Come utilizzare SharePoint Online per la gestione dei dati: una guida completa
SharePoint è molto più di un semplice spazio di storage dei documenti. È una potente piattaforma per la gestione dei dati e la collaborazione. SharePoint può essere utilizzato come sistema di gestione dei dati per risolvere i problemi legati alle condivisioni file tradizionali. La ricerca di un documento può richiedere molto tempo quando si desidera trovare un documento archiviato su una classica condivisione Windows su un file server contenente un gran numero di file.
Questo articolo del blog tratta gli strumenti di gestione di SharePoint e spiega come utilizzare il sistema di gestione dei documenti di SharePoint per archiviare e classificare i dati, aumentando l’efficienza del lavoro con i documenti condivisi e altri file. Per fornire degli esempi, utilizzeremo SharePoint Online in Microsoft 365.
Gerarchia dei siti
È possibile utilizzare SharePoint per creare un’architettura delle informazioni e una gerarchia dei siti per la propria organizzazione. È importante definire la propria visione relativa all’archiviazione dei dati in SharePoint prima di creare contenuti e caricare dati su SharePoint. Pianificare come i dati saranno archiviati in SharePoint in base al modo in cui la propria organizzazione li utilizzerà consente di semplificare l’uso di SharePoint in futuro. Definisci quali contenuti intendi archiviare in SharePoint, se intendi condividere file con altri utenti e i tipi di siti che creerai in SharePoint. Delinea la gerarchia del sito. Ad esempio, puoi utilizzare siti diversi per le categorie principali e creare siti secondari per le sottocategorie. Ad esempio, puoi creare un sito di team per gli sviluppatori e creare siti secondari utilizzati per archiviare la documentazione relativa ad ASP .NET, C++, Java, Python e altri linguaggi di programmazione.
Quando inizi a utilizzare SharePoint Online, ti viene assegnata una singola raccolta siti, che rappresenta il livello più alto della struttura dei siti in SharePoint. Una raccolta siti può contenere siti e sottositi e ha un nome simile a https://your-organization-name.sharepoint.com . Nel mio caso, il nome della raccolta siti è https://nakivo.sharepoint.com .
Se si desidera creare una struttura complessa di siti nella propria intranet, potrebbe essere necessario creare più raccolte di siti. È possibile gestire le raccolte di siti in SharePoint Online utilizzando il link:
https:// your_organization_name-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
Nel nostro caso, utilizziamo il seguente link:
https://nakivo-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
Microsoft ha annunciato che questo link non sarà più disponibile alla fine del 2020. Assicuratevi di controllare se sono presenti aggiornamenti sul sito web di Microsoft.
Creazione di siti secondari
Per creare un sito secondario, aprite il vostro sito SharePoint. Nel riquadro di navigazione, fate clic su Site contents e, nella pagina Contenuto del sito , fate clic su New > Subsite.
Inserite i parametri necessari e configurate un nuovo sito secondario. In questo esempio, creiamo un sito secondario con i seguenti parametri.
Titolo: Sito secondario Blog 01
Descrizione: Un sottosito di test per il blog di NAKIVO
Indirizzo del sito web: https://nakivo-admin.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite/subsite01
Selezione del modello. Lingua: inglese
Collaborazione: Sito del team (esperienza classica)
Autorizzazioni utente:
- Utilizza le stesse autorizzazioni del sito principale
- Visualizza questo sito nel “Avvio rapido” del sito principale? (Sì/No)
- Visualizza questo sito nella barra dei link in alto del sito principale? (Sì/No)
Utilizzare la barra dei collegamenti superiore del sito principale? (Sì/No)
Allo stesso modo, creeremo il secondo sito secondario ( Sito secondario 02 ) sul nostro sito principale ( Sito del team del blog ) utilizzando gli strumenti di gestione di SharePoint.
Verifica della gerarchia del sito
Una volta creati il sito e i siti secondari, è possibile verificare la gerarchia del sito.
Nel riquadro di navigazione, selezionare Site contents, quindi fare clic su Site settings.
Nella pagina Impostazioni della pagina , fare clic su Site hierarchy. In questa pagina sono disponibili molte altre impostazioni. Ricordatevi come aprire la pagina Impostazioni della pagina , poiché ne avrete nuovamente bisogno in seguito per configurare la gestione dei documenti in SharePoint.
Una volta aperta la pagina Gerarchia del sito , potrete visualizzare i siti secondari presenti nel vostro sito. Nel mio esempio sono presenti due siti secondari: Blog Subsite 01 e Subsite 02 . 
