Costes del backup de Microsoft 365: guía completa
Según el modelo de responsabilidad compartida de Microsoft 365, los usuarios son responsables de mantener sus datos seguros; Microsoft solo es responsable de la disponibilidad de su infraestructura y aplicaciones. Como usuario de Microsoft 365, debe implementar medidas eficaces de protección de datos, incluidas las copias de seguridad y la recuperación. ¿Cuánto cuesta hacer backup de Office 365? El precio del backup de Microsoft 365 puede variar en función de la solución elegida y el tamaño de la infraestructura, entre otros factores. En esta entrada del blog se describen los principales factores que influyen en el precio de los backups de Office 365 y se ofrecen las mejores recomendaciones para minimizar los costes generales a la hora de proteger los datos de Microsoft 365. 
Desglose de los costes de los backups de Microsoft 365
El desglose completo de los precios de los backups de O365 que se muestra a continuación puede ayudarle a comprender cómo calcular el coste total de la solución y las herramientas necesarias. Los elementos clave que determinan el coste total son los siguientes:
- Facturas de licencias y suscripciones
- Costes de configuración e implementación
- Precios de almacenamiento
- Tarifas de recuperación de datos
A continuación, revisamos cada elemento en detalle.
Facturas de licencias y suscripciones
Las tarifas de licencias y suscripciones pueden suponer una parte considerable del coste total del backup de Microsoft 365. El precio de la licencia puede depender de lo siguiente:
- El modelo de precios del proveedor
- El número de cuentas de Microsoft 365 que se deben proteger
- La estructura de la suscripción
- El volumen de datos que se deben hacer backup (y recuperar)
Asegúrese de comprender los elementos que contribuyen al coste final del backup de Microsoft 365 para su organización. A continuación, puede equilibrar sus necesidades de protección de datos con las funciones y los requisitos de pago del proveedor. Por ejemplo, el coste es estable y fijo cuando se calcula en función del número de inquilinos de Microsoft 365. El número de usuarios dentro de sus inquilinos de Office 365 y el volumen de datos que se van a hacer backup no modifican el importe total de la factura de la licencia. Esto puede ser beneficioso tanto para las pymes como para las grandes empresas. Por otra parte, el modelo de precios de pago por uso basado en la capacidad de almacenamiento consumida aumenta el coste total cuando crece el volumen de datos que se deben proteger. Por lo tanto, puede gestionar de forma flexible el precio del backup de Microsoft 365 pagando un suplemento cuando necesite espacio adicional. Estas son las principales opciones de licencias que puede considerar. Debe determinar el presupuesto de su organización, revisar sus usos prácticos y elegir la opción más adecuada. Otros factores a tener en cuenta son el número de usuarios, el volumen total de datos que se va a hacer backup y la duración del contrato entre su organización y el proveedor. Las facturas pueden aumentar a medida que aumentan los miembros del equipo y los activos de datos. Se recomienda la supervisión de las fechas de vencimiento de las licencias y el debate a fondo de las políticas de renovación con el proveedor para evitar aumentos inesperados en los costes de backup de Microsoft 365.
Costes de configuración e implementación
El proceso de configuración inicial de una solución de backup de Microsoft 365 de terceros también puede consumir recursos y aumentar el coste total. Aunque suelen ser pagos únicos, la complejidad y las características específicas de su infraestructura de TI pueden marcar una diferencia significativa. La integración de un entorno con entre 20 y 30 cuentas de usuario y varios terabytes de datos en la nube es relativamente económica. Por el contrario, una organización con dos o más sitios o departamentos de TI con una nube híbrida para la colaboración puede necesitar invertir más en la instalación y configuración de una solución de backup. Si una organización tiene elementos de infraestructura heredados o grandes volúmenes de datos que hacer backup, los procesos iniciales de backup o la migración de datos pueden suponer gastos adicionales. La fragmentación de los datos entre máquinas, plataformas y departamentos también complica los flujos de trabajo de backup, lo que supone una mayor carga para el hardware y las redes de producción. En casos complejos, la integración con una solución de backup puede provocar una reducción temporal de la calidad del servicio o una interrupción de la actividad empresarial. Además, una infraestructura ramificada y complicada puede requerir consultas adicionales o servicios de TI. Es posible que necesite un profesional para planificar y ejecutar la instalación, la configuración y la integración de la solución de copia de seguridad de Microsoft 365. Este minucioso proceso es necesario para que las organizaciones empresariales garanticen una protección de datos fiable y la recuperabilidad de las copias de seguridad en todos los sitios, a pesar de los pagos iniciales. Algunos proveedores pueden ayudarle a reducir el coste total del backup de Microsoft 365 ofreciendo la instalación gratuita y la configuración inicial de la protección de datos. Estas soluciones suelen incluir cuotas de servicio en la suscripción o en las licencias perpetuas. Las soluciones de backup con procesos de configuración sencillos y directos ayudan a las organizaciones a reducir los costes y minimizar la carga operativa.
