ExcelとSharePointリスト間でデータをインポートおよびエクスポートする方法
SharePoint Online を利用する多くのユーザーは、SharePoint のリストが Excel の表とよく似ていることから、リストを好んで使用しています。連携をさらに円滑にするため、Microsoft では Excel の表を SharePoint リストにエクスポートしたり、その逆の操作を行ったりすることが可能です。ユーザーからはよく次のような質問が寄せられます。”SharePoint から Excel にデータをインポートするにはどうすればよいですか？””SharePoint からデータを抽出するにはどうすればよいですか？””Excel で SharePoint リストを作成するにはどうすればよいですか？”このブログ記事では、こうした疑問にお答えするとともに、Excel から SharePoint リストへ、またその逆の方向へ表をエクスポートする方法について解説します。
方法 1 – Excel から SharePoint リストへ手動でデータをエクスポートする方法
この最初の方法では、Excel の表と同じ列を含む空のリストを作成します。データの整合性を保つため、列のデータ形式は同一である必要があります。その後、Excel の表の各列から手動でデータをコピーし、SharePoint リストの適切な列に貼り付けます。
お使いのコンピュータにインストールされている Microsoft Excel で、テーブルを含む XLS、XLSX、CSV ファイル、またはその他の形式のファイルを開きます。この例では、説明のために簡単なテーブルを作成しました。以下のスクリーンショットは、Excel で開いたこのテーブルの様子です。
Web ブラウザを開き、Office 365 アカウント(Microsoft 365 アカウント)にログインします。SharePoint Online でチーム サイトを開き、新しいリストを作成します。 テスト用リストの名前を List02 とし、説明として、例えば “Excel を SharePoint リストにインポートする” と入力します。また、SharePoint Online に関する このブログ記事 を参照して、サイト、リスト、ライブラリについてさらに詳しく学ぶこともできます。
新しい SharePoint リストを作成したら、 +Add columnをクリックして適切な列を作成します。列の名前とデータ形式は、ソースとなる Excel テーブルの列と同じである必要があります。
開いたウィンドウで、名前、説明、タイプを入力し、列に必要なその他のパラメータを定義します。その後、 Saveをクリックします。
これでリストには必要な列がすべて含まれるようになりましたが、内容は空のままです。SharePoint リストへのデータのコピーを開始するには、リストをテーブルとして表示する必要があります。これを行うには、 Edit in grid viewをクリックします。これで、Excel から SharePoint リストへデータをコピーする準備が整いました。
Excel テーブルの列内のデータを選択し、 Ctrl+C を押して、選択したデータをクリップボードにコピーします。下のスクリーンショットでは、 の”Name” 列のデータが選択されているのが確認できます。
SharePoint リストで列を作成した後、その列を左右に移動することができます。必要な列(この例では の”Names” 列)の空のセルを選択し、 Ctrl+V を押して、クリップボードにコピーしたデータを貼り付けます。 これで、 Name 列には、この例で必要なデータがすべて入力されました。同様に、他の列についてもデータをコピーして貼り付けます。
SharePoint リストのすべての列にデータを転送したら、グリッドビューを閉じることができます。これで、Excel テーブルから SharePoint リストへのデータのコピーが完了しました。以下のスクリーンショットでは、すべてのデータをコピーした後のリストの様子を確認できます。 
この方法の利点は、テーブルや列が多くない場合に使いやすいことです。
欠点は、コピーする多くの列やテーブルがある場合、時間がかかり不便であることです。
方法2 – データをExcelから直接SharePointリストにエクスポートする方法
この方法の考え方は、コンピュータにインストールされているExcelからSharePointリストに直接テーブルをエクスポートすることです。ExcelはSharePointサイトに接続できる必要があります。資格情報を提供し、Office 365アカウントにはSharePointサイト上でSharePointリストを作成するための十分な権限が必要です。
コンピュータにインストールされているMicrosoft Excelを開き、SharePoint Onlineにエクスポートしたいテーブルを開きます。ブログ投稿のために、いくつかの機器アイテムを含むテストテーブルを作成し、これらのアイテムを製造したベンダー、適切なアイテムの所有者であるユーザー、および各アイテムの価格の列を作成します。
エクスポートを開始する前にスプレッドシートをテーブルに変換します。Insert > Tableをクリックします。
テーブルの作成 ウィンドウでは、デフォルト値をそのままにしてOKを押します。
今、テーブルのビューが少し異なり、ヘッダーが別の色でマークされていることがわかります。
