欧州におけるOffice 365バックアップの主要ガイドライン：コンプライアンスと実践
Microsoft 365(旧称 Office 365)は、組織や個人ユーザー向けに広く利用されているクラウドベースのサービス群であり、ヨーロッパにおける Microsoft 365 の利用者は着実に増加しています。マイクロソフトのクラウドサービスには、信頼性、可用性、効果的なコラボレーションなど、多くの利点があります。しかし、マイクロソフトのクラウドサービスは高い信頼性を誇りますが、データ損失を防ぐためには、クラウド上の Microsoft 365 データをバックアップしておく必要があります。 欧州諸国における Office 365 のデータ保護に関しては特定の要件があり、本ブログ記事ではそれらについて解説します。
欧州の組織にとってOffice 365のバックアップが不可欠な理由
Office 365 のデータを失わないようにするため、組織ではデータのバックアップを強く推奨します。クラウドに保存されたデータは、ユーザーによる誤削除、攻撃者による意図的な削除、ランサムウェア攻撃などにより失われる可能性があります。さらに、Office 365 のデータをバックアップすべき理由として、欧州特有の事情もあります。
欧州全域におけるデータ管理の重要性
欧州の組織におけるデータ管理には、以下のような規制への準拠が求められます。 一般データ保護規則. 複数の管轄区域にわたる適切なデータ管理を確保することが極めて重要です。Microsoft 365 サービスは、以下の規定によって管理されています。 責任の分担 このモデルでは、マイクロソフトがデータセンターの運用を担当します。一方、データの保護とバックアップについては、お客様が責任を負います。
GDPRとデータ保護
一般データ保護規則(GDPR)は、組織がユーザーの個人データをどのように保存、取り扱い、保護すべきかについて要件を定めた、情報プライバシーに関する厳格な規制です。Microsoft 365には効率的なセキュリティ機能が組み込まれていますが、データのバックアップや保存期間の設定など、長期的なデータ保護については組織が責任を負う必要があります。
サイバーセキュリティ上の脅威とデータ漏洩
残念ながら、サイバーセキュリティ上の脅威は、ヨーロッパを含め世界中で広く見られます。こうした脅威には、ランサムウェア攻撃やフィッシング、内部関係者による脅威などが含まれます。 データ漏洩やデータ損失は、深刻な金銭的損害や評判の失墜につながります。法的要件であれ規制要件であれ、データ保護規制に違反した場合の罰金は高額です。
ユーザーが Office 365 で作業し、大量のデータをやり取りする際にデータをクラウドに保存している組織は、攻撃者にとって魅力的な標的となり得ます。例えば、サイバー犯罪者がランサムウェア攻撃を仕掛けてユーザーデータを破損または削除した場合、データを復元する唯一の方法は、有効なバックアップを使用することです。
国境を越えるデータ転送に関する規制
欧州のユーザーの個人データが欧州経済領域(EEA)外へ転送される場合も、厳格な規制が適用されます。この措置により、国境を越えたデータ転送の際にも、欧州市民の個人データが確実に保護されます。 Microsoft 365は、世界各地の異なる地理的地域にあるデータセンターのサーバーを利用することを前提とした、グローバルなクラウドインフラストラクチャを採用しています。
GDPRによると、十分なデータ保護措置が講じられていない場合、EEA域外の国への個人データの移転は制限されます。Office 365のデータはさまざまなデータセンターに保存される可能性があるため、Microsoft 365を利用する組織は、データ移転がGDPRに準拠していることを確認する必要があります。
データプライバシーとコンプライアンス
GDPRをはじめとする厳格なデータプライバシー法への準拠を求める欧州の組織への強い圧力により、信頼性の高いデータ保護戦略の導入が求められています。規制に違反すると多額の罰金や制裁が科せられるため、Microsoft 365のデータバックアップを設定して、データプライバシーとコンプライアンスを確実に確保しておくことが賢明です。
保存データの最小化と保存期間の設定は、GDPRのもう一つの原則です。組織は必要なデータのみを収集し、それ以上は収集してはなりません。 Office 365には組み込みの保存ポリシーがありますが、専用のデータ保護ソリューションを利用することで、データ保護対策をより効果的かつきめ細かく実施できます。その結果、組織はバックアップポリシーを設定し、不要なデータや古いデータを削除して、重要なデータのみを保存することが可能になります。