Precios de los niveles de almacenamiento
Otro factor que afecta al coste del backup de Microsoft 365 es el almacenamiento por niveles. Los proveedores suelen ofrecer tres niveles principales:
- Almacenamiento activo. En este nivel, debe conservar los datos críticos que se necesitan regularmente para permitir las operaciones comerciales. El almacenamiento en caliente es el más caro, pero también el más rápido para acceder y restaurar datos.
- Almacenamiento en frío. Este nivel es para los datos que necesita ocasionalmente. Los precios del almacenamiento en frío suelen ser equilibrados, al igual que los tiempos de acceso y recuperación.
- Almacenamiento de archivo. Los datos que necesita conservar pero a los que no necesita acceder se envían al nivel de archivo. Este almacenamiento tiene las tarifas más bajas, pero también los tiempos de recuperación más lentos.
La clave es conocer sus requisitos de acceso a los datos y enviarlos al almacenamiento adecuado. Por ejemplo, los repositorios de almacenamiento de archivo rentables son adecuados principalmente para datos que no utiliza, pero que debe conservar para cumplir con la normativa. Es posible que tenga que colocar algunas copias de seguridad en almacenamiento activo para acceder a ellas a diario, aunque el nivel de almacenamiento superior esté disponible a un precio más elevado. Además de colocar sus datos en el nivel de almacenamiento adecuado, el precio total de la copia de seguridad en la nube de Microsoft Office 365 depende de la gestión de datos y la planificación de la capacidad. Alquilar muy poco almacenamiento puede dar lugar a recálculos inesperados y a cargas presupuestarias adicionales. Tener demasiado espacio da lugar a pagos excesivos innecesarios. Las evaluaciones periódicas del almacenamiento pueden ayudarle a evitar estos inconvenientes financieros. Por último, es posible que algunos proveedores no utilicen el almacenamiento por niveles y ofrezcan tiempos de recuperación rápidos para cualquier objeto de datos de Microsoft 365. Esto suele mejorar la disponibilidad general de los datos, mientras que el precio del almacenamiento sigue siendo asequible. Las organizaciones pueden entonces equilibrar sus gastos con las necesidades operativas para obtener una mayor eficiencia.
Tarifas de recuperación de datos
Por regla general, los proveedores de copias de seguridad no cobran mucho por las cargas de copias de seguridad. Sin embargo, las cosas pueden cambiar cuando se necesita recuperar grandes conjuntos de datos, especialmente desde el almacenamiento de archivos. Es posible que tenga que evaluar detenidamente las tarifas de restauración, ya que su importe total depende de la complejidad de sus solicitudes de recuperación. Los proveedores pueden cobrar por:
- Volúmenes de datos: Cuantos más datos haya que recuperar, mayores serán las tarifas de recuperación. Esto puede ser crítico cuando se restauran muchos objetos de datos o buzones completos de Microsoft 365 simultáneamente.
- Velocidad de recuperación: Los proveedores pueden ofrecer opciones de recuperación normales con velocidades de restauración de datos moderadas. Si la recuperación es urgente, el proveedor puede exigir pagos adicionales por el procesamiento prioritario del flujo de trabajo.
Factores adicionales que influyen en los costes de los backups de Microsoft 365
Las organizaciones pueden tener requisitos y expectativas internos que también modifican el coste total de los backups de datos.
