Exchange Online 対 Microsoft Office 365。ビジネス向けメールホスティングにはどちらが最適か？
電子メールは、あらゆる企業にとって不可欠なコミュニケーションツールです。いずれの企業も、サードパーティ製メールサービスと自社ホスティング型のメールサービスのどちらを選ぶかという選択を迫られる時期が訪れます。もし御社がまだオンプレミスのメールクライアントを使用しているなら、クラウドベースのホスティングについて検討したことがあるでしょう。しかし、オンプレミスサーバーからクラウドへ移行する前に、ビジネス向けメールホスティングに関して考慮すべき点は数多くあります。また、移行を決断した場合、スタンドアロンのメールソリューションを選ぶべきか、それとも御社の環境における複数のニーズをカバーするスイートを選ぶべきでしょうか？
この記事では、オンプレミスサーバーからExchange OnlineやMicrosoft 365のフルセットへ移行する際に考慮すべきポイントについて解説します。さらに、これら2つの選択肢について、明確な説明と比較を行います。この記事を読み終える頃には、御社に最適なソリューションを見極めるための知識が身につくことでしょう。
Exchange Online 対 Microsoft Office 365
Exchange OnlineとMicrosoft Office 365を比較すると、両製品の機能が全く異なるため、混乱を招く可能性があります。
Microsoft Office 365 これは、Microsoftが提供するクラウドベースのSaaS(Software as a Service)アプリケーションスイートであり、Microsoft Word、Microsoft PowerPoint、Microsoft Excel、Outlookなどが含まれています。このスイートには、SharePointやExchangeといったサーバーベースのアプリケーションも含まれています。では、Exchange Onlineとは一体何なのでしょうか？
Exchange Online は、電子メール、連絡先、カレンダー、タスクにアクセスできる、Microsoftのクラウドベースのメールサービスです。Microsoft Office 365に含まれるExchange Onlineは、単一の製品というよりは、ツールの集合体と言えます。Exchange Onlineは通常、Microsoft 365と競合するものではなく、むしろそれを補完するものです。
ユーザーは、一方の製品だけを取得することも可能です。例えば、Microsoft Office 365のフルスイートを購入せずに、Microsoft Exchange Onlineのプランだけを購入することができます。一方で、Microsoft 365 Appsのように、Exchange Onlineが含まれていないプランもあります。たとえユーザーが最初はExchange Onlineのみを選択した場合でも、いつでもMicrosoft 365にアップグレードするオプションがあります。
Exchange OnlineとMicrosoft 365を比較する前に、Exchange OnlineとExchange Server、およびMicrosoft 365とOffice 365を混同しないようにすることが重要です。これらの概念を明確に理解しておくことで、自社のニーズに最適なソリューションを見極めやすくなります。
Exchange Online 対 Exchange Server
類似点があるため、Exchange OnlineとExchange Serverは大きく異なるにもかかわらず、これら2つの製品はしばしば混同されがちです。主な違いは以下の通りです:
- サーバー。 Microsoft Exchange Online は完全にクラウドベースであるのに対し、Exchange Server は専用の仮想サーバーまたは物理サーバー上でホストされます。
- ライセンス。 Microsoft Exchange Server ではサーバーライセンスとクライアントライセンスが必要ですが、Microsoft Exchange Online ではユーザーごとに月額料金を支払います。
- 拡張性。 Microsoft Exchange Onlineはクラウドベースのソリューションとして、容易にスケールアップやスケールダウンが可能ですが、Exchange Serverの場合はその作業がより複雑になります。
Microsoft 365 対 Office 365
2020年4月、マイクロソフトのブランド名が変更され、Office 365はMicrosoft 365となりました。マイクロソフトはこの決定について、サブスクリプションプランが提供するメリットや機能をより的確に反映させる機会であると説明しています。基本的に、ブランド名のみが変更され、スイートの価格や機能には変更はありませんでした。
Microsoft Office 365 対 Exchange Online。どちらを選ぶべきか
スタンドアロンのメールソリューションと多機能スイートのどちらを選ぶかは、ビジネスのニーズによって異なります。ただし、最終的な選択を行う前に、考慮すべき点がいくつかあります。
企業の規模
通常、中小企業は組織構造がシンプルな傾向にあります。そのため、多くの企業ではExchange Onlineだけで十分に機能します。もちろん、これは個々の状況によって異なり、企業ごとにニーズも異なります。しかし、中小企業の場合、Microsoft 365が提供する高度な機能までは必要としないことがよくあります。一方で、従業員数が多く、組織構造が複雑な企業であれば、業務フローの改善にMicrosoft 365が最適である可能性があります。
コラボレーション
選択は、職場環境の連携の度合いによって異なります。たとえ小規模なビジネスであっても、チームワークが重視されるのであれば、Microsoft 365のプランのいずれかを選択することを検討すべきです。そうすることで、さまざまなビジネスコミュニケーションツール(Microsoft Teams、Skype for Businessなど)を利用できるようになり、ワークフローを効率化し、コラボレーションをより効果的に進めることができます。
業種
選択する際は、自社の業務内容に合わせて検討する必要があります。例えば、データ管理システムやデータ保存ソリューション、従業員間のコミュニケーション機能が必要な場合は、Microsoft Office 365のプランのいずれかを選択することを検討すべきです。SharePoint、OneDrive、Microsoft Teamsなどは、ビジネスに役立つアプリケーションのほんの一例に過ぎません。しかし、自社のニーズがメールのやり取りに限られている場合は、Exchange Onlineのみを選択することも可能です。