GDPRによると、個人は組織に対し、自身のデータの削除を要求する権利を有しています。 Office 365を利用する組織は、エンドユーザーから要求があった場合、コンプライアンスに準拠した方法でデータを追跡、管理、および削除できる体制を整えておく必要があります。組織がバックアップを保持していれば、ユーザーのデータを管理する際に、業務上重要なデータを誤って削除してしまう心配はありません。
データ管理における自動化
組織は、データを常に保護するために、Microsoft 365 の自動バックアップを設定する必要があります。バックアップジョブを自動的に実行するためのスケジュールや保存期間の設定を行い、不要になった古いバックアップデータを削除することは、規制要件を満たすための鍵となります。
自動化ツールや人工知能(AI)を活用したツールは、将来の Microsoft 365 における有望な方向性となり得ます。AI ベースのツールは、コンプライアンス違反となる活動を自動的に監視することができます。 通常の運用では見られない異常なデータアクセスパターンを検出することは、データ侵害やコンプライアンス違反の兆候となる可能性があります。この検出により、管理者は対策を講じ、データを保護し、問題を迅速に解決することができます。
GDPRに準拠したOffice 365のバックアップを確保する方法
Office 365のバックアップがGDPRに準拠するよう、組織はデータの暗号化、保存ポリシー、バックアップへのアクセス性など、一連の対策を講じる必要があります。
データの暗号化
データの暗号化は、転送中および保存中(保存先ストレージ上)の個人データを保護するための主要な対策の一つです。GDPRでは、組織はデータ漏洩や不正アクセスからデータを保護するための措置を講じなければならないと規定されています。 バックアップの暗号化により、第三者が違法にデータにアクセスしたり傍受したりした場合でも、復号鍵がなければその暗号化されたデータは読み取れないようにすることができます。強力なAES-256暗号化は、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを低減し、組織がGDPRのデータ保護基準を満たすのに役立ちます。詳細は GDPR第32条 この主張を確認するためです。組織がGDPRの要件を満たすためには、Office 365のバックアップを暗号化することが不可欠です。
データ保持方針およびデータ最小化
組織が保存するユーザーデータを最小限に抑えるという原則は、GDPRの最も重要な原則の一つです。組織は、必要なデータのみを収集・保存(保持)し、その期間も限定しなければなりません。つまり、Office 365のバックアップを行う組織は、バックアップに不要なデータや古いデータが含まれないようにする必要があります。データが法的に定められた保存期間を超えて保存されている場合、これは懸念事項となります。
組織は、ユーザーの個人データを必要以上に長く保持することによるリスクを回避するために、保存ポリシーを設定する必要があります。この措置により、GDPRへの準拠違反のリスクを低減できます。プロフェッショナルなバックアップソリューションを利用すれば、管理者はきめ細かなスケジュール設定や保存設定を行い、幅広いカスタマイズオプションを活用できます。これらの保存設定を適用することで、組織は個人データが不要になった時点で確実に削除されるようにすることができます。これこそが GDPR第5条 (5.1.e) に規定されているとおり。
データ主体の権利とバックアップへのアクセス
個々のユーザーには、自身の個人データへのアクセス、訂正、および削除を求める権利があります。これらの権利は"データ主体の権利"と呼ばれます。データのバックアップに関しては、組織は、ユーザーデータがバックアップに保存されている場合でも、そのデータへのアクセス、確認、および削除に関する要求を処理できる体制を整えなければなりません。
Office 365 のバックアップに関しては、これは以下のことを意味します:
- ユーザーからのデータアクセス要求に応えるために、必要に応じてデータを取得できる必要があります。Office 365 バックアップソリューションは、データを迅速に復元し、復元されたデータを実用的な形式で利用できるようにする機能を備えている必要があります。
- バックアップソリューションには、データ全体を復元することなく、バックアップ全体から特定のデータを柔軟に削除できる機能が備わっているべきです。バックアップから特定のデータを選択的に削除できる機能を備えたソリューションであれば、コンプライアンス違反による罰則を受けるリスクを大幅に低減できます。
欧州におけるOffice 365のバックアップと復旧に関するベストプラクティス