Necesidades de retención de datos
El precio de los backups de Microsoft 365 depende de las políticas de retención de datos de la organización, especialmente en lo que respecta al almacenamiento a largo plazo. Mantener el cumplimiento normativo puede significar que sea necesario almacenar datos durante años. Por ejemplo, las empresas de algunos países pueden necesitar almacenar los registros de empleo durante 7 años para cumplir con leyes específicas. El almacenamiento de datos durante períodos prolongados plantea consideraciones de coste específicas debido a la planificación del almacenamiento. Aunque el almacenamiento de archivos es el más asequible, los costes pueden seguir aumentando debido a la retención a largo plazo.
Seguridad y cumplimiento normativo
Las funciones de cumplimiento normativo y seguridad son esenciales a la hora de evaluar las soluciones de protección de datos, pero pueden aumentar los costes de los backups de Microsoft 365. Por ejemplo, la implementación del cifrado de los backups, tal y como exigen las normativas de cumplimiento normativo en materia de datos en todo el mundo, suele aumentar el consumo de recursos, lo que eleva indirectamente los costes del sistema. Funciones como la autenticación multifactor (MFA) provocan una inflación de los costes y un aumento de los gastos operativos. Si su organización necesita cumplir con las normas HIPAA o GDPR, es posible que tenga que invertir en soluciones de seguridad especializadas.
Mantenimiento y soporte
Los costes de mantenimiento y soporte de las soluciones de backup de Microsoft 365 varían en función del nivel de servicio y del tiempo de respuesta que necesite su organización. Principalmente, los proveedores ofrecen dos modelos de soporte:
- Soporte básico : disponible en horario comercial, más asequible y con menor capacidad de respuesta.
- Soporte premium : disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, más caro, pero con ayuda casi instantánea.
Las tarifas por los parches de seguridad y las actualizaciones del software son otro aspecto a tener en cuenta. Los proveedores pueden incluirlos en el coste final de las licencias perpetuas o de suscripción, o solicitar pagos separados por las consultas con expertos y las actualizaciones manuales. En algunos casos, los materiales educativos o de formación para ayudar a sus especialistas internos a dominar la solución pueden tener un coste adicional.
Consejos para minimizar los costes del backup de Microsoft 365
El precio del backup de Microsoft Office 365 puede variar significativamente, dependiendo de los requisitos del proveedor, las funciones requeridas, los niveles de disponibilidad y recuperabilidad de los datos deseados, entre otros factores. La buena noticia es que puede optimizar el coste del backup de Microsoft 365. Considere implementar las siguientes recomendaciones en su estrategia de backup para reducir el coste total de propiedad del sistema y hacer que la protección de sus datos sea más rentable.
Adapte la retención de datos
Cuando almacena datos sin realizar su gestión, suele pagar de más. Por ejemplo, puede utilizar un costoso almacenamiento por niveles para almacenar datos a los que no necesita acceder con frecuencia. Por otro lado, las organizaciones tienden a conservar datos archivados sin ningún propósito específico, lo que aumenta los gastos de almacenamiento de archivos. Considere la posibilidad de implementar políticas de retención de copias de seguridad personalizadas y ajustables para reducir los costes. Configure la eliminación automática de datos para mejorar la gestión del espacio de almacenamiento y evitar pagar de más por volúmenes innecesarios. Por último, debe comprender los requisitos normativos y, a continuación, configurar estrategias de retención de datos en consecuencia, en lugar de limitarse a enviar todo a los archivos.
Predecir y planificar la ampliación
Para reducir aún más los costes de backup de Microsoft 365, debe conocer sus necesidades de almacenamiento actuales y futuras. Realice un seguimiento de las tendencias de crecimiento de su organización para evitar un aumento inesperado de los gastos de backup. Esto también incluye la ampliación del equipo, los cambios tecnológicos y las asociaciones externas. La estructura de precios de su solución de backup y los requisitos de ancho de banda de la red son otros dos aspectos a tener en cuenta. Las políticas de licencia y las suscripciones del proveedor deben tener una ampliabilidad flexible para adaptar las capacidades de almacenamiento al crecimiento de sus volúmenes de datos según la demanda. Un cálculo exhaustivo del ancho de banda de la red y una gestión adecuada del tráfico ayudan a evitar cuellos de botella y costes adicionales.
