Office 365 のメールアーカイブ：アーカイブ機能を有効にする方法
Microsoft 365 のアーカイブメールボックスは、電子メールデータの管理を改善するために活用できます。規制への準拠を維持し、内部監査のためのデータ可用性を確保するために、テラバイト規模の電子メールデータを管理することは困難を伴う場合があります。
このブログ記事では、アーカイブメールボックスとは何か、またその利用を開始する前に考慮すべきメリットとデメリットについて解説します。さらに、GUI および PowerShell コマンドを使用して Office 365 でメールボックスのアーカイブ機能を有効にする方法についても紹介します。
アーカイブメールボックスの理解
Office 365のアーカイブメールボックスは、実質的にメール用の追加ストレージスペースです。メインのストレージに新しいデータのためのスペースを確保し、メール、ドキュメント、画像などの古いアイテムをアーカイブに送信することで、サーバーの負荷を軽減できます。コンプライアンス要件や社内ポリシーの理由から、メールデータを一定期間保存する必要がある組織にとって、これらのメールボックスは有用です。
メリットとデメリット
Office 365のメールアーカイブ機能を有効にするメリットには、次のようなものがあります:
- 経営の効率化。 メインのメールボックスを使えば、最新のメールスレッドに素早くアクセスでき、古いスレッドはアーカイブに移動できます。これにより、パフォーマンスが向上し、データの検索がより効率的かつ便利になります。
- 法令遵守。 アーカイブメールボックスは、追加の保存容量を提供し、アーカイブされたメールが誤って削除されるのを防ぎます。これにより、メインのメールボックスを圧迫することなく、データ保存ポリシーを順守することができます。
- ストレージの自動化。 アーカイブメールボックスを有効にした後、Office 365 の自動拡張機能を有効にすることをご検討ください。メールボックスの自動拡張とは、ユーザーが設定されたストレージ容量の上限に達すると、システムが自動的にストレージ容量を 10 ギガバイト分拡張する機能です。この場合、ストレージ容量を追加するためにユーザーや IT 担当者の手を借りる必要はありません。
一方で、アーカイブメールボックスを有効化すると、ITチームはより複雑な環境下でデータ管理上の課題に直面することになります。とはいえ、有資格の専門家であれば、Microsoft 365アカウントの監視や利用可能なストレージ容量の確認を行い、PowerShellコマンドを活用することで、効率を損なうことなく管理タスクをより迅速に完了させることができます。
アーカイブメールボックスの実装
Office 365 でアーカイブメールボックスを設定するには、システム上で適切な権限を持ち、特定の構成手順を完了する必要があります。まず、権限について確認しましょう。
権限の概要
なお、具体的な権限は、お使いの Office 365 のバージョンやアカウントの役割によって異なる場合があります。一般的に必要な権限には、以下のものがあります:
- Exchange 管理者。 アーカイブメールボックスを有効にするには、これらまたは類似の権限が必要です。Exchange 管理者として、Exchange Online の設定を管理できます。アーカイブメールボックスの構成も、このカテゴリに含まれます。
- 組織管理。 このロールには管理者権限と、Office 365 の各機能への完全なアクセス権が付与されます。アーカイブメールボックスを有効にするには、状況によってはこのロールの割り当てが必要になる場合があります。
- コンプライアンス管理。 この役割では、Office 365 のコンプライアンス機能および関連設定を管理できます。これは、電子メールを保存し、規制への準拠を維持するために Microsoft 365 アーカイブ機能を有効にするために必要です。
- メールボックスのインポートとエクスポート。 この役割を持つ Microsoft 365 ユーザーは、アーカイブメールボックスへのデータのインポート(およびそこからデータのエクスポート)を行うことができます。
アカウントに必要な権限が設定されると、アーカイブメールボックスを作成できるようになります。
Office 365 でメールボックスのアーカイブ機能を有効にする
アーカイブメールボックスを有効にすると、システムはメインメールボックス内のアイテムが、最近割り当てられたアーカイブポリシーに適合するかどうかを確認します。ポリシーで指定された日付より前に作成されたアイテムは、新しく作成されたアーカイブに移動されます。アーカイブポリシーに基づき、メインメールボックスからアーカイブへアイテムを移動するデフォルトの期間は、アイテムの配信または作成から2年後です。
アーカイブメールボックスを有効にするには、次の手順を実行します:
- Exchange 管理センター (EAC) にログインし、次に
Recipients > Mailboxes. - メールボックス一覧から、アーカイブ機能を有効にするアカウントを選択してください。
- フライアウトペインが表示されます。選択してください
Others. 以下Mailbox archive、ヒットManage mailbox archive. - その後、
Manage mailbox archiveパネル、検索して有効にするMailbox archive最後に、[] をクリックしてくださいSave.
