ExcelとSharePointリスト間でデータをインポートおよびエクスポートする方法
SharePoint Online を利用する多くのユーザーは、SharePoint のリストが Excel の表とよく似ていることから、リストを好んで使用しています。両者の連携を強化するため、Microsoft では Excel の表を SharePoint リストにエクスポートしたり、その逆を行ったりすることが可能です。ユーザーからはよく次のような質問が寄せられます。"SharePoint から Excel にデータをインポートするにはどうすればよいですか？""SharePoint からデータを抽出するにはどうすればよいですか？""Excel で SharePoint リストを作成するにはどうすればよいですか？"。このブログ記事では、こうした疑問にお答えするとともに、Excel から SharePoint リストへ、またその逆の方向へ表をエクスポートする方法について解説します。
方法 1 – Excel から SharePoint リストへ手動でデータをエクスポートする方法
最初の方法では、Excelの表と同じ列を含む空のリストを作成します。データの整合性を保つため、列のデータ形式は同一である必要があります。その後、Excelの表の各列から手動でデータをコピーし、SharePointリストの適切な列に貼り付けます。
お使いのコンピュータにインストールされているMicrosoft Excelで、表を含むXLS、XLSX、CSVファイル、またはその他の形式のファイルを開きます。 この例では、説明のために簡単な表を作成しました。下のスクリーンショットでは、この表が Excel で開かれている様子を確認できます。
Webブラウザを開き、Office 365 アカウント(Microsoft 365 アカウント)にサインインします。SharePoint Online でチーム サイトを開き、新しいリストを作成します。このテスト用リストを リスト02 そして、説明を入力します。例えば、 ExcelをSharePointリストにインポートする. こちらもお読みいただけます このブログ記事 SharePoint Onlineについて、サイト、リスト、ライブラリの詳細を確認するには。
新しいSharePointリストを作成したら、クリックして適切な列を作成します +Add column. 列名は、元のExcelテーブルの列名と一致している必要があります。また、データ形式も一致している必要があります。
開いたウィンドウで、名前、説明、タイプを入力し、列に必要なその他のパラメータを定義します。その後、 Save.
リストには必要な列がすべて含まれていますが、まだデータは入っていません。SharePoint リストへのデータのコピーを開始するには、リストをテーブル形式で表示する必要があります。これを行うには、[ Edit in grid viewこれで、ExcelからSharePointリストへデータをコピーする準備が整いました。
Excelの表の列内のデータを選択し、 Ctrl+C 選択したデータをクリップボードにコピーします。下のスクリーンショットでは、データが 名前 選択された列。
SharePoint リストで列を作成した後、その列を左右に移動することができます。移動したい列の空のセルを選択し( 名前 (この場合は"column")、そして Ctrl+V クリップボードにコピーしたデータを貼り付けるには。 名前 これで、この例における必要なデータがすべてこの列に格納されました。同様に、他の列についてもデータをコピーして貼り付けてください。
SharePoint リストのすべての列にデータを転送したら、グリッド ビューを閉じることができます。これで、Excel の表から SharePoint リストへのデータのコピーが完了しました。以下のスクリーンショットは、すべてのデータをコピーした後のリストの様子です。
この方法の利点は、テーブルや列の数がそれほど多くない場合に使いやすいことです。
欠点は、コピーするテーブルや列が多すぎると、時間がかかり不便になることです。
方法 2 – Excel から SharePoint リストへデータを直接エクスポートする方法
この方法の要点は、お使いのコンピュータにインストールされているExcelから、テーブルをSharePointリストに直接エクスポートすることです。ExcelはSharePointサイトに接続できる必要があります。認証情報を入力する必要があり、また、Office 365アカウントには、SharePointサイト上にSharePointリストを作成するための十分な権限が与えられている必要があります。
お使いのコンピュータにインストールされているMicrosoft Excelを起動し、SharePoint Onlineにエクスポートしたいテーブルを開きます。 ブログ記事用のテスト用テーブルを作成してみましょう。いくつかの機器アイテムと、それらのアイテムを製造したベンダー、各アイテムの所有者であるユーザー、および各アイテムの価格を示す列を作成します。
エクスポートを開始する前に、スプレッドシートをテーブルに変換してください。[クリック] Insert > Table.
その テーブルを作成する ウィンドウでは、デフォルト値のままにして OK.