Consulte a los proveedores de copias de seguridad
Tanto si elige una solución como si busca oportunidades para reducir su coste actual de copia de seguridad de Microsoft 365, infórmese todo lo que pueda sobre los modelos de precios del proveedor. Puede enviarles solicitudes de presupuesto directas o utilizar calculadoras de precios cuando sea posible. El objetivo es recopilar información, analizar la estructura de precios y encontrar posibles ahorros y puntos de negociación. Además, puede preguntar por descuentos específicos, por ejemplo, para contratos de servicio a largo plazo o grandes volúmenes de datos. Además, elegir soluciones todo en uno para hacer backup de sus servicios de Microsoft 365 le permite simplificar la gestión de la cadena de suministro y garantizar una integración fluida del software.
Utilizar las capacidades nativas de Microsoft 365
Microsoft 365 tiene características y funciones nativas que pueden ser útiles en algunos casos. Por ejemplo, Microsoft le permite configurar políticas de retención para organizar el almacenamiento a corto plazo sin herramientas adicionales. Puede utilizar las funciones de la Papelera de reciclaje multinivel y la compatibilidad con el control de versiones para restaurar rápidamente los elementos eliminados y las versiones puntuales de los archivos. Las funciones de control de versiones y Papelera de reciclaje pueden ser eficaces en la gestión y colaboración continuas de datos, pero no pueden sustituir a una copia de seguridad. Estas funciones nativas, además de Retención por juicio , pueden funcionar para la gestión y retención básicas de datos, pero no para la protección y recuperación en caso de pérdida de datos.
Reducción de los costes de copia de seguridad de Microsoft 365 con NAKIVO
NAKIVO Backup & Replication es una solución de copia de seguridad completa para los datos de Microsoft 365. Puede proteger los datos de Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive para la Empresa y SharePoint Online desde una única interfaz. Esto le ayuda a optimizar la gestión y simplificar la cadena de suministro, reduciendo así el coste total de la copia de seguridad de Microsoft 365.Con NAKIVO Backup & Replication, puede realizar copias de seguridad de los datos de Microsoft 365 en un almacenamiento local o directamente en la nube que elija (Amazon S3, Backblaze B2, Microsoft Azure Blob o almacenamiento genérico compatible con S3). También se admiten Amazon EC2, recursos compartidos NFS y appliances de desduplicación. Esto le permite implementar la regla de copia de seguridad 3-2-1 y diversificar los proveedores de almacenamiento de acuerdo con sus políticas y requisitos. La solución incluye funciones que mejoran la protección contra el ransomware y garantizan el cumplimiento normativo. Puede habilitar la inmutabilidad para las copias de seguridad locales y en la nube y aplicar el cifrado de los backups de extremo a extremo. NAKIVO Backup & Replication permite la recuperación flexible de cuentas completas u objetos de datos concretos. A efectos de cumplimiento normativo, puede utilizar la función de búsqueda avanzada para encontrar mensajes de correo electrónico, eventos del calendario o elementos de contacto, entre otros objetos, y luego restaurarlos a su ubicación original o personalizada. Puede utilizar NAKIVO Backup & Replication con una licencia de suscripción calculada por usuario. Cuanto más larga sea la suscripción, más asequible será el precio final de la copia de seguridad de Microsoft 365. La licencia se factura anualmente y se paga por adelantado, lo que simplifica la planificación del presupuesto y evita gastos de renovación inesperados. Se incluye asistencia 24×7.
Conclusión
El precio del backup de Microsoft 365 depende de numerosos factores, entre los que se incluyen el precio de las licencias del proveedor y las tarifas relacionadas con la configuración, el almacenamiento y la recuperación. Para reducir el coste total de los backups de Microsoft 365, puede adaptar las políticas de retención, planificar minuciosamente la ampliación de su infraestructura y utilizar las capacidades nativas disponibles de M365. NAKIVO Backup & Replication puede proporcionar backups y recuperación de datos de Microsoft 365 rentables para pymes y empresas. Puede instalar la versión de prueba gratuita y probar la solución en su entorno durante 15 días sin limitaciones. 