費用
もちろん、ビジネス向けのソリューションを選ぶ際には、価格は重要な検討要素となります。この場合、費用は選択するプランによって異なります。 例えば、Exchange Onlineはユーザーあたり月額4ドルから8ドルですが、Microsoft 365はユーザーあたり月額5ドルから始まり、ビジネスパックでは月額20ドル、エンタープライズプランでは月額57ドルまで上がります。最も安価なプランはわずか1ドルの差ですが、Exchange Onlineに加え、Microsoft Teams、OneDrive、SharePoint Onlineも利用できます。
Microsoft 365 および Exchange Online へのメール移行
Exchange Online から Microsoft 365 への移行を決めたとしても、作業環境が劇的に変わることはありません。Microsoft 365 はコラボレーションやコミュニケーションの機会を拡大し、業務の流れを円滑にするためのその他の機能も統合します。これらの更新には多少の時間とリソースが必要になるかもしれませんが、そのプロセスが業務のあり方を根本から変えるようなものではありません。
しかし、オンプレミス型サービスからクラウド型サービスへの移行を検討している場合は、考慮すべき点が数多くあります。そのソリューションは信頼できるでしょうか？ 業務体制をどのように再構築すべきでしょうか？また、データ保持や暗号化ポリシーといった業界規制についてはどうでしょうか？これらは、選択を行う際に考慮すべき質問のほんの一部に過ぎません。
もしMicrosoft 365やExchange Onlineへの移行を決断した場合は、データ損失事故が発生した際に時間とリソースを節約しつつデータを保護する最善の方法は、Microsoft Officeのバックアップであることを忘れないでください。 Exchange Online または Microsoft 365 プランのいずれかに移行する前に、ビジネス用メールホスティングに関して考慮すべき重要な点がいくつかあります。まず、現在使用しているメールソリューションを特定し、どのような移行オプションが利用可能かを把握してください。トラブルや追加費用を避けるため、すべてのネットワークユーザーが Office 2010 以降を使用していることを確認してください。その他の考えられる課題としては、次のようなものがあります:
- ドメインネームシステム(DNS)レコードへのアクセス。 すべてが順調に進めば、DNSレコードの変更には通常1時間もかかりません。しかし、DNSレコードへのアクセス権がないと問題が生じ、大幅な遅延を招く可能性があります。Microsoft 365への移行時には、ドメインの所有権を確認し、メールを新しいメールボックスに転送するために、DNSへのアクセス権が必要です。そうしないと、すべてのメールが旧サーバーに送信されてしまいます。
- メール転送ソリューションおよびデバイス。 移行を行う前に、プリンターやスキャナーなどのネットワーク機器について検討することが極めて重要です。そうしないと、障害通知が表示されたり、スキャンした文書が正しくメール送信されなくなったりする可能性があります。こうした問題を回避するため、メールサーバーに接続されている機器やサービスを徹底的に把握しておいてください。また、移行中は、すべての機器を新しいクラウドサーバーに確実に接続するようにしてください。
- パスワードの規定遵守。 厳格なパスワードポリシーを策定し、多要素認証を有効にすることを忘れないでください。これは、クラウドを利用していないユーザーにとっては課題となるかもしれません。オンプレミスのメールサーバーもサイバーセキュリティリスクから完全に免れるわけではありませんが、クラウドベースのメールサーバーよりは安全です。幸いなことに、Microsoft 365では複雑なパスワードが必須となっています。さらに、すべてのネットワークユーザーは90日ごとにパスワードを変更する必要があり、これにより不正アクセスを防ぐことができます。
- オートコンプリートファイルと署名の消失。 新しいメールボックスへの移行後、個人用ストレージ(PST)ファイルを再度接続する必要が生じる場合があります。また、署名やオートコンプリート用のファイルが消失してしまう可能性もあります。移行を行う前に、以前の設定が失われることが問題になるかどうかを判断しておく必要があります。もちろん、これらのデータも移行することは可能ですが、追加の手間がかかります。予期せぬ事態を避けるためにも、この点を移行計画に盛り込んでおくことをお勧めします。
- カレンダーの共有。 貴社でカレンダー機能を頻繁に利用している場合は、移行計画にその対応も盛り込む必要があります。カレンダーの共有権限は、Microsoft 365 へ自動的に引き継がれない可能性があります。そのため、移行前にカレンダーの共有権限を照合し、バックアップをとっておく必要があります。
- ウイルス対策、スパム対策、ブラックリストおよびホワイトリスト。 移行後も、現在使用しているウイルス対策ソフトやスパム対策ゲートウェイを引き続き使用するかどうかを検討してください。Microsoft 365にはメールの安全性を確保するセキュリティソリューションが備わっているため、標準で提供される保護機能を利用することも可能です。また、ホワイトリストやブラックリストについても検討が必要です。独自に作成したリストを移行する予定がある場合は、その方法を検討し、計画に盛り込んでください。
- 新しいセキュリティ機能。 Microsoft 365 への移行は、セキュリティ計画を見直し、更新する絶好の機会です。導入を検討すべきメールセキュリティ機能としては、データ損失防止(DLP)、暗号化メール、アーカイブ機能などが挙げられます。すべての Microsoft 365 スイートには、セキュリティおよびコンプライアンス機能が標準で含まれています。ただし、機能には違いがありますので、業界のセキュリティ基準に基づいて選択してください。
結論
Microsoft 365 は、コラボレーションを簡素化し、アクセシビリティを向上させるさまざまな便利な機能により、Exchange Online の技術的な可能性をさらに高めます。ただし、Exchange Online を使用する場合、クラウドに保存されるのはメール、カレンダー、連絡先のみであることに常に留意する必要があります。一方、Microsoft 365 では、技術環境全体がクラウドベースとなります。 したがって、選択は一つの問いに集約されます。コラボレーション、生産性、コミュニケーション、アクセシビリティ、そして何よりも重要なセキュリティと保護に関して、貴社のビジネス要件はどのようなものでしょうか？
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