Herramientas de terceros para el backup de Microsoft 365
Muchas empresas confían en servicios SaaS basados en la nube, como Microsoft 365, para garantizar una productividad ininterrumpida, la colaboración en tiempo real y el acceso constante a los datos. Sin embargo, a medida que aumenta el volumen de datos, las funciones nativas de Microsoft resultan insuficientes para garantizar una protección adecuada de los datos frente a errores humanos y amenazas cibernéticas. Además, las funciones nativas no bastan para cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo cada vez más estrictos, lo cual es crucial para los sectores altamente regulados.
El Contrato de prestación de servicios de Microsoft anima a los usuarios a utilizar herramientas de terceros para la copia de seguridad de los datos, ya que el modelo de responsabilidad compartida hace que los usuarios sean responsables de proteger sus datos, incluyendo la copia de seguridad, la recuperación y la gestión del acceso. Microsoft no se hace responsable de ninguna pérdida de datos, incluso si se debe a la indisponibilidad del servicio.
Estos factores llevan a las empresas a buscar soluciones de terceros más completas para el backup de Microsoft 365 y la recuperación.
¿Cuáles son las principales diferencias entre las funciones de backup nativas de Microsoft 365 y las soluciones de terceros?
Microsoft 365 cuenta con funciones nativas para el cumplimiento normativo, el archivado, la retención y la seguridad de los datos, pero estas no constituyen una solución de backup. No ofrecen recuperación a un momento determinado, y el periodo de recuperación suele limitarse a entre 30 y 90 días, a menos que se retengan los datos por motivos de cumplimiento normativo.
Por si estas limitaciones no fueran suficientes, el inconveniente más significativo de todas las herramientas nativas de Microsoft, incluida la nueva solución de backup de M365, es que no separan físicamente los datos primarios de los de backup. Al almacenar todo dentro de la nube de Microsoft, se pone en riesgo la protección de datos y se crea una dependencia de Microsoft y sus servicios.
Las soluciones de terceros pueden integrarse con diferentes tipos de almacenamiento, como dispositivos extraíbles, nubes públicas y privadas, NAS y otros, así como con diversas herramientas que utiliza en su organización, como software antivirus o de supervisión del entorno de TI. Estas capacidades de integración hacen que las herramientas de terceros sean más flexibles y ampliables, lo que le permite personalizarlas fácilmente para adaptarlas a las necesidades de su empresa.
Las soluciones de terceros ofrecen mayor transparencia y funciones de protección de datos más amplias que las herramientas nativas de Microsoft. Dispone de un control granular sobre las copias de seguridad, su frecuencia y su ubicación. Entre las capacidades adicionales se incluyen más funciones de seguridad, una gestión granular de accesos y una amplia automatización.
¿Es suficiente la copia de seguridad nativa de Microsoft 365?
En 2024, se lanzó al mercado una herramienta de copia de seguridad nativa, Microsoft 365 Backup. Sin embargo, tanto sus datos principales como los de copia de seguridad residen dentro de la infraestructura de Microsoft. Si Microsoft 365 se ve comprometido, sus datos también lo estarán.
Microsoft 365 Backup no está incluido en su suscripción estándar y debe adquirirse como complemento. A diferencia de muchas herramientas de terceros que ofrecen hacer backup de los datos de SharePoint Online, Exchange Online, OneDrive y Teams, Microsoft 365 Backup aún no está disponible para Teams.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar servicios de backup de terceros para Microsoft 365?
Protección de datos mejorada sin dependencia de un único proveedor
Una de las prácticas recomendadas en materia de copias de backup consiste en almacenar las copias de backup en varias ubicaciones independientes para garantizar que se disponga de una copia segura a partir de la cual recuperarse en diferentes situaciones de desastre. Su servidor principal puede fallar, o podría ser víctima de un ciberataque, y lo último que desea es que sus copias de backup queden inaccesibles o se dañen junto con sus datos principales.
