Các nguyên tắc bảo mật tốt nhất cho Microsoft OneDrive
Hơn một nửa dữ liệu doanh nghiệp trên thế giới đều được lưu trữ trên đám mây. Các tổ chức sử dụng nhiều loại nền tảng lưu trữ đám mây khác nhau để lưu trữ dữ liệu sao lưu cũng như dữ liệu sản xuất, bao gồm đám mây riêng, lưu trữ tệp và nền tảng lưu trữ đối tượng. Microsoft OneDrive là nền tảng lưu trữ tệp đám mây phổ biến trong môi trường Microsoft, cung cấp khả năng đồng bộ hóa và chia sẻ dễ dàng.
OneDrive cũng có một số tính năng bảo vệ dữ liệu, giúp giảm thiểu các mối đe dọa mạng, hạn chế mất mát dữ liệu và cải thiện khả năng kiểm soát dữ liệu của bạn. Tìm hiểu cách bạn có thể bảo vệ dữ liệu trong Microsoft OneDrive bằng các tính năng tích hợp sẵn khác nhau và khám phá các phương pháp hay nhất để đảm bảo an ninh cho OneDrive.
OneDrive có an toàn không?
Nói chung, Microsoft OneDrive an toàn như bất kỳ nền tảng lưu trữ đám mây nào khác. Nền tảng này cung cấp tính năng mã hóa cho dữ liệu được chia sẻ và lưu trữ trên đó. Tuy nhiên, OneDrive vẫn phải đối mặt với những rủi ro bảo mật tương tự như các ứng dụng đám mây khác có chức năng tương tự. Những lo ngại về bảo mật này có thể dẫn đến hỏng hóc, mất mát hoặc bị đánh cắp dữ liệu. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến có thể làm suy yếu bảo mật đám mây của tổ chức và khiến tổ chức dễ bị tấn công vi phạm dữ liệu.
Quản lý thông tin đăng nhập yếu kém
Một trong những mối đe dọa phổ biến nhất đối với bảo mật OneDrive là hậu quả trực tiếp của lỗi con người. Sử dụng mật khẩu đơn giản hoặc phổ biến, chẳng hạn như password hoặc 654321, sẽ khiến kẻ tấn công dễ dàng xâm nhập vào tài khoản Office 365 của bạn và truy cập vào OneDrive. Hơn nữa, việc lưu trữ mật khẩu trên giấy hoặc dưới dạng văn bản thuần túy tại các vị trí không an toàn hoặc công cộng dễ bị đánh cắp, từ đó làm lộ thông tin tài khoản của bạn.
Kiểm soát truy cập không đúng cách
Một rủi ro khác là không giới hạn quyền truy cập cho người dùng bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn. Việc chia sẻ tệp với các tài khoản không phù hợp cũng có thể đe dọa nội dung của chúng, vì ai đó có thể dễ dàng xóa dữ liệu, thực hiện các thay đổi không mong muốn đối với tệp hoặc thậm chí lây nhiễm tài liệu bằng phần mềm độc hại.
Hệ điều hành và ứng dụng lỗi thời
Việc không cập nhật hoặc cài đặt các bản vá bảo mật mới nhất cho hệ điều hành hoặc ứng dụng một cách nhanh chóng có thể dẫn đến các lỗ hổng bảo mật. Kẻ tấn công có thể khai thác những lỗ hổng này để xâm nhập vào hệ thống của bạn và chiếm quyền kiểm soát các máy tính. Điều này đe dọa đến bảo mật của OneDrive và ảnh hưởng đến các dịch vụ khác Các ứng dụng Microsoft Office 365, Windows và trình duyệt web.
Cấu hình tường lửa kém
Tường lửa giám sát hoạt động trên mạng và kiểm soát lưu lượng truy cập vào và ra dựa trên một bộ quy tắc được xác định trước. Nếu bạn chưa cấu hình tường lửa đúng cách, tội phạm mạng có thể tìm thấy cổng mở để lây nhiễm hệ thống của bạn. Hãy lưu ý điều này khi sử dụng mạng Wi-Fi công cộng, đặc biệt là khi đăng nhập vào tài khoản Office 365.
Phát hiện và phản ứng chậm trễ trước các mối đe dọa
Nhiều mối đe dọa đối với bảo mật OneDrive không được phát hiện hoặc bị bỏ qua trong một thời gian dài. Sự chậm trễ trong phản ứng này tạo điều kiện cho vấn đề phát triển. Ví dụ: một cuộc tấn công bằng phần mềm độc hại có thể lây nhiễm vào nhiều tệp hoặc máy tính thay vì chỉ một. Trong trường hợp này, việc mất dữ liệu trở nên nghiêm trọng trong khi có thể đã được hạn chế nếu sự cố được xử lý sớm hơn.
