Nozioni di base sulla strategia di backup di Microsoft 365

Una strategia di backup per Microsoft 365 è un piano completo progettato per prevenire o ridurre al minimo il danneggiamento e la perdita dei dati di Microsoft 365 causati da attacchi informatici, guasti hardware o software, altre interruzioni di servizio e disastri. La strategia garantisce che una copia di backup dei dati sia prontamente disponibile per un ripristino rapido, riducendo al minimo i tempi di inattività e le interruzioni delle operazioni aziendali.

La strategia di backup di ogni organizzazione è unica e influenzata da fattori quali il settore, le dimensioni dell'azienda, le risorse disponibili, l'esposizione al rischio e i requisiti di resilienza operativa. Una strategia ben strutturata include in genere analisi dei rischi, gestione delle risorse IT, obiettivi, metodi e procedure di backup, schemi di conservazione, gestione dello storage, piani di risposta agli incidenti e test.

Sicurezza dei dati

Un strategia di backup solida migliora notevolmente la capacità della vostra organizzazione di sopravvivere in un panorama di minacce informatiche in continua evoluzione.

Contrariamente a quanto si crede comunemente, Microsoft non è responsabile della protezione dei dati né delle perdite che la vostra organizzazione o i vostri clienti potrebbero subire a causa di interruzioni o malfunzionamenti dei servizi Microsoft. Microsoft non consiglia di eseguire un backup tutti i vostri dati di Microsoft 365 per evitare perdite.

NOTA: Gli strumenti nativi di Microsoft 365 non forniscono le funzionalità necessarie per garantire la sicurezza dei dati e un ripristino rapido. Questi strumenti sono spesso complessi, richiedono un'amministrazione manuale e offrono una protezione insufficiente dai ransomware. Pertanto, la maggior parte delle organizzazioni opta per software di terze parti come NAKIVO backup per Microsoft 365.

Continuità operativa

Anche un'ora di interruzione non pianificata può costare alle aziende industriali 125.000 dollari, per non parlare dei rischi reputazionali. L'implementazione di adeguati criteri di backup e ripristino in Microsoft 365 garantisce un ripristino rapido e senza interruzioni, consentendo di riprendere prontamente le operazioni aziendali in caso di disastri o guasti del sistema.

Conformità

Normative quali GDPR, HIPAA, NIS2 e DORA impongono un'elevata resilienza operativa e la mancata conformità può comportare multe che ammontano a milioni. Anche se la vostra organizzazione non è soggetta a queste normative, potrebbe essere necessario conservare i dati per cause legali e richieste di e-discovery.

NOTA : Sebbene Microsoft 365 disponga di strumenti di conservazione come eDiscovery e blocco per controversia legale, questi sono spesso obbligatori e richiedono un notevole sforzo manuale, con conseguenti errori umani e perdita di dati.

Non esiste un approccio valido di dimensioni universali; ogni organizzazione deve definire una strategia di backup che si adatti alle proprie esigenze specifiche. Tuttavia, ecco gli aspetti più importanti da considerare.

1. Valutare i rischi potenziali

Inizia con l’analisi delle vulnerabilità ( valutazione dei rischi ) e l’analisi dell’impatto sul business per comprendere le vulnerabilità e i rischi potenziali della vostra organizzazione. Questi possono includere attività dannose, errori umani, interruzioni di servizio e guasti. Un criterio completo di protezione dei dati di Office 365 dovrebbe delineare diversi scenari per affrontare vari tipi di rischio.

2. Determinare l'ambito

Identificate le vostre risorse e determinate la loro importanza per l'azienda. Documentate tutte le app e i servizi di Microsoft 365 in cui archiviate i dati e assegnate loro una priorità (ad esempio, potete classificarli come critici, mission-critical, importanti, importanti per le prestazioni, ecc.).

In genere, le app e i dati da includere in una politica di backup di Microsoft 365 sono:

• Exchange Online caselle di posta, e-mail, allegati, calendari e contatti
• OneDrive for Business file, documenti, inclusa la cronologia delle versioni, file multimediali
• SharePoint Online siti, librerie ed elenchi
• Microsoft Teams conversazioni, file multimediali, canali, note

3. Impostare gli obiettivi di punto di ripristino

Determinare obiettivi di ripristino per ogni risorsa in base alla criticità dei dati e alla frequenza di aggiornamento:

• Obiettivo di punto di ripristino – la quantità massima di dati che è possibile perdere. Più i dati sono critici e dinamici, più basso deve essere l'RPO da impostare.
• Obiettivo di tempo di ripristino – il tempo massimo di inattività che la vostra organizzazione può tollerare. Per le app e i servizi critici di Microsoft 365, il valore RTO è espresso in secondi, mentre per quelli non critici può variare da ore a giorni.

La priorità e gli obiettivi di ripristino determinano la frequenza dei backup e la loro disponibilità per il ripristino. Ad esempio, l'archiviazione del contenuto delle cassette postali su nastro scollegato dalla rete può salvare i dati dagli attacchi informatici, ma difficilmente vi aiuterà a ripristinare i dati in pochi secondi quando se ne presenta la necessità. Questo ci porta al prossimo aspetto della strategia.