Sicurezza
SharePoint offre un elevato livello di sicurezza. Tuttavia, spetta agli amministratori implementare misure di sicurezza adeguate e configurare correttamente autorizzazioni e criteri. È possibile controllare l’accesso ai documenti a livello di cartella. I gruppi di SharePoint vengono solitamente utilizzati per configurare l’accesso degli utenti, poiché risulta più pratico e affidabile rispetto alla configurazione delle autorizzazioni di accesso per ogni singolo utente. Quando si utilizzano i gruppi per la gestione dei documenti e la limitazione dell’accesso in SharePoint, il margine di errore è minore. Vediamo un esempio su come configurare le autorizzazioni del sito utilizzando gli strumenti di gestione di SharePoint.
Vai su Site Settingse clicca su Site permissions.
Nella scheda Permissions della pagina che si apre, puoi visualizzare gli utenti, i gruppi e le loro autorizzazioni per accedere a un sito SharePoint. Clicca su Create group per creare un nuovo gruppo. Successivamente puoi aggiungere membri a un gruppo, gestire le autorizzazioni, ecc.
Information Classification
Oltre alla gerarchia del sito, utilizza la classificazione delle informazioni per costruire la tua architettura informativa in SharePoint. SharePoint consente di utilizzare i metadati per organizzare i contenuti in modo moderno e classificare i file. Se si definiscono i metadati per i file archiviati in SharePoint, anche se questi file non sono ordinati nelle cartelle appropriate, è possibile filtrare e ordinare i file in base ai metadati, analogamente a come si ordinano i file per nome, dimensione e data di modifica in Esplora risorse. La data di modifica e la dimensione del file sono esempi di metadati.
SharePoint offre funzioni per la creazione di tipi personalizzati di metadati. Ad esempio, se si utilizza l’approccio classico, si archivia i file DOC delle fatture in cartelle diverse utilizzando il nome dell’organizzazione che ha inviato la fattura come nome della cartella (ad esempio, i nomi delle aziende Microsoft, Oracle e VMware vengono utilizzati come nomi delle cartelle). Se si archiviano tutti questi documenti in un’unica cartella, è possibile definire il tipo di metadati e impostare una categoria di metadati denominata “Azienda”, quindi impostare il tipo come Nome dell’azienda. Dopo aver inserito il nome dell’azienda per ciascun documento nei metadati, è possibile cercare i documenti relativi all’azienda desiderata.
Nota: SharePoint utilizza meccanismi di scansione e indicizzazione per migliorare la ricerca dei file. L’indicizzazione automatica dei dati per una ricerca veloce viene utilizzata dal sistema di gestione dei dati di SharePoint in combinazione con i metadati.
Sorting by vendor and by city in directories. Supponiamo che alcune aziende producano beni in più città e che in ogni città siano presenti un paio di aziende (vendori). È possibile creare cartelle con i nomi dei fornitori che contengano a loro volta sottocartelle con i nomi delle città. Oppure il contrario: cartelle con i nomi delle città che contengano sottocartelle con i nomi delle aziende. Un’azienda può avere più indirizzi nella stessa città. In questo caso, salvare questi dati (nome del fornitore, città, indirizzo) nei metadati può essere utile per organizzare i dati e migliorare le funzioni di ricerca. La navigazione tramite metadati (
Metadata navigation ) è una funzione che consente di filtrare dinamicamente i file archiviati nelle librerie e negli elenchi di SharePoint. I metadati vengono visualizzati nelle colonne delle librerie di SharePoint. La navigazione tramite metadati può essere utilizzata dopo aver configurato una libreria con colonne di metadati personalizzate. Di seguito esamineremo le impostazioni relative ai metadati per la gestione dei documenti in SharePoint Online.
Metadati
I metadati sono informazioni aggiuntive sui file (vengono anche definiti “dati sui dati”). Utilizzate i metadati per la classificazione dei documenti, la ricerca rapida e la navigazione veloce sul vostro sito SharePoint se disponete di molti contenuti. Ogni categoria di file può avere proprietà di metadati uniche. Create colonne e configurate la vista in una libreria di SharePoint. Scopriamo come configurare i metadati per i file archiviati nelle librerie di SharePoint.
Apri la tua libreria e fai clic su +Add column. Nel menu che si apre, seleziona la categoria desiderata per i metadati, ad esempio, Ubicazione . Puoi scoprire come creare una nuova libreria su questo post del blog.