Các tính năng bảo mật của OneDrive
Phần lớn các rủi ro bảo mật trên OneDrive đều liên quan trực tiếp đến lỗi của con người. Trên thực tế, 85% các vụ rò rỉ dữ liệu đều do sai sót từ phía nhân viên gây ra. Nhận thức được điều này, OneDrive cung cấp một số tính năng giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm bảo mật và nguy cơ mất dữ liệu.
Giám sát mối đe dọa
Một số công cụ tích hợp sẵn của Microsoft có sẵn để liên tục quét và giám sát môi trường của bạn nhằm phát hiện các mối đe dọa đang xâm nhập.
- Phát hiện ransomware : OneDrive sẽ cảnh báo người dùng Microsoft 365 khi phát hiện ransomware hoặc tấn công độc hại.
- Giám sát hoạt động đáng ngờ : Các tính năng bảo mật của OneDrive liên tục giám sát tài khoản để ngăn chặn truy cập trái phép. Các nỗ lực đăng nhập đáng ngờ sẽ bị chặn và bạn sẽ nhận được thông báo nếu phát hiện hoạt động bất thường trên tài khoản của mình.
- Quét virus trên các tệp tải xuống để phát hiện các mối đe dọa đã biết: Bạn có thể cấu hình tính năng chống thư rác và các công cụ chống phần mềm độc hại trong Windows Defender để quét tài liệu ngay sau khi tải xuống nhằm phát hiện nội dung trùng khớp với chữ ký chống virus.
Ngăn chặn vi phạm
Bạn có thể sử dụng một số tính năng tích hợp sẵn của Microsoft để ngăn chặn truy cập trái phép và giảm nguy cơ vi phạm an ninh mạng.
- Mã hóa OneDrive : OneDrive áp dụng công nghệ mã hóa mạnh mẽ cho dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải. Mã hóa cấp độ đĩa được sử dụng khi lưu trữ và mỗi tệp được mã hóa bằng một khóa AES256 duy nhất. Các khóa này được mã hóa bằng một bộ khóa chính được lưu trữ trong Azure Key Vault. Trong quá trình truyền tải, mã hóa OneDrive bảo vệ giao tiếp mạng giữa người dùng và trung tâm dữ liệu bằng mã hóa lớp vận chuyển (TLS).
- Kiểm soát truy cập : Tệp và thư mục có thể được chia sẻ với người dùng cụ thể và bạn có thể định nghĩa vai trò của từng người dùng.
- Tệp được bảo vệ bằng mật khẩu : Nếu bạn là người đăng ký Microsoft 365, bạn có thể bảo vệ tệp của mình bằng cách yêu cầu mật khẩu để truy cập.
- Liên kết hết hạn : Ngoài việc bảo vệ tệp bằng mật khẩu, bạn có thể đặt ngày hết hạn cho các liên kết mà bạn chia sẻ với người dùng khác.
- OneDrive Personal Vault : Personal Vault là một khu vực được bảo vệ trong OneDrive của bạn mà bạn chỉ có thể truy cập bằng các phương thức xác thực bổ sung như xác minh hai yếu tố. Các tệp được lưu trữ trong Personal Vault sẽ bị khóa và được bảo vệ an toàn ngay cả khi ai đó truy cập vào thiết bị hoặc tài khoản OneDrive của bạn. Personal Vault còn bao gồm các tính năng bảo mật bổ sung của OneDrive như khóa tự động, mã hóa BitLocker và quét trực tiếp.
Phục hồi dữ liệu
OneDrive cung cấp các công cụ tích hợp sẵn giúp bạn phục hồi dữ liệu trong trường hợp bị mất. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng các tính năng này có những hạn chế nhất định và bạn cần một giải pháp sao lưu của bên thứ ba để đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu.
- Thông báo và phục hồi khi xóa hàng loạt tệp : Bạn sẽ nhận được thông báo kèm theo hướng dẫn phục hồi nếu xóa một số lượng lớn tệp khỏi OneDrive.
- Lịch sử phiên bản cho tất cả các loại tệp : Bạn có thể khôi phục phiên bản trước của tệp nếu vô tình xóa nó hoặc thực hiện các thay đổi không mong muốn.
- Khôi phục sau tấn công ransomware : Khi sử dụng OneDrive for Business, bạn có thể khôi phục các tệp riêng lẻ hoặc khôi phục toàn bộ OneDrive trong vòng 30 ngày sau một cuộc tấn công ransomware. Hãy lưu ý rằng điều này không được đảm bảo, đó là lý do tại sao bạn cần một giải pháp sao lưu của bên thứ ba.
Khuyến nghị về bảo mật OneDrive
Có một số gợi ý mà bạn có thể thực hiện để giảm thiểu rủi ro từ các mối đe dọa và vi phạm an ninh mạng. Các biện pháp này kết hợp với các công cụ bảo mật của OneDrive để đảm bảo bảo vệ dữ liệu tối ưu.