Por lo general, la regla de copia de seguridad 3-2-1 es la que mejor funciona: tener al menos 3 copias de los datos (datos de producción y 2 copias de backup), 2 de las cuales se almacenan en 2 soportes diferentes, como un disco o la nube, y 1 copia se almacena externa (fuera de la infraestructura de Microsoft). Puede mejorar aún más la mejora tu estrategia haciendo que al menos una copia de backup sea inmutable o almacenando una copia en un dispositivo desconectado y aislado de la red (copias de backup aisladas de la red).
Con software de backup de terceros, no se depende exclusivamente de Microsoft y sus servicios, lo que minimiza los riesgos de dependencia de un único proveedor y aumenta la resiliencia de los datos frente a diversas amenazas, incluido el ransomware.
Gestión centralizada y multitenencia
La mayoría de las empresas optan por una única solución de copia de seguridad que cubra todas sus necesidades de protección de datos en múltiples plataformas, incluido Microsoft 365. Una herramienta moderna de terceros suele ofrecer un panel de control centralizado para las actividades de protección de datos y es compatible con entornos mixtos e híbridos virtuales, físicos y en la nube. La supervisión y la generación de informes resultan más fáciles para los administradores cuando se puede acceder a todo desde un único panel de control.
Algunas herramientas también ofrecen instalación multitenant para gestionar oficinas con múltiples sucursales y departamentos dentro de una gran organización o de clientes, si usted presta servicios de TI.
Recuperación más rápida con objetivos más estrictos
Las herramientas de terceros le proporcionan un mayor control sobre los objetivos de recuperación, lo que le permite aumentar la frecuencia de las copias de seguridad y minimizar el tiempo de recuperación. Por ejemplo, puede mejorar los objetivos de punto de recuperación de las copias de seguridad utilizando esquemas de rotación totalmente personalizables y capacidades de automatización más amplias, incluyendo la protección de datos basada en políticas, secuencias de flujo de trabajo y programación.
Puede acortar los tiempos de recuperación mediante la búsqueda avanzada por palabras clave en los datos de backup y opciones de recuperación flexibles que, junto con una restauración completa de la cuenta más prolongada, incluyen la recuperación granular casi instantánea de objetos de aplicaciones (correos electrónicos, archivos adjuntos, chats de Teams, etc.) y archivos en la ubicación original o en cualquier otra de su elección.
Algunas herramientas también ofrecen coordinación de la recuperación ante desastres Funcionalidades y funciones de automatización para agilizar y proteger el proceso de recuperación, lo que repercute directamente en la continuidad de su negocio ante situaciones de desastres.
Seguridad avanzada y cumplimiento normativo
La protección de datos no se limita únicamente a los backups. Las herramientas de terceros suelen ofrecer funciones adicionales de seguridad de datos, como el control de accesos basado en roles, la autenticación multifactorial, el cifrado y la protección contra el ransomware. Algunas normativas de privacidad de datos, como el RGPD, pueden exigir a las organizaciones que proporcionen a los usuarios acceso a sus datos o que almacenen los datos de los usuarios en determinadas ubicaciones o regiones, lo cual es imposible de lograr con las herramientas nativas de Microsoft.
De este modo, las herramientas de terceros pueden ayudar a las empresas de sectores muy regulados, como el financiero y el sanitario, a garantizar el cumplimiento normativo y a mantenerse a salvo frente a amenazas en constante evolución.
Migraciones de datos fluidas
Las herramientas de terceros le permiten migrar datos fácilmente entre plataformas o inquilinos de Microsoft 365, minimizando las interrupciones y los riesgos de seguridad.
Cómo elegir la mejor solución de backup de terceros para Office 365: funciones clave a tener en cuenta
Hoy en día, existen numerosas herramientas de backup de terceros para Microsoft 365 que varían en cuanto a funciones, rendimiento y coste, y que se adaptan a diferentes necesidades empresariales y presupuestos. A continuación, se indican algunos factores clave a tener en cuenta.
Cobertura integral
Si desea simplificar la administración de la protección de datos, necesita una solución de backup «todo en uno». La solución debe cubrir todas sus cargas de trabajo y, junto con las aplicaciones de Microsoft 365, incluir compatibilidad con entornos físicos, virtuales y en la nube.
