、必要に応じて詳細オプションを開いて、[] をクリックしてください。 Create.
カレンダーを作成したら、[ New Event ボタンをクリックし、 Event 会議や締切などの予定をカレンダーに追加する。
カレンダーに新しい予定を作成する際は、ポップアップウィンドウに必要な情報を入力してください。その後、 Save.
これで、イベントがSharePointのカレンダーに追加されました。SharePoint OnlineはOutlookメールクライアントと連携しています。作成したカレンダーをOutlookに追加するには、[ Calendar タブをクリックして Connect to Outlook SharePoint Online の Web インターフェースで。
計画の策定
サイト上でプランを作成し、Microsoft Planner を使用してボードを作成したり、チームにタスクを追加したり、ユーザーにタスクを割り当てたりすることができます。SharePoint と Planner の連携により、プロジェクトのタスクを管理できます。タスクをグループに分類して並べ替えたり、優先順位を変更したりすることも可能です。Planner では、開発プロセスの段階やタスクの進捗状況を確認できます。これらの機能はすべて、SharePoint サイト上であなたとチームが利用できます。 PlannerはOffice 365グループと統合されており、新しい計画を作成すると、SharePoint内の関連するすべてのコンテンツが自動的に作成されます。
ドキュメントの共有
チーム内で適切な権限を持つユーザーは、SharePoint内のドキュメントを他のユーザーと共有できます。ドキュメントを共有するには、ファイルまたはフォルダーを右クリックし、コンテキストメニューから Share.
共有ドキュメントやフォルダを編集できるユーザーを選択してください。ファイルやフォルダを共有した相手には、共有ファイルへのリンクが記載されたメールが通知されます。通知メッセージは自由に作成できます。
ユーザーがリンクを持っているものの、SharePoint リソースへのアクセス権限を持っていない場合、そのユーザーはアクセス権限をリクエストすることができます。この場合、リソースの所有者にはアクセス要求を含むメッセージが届きます。
ファイルを共有したユーザーにはアクセスリクエストの通知が届き、ウェブインターフェース上の適切なボタンをクリックして、リクエストを承認または拒否することができます。
共有ドキュメントは、複数のユーザーが同時に開いて編集することができます。この例では、2人のユーザーがWord OnlineでWordドキュメントを開き、編集を行っています。その時点でドキュメントを編集している他のユーザーのカーソルの近くには、特別なアイコンが表示されます(スクリーンショットではMBアイコンが表示されています)。
サイトの権限の編集
ファイルを作成したり、SharePoint ライブラリにファイルをアップロードしたりした後、サイトのアクセス権限を編集したり、SharePoint サイトにアクセスできるユーザーを追加したりすることもできます。[ Settings アイコンをクリックし、次に Site permissions.
ユーザーをサイト所有者またはサイトメンバーに追加します。クリック Invite people, Change how members can share そして Advanced permission settings オプションを設定するには。
SharePoint 管理センター
Office 365 管理者は、ユーザー、サイト、アクセス許可など、すべての SharePoint コンテンツを管理できます。SharePoint 管理センターを開くには、 Office 365 管理センター (これは"Microsoft 365 管理センター"とも呼ばれます)を開き、左側のペイン(ナビゲーション ペイン)にある管理センターのリストから、 SharePoint 管理センター。あるいは、次のようなURLを使用してください。 https://yourcompany-admin.sharepoint.com SharePoint 管理センターを開くには。たとえば、今回のケースでは、次の直接リンクを使用します:
https://nakivo-admin.sharepoint.com
SharePoint 管理センターのページには、さまざまな項目が表示されます。SharePoint 管理センターのホーム ページでは、レポートやメッセージ センターを確認できます。ナビゲーション ペインとも呼ばれる左側のペインでは、各種オプションや機能にアクセスして設定を行うことができます。
結論
SharePoint を利用することで、あなたとチームはより効果的に共同作業を行うことができます。Microsoft SharePoint Online を使用すれば、チームとドキュメントの保存、整理、共有、編集を行ったり、さまざまな種類のコンテンツを作成したり、カレンダーでイベントを計画したりするなど、さまざまなことが可能です。 Microsoft SharePoint Online をご利用の場合、SharePoint ソフトウェアは可用性と信頼性の高い Microsoft のデータセンターで稼働しています。そのため、SharePoint を手動で展開・設定する必要はありません。
ただし、SharePoint データのバックアップが不要になるわけではありません。データのバックアップを用意しておくことで、より多くの復旧オプションが利用可能になり、より迅速かつ柔軟にデータを復旧できるようになります。
