Exchange Online vs. Microsoft 365. Qual è la soluzione migliore per l’hosting delle e-mail aziendali?
La e-mail è uno strumento di comunicazione fondamentale per qualsiasi azienda. Prima o poi, ogni azienda si trova a dover scegliere tra un servizio di e-mail di terze parti e uno in proprio. Se la vostra azienda utilizza ancora un client di e-mail onsite, probabilmente avete già preso in considerazione l’hosting basato sul cloud. Tuttavia, ci sono molti aspetti da valutare riguardo all’hosting della e-mail aziendale prima di passare dai server onsite al cloud. E se decidete di effettuare la migrazione, è meglio optare per una soluzione di e-mail autonoma o per una suite in grado di soddisfare molteplici esigenze nel vostro ambiente?
In questo articolo tratteremo i punti da tenere in considerazione quando si passa da un server onsite a Exchange Online o a una suite completa di Microsoft 365. Inoltre, troverete una chiara descrizione e un confronto tra le due opzioni. Infine, dopo aver letto questo post sul blog, avrete le conoscenze necessarie per individuare la soluzione più adatta alla vostra azienda.
Exchange Online vs. Microsoft Office 365
Il confronto tra Exchange Online e Microsoft Office 365 può creare confusione, poiché le funzionalità di questi due prodotti sono completamente diverse.
Microsoft Office 365 è la suite di applicazioni Microsoft basata sul cloud (SaaS), che include, tra gli altri, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel e Outlook. La suite comprende anche applicazioni basate su server come SharePoint ed Exchange. Ma cos’è esattamente Exchange Online?
Exchange Online è un servizio di posta elettronica basato sul cloud di Microsoft che consente di accedere a e-mail, contatti, calendari e attività. Incluso in Microsoft Office 365, Exchange Online è più una raccolta di strumenti che un singolo prodotto. Exchange Online solitamente non è in concorrenza con Microsoft 365, ma piuttosto lo integra.
Gli utenti possono acquistare un prodotto senza l’altro. Ad esempio, è possibile acquistare piani Microsoft Exchange Online senza la suite completa di Microsoft Office 365. Allo stesso tempo, alcuni piani non includono Exchange Online, come Microsoft 365 Apps. C’è sempre l’opzione di effettuare un upgrade a Microsoft 365, anche se inizialmente un utente sceglie solo Exchange Online.
Prima di confrontare Exchange Online e Microsoft 365, è fondamentale evitare qualsiasi confusione tra Exchange Online ed Exchange Server, nonché tra Microsoft 365 e Office 365. Avere chiari tutti questi concetti rende più facile capire quale soluzione soddisfi al meglio le esigenze della propria azienda.
Exchange Online vs. Exchange Server
A causa delle somiglianze, questi due prodotti vengono solitamente confusi, anche se Exchange Online ed Exchange Server differiscono in modo significativo. Le principali differenze sono:
- Server. Mentre Microsoft Exchange Online è interamente basato sul cloud, Exchange Server è ospitato su server virtuali o fisici dedicati.
- Licenze. Microsoft Exchange Server richiede licenze sia per il server che per i client, mentre con Microsoft Exchange Online si paga un canone mensile per utente.
- Scalabilità. Microsoft Exchange Online ha una buona scalabilità e capacità di ridimensionamento in quanto soluzione basata sul cloud, mentre per Exchange Server la procedura è più complessa.
Microsoft 365 vs. Office 365
Nell’aprile 2020, il branding di Microsoft è cambiato e Office 365 è diventato Microsoft 365. Microsoft ha spiegato questa decisione come un’opportunità per riflettere meglio i vantaggi e le funzioni offerte nei piani in abbonamento. In sostanza, è cambiato solo il branding, mentre il prezzo e le funzionalità della suite sono rimasti gli stessi.
Microsoft 365 vs. Exchange Online. Come scegliere
La scelta tra una soluzione di e-mail autonoma e una suite multifunzionale dipende dalle esigenze aziendali. Tuttavia, ci sono diversi aspetti da considerare prima di prendere la decisione finale.