Sử dụng mật khẩu mạnh
Trước hết, bạn nên đảm bảo tạo một mật khẩu phức tạp. Mật khẩu phải có ít nhất tám (8) ký tự và chứa cả chữ thường, chữ hoa cùng các ký tự đặc biệt. Hơn nữa, không nên sử dụng cùng một mật khẩu cho các tài khoản khác nhau. Bạn cũng nên đặt mật khẩu bảo vệ thư mục OneDrive của mình, vì vậy hãy đảm bảo chọn một mật khẩu mạnh.
Sử dụng xác thực hai yếu tố (2FA)
Phương pháp này thêm một phương thức xác thực thứ hai khi đăng nhập vào tài khoản của bạn. Bạn có thể sử dụng mã bảo mật bổ sung mà bạn nhận được qua cuộc gọi điện thoại, tin nhắn SMS hoặc ứng dụng của bên thứ ba.
Bật mã hóa trên thiết bị di động
Việc bật mã hóa trên thiết bị iOS hoặc Android là cần thiết nếu bạn sử dụng ứng dụng OneDrive. Điều này giúp tệp tin của bạn được bảo vệ trong trường hợp bạn mất thiết bị hoặc ai đó truy cập vào nó.
Đào tạo nhân viên trong tổ chức
Các thủ đoạn lừa đảo và tấn công mạng ngày càng tinh vi. Đào tạo định kỳ giúp nhân viên cập nhật các mối đe dọa bảo mật mới nhất và hướng dẫn họ bảo vệ thông tin đăng nhập của mình. Họ cũng nên tránh nhấp vào các liên kết ngẫu nhiên hoặc mở tệp đính kèm từ các nguồn không rõ ràng.
Cài đặt các bản vá bảo mật và bản cập nhật
Tránh các lỗ hổng bảo mật trên OneDrive và các lỗ hổng phần mềm bằng cách cập nhật kịp thời hệ điều hành và các ứng dụng. Hãy cân nhắc kích hoạt tính năng tự động cập nhật cho Windows để tất cả các bản vá bảo mật và bản cập nhật được cài đặt tự động.
Kiểm soát quyền truy cập và đặc quyền
Đảm bảo bạn cấp quyền truy cập phù hợp cho các người dùng khác nhau và thường xuyên kiểm tra nhật ký truy cập. Tránh lưu trữ mật khẩu, dữ liệu thanh toán và các tệp quan trọng khác trên OneDrive, đặc biệt là trong các thư mục chia sẻ. Ngoài ra, bạn nên hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu bí mật bằng cách chỉ cấp quyền cần thiết cho các tác vụ cụ thể. Hơn nữa, các quản trị viên nên sử dụng tài khoản thông thường khi gửi email, chỉnh sửa tài liệu hoặc chia sẻ tệp trên OneDrive thay vì tài khoản quản trị.
Ưu tiên bảo mật mạng
Bạn cần cấu hình tường lửa đúng cách vì đây có thể là hàng phòng thủ đầu tiên chống lại các cuộc tấn công mạng. Đóng các cổng không sử dụng và chỉ cho phép kết nối từ các địa chỉ IP đáng tin cậy. Phần mềm diệt virus cũng cung cấp bảo vệ mạng bằng cách phát hiện và xóa các tệp độc hại trước khi chúng lây nhiễm vào hệ thống của bạn.
Sử dụng công cụ tự động hóa
Các quản trị viên bảo mật có thể truy cập vào Trung tâm quản trị Office 365 để quản lý Office 365 và cấu hình cài đặt bảo mật OneDrive. Sau khi hoàn tất, các vấn đề và lỗ hổng sẽ được phát hiện tự động và trong một số trường hợp được giải quyết mà không cần hoặc chỉ cần can thiệp thủ công tối thiểu.
Cài đặt giải pháp sao lưu của bên thứ ba
Các công cụ bảo mật tích hợp sẵn của OneDrive không cung cấp bảo vệ toàn diện và không đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu. Hãy đảm bảo bạn cài đặt giải pháp của bên thứ ba để sao lưu dữ liệu và khôi phục an toàn trong trường hợp thảm họa hoặc vi phạm bảo mật.
Kết luận
Microsoft OneDrive là nền tảng lưu trữ đám mây và hợp tác mạnh mẽ nhờ dịch vụ đồng bộ hóa, tính sẵn sàng cao và giao diện thân thiện với người dùng. Tuy nhiên, người dùng cá nhân và tổ chức thường lựa chọn OneDrive vì đây là một trong những nền tảng an toàn và đáng tin cậy nhất trên thị trường. Mã hóa khi truyền tải và khi lưu trữ, Personal Vault và phát hiện ransomware chỉ là một vài ví dụ về các tính năng bảo mật tích hợp sẵn của OneDrive.
Tuy nhiên, những công cụ này không đủ để đảm bảo bảo vệ dữ liệu tối ưu. Cài đặt một giải pháp hiện đại như NAKIVO Backup & Replication sẽ bảo vệ môi trường của bạn và giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu. Hãy tải ngay phiên bản miễn phí ngay hôm nay để tận hưởng các tính năng nâng cao dành cho môi trường ảo, đám mây, vật lý cũng như SaaS.