Crea una colonna. Inserisci un nome per la colonna, ad esempio, Produttore . Inserisci una descrizione (facoltativa). Nel menu a tendina, seleziona un tipo di dato ( Location nel nostro caso). Seleziona le caselle di controllo necessarie per mostrare le colonne collegate nella vista corrente. Vogliamo definire Country or Region e City per i file archiviati nella nostra libreria SharePoint. Clicca su More Options per espandere le opzioni aggiuntive. Ora puoi impostare i dati delle colonne obbligatorie per tutti i file caricati nella libreria e aggiunti a tutti i tipi di contenuto. Clicca su Save per salvare le impostazioni.
Abbiamo caricato alcuni file nella libreria prima di creare nuove colonne per aggiungere i metadati. Tuttavia, possiamo aggiungere metadati ai file esistenti. Fare clic con il tasto destro del mouse sui tre puntini accanto al file desiderato e, nel menu che si apre, selezionare Details.
Nella finestra che si apre, possiamo ora selezionare il produttore, ad esempio NAKIVO. SharePoint individua automaticamente tutti i valori idonei e visualizza l’indirizzo del produttore selezionato. Una volta selezionati tutti i parametri necessari, è possibile chiudere questa finestra situata sul lato destro dell’interfaccia web. Le modifiche vengono salvate automaticamente.
Ora è possibile notare che i metadati vengono visualizzati in tre colonne personalizzate per ogni file presente nella libreria (Produttore, Produttore: Città e Produttore: Paese).
È inoltre possibile configurare le informazioni obbligatorie in Library settings > Columns facendo clic sul nome della colonna. Se le informazioni sui metadati sono obbligatorie, un utente non può terminare il caricamento di un file prima di aver compilato i metadati richiesti.
Abilita la navigazione tramite metadati
Per impostazione predefinita, la navigazione e il filtraggio tramite metadati non sono abilitati, ed è necessario abilitare questa funzione manualmente.
Vai alle impostazioni del sito e, nella sezione Azioni del sito , clicca su Manage site features.
Trova Metadata Navigation and Filtering in questa pagina e clicca su Activate. Sotto questa opzione viene visualizzato un breve commento.
Vai alle impostazioni della libreria (come spiegato in precedenza).
Fare clic su Metadata navigation settings.
Selezionare i campi gerarchici necessari nell’elenco a sinistra e premere Add.
Configurare l’indicizzazione automatica delle colonne, se necessario, e premere OK per salvare le impostazioni.
Tipi di contenuto
Come accennato in precedenza, i metadati aiutano a organizzare i contenuti sui siti SharePoint e nelle librerie di contenuti. A tal fine vengono create colonne personalizzate con metadati. Tuttavia, se si devono archiviare file che rappresentano diverse categorie di prodotti, l’insieme di colonne può variare a seconda del tipo di prodotto. Supponiamo di avere monitor e barrette di cioccolato. I monitor presentano parametri quali nome del produttore, nome del modello, dati di produzione, periodo di garanzia, risoluzione, dimensioni, interfacce e peso. Le barrette di cioccolato presentano parametri quali produttore, percentuale di cacao, data di scadenza, peso, presenza di olio di palma (sì/no) e tipo di confezione (carta, pellicola, ecc.). Supponiamo di dover archiviare diversi documenti relativi a monitor e barrette di cioccolato, quali foto, manuali d’uso, specifiche tecniche, garanzie, composizione, condizioni di conservazione, ecc., e di organizzare questi file in SharePoint. Non è possibile applicare i manuali d’uso alle barrette di cioccolato né le informazioni sulla composizione ai monitor. Se archiviaste questi documenti in un’unica raccolta, vi ritrovereste con un gran numero di colonne e alcuni parametri non sarebbero applicabili al momento del caricamento dei file. È possibile creare una raccolta separata per ogni tipo di contenuto, ma in alcuni casi un numero elevato di raccolte può rendere le ricerche macchinose e dispendiose in termini di tempo. Per risolvere questi problemi, SharePoint consente di creare tipi di contenuto personalizzati e di archiviare documenti relativi a diversi tipi di contenuto in un’unica raccolta di documenti.
I tipi di contenuto sono insiemi di colonne (ovvero proprietà dei metadati) per particolari tipi di contenuto. Creare due tipi di contenuto – “monitor” e “barrette di cioccolato” – con i tipi di metadati appropriati che rappresentino le caratteristiche richieste degli elementi. I tipi di contenuto sono indipendenti dal formato del file.