Dimensione dell’azienda
Di solito, le piccole aziende tendono ad avere una struttura semplice. Ecco perché molte di esse possono funzionare perfettamente utilizzando solo Exchange Online. Naturalmente, tutto dipende dal singolo caso specifico e le esigenze variano da un’azienda all’altra. Tuttavia, le piccole imprese spesso non necessitano delle funzioni avanzate offerte da Microsoft 365. Allo stesso tempo, se la vostra azienda ha numerosi dipendenti o una struttura complessa, Microsoft 365 potrebbe rivelarsi la soluzione ideale per migliorare i flussi operativi.
Collaborazione
La scelta dipende da quanto il vostro ambiente sia orientato alla collaborazione. Anche se la vostra azienda è piccola, ma si basa sul lavoro di squadra, dovreste considerare di optare per uno dei piani Microsoft 365. In questo modo, avrete accesso a vari strumenti di comunicazione aziendale (Microsoft Teams, Skype for Business, ecc.) per semplificare il flusso di lavoro e rendere la collaborazione più efficace.
Tipo di attività
Nella scelta, dovreste tenere conto della natura della vostra azienda. Ad esempio, se la vostra attività richiede un sistema di gestione dei dati, una soluzione di storage dei dati e la comunicazione tra i dipendenti, dovreste prendere in considerazione l’adozione di uno dei piani Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams sono solo alcune delle applicazioni che possono rivelarsi utili per la vostra azienda. Tuttavia, se i requisiti della vostra azienda si limitano alle interazioni via e-mail, potete facilmente optare solo per Exchange Online.
Costo
Naturalmente, il prezzo è un fattore essenziale da considerare nella scelta di qualsiasi soluzione per la vostra azienda. In questo caso, il costo varia a seconda del piano scelto. Ad esempio, Exchange Online ha un intervallo di costo che va da 4 a 8 dollari al mese per utente, mentre Microsoft 365 inizia con 5 dollari al mese per utente, arriva fino a 20 dollari al mese per utente per i pacchetti Business e fino a 57 dollari al mese per utente per un piano Enterprise. I piani più economici differiscono di un solo dollaro, offrendoti Microsoft Teams, OneDrive e SharePoint Online oltre a Exchange Online.
Migrazione delle e-mail a Microsoft 365 e Exchange Online
Se decidi di passare da Exchange Online a Microsoft 365, ciò non cambierà radicalmente il tuo ambiente di lavoro. Microsoft 365 amplierà le opportunità di collaborazione e comunicazione e integrerà alcune altre opzioni per facilitare il flusso operativo. Anche se questi aggiornamenti potrebbero richiedere un po’ di tempo e risorse, il processo non rappresenta una svolta epocale.
Tuttavia, se state passando da servizi onsite a servizi basati sul cloud, ci sono molti aspetti da considerare. La soluzione è affidabile? Come dovrebbe essere riorganizzato il lavoro? E che dire delle normative del vostro settore, come le politiche di conservazione e di crittografia? Queste sono solo alcune delle domande da porsi al momento di effettuare la vostra scelta.
Se decidete di passare a Microsoft 365 o a Exchange Online, ricordate che il backup di Microsoft Office è il modo migliore per proteggere i vostri dati, risparmiando tempo e risorse in caso di perdita dei dati. Prima di migrare a Exchange Online o a uno dei piani Microsoft 365, ci sono alcuni aspetti critici da considerare riguardo all’hosting della posta elettronica aziendale. Innanzitutto, individuate la vostra attuale soluzione di posta elettronica per capire quali opzioni di migrazione avete a disposizione. Per evitare difficoltà e spese extra, verificate che tutti gli utenti della rete utilizzino Office 2010 o versioni più recenti. Altri possibili problemi sono:
- Accesso ai record del Domain Name System (DNS). La modifica dei record DNS richiede solitamente meno di un’ora se tutto procede senza intoppi. Tuttavia, non avere accesso ai record DNS può essere problematico e causare ritardi significativi. Quando si passa a Microsoft 365, è necessario avere accesso al proprio DNS per dimostrare la proprietà del dominio e per indirizzare le e-mail alle nuove cassette postali. In caso contrario, tutte le e-mail verranno inviate al vecchio server.
