Office 365 のアカウント単位でのカレンダーと連絡先の共有
Microsoft Office 365 ユーザー Outlookをご利用の方なら、連絡先やカレンダーがいかに重要かご存知でしょう。Office 365では、カレンダーを他のユーザーと共有したり、Office 365の連絡先をエクスポートしたりすることができます。Office 365のカレンダー共有は、会議などのイベントに他のユーザーを招待したい場合に便利です。 Office 365でOutlookの連絡先をエクスポートしておくと、あるメールクライアントから別のメールクライアントへ移行する場合や、Gmailなどの他のメールサービスのアカウントへ移行する場合に、連絡先リストを復元するのに役立ちます。Outlookをデスクトップアプリケーションとして使用している場合、システムがクラッシュした際にも、エクスポートしたファイルを使用して連絡先を復元することができます。このブログ記事では、Microsoft Office 365のカレンダー共有と、Office 365の連絡先をエクスポートする方法について解説します。
Office 365 のカレンダー共有
Outlook OnlineでOffice 365のカレンダーを共有する方法を、順を追って見ていきましょう。
Office 365アカウントを使用して、WebブラウザからOffice 365にログインします。
https://login.microsoftonline.com
選択 Calendar Office 365 アプリケーションの一覧で。
カレンダーが表示されたOutlookページが、Webブラウザの新しいタブで開きます。ウィンドウの左ペインで、共有したいカレンダーを選択します。クリックします Share 右上の隅。あるいは、カレンダー名を右クリックし、コンテキストメニューから Sharing and permissions.
ポップアップウィンドウで、共有と権限の設定を行います。他のユーザーが共有カレンダーをどのように利用できるかを管理する必要があります。カレンダーを共有したいユーザーまたはグループのメールアドレスを選択します。 Share ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューから、組織内のユーザー向けのオプションを選択します。利用可能な権限オプションは以下の通りです:
- 忙しい時でも確認できます
- タイトルと場所を確認できます
- すべての詳細を確認できます
- 編集可能
- 非公開
必要なユーザーまたはグループアカウントを選択したら、必要な権限を定義します。この例では、 すべての詳細を確認できます 選択したユーザーに対して。私の組織のメンバー 私が忙しい時に確認できます.
カレンダーを共有すると、Office 365 Outlook から、そのカレンダーが共有されている指定されたユーザーに通知が送信されます。 組織外のユーザーと Office 365 カレンダーを共有する場合、そのユーザーに編集権限を付与することはできません。なお、Office 365 や Outlook を使用していないユーザー(Web ブラウザで Gmail を使用しているユーザーなど)は、Microsoft 以外のメールサービスではカレンダー形式が異なるため、サードパーティ製アプリケーションなしでは Microsoft 形式の共有カレンダーにアクセスできません。これらのユーザーには、共有カレンダーへのリンクが記載されたメールメッセージが送信されます。
Office 365 カレンダーを公開する方法
Microsoft Office 365 では、組織外のユーザーや、組織内のユーザーに対して、データの編集を許可せずにカレンダーを公開することができます。Office 365 カレンダーを公開すると、そのカレンダーにアクセスできるユーザーは、カレンダーを表示することしかできず、公開されたカレンダーを編集することはできません。
Configuration on the Administrator’s side
設定を行うには、まず組織の管理者が、Microsoft 365 管理センターのグローバル設定で Office 365 カレンダーの共有を有効にする必要があります。以下のリンクから、管理者として Office 365 管理センターにログインしてください:
https://admin.microsoft.com/AdminPortal/
ナビゲーションペインでクリックします Settings > Org settings. その後、 Services について 組織の設定 ページを開いてクリックしてください Calendar.
組織内の Office 365 ユーザーが、組織外のユーザーとカレンダーを共有できるようにします。メールによる招待状を通じて、誰でもカレンダーにアクセスできるようにします。以下のスクリーンショットに示すように、該当するチェックボックスを選択してください。クリック Save Changes.
Exchange 管理センターにアクセスして、その他の設定を管理してください 該当するリンクをクリックして
Exchange 管理センターで組織の共有設定を行う際、組織の共有ポリシーと個別の共有ポリシーを設定できます。
これで、貴組織のユーザーはOffice 365のカレンダーを共有できるようになりました。
Configuration on the user’s side
以下の設定手順は、一般ユーザーでも実行できます。Office 365 のユーザーアカウントを使用して Office 365 Outlook Online を開き、Office 365 カレンダーの共有と公開を設定できます。[ Settings Outlook Onlineのウェブインターフェースの右上隅にあるアイコンをクリックします。次に、 View all Outlook settings.
開いたウィンドウで、[ ] へ移動します Calendar > Shared calendarsカレンダーを共有するには、[クリック] Select a calendar のドロップダウンメニューで カレンダーを共有する セクションで、共有したいカレンダーの名前を選択してください。
共有とアクセス権の設定画面が開きます。必要なユーザーまたはグループのアカウントを選択してください。組織内および組織外のユーザーに対するアクセス権を選択します。 Share ボタン。
カレンダーを カレンダーを公開する のセクション 共有カレンダー オプションで、ドロップダウンメニューからカレンダーを選択し、2つ目のドロップダウンメニューで公開カレンダーの権限を選択します(例: Can view all details) をクリックして Publish.
カレンダーが公開されるまで数秒お待ちください。操作が完了すると、外部ユーザーが公開されたカレンダーにアクセスするためのリンク(公開URL)が表示されます。これで、ユーザーはカレンダーを表示したり、カレンダーを購読したりできるようになります。公開されたカレンダーは、そのリンクを持っているユーザーなら誰でも閲覧できます。
Office 365の連絡先をエクスポートする方法
Web インターフェースから Office 365 にログインしたら、Microsoft Office 365 アプリケーションのページに移動します。[ People アイコンをクリックして、ご自身のアカウントのOffice 365連絡先が表示されたWebページを開きます。
Office 365 Outlook の連絡先が表示されたページが開きます。連絡先を選択し、右上の隅にある [クリック] をクリックします Manage > Export contacts.
その 連絡先をエクスポート ウィンドウで、[選択] をクリックします All contacts をクリックして Export連絡先はCSV(カンマ区切り形式)ファイルとしてエクスポートされ、Excelで表示したり、メールクライアントやメールWebサービスにインポートしたりすることができます。
保存する contacts.csv ファイルを任意の場所に保存します。
結論
Microsoft Office 365のカレンダーと連絡先を利用することで、業務プロセスがより便利で柔軟になります。イベントの予定を立て、カレンダーに追加し、チームメンバーを招待したり、カレンダーを他のユーザーと共有したりすることができます。連絡先をエクスポートすることで、連絡先の共有や、あるメールクライアントやメールサービスから別のものへの移行が可能になります。エクスポートしたOutlookの連絡先は、メールクライアントがインストールされたコンピュータがクラッシュしたり、メールアカウントが利用できなくなったりした場合のバックアップとしても活用できます。これにより、連絡先を復元して、コミュニケーションを継続することができます。
Microsoft サービスは高い信頼性を誇りますが、Microsoft Office 365 のデータ保護はユーザーの責任となります。そのため、最高レベルの保護を確保し、人為的ミスやマルウェアによるデータ損失を防ぐために、信頼性の高い Office 365 クラウドバックアップソリューションの利用をお勧めします。