表の表示が少し変わりました。ヘッダーが別の色で表示されるようになったからです。
表内の任意の列名を選択し、 Design tab ("テーブルツール")を選択し、テーブル名を入力します。例えば、 テストテーブル01. 名前にはスペースを含めないでください。
を選択してください Design tab、クリック Export、その後、[クリック] Export Table to SharePoint List…
ポップアップウィンドウが表示されます。完了するには2つの手順があります。
エクスポートしたいExcelテーブルの保存先となる、SharePoint上のチームサイトのアドレスを入力してください。私の場合は、次のアドレスを使用しています: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
テーブルの名前を入力してください。例: ExcelからSharePointリストへ. この名前は、エクスポート後のSharePointリスト名として使用されます。
説明を入力してください。例: ExcelをSharePointリストにインポートする
ヒット Next 続きを読む。
エクスポートするテーブルの各列に対して適切なデータ型を指定し、次に Finish.
これで、Microsoft Excelは、Excelの表をSharePointリストにエクスポートする宛先として選択したSharePointサイトに接続します。Excelで表をSharePointリストにエクスポートするには、Office 365での認証を通過する必要があります。Office 365アカウントのユーザー名とパスワードを入力してください。
すべてが正しい場合、エクスポート処理は正常に完了し、次のようなメッセージが表示されます:
テーブルは正常に公開されました。以下のURLからご覧いただけます:
ウィンドウに表示されているリンクをウェブブラウザで開いてください。
これで、エクスポートされたExcelの表がSharePoint Onlineのリストとして表示されるようになります。
SharePoint Online では、チーム サイトを開き、[ Site Contents Webインターフェースのナビゲーションペインにあるセクション。
この方法の利点は、ExcelからSharePointリストへ直接データをエクスポートできる点です。必要なのはExcelとSharePoint Onlineへのアクセス権だけで、サードパーティ製のアプリは一切必要ありません。
方法 3 – アプリを使用して Excel のデータを SharePoint リストにエクスポートする方法
3つ目の方法の要点は、専用のSharePointアプリを使用して、ExcelのスプレッドシートをSharePointリストにインポートするということです。これには、 Import Spreadsheet アプリと、ActiveX コントロールをサポートする Web ブラウザ(Internet Explorer など)。
SharePoint Online でチーム サイトを開き、[ Settings アイコンをタップし、表示されるメニューで、 Add an app.
開いたウィンドウには、さまざまなSharePointアプリのリストが表示されます。"インポートこのページの検索欄に""と入力してください。 Import Spreadsheet アプリが見つかったら、それをクリックしてください。
開いたページで、アプリによるインポート後に作成される新しいSharePointリストの名前と説明を入力してください。
Name: ExcelからSharePointリストへ
説明: ExcelをSharePointリストにインポートする
クリック Browse、SharePoint にリストとしてインポートしたい XLSX ファイル(またはアプリでサポートされている他の Excel ファイル形式)を選択します。
をクリック Import.
ActiveX controls お使いのWebブラウザでActiveXコントロールを有効にする必要があります。ActiveXコントロールが無効になっている場合、Webブラウザに警告メッセージが表示されます。ActiveXコントロールを有効にする方法については、お使いのWebブラウザのマニュアルをご参照ください。ActiveXコントロールは、Web上で閲覧するコンテンツとやり取りを行うためのソフトウェアです。これらはコンピュータにアクセスする可能性があるため、セキュリティ上の問題を引き起こす恐れがあります。 ActiveXコントロールは、Internet Explorerのプラグインとしても知られています。
この方法の利点は、手動での操作がほとんど不要であることです。
この方法の欠点は、設定が難しかったり、お使いのWebブラウザでサポートされていない場合があるActiveXコントロールを設定する必要があること、およびSharePoint用の特別なWebアプリを使用する必要があることです。
方法 4 – 新しい SharePoint リストを作成する際に Excel からデータをエクスポートする方法
SharePoint Onlineで新しいリストを作成する際に、Excelの表をSharePointリストにインポートできる方法がもう1つあります。この方法を利用するには、Excelやその他のアプリケーションは必要ありません。Webブラウザを開き、Office 365(Microsoft 365)アカウントの認証情報を使ってSharePoint Onlineにログインするだけです。
SharePoint Onlineでチームサイトを開き、[ Settings アイコンをクリックし、 Site contents.