- Soluzioni e dispositivi di inoltro delle e-mail. Prima della migrazione, è fondamentale considerare i dispositivi di rete, quali stampanti e scanner. Si potrebbero verificare notifiche di errore e i documenti scansionati non verranno inviati correttamente via e-mail. Per evitare questi problemi, eseguire un inventario completo dei dispositivi e dei servizi collegati al server di posta elettronica. E durante la migrazione, assicurarsi di collegare tutto al nuovo server cloud.
- Conformità delle password. Ricordatevi di implementare un criterio rigoroso in materia di password e di abilitare l’autenticazione a più fattori. Questo potrebbe rappresentare un problema per gli utenti che non utilizzano il cloud. Sebbene un server on-premise di posta non sia immune dai rischi di sicurezza informatica, è comunque più sicuro di un server di posta basato sul cloud. L’aspetto positivo è che Microsoft 365 richiede password complesse. Inoltre, ogni utente della rete deve cambiare la propria password ogni 90 giorni, il che impedisce l’accesso non autorizzato.
- Perdita dei file di completamento automatico e delle firme. Dopo la migrazione alla nuova cassetta postale, potrebbe essere necessario ricollegare i file di storage personale (PST). Inoltre, le firme e i file di completamento automatico potrebbero andare persi. Prima della migrazione, è necessario valutare se la perdita della configurazione precedente rappresenti un problema. Naturalmente, è possibile migrare anche questi dati, ma ciò richiede un lavoro aggiuntivo. Per evitare sorprese, è opportuno includere questo aspetto nel piano di migrazione.
- Condivisione del calendario. Se la vostra azienda fa ampio uso della funzione del calendario, anche questa dovrebbe essere inclusa nel piano di migrazione. Le autorizzazioni di condivisione del calendario potrebbero non essere trasferite automaticamente a Microsoft 365. Pertanto, è necessario mappare le autorizzazioni di condivisione del calendario ed eseguirne il backup prima della migrazione.
- Antivirus, antispam, liste bianche e nere. Valutate se desiderate continuare a utilizzare il vostro antivirus o gateway antispam esistente dopo la migrazione. Microsoft 365 dispone di soluzioni di sicurezza che proteggono le e-mail, quindi potete optare per la protezione inclusa. Un altro problema da considerare riguarda le liste bianche e nere. Se avete intenzione di migrare liste create su misura, riflettete su come farlo e includete questo punto nel piano.
- Nuove funzioni di sicurezza. La migrazione a Microsoft 365 rappresenta un’ottima occasione per verificare e aggiornare il proprio piano di sicurezza. Alcune funzioni di sicurezza per l’e-mail che potreste prendere in considerazione sono la prevenzione della perdita di dati, l’e-mail crittografata, l’archiviazione, ecc. Tutte le suite di Microsoft 365 includono funzioni di sicurezza e conformità. Tuttavia, queste differiscono tra loro, pertanto effettuate la vostra scelta in base agli standard di sicurezza del vostro settore.
Conclusione
Microsoft 365 potenzia il potenziale tecnologico di Exchange Online con una serie di utili funzioni che semplificano la collaborazione e migliorano l’accessibilità. Tuttavia, è bene ricordare sempre che, quando si utilizza Exchange Online, nel cloud vengono archiviati solo le e-mail, i calendari e i contatti. Con Microsoft 365, l’intero ambiente tecnologico è basato sul cloud. Pertanto, la scelta si riduce a un’unica domanda: Quali sono i vostri requisiti aziendali in termini di collaborazione, produttività, comunicazione, accessibilità e, soprattutto, sicurezza e protezione?
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