アーカイブメールボックスの作成には数秒かかる場合があります。完了すると、リスト内のユーザーのアーカイブステータスが"アクティブ"に変わります。ただし、Webページを更新するまでステータスの変更が表示されない場合があります。
PowerShell を使用して Office 365 メールボックスのアーカイブを有効にする手順を見ていきましょう。
単一のアカウントに対してアーカイブメールボックスを有効にするには、次のコマンドレットを実行します。
Enable-Mailbox -Identity
組織内のすべてのユーザーに対してアーカイブメールボックスを有効にするには、次のコマンドレットを使用します:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive
注: 保存ポリシーまたは訴訟保留が設定されているメールボックスを持つアカウントでアーカイブ機能を有効にすると、メインメールボックスの"復元可能アイテム"フォルダーのストレージ容量は、標準の100 GBから105 GBに増えます。これにより、自動拡張機能が無効になっている場合でも、削除済みアイテムを記録するための空き容量が確保されます。また、このフォルダーの警告クォータも90 GBから95 GBに引き上げられます。
アーカイブメールボックスの無効化
GUI を使用してアーカイブメールボックスを無効にするには、Exchange 管理センターで同様のオプションを利用できます。唯一の違いは、[ Mailbox archive status 再度切り替える。
アーカイブされたアイテムを失うことなく、アーカイブメールボックスを再有効化するには30日間の猶予があります。その期間内に再有効化すれば、アーカイブされたコンテンツを復元できます。30日を超えると、無効化されたメールボックスのアーカイブコンテンツは復元不可能な状態で完全に削除されます。 30 日経過後にアカウントでこの機能を再度有効化すると、新しいアーカイブメールボックスが作成されます。
前述の通り、デフォルトのポリシーでは、アイテムの作成または配信から 2 年後にアーカイブメールボックスへ移動するよう設定されています。アーカイブメールボックスを無効化しても、メインメールボックスの内容には何の影響もありません。
PowerShell を使用して Office 365 の特定のアカウントでメールボックスアーカイブを無効にするには、次のコマンドレットを実行します。
Disable-Mailbox -Identity
アーカイブメールボックスが有効になっているすべてのアカウントについて、アーカイブメールボックスを無効にするには、次のコマンドを使用します:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Disable-Mailbox -Archive
Microsoft 365 アーカイブデータの保護強化
アーカイブされたアイテムを保護されたデータ、あるいは単なるバックアップとして扱うことは、機密データの損失やコンプライアンス違反による罰金につながる恐れのある誤りです。アーカイブメールボックスは個別に設定・管理されていますが、それでもMicrosoft 365アカウントの一部です。そのアカウントへのアクセス権を失ったり、Microsoft側のサービス障害が発生したりした場合、アーカイブデータにアクセスできなくなります。
Microsoft 365のアイテムをローカルにバックアップする エクスポート機能を使用して異なるファイルに出力する これは、データの予備コピーを確保するための標準的な方法です。この方法はサードパーティ製ソリューションを必要とせず、個人ユーザーにも適していますが、小規模な組織であっても、Office 365 のアイテムに対しては、より一元化され、自動化され、効率化されたデータ保護ワークフローが必要です。
Microsoft 365 のバックアップと復元については NAKIVO Backup & Replication は、Exchange Online、Microsoft Teams、OneDrive for Business、およびSharePoint Onlineのデータを簡単にバックアップするための最適なソリューションです。Microsoft 365データの高速な増分バックアップを作成し、それらをローカルに保存することで、アカウント全体の可用性と復旧性を確保します。また、便利な検索機能を使用して、特定のアイテムを数秒で素早く見つけ出し復元できるほか、メールボックスのアーカイブが無効になっている場合や利用できない場合でも、コンプライアンス要件を満たし続けることができます。
結論
Office 365 のメールアーカイブ機能により、組織はコンプライアンス対応のためにメールを保存し、Microsoft のエコシステム内でデータ保持ポリシーをカスタマイズすることができます。GUI を使用して、特定のアカウントのアーカイブメールボックスを有効または無効に設定できます。PowerShell を使用すれば、適切なコマンドを実行することで、組織内のすべての Microsoft 365 アカウントをより効率的に管理できるほか、同様の機能を利用できます。