～について サイトの内容 開いたページで、[クリック] New > List.
リストを作成するよう促す新しいページが開きます。ページの左側で、[選択] をクリックしてください。 From Excel Excelからリストを作成します。新しいリストの名前を入力してください。たとえば、 SharePointへのExcelインポート. クリック Upload file、SharePoint OnlineのSharePointリストとしてインポートしたいExcelファイル(XLS、XLSX、またはその他の対応形式)を選択します。あるいは、すでにSharePointサイトにアップロードされているファイルを選択することもできます。クリック Next 続きを読む。
アップロードしたファイル内のテーブルが認識されました。一貫性を保つため、列の型を確認し、データ形式が正しいことを確認してください。クリック Create 準備ができたら、仕上げを行います。
SharePoint リストが正常に作成され、Excel テーブルから SharePoint リストへデータがエクスポートされました。
この方法の利点は、表をSharePointのリストとしてエクスポートするために、コンピュータにExcelをインストールする必要がなく、SharePointアプリを使用する必要もないことです。
SharePoint リストを Excel にエクスポートする方法
SharePoint OnlineのWebインターフェースを使用すれば、数回のクリックでSharePointリストをExcelの表としてエクスポートできます。
SharePoint Onlineでチームサイトを開き、エクスポートしたいSharePointリストを開きます。クリックします Export to Excel.
ウィンドウに次のような通知が表示されます query.iqy Excelで開く必要があります。ダウンロードしたファイルを開くアプリケーションとしてExcelを選択してください。 query.iqy ファイルを開き、[実行]をクリックします OK. A Microsoft Excel セキュリティに関するお知らせ インターネットからダウンロードしたファイルをMicrosoft Excelで開くと、このメッセージが表示されます。この通知メッセージは、ランサムウェア攻撃やその他のウイルスへの感染リスクを軽減することを目的としています。クリックしてください Enable エクスポート先のSharePointリストを開くには、Excelの表にエクスポートします。
これでExcelに表が開き、SharePointリストのエクスポートが完了しました。表をXLSやXLSXなど、必要な形式でファイルとして保存してください。
Excelでのデータの更新
SharePoint Online のチーム サイトに保存されている SharePoint リストに変更が書き込まれた場合、Excel にインポートしたテーブルのデータを更新し、テーブルを最新の状態に保つことができます。その際、改めてエクスポートやインポートを行う必要はありません。ただし、SharePoint リストに変更が保存された直後に Excel のデータが自動的に更新されるわけではありません。更新を行うには、手動で操作を行う必要があります。この場合、Excel を SharePoint リストに接続する方法を知っておく必要があります。
それでは、新しい スイッチ SharePoint リスト内の行。
ご覧のとおり、以前にインポートしたExcelの表は、SharePointリストに追加したデータに合わせて自動的に更新されません( スイッチ 行)。これを更新するには、 Data タブをクリックして Connections Excelで。
その ワークブック・コネクションズ ウィンドウが開きます。クリックしてください Refresh Excelの表のデータを更新したら、このウィンドウを閉じてください。
Excelのデータが更新され、 スイッチ すべてのデータを再エクスポートすることなく、Excel 表の下部に行が追加されます。
データの更新は一方向のみ行われる点にご注意ください。Excelの表でデータを変更し、[ Refresh、SharePoint リストは更新されません。
現在の Excel テーブルのデータを更新する必要がない場合は、 Data > Connections、クエリを選択し、クリックします Remove.
結論
SharePoint OnlineとExcelはどちらもMicrosoft製品であるため、両者の連携は良好です。Excelの表からSharePointリストへデータをエクスポートする方法は、少なくとも4つあります。本記事で紹介する各方法には、それぞれ長所と短所があります。ご自身に適した方法を選ぶ際には、これらの点を踏まえておく必要があります。 手動で行うか、Excelを使用するか、あるいは別のアプリを使用するかによって、適切な方法を選択してください。SharePointリストからExcelへのデータエクスポートは簡単で、すべてのSharePoint Onlineユーザーにとって手軽に行えます。
SharePoint OnlineやOffice 365を使用する際は、データのバックアップを忘れないようにしてください。 NAKIVO Backup & Replication Exchange Online、OneDrive for Business、およびSharePoint OnlineのOffice 365データバックアップに対応しています。