4. Diversificare l'archiviazione dei backup

Il tiering dello storage vi aiuta ad allinearvi ai vostri obiettivi, ottimizzando al contempo la capacità di archiviazione e la gestione. Una delle procedure consigliate di sicurezza di Office 365 consiste nell'allineare la vostra strategia con il Regola del 3-2-1 per massimizzare la resilienza dei dati. In base a questa regola, è necessario disporre di almeno 3 copie dei dati archiviate in due ubicazioni offsite e una nel cloud, assicurandosi di avere sempre una copia di backup da cui effettuare il ripristino. È possibile potenziare ulteriormente questa strategia aggiungendo almeno una copia immutabile e una Backup con protezione air-gap per una protezione più affidabile contro il ransomware.

Anche i diversi tipi di archiviazione influiscono sui tempi di ripristino. Come accennato in precedenza, è possibile eseguire il backup dei dati degli utenti Microsoft 365 eliminati e archiviarli offsite su dispositivi rimovibili. Tuttavia, in questo caso il ripristino potrebbe richiedere più tempo rispetto a quello dall'archiviazione locale. D'altra parte, l'archiviazione locale, pur garantendo un ripristino più rapido, può essere meno sicura di un dispositivo di storage offline. La decisione dovrebbe basarsi sui tipi di archiviazione disponibili, sui vincoli di budget, sulla priorità dei dati e sugli obiettivi di ripristino.

NOTA : Una valida alternativa per l'archiviazione dei backup di Microsoft 365 è un altro cloud esterno all'infrastruttura di Microsoft 365. Tuttavia, non tutte le soluzioni consentono il backup diretto di Microsoft 365 sul cloud o su dispositivi esterni come NAS e appliance di deduplicazione. NAKIVO Backup & Replication supporta un'ampia gamma di destinazioni di archiviazione per Microsoft 365.

5. Configurare le pianificazioni di backup e la conservazione

Le organizzazioni potrebbero dover eseguire il backup dei dati critici quotidianamente o anche più frequentemente, consumando rapidamente lo spazio di archiviazione. Per questo motivo, un buon criterio di backup e ripristino per Microsoft 365 dovrebbe includere pianificazioni di backup per varie app e schemi di rotazione dei punti di ripristino per ottimizzare lo spazio di archiviazione senza perdere dati importanti.

Uno degli schemi di rotazione più comunemente utilizzati è il Nonno-Padre-Figlio (GFS). Questo schema multilivello incorpora vari tipi di backup per migliorare la resilienza dei dati:

• Un backup completo eseguito a intervalli più lunghi (un mese o più).
• Un backup differenziale o incrementale eseguito a intervalli più frequenti (ad esempio, settimanalmente)
• Un backup incrementale eseguito il più frequentemente possibile (quotidianamente o anche ogni ora, se necessario)

La gestione dei backup per centinaia o migliaia di Utenti Microsoft 365 e la varietà di app che utilizzano può rapidamente sopraffare gli amministratori, portandoci al punto successivo.

6. Automatizzare le attività di backup

Gli errori umani sono un causa comune di perdita di dati, e l'implementazione di protocolli di automazione del backup può aiutare a ridurne al minimo il verificarsi. I protocolli possono includere sequenze di backup automatizzate, pianificazioni, avvisi post-backup, criteri di protezione dei dati, impostazioni di conservazione integrate e altro ancora.

NOTA : Gli strumenti nativi di Microsoft 365 non solo sono complessi, ma offrono anche funzionalità di automazione limitate, con un conseguente aumento del lavoro manuale per gli amministratori. È importante scegliere una soluzione di backup di terze parti in grado di alleggerire le attività di routine degli amministratori e ridurre gli errori umani.

7. Creare un piano di risposta agli incidenti

Stabilire le priorità di ripristino per le diverse app di Microsoft 365 in base agli obiettivi di ripristino. Definire in dettaglio i protocolli di ripristino per garantire che gli amministratori sappiano esattamente cosa, come, quando e dove ripristinare i dati in vari scenari di incidente. La soluzione di backup dovrebbe supportare diversi tipi di ripristino, tra cui il ripristino completo dell'account e il ripristino granulare a un punto nel tempo di file e oggetti delle app come e-mail, allegati, canali di Teams, siti di SharePoint Online e altro ancora.

8. Considerare i miglioramenti alla sicurezza

La strategia di backup non dovrebbe concentrarsi esclusivamente sul backup, ma stabilire un quadro completo di protezione dei dati. Ciò comporta protocolli di sicurezza per la gestione degli accessi, la crittografia, il monitoraggio delle minacce in tempo reale e altro ancora.

9. Verificare l'efficacia della strategia

Indipendentemente da quanto sia avanzata la vostra strategia, sono necessarie revisioni, test e aggiornamenti regolari delle procedure e dei protocolli per garantire l'efficacia contro i rischi digitali in continua evoluzione.

Recenti atti dell'UE come NIS2 e DORA introducono la responsabilità della gestione per gli incidenti e la perdita di dati. Ciò significa che la continuità operativa, compresa la strategia di backup, non è più di esclusiva competenza del reparto IT. La collaborazione con la gestione è essenziale per garantire che la strategia di backup sia in linea con le esigenze di tutte le unità aziendali. Inoltre, il coinvolgimento della gestione può contribuire a sensibilizzare il personale sulle minacce e a migliorare la cyberigiene in tutta l'organizzazione.

NAKIVO Backup & Replication è una soluzione affidabile per la protezione dei dati che riunisce tutte le vostre esigenze di protezione in un unico posto. Oltre ai carichi di lavoro virtuali, cloud e fisici, la soluzione supporta le app e i servizi di Microsoft 365, nonché i backup da cloud a cloud. Le funzionalità complete della soluzione, comprese le capacità di ripristino di emergenza automatizzato, la rendono la scelta ideale per strategie di backup di qualsiasi complessità.