テーブル内の任意の列名を選択し、Design tab (テーブルツール) に移動してテーブル名を入力します。例えば、 TestTable01 のようにします。名前にはスペースを入れてはいけません。
Design tabを選択し、Exportをクリックし、次にExport Table to SharePoint List…をクリックします。
ポップアップウィンドウが表示されます。完了するには2つのステップがあります。
エクスポートしたいExcelテーブルの宛先であるSharePointのチームサイトのアドレスを入力します。私の場合、以下のアドレスを使用します: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
テーブルの名前を入力します。例えば: ExcelからSharePointリスト この名前はエクスポート後のSharePointリスト名として使用されます。
説明を入力します。例えば: ExcelからSharePointリストへのインポート 。
進むにはNextを押します。
エクスポートされたテーブルの各列に正しいデータ型を定義し、その後Finishを押します。
現在、Microsoft Excelは選択したSharePointの宛先サイトに接続して、ExcelテーブルをSharePointリストにエクスポートしています。ExcelはSharePointリストにテーブルをエクスポートするためにOffice 365での認証が必要です。Office 365アカウントのユーザー名とパスワードを入力してください。 
すべてが正しい場合、エクスポート処理は正常に完了し、次のようなメッセージが表示されます:
テーブルは正常に公開され、
で閲覧できます。ウィンドウに表示されたリンクをウェブブラウザで開いてください。
これで、エクスポートされた Excel テーブルが SharePoint Online のリストとして表示されます。
このリストは、SharePoint Online でチームサイトを開き、ウェブインターフェースのナビゲーションペインにある” Site Contents “セクションに移動することで、手動で開くことができます。
この方法の利点は、Excel から SharePoint リストへ直接データをエクスポートできる点です。必要なのは Excel と SharePoint Online へのアクセス権だけで、サードパーティ製のアプリは不要です。
方法 3 – アプリを使用して Excel から SharePoint リストへデータをエクスポートする方法
3 つ目の方法では、専用の SharePoint アプリを使用して、Excel のスプレッドシートを SharePoint リストにインポートします。 これには、 Import Spreadsheet アプリと、ActiveX コントロールをサポートする Web ブラウザ(Internet Explorer など)が必要です。
SharePoint Online でチーム サイトを開き、 Settings アイコンをクリックし、表示されるメニューから Add an appを選択します。
開いたウィンドウには、さまざまな SharePoint アプリのリストが表示されます。このページの検索フィールドに” import “と入力します。” Import Spreadsheet “アプリが見つかったら、それをクリックします。
開いたページで、アプリを使用してインポート後に作成される新しいSharePointリストの名前と説明を入力します。
名前: Excel to SharePoint list
説明: Import Excel to SharePoint list
[ Browse] をクリックし、SharePointにリストとしてインポートしたいXLSXファイル(またはアプリでサポートされている他のExcelファイル形式)を選択します。
Importをクリックします。
ActiveX controls ウェブブラウザで有効になっている必要があります。ActiveXコントロールが有効になっていない場合、ウェブブラウザに警告メッセージが表示されます。ActiveXコントロールを有効にする方法については、お使いのウェブブラウザのドキュメントを参照してください。ActiveXコントロールは、ウェブ上で閲覧しているコンテンツとやり取りを行うことを可能にするソフトウェアの一部です。これらはコンピュータにアクセスする可能性があり、セキュリティ上の問題を引き起こす恐れがあります。 ActiveX コントロールは、Internet Explorer のプラグインとしても知られています。
この方法の利点は、手動での操作がほとんど必要ないことです。
この方法の欠点は、ActiveX コントロールの設定が必要であり、その設定が困難であったり、お使いのウェブブラウザでサポートされていない場合があること、および SharePoint 用の特別なウェブアプリを使用する必要があることです。
方法 4 – Excel から SharePoint リストへのデータのエクスポート方法
新しい SharePoint リストを作成するときに Excel テーブルを SharePoint リストにインポートするメソッドがあります。このメソッドを使用するために Excel や他のアプリケーションをインストールする必要はありません。ウェブブラウザーを開き、Office 365 アカウント(Microsoft 365)の資格情報で SharePoint Online にログインしてください。
SharePoint Online でチームサイトを開き、Settings アイコンをクリックし、Site contents を押してください。