欧州におけるOffice 365のバックアップに関するベストプラクティスには、データ保護対策やGDPRを含む規制要件への準拠に重点を置くことが含まれます。このアプローチには、高度な災害復旧戦略の導入も含まれます。
適切なバックアップソリューションの選定
欧州のデータ保護規制の要件を考慮し、Microsoft 365のバックアップと復旧に対応したデータ保護ソリューションを選択してください。以下の重要な要素に留意してください:
- GDPRへの準拠バックアップソリューションは、欧州のデータ保護規制に準拠している必要があります。つまり、規制要件を満たす形で、Microsoft 365のデータ保護のためのバックアップソリューションを設定できる必要があります。バックアップを地理的に欧州に所在するサーバーに保存するように設定できることを確認してください。
- Microsoft 365 サービスの保護. データ保護ソリューションが、Exchange Online、OneDrive、SharePoint、Teams など、必要なすべての Microsoft 365 サービスをサポートしていることを確認してください。すべての重要なデータは、復元可能な状態で保護されなければなりません。
- セキュリティと暗号化. バックアップソリューションは、転送中(ネットワーク経由での転送時)および保存時(バックアップストレージへの保存時)のデータ暗号化に対応している必要があります。また、AES-256などの強力な暗号化アルゴリズムにも対応している必要があります。Microsoft 365のバックアップへの不正アクセスを防ぐため、ロールベースのアクセス制御に対応したバックアップソリューションを検討してください。
- 粒状回復. Microsoft 365 データの細粒度復元に対応したソリューションを選択してください。細粒度復元とは、選択したメール、特定のユーザーの OneDrive データ(ファイルやフォルダー)、SharePoint サイト、リスト、ファイルなど、特定のオブジェクトを復元できる機能です。細粒度復元を使用すれば、データセット全体を復元する必要なく、必要なデータのみを復元できます(例えば、OneDrive アカウント全体を復元するのではなく、必要なファイルだけを復元するなど)。
- 自動化ツール. 自動バックアップ、バックアップの検証、および災害復旧テストに対応したMicrosoft 365のバックアップソリューションの導入をご検討ください。データ保護ジョブを自動化することで、データが定期的にバックアップされ、データ保護の抜け落ちを防ぐことができます。バックアップの自動化により、バックアップ管理が簡素化され、人為的なミスのリスクも軽減されます。
バックアップの頻度と保存期間
GDPRやその他の規制要件を満たすよう、バックアップの頻度と保存期間の設定を行ってください。その際、組織の業務上のニーズも考慮に入れる必要があります。
- 定期的なバックアップ. 必要な時にいつでもデータを復元できるよう、Microsoft 365のバックアップジョブを定期的に実行してください。この目的のために、許容可能なRPOに基づいて自動バックアップジョブを設定してください(復旧時点目標) の値。運用上の要件に応じて、バックアップは毎日、あるいは(頻繁に変更や更新が行われるデータの場合は)1時間ごとに実行することができます。
- スケジュール. このパラメーターは、バックアップジョブが実行される頻度を定義します。Microsoft 365 の自動スケジュール設定を構成します。これには、フルバックアップや 増分バックアップ データ保護の面で、より高い信頼性を実現するため。
- 定着率. バックアップ 保持期間の設定オプション バックアップの保存期間を定義します。GDPRの要件を満たすよう、バックアップの保存期間を設定してください。データ最小化の原則を念頭に置いてください。これは、個人データは必要以上に長く保持してはならないことを意味します。保存期間を設定する際は、組織の事業継続性を確保するために十分なバックアップデータを保持する必要があることに留意してください。法律や金融関連の組織では、他の業界の組織に比べて保存期間が長くなる場合があります。
- 復旧用のバージョンバックアップのスケジュールと保存期間の設定は、異なる時点に作成された保護対象オブジェクトの各バージョンを復元できるよう設定する必要があります。例えば、ランサムウェアによってファイルの最新バージョンが破壊された場合でも、その破損したデータが最新のバックアップ(リカバリポイント)に含まれている可能性があります。その場合、より古いリカバリポイントを使用することで、データの復元が可能になります。
災害復旧と事業継続