Facilidad de uso
Elija soluciones con una interfaz sencilla e intuitiva que los administradores puedan manejar fácilmente. Considere soluciones con un panel de control centralizado, preferiblemente basado en web, para que pueda acceder a él en cualquier momento. La facilidad de uso garantiza que sus administradores dispongan de tiempo suficiente para tareas de protección de datos más críticas, lo que nos lleva al siguiente punto.
Copias de seguridad automatizadas
La automatización de tareas rutinarias, como la programación de copias de seguridad y las políticas de copia de seguridad automatizadas, ayuda a los administradores a ahorrar tiempo al tiempo que reduce el riesgo de errores humanos y eliminaciones accidentales.
Opciones de restauración flexibles
Busque soluciones con múltiples opciones de recuperación en un momento determinado, incluida la recuperación de cuentas y la recuperación granular de archivos individuales, correos electrónicos, contactos y otros objetos de aplicaciones. Esta flexibilidad le permite restaurar los datos necesarios más rápidamente sin tener que realizar una recuperación completa y prolongada de la cuenta.
Seguridad de los datos
Una solución sólida de protección de datos le permite cifrar los datos de backup, controlar el acceso a los datos, hacer que las copias de backup sean inmutables y mucho más, para garantizar una mayor seguridad frente a la pérdida y la corrupción de datos.
Multitenencia y ampliabilidad
Si es un proveedor de TI o dirige una gran organización, considere una instalación multitenant para simplificar la gestión de sus clientes o departamentos de la empresa. La funcionalidad de multitenencia le permite asignar los recursos disponibles y realizar la gestión de forma centralizada, al tiempo que otorga a los inquilinos el derecho a administrar sus propias actividades de protección de datos.
Otro factor crucial es la facilidad de integración con herramientas de terceros y diversas plataformas de almacenamiento.
Prácticas recomendadas para elegir una solución de backup de terceros
Antes de buscar una solución de backup de Microsoft 365, define tu estrategia de protección de datos con los objetivos y las medidas de seguridad que debes implementar. La estrategia te ayudará a orientarte mejor entre las diversas soluciones disponibles en el mercado.
Céntrate en los cuatro factores siguientes a la hora de elegir una herramienta de backup de terceros.
Funciones
Las funciones de la solución deben ajustarse plenamente a las necesidades de tu organización, pero sin complicar la gestión de la protección de datos a tus administradores. Elija una herramienta con muchas funciones, pero fácil de usar, que cuente con una amplia gama de capacidades de automatización para liberar a sus administradores de las tareas rutinarias de gestión de backups.
También debe asegurarse de que las funciones de la solución sean suficientes para cumplir con las prácticas recomendadas de protección de datos, como la regla 3-2-1.
Reputación y fiabilidad
Consulte las opiniones de usuarios reales para obtener una visión imparcial sobre las funciones y la fiabilidad de la herramienta. Asegúrese de elegir una herramienta que lleve tiempo en el mercado y de que el proveedor tenga suficiente experiencia en el campo de la protección de datos.
Atención al cliente
Las mejores soluciones de backup de Microsoft 365 ofrecen asistencia 24x7 con múltiples canales para contactar con los ingenieros técnicos, incluyendo chat, llamadas y correos electrónicos.
Precios
La solución debe ofrecer licencias transparentes y ajustarse a su presupuesto. Algunas empresas prefieren herramientas basadas en suscripción, mientras que otras se benefician más de las licencias perpetuas.
No busques más: la solución de NAKIVO es lo que necesitas
NAKIVO Backup & Replication es una solución integral de protección de datos para todas sus cargas de trabajo, incluidas las aplicaciones de Microsoft 365. La solución es compatible con diversos tipos de almacenamiento y le permite guardar backups de forma local, en recursos compartidos de archivos SMB/NFS, en dispositivos desconectados y en nubes públicas o privadas.
Además de una sólida funcionalidad de copia de seguridad, la solución ofrece una amplia variedad de características de seguridad, coordinación de la Recuperación ante desastres y funciones antirransomware para garantizar una protección de datos fiable frente a diversas amenazas.