開いた サイトコンテンツ ページで New > List をクリックします。
新しいリストを作成することを提案するページが開きます。ページの左側で From Excel を選択して Excel からリストを作成します。新しいリストの名前を入力してください。例えば、 SharePoint import Excel という名前です。Upload file をクリックし、SharePoint Online にインポートしたい Excel ファイル(XLS、XLSX、または他のサポートされた形式)を選択します。代替として、既に SharePoint サイトにアップロードされたファイルを選ぶこともできます。続行するには Next を押してください。
アップロードしたファイル内のテーブルが認識されます。列タイプを確認し、データ形式が正しいことを確認して、一貫性を保ちます。準備が整ったら Create を押して終了してください。
SharePoint リストが正常に作成され、データが Excel テーブルから SharePoint リストへエクスポートされました。
このメソッドの利点は、Excel をパソコンにインストールせずにテーブルを SharePoint にリストとしてエクスポートでき、SharePoint アプリを使用する必要がないことです。
SharePoint リストを Excel へエクスポートする方法
SharePoint Online のウェブインターフェースを使って、SharePoint リストを少しのクリックで Excel テーブルにエクスポートできます。
SharePoint Online でチームサイトを開き、エクスポートしたい SharePoint リストを開きます。Export to Excel をクリックします。
Excel で query.iqy が開かれる必要があるというウィンドウが通知されます。ダウンロードした query.iqy ファイルを開くアプリケーションに Excel を選択し、OK を押します。 Microsoft Excel セキュリティ通知 が、インターネットからダウンロードしたファイルを Microsoft Excel で開いたときに表示されます。この通知メッセージの目的は、ランサムウェアの攻撃や他のウイルス感染のリスクを軽減することです。エクスポートしたい SharePoint リストを Excel テーブルとして開くには Enable をクリックしてください。
今、Excel でテーブルが開かれ、SharePoint リストのエクスポートが完了しました。必要な形式、例えば XLS や XLSX としてテーブルをセーブしてください。 
Excel でデータを更新中
SharePoint Online のチームサイトに保存された SharePoint リストで変更があった場合、Excel にインポートしたテーブル内でデータを更新し、新たなエクスポート/インポート操作をせずに更新できます。変更が SharePoint リストで保存されても、Excel のデータは自動的には更新されません。このため、一回手動で操作を行う必要があります。Excel を SharePoint リストに接続する方法を理解していることが重要です。
SharePoint リストに新しい スイッチ 行を追加しましょう。
ご覧のとおり、前にインポートした Excel テーブルは、SharePoint リストに追加したデータ( スイッチ 行)で自動的に更新されていません。Excel の Data タブに移動し、Connections をクリックして、それを更新する必要があります。
ワークブック接続 ウィンドウが開きます。データを更新するには Refresh をクリックして、Excel テーブル内のデータを更新し、その後このウィンドウを閉じることができます。
データが Excel に更新され、 スイッチ 行がデータの全再エクスポートなしに Excel テーブルの末尾に追加されました。
データは一方向にのみ更新されることに注意してください。Excel テーブル内でデータを変更して Refresh をクリックしても、SharePoint リストは更新されません。
現在の Excel テーブルでデータを更新する必要がない場合、Data > Connections に移動し、クエリを選択して Remove をクリックしてください。
結論
Microsoft は SharePoint Online と Excel 間で良好な統合を提供しています。これらはどちらも Microsoft 製品だからです。Excel の表から SharePoint リストにデータをエクスポートするための少なくとも 4 つの方法があります。このブログ記事で取り上げた方法にはそれぞれの長所短所があり、適切な方法を選択する際に考慮すべき要素です。手作業で行いたいのか、Excel を使用するか、その他のアプリを使用するかによって正しい方法を選択してください。SharePoint リストから Excel へのデータエクスポートは、SharePoint Online のすべてのユーザーにとって簡単で手頃です。
SharePoint Online や Office 365 を使用する際には、データのバックアップを忘れないでください。NAKIVO Backup & Replication は Exchange Online、OneDrive for Business、SharePoint Online の Office 365 データバックアップをサポートします。