Di conseguenza, quando si carica un documento in una raccolta di SharePoint, si seleziona il tipo di contenuto richiesto e si scelgono solo le opzioni idonee predefinite per quel tipo di contenuto. Ad esempio, se si carica un file DOC contenente un manuale d’uso per un monitor, si seleziona il tipo di contenuto “Monitor” e si inseriscono il nome del produttore, il nome del modello, i dati di produzione, il periodo di garanzia, la risoluzione, le dimensioni, le interfacce e il peso. Se carichi una foto in formato JPG di una barretta di cioccolato, seleziona il tipo di contenuto “Cioccolato” e inserisci il produttore, la percentuale di cacao, la data di scadenza, il peso, la presenza di olio di palma e il tipo di confezione.
Come creare un tipo di contenuto in SharePoint Online
Apri le impostazioni del tuo sito SharePoint come spiegato sopra.
Nella sezione Gallerie Web Designer , fai clic su Site content types.
Si aprirà la pagina Tipi di contenuto del sito . È possibile visualizzare i tipi di contenuto esistenti. Fare clic su Create per creare un nuovo tipo di contenuto.
Si apre la finestra Nuovo tipo di contenuto del sito . Definire le impostazioni necessarie.
Nome: Hardware (ad esempio)
Descrizione (facoltativa): descrive i tipi di hardware
Tipo di contenuto padre. Selezionare il tipo di contenuto padre dal menu a discesa.
Specificare un gruppo di tipi di contenuto.
Fare clic su OK quando si è pronti a terminare la creazione di un tipo di contenuto.
Ora è necessario abilitare la gestione dei tipi di contenuto. Aprire la libreria, andare su Settings > Library settings.
Nella pagina delle impostazioni della libreria, fare clic su Advanced settings.
Si apre la pagina Impostazioni avanzate . Consentire la gestione dei tipi di contenuto? Selezionare l’opzione Yes. È inoltre possibile configurare altre opzioni.
Aggiunta di tipi di contenuto personalizzati alla libreria
Ora è necessario aggiungere i tipi di contenuto personalizzati alla libreria.
Tornare alla pagina delle impostazioni della libreria.
Fare clic su Add from existing site content types nella parte inferiore della pagina.
Selezionare i tipi di contenuto creati dall’elenco sul lato sinistro dell’interfaccia web, quindi fare clic su Add >. Infine, premere OK per salvare le modifiche. 
Controllo delle versioni
Il controllo delle versioni è un’altra utile funzione del sistema di gestione dei documenti di SharePoint che consente agli utenti di conservare le versioni precedenti dei documenti e di ripristinarle se necessario (ad esempio, se vengono apportate modifiche indesiderate a un documento). Vediamo come configurare le impostazioni relative al controllo delle versioni.
Aprire le impostazioni della libreria e fare clic su Versioning settings.
In questa pagina è possibile configurare una serie di opzioni:
- Richiedi l’approvazione dei contenuti per gli elementi inviati
- Imposta il numero di versioni principali e secondarie e imposta il numero massimo di versioni principali
- Definisci le impostazioni per le bozze
- Requisiti di check-out
Backup dei dati di SharePoint
SharePoint è una piattaforma affidabile e il sistema di gestione dei dati di SharePoint offre alcune opzioni di ripristino native, ma si consiglia di eseguire regolarmente il backup dei dati archiviati in SharePoint. Disporre di un backup dei dati di SharePoint offre altre opzioni per il ripristino dei dati. NAKIVO Backup & Replication è la soluzione completa per la protezione dei dati che supporta il backup di SharePoint Online e SharePoint on-premise e offre una serie di utili funzionalità quali il backup incrementale, il ripristino granulare, criteri di conservazione flessibili e, tra le altre, altri. NAKIVO Backup & Replication supporta il backup di OneDrive for Business e Exchange Online in Microsoft 365.
Conclusione
SharePoint è una piattaforma multifunzionale per la collaborazione e l’archiviazione centralizzata dei dati. La gestione dei documenti in SharePoint è un sistema utile che offre una serie di vantaggi quali sicurezza, controllo delle versioni dei documenti, classificazione dei documenti, navigazione tramite metadati, ricerca avanzata dei file, personalizzazione, ampia capacità di storage e collaborazione in tempo reale. Questo articolo del blog ha trattato il sistema di gestione dei dati di SharePoint e ha spiegato come utilizzare le funzioni di gestione dei dati in SharePoint Online, quali siti secondari, metadati, tipi di contenuto, controllo delle versioni e gestione dei gruppi.
Non dimenticate di definire la gerarchia del sito quando iniziate a utilizzare SharePoint e assicuratevi di proteggere i vostri dati SharePoint eseguendo regolarmente il backup.