詳細な 災害復旧計画および事業継続計画 災害(システム障害、サイバー攻撃など)が発生した場合のダウンタイムを最小限に抑えるためです。災害復旧計画は、データ損失やサービス中断を最小限に抑え、あるいはデータ損失を伴わずに組織が業務を継続できるよう、しっかりと構築されていなければなりません。
- 災害復旧計画. A 災害復旧計画 バックアップからのデータ復旧の各手順について詳しく解説しています。データ復旧プロセスにおける各従業員の役割、復旧にかかる推定時間、その他の事項についても説明しています。質の高い災害復旧計画があれば、組織は最も厳しい RTO また、データを迅速に復旧できるため、サービスの中断を最小限に抑えることができます。
- 事業継続計画. A 事業継続計画 通常、災害復旧計画と組み合わせて使用され、災害発生中および発生後も組織の業務機能を維持できるようにします。信頼性の高いバックアップがあれば、ユーザーは必要な業務を行うために必要な情報にアクセスできるようになります。
- バックアップおよび復旧テストバックアップのテストを行うことで、バックアップ内のデータに不整合や破損が生じる可能性を低減し、バックアップが正常に機能していることを確認するのに役立ちます。 データ復旧テスト 災害発生時に、データやワークロードを問題なく復旧できる可能性が高まります。テストを行うことで、組織は災害復旧計画や事業継続計画が想定通りに機能することを確認できます。
- バックアップ用の冗長化された保存場所. によると、 3-2-1バックアップルール、バックアップとバックアップコピーは別々の場所に保管することをお勧めします。この方法により、災害復旧戦略が大幅に強化されます。ただし、欧州連合(EU)域内の居住者のデータを扱う組織は、GDPRの要件を満たし、地理的にEU域内に所在するサーバーにデータを保管する必要があります。このため、次のようなクラウドバックアップストレージを選択する際には注意が必要です。 AWS または Azure、およびパブリッククラウドストレージ向けに欧州地域に設置された特定のデータセンター。
NAKIVO Backup & Replication Microsoft 365のバックアップ用
NAKIVO Backup & Replicationsのサポート Microsoft 365 のバックアップNAKIVOのソリューションは、Microsoft Exchange Online、OneDrive for Business、SharePoint Online、およびTeamsのバックアップに対応しています。
以下の機能により、欧州の規制要件への準拠を支援します:
- 送信元、転送中、および保存時のデータ暗号化
- バックアップジョブの自動化
- バックアップの確認
- 柔軟なスケジュール設定と保持設定
- ファイルおよびオブジェクトの詳細な復元
- バックアップコピーと クラウドへのバックアップ ヨーロッパ内の保存先地域を選択して、Microsoft 365 のバックアップを保存できる
- 変更不可能なバックアップ
欧州におけるOffice 365バックアップの将来
テクノロジーは進化し続けており、そのため、将来的には欧州のユーザーにとって、Office 365のバックアップに関して新たな課題が生じる可能性があります。
新たなデータ保護規制
データプライバシーへの懸念は高まり続けており、欧州ではGDPRに加え、さらに強化された新たな規制基準が導入される可能性が高い。こうした規制は、欧州のユーザーと取引を行う組織におけるMicrosoft 365のバックアップにも影響を及ぼすことになる。データ保護要件はより厳格化される可能性があり、企業はバックアップ戦略を見直す必要が生じるだろう。一部の欧州諸国では、欧州連合全体で一般的に適用されている要件に加え、独自のデータ保護要件を導入する可能性がある。
新しいバックアップ技術
データ保護技術もますます高度化しており、機能も向上しています。人工知能を活用することで、脅威をより早期に検知したり、データの整合性チェックを強化したり、ランサムウェアがデータを破壊する前に用いる異常なパターンを検知したりすることが可能になります。これにより、ランサムウェアの検知および防止メカニズムの改善が期待されます。
結論
欧州において効果的なOffice 365バックアップ戦略を実行するには、組織はGDPRなどの欧州の規制やデータ保護基準を理解する必要があります。バックアップの保存場所、バックアップの頻度、および保存期間の設定を決定する際には、規制要件を考慮に入れる必要があります。Microsoft 365のバックアップに対応し、欧州のデータ保護要件を満たすように設定可能なデータ保護ソリューションを選択してください。
