Fundamentos de la estrategia de backup de Microsoft 365

Una estrategia de backup de Microsoft 365 es un plan integral diseñado para prevenir o minimizar la corrupción y la pérdida de datos de Microsoft 365 debidas a ciberataques, fallos de hardware o software, otras interrupciones y desastres. La estrategia garantiza que haya una copia de backup de sus datos fácilmente disponible para una recuperación rápida, lo que minimiza el tiempo de inactividad y la interrupción de sus operaciones comerciales.

La estrategia de copia de backup de cada organización es única y está influenciada por factores como el sector, el tamaño de la empresa, los recursos disponibles, la exposición al riesgo y los requisitos de resiliencia operativa. Una estrategia bien diseñada suele incluir análisis de riesgos, gestión de activos de TI, objetivos de copia de backup, métodos y procedimientos, esquemas de retención, gestión del almacenamiento, planes de respuesta a incidentes y pruebas.

Seguridad de los datos

A estrategia de backups sólida mejora significativamente la capacidad de su organización para sobrevivir en el panorama de las amenazas cibernéticas, en constante evolución.

Contrariamente a lo que se suele creer, Microsoft no es responsable de la protección de datos ni de las pérdidas que su organización o sus clientes puedan sufrir debido a interrupciones o fallos en los servicios de Microsoft. Microsoft ni siquiera recomienda hacer backup todos sus datos de Microsoft 365 para evitar pérdidas.

NOTA: Las herramientas nativas de Microsoft 365 no proporcionan las funciones necesarias para garantizar la seguridad de los datos y una recuperación rápida. Estas herramientas suelen ser complejas, requieren administración manual y ofrecen una protección insuficiente contra el ransomware. Por lo tanto, la mayoría de las organizaciones optan por software de terceros como NAKIVO Backup de Microsoft 365.

Continuidad del negocio

Incluso una hora de interrupción no planificada puede costar a las empresas industriales 125 000 dólares, por no mencionar los riesgos para la reputación. La implementación de políticas adecuadas de copia de seguridad y recuperación en Microsoft 365 garantiza una recuperación rápida y sin interrupciones, lo que le permite reanudar las operaciones comerciales de inmediato en caso de desastre o fallo del sistema.

Cumplimiento normativo

Normativas como el RGPD, la HIPAA, la NIS2 y la DORA exigen una alta resiliencia operativa, y el incumplimiento puede acarrear multas que ascienden a millones. Incluso si su organización no está sujeta a estas normativas, es posible que necesite conservar datos para casos legales y solicitudes de e-discovery.

NOTA : Aunque Microsoft 365 cuenta con herramientas de retención como eDiscovery y retención por juicio, a menudo requieren mucho esfuerzo manual, lo que da lugar a errores humanos y a la pérdida de datos.

No existe un enfoque único válido para todos; cada organización debe crear una estrategia de backups que se adapte a sus necesidades específicas. Sin embargo, estos son los aspectos más importantes que hay que tener en cuenta.

1. Evaluar los riesgos potenciales

Empiece por el evaluación de riesgos y el análisis del impacto en el negocio para comprender las vulnerabilidades y los riesgos potenciales de su organización. Estos pueden incluir actividades maliciosas, errores humanos, interrupciones del servicio y fallos. Una política integral de protección de datos de Office 365 debe describir diferentes escenarios para abordar diversos tipos de riesgos.

2. Determine el alcance

Identifique sus activos y determine su importancia para el negocio. Documente todas las aplicaciones y servicios de Microsoft 365 en los que almacena datos y priorícelos (por ejemplo, puede clasificarlos como críticos, de misión crítica, importantes, importantes para el rendimiento, etc.).

Normalmente, las aplicaciones y los datos que se deben incluir en una política de copia de seguridad de Microsoft 365 son:

• Exchange Online buzones de correo, correos electrónicos, archivos adjuntos, calendarios y contactos
• OneDrive para la Empresa archivos, documentos (incluido el historial de versiones) y archivos multimedia
• SharePoint Online sitios, bibliotecas y listas
• Microsoft Teams conversaciones, archivos multimedia, canales y notas

3. Establecer objetivos de recuperación

Determine objetivos de recuperación para cada activo en función de la criticidad de los datos y la frecuencia de actualización:

• Objetivo de punto de recuperación – la cantidad máxima de datos que puede perder. Cuanto más críticos y dinámicos sean los datos, menor deberá ser el RPO que establezca para ellos.
• Objetivo de tiempo de recuperación – el tiempo de inactividad máximo que su organización puede tolerar. Para las aplicaciones y servicios críticos de Microsoft 365, el valor del RTO se mide en segundos, mientras que para los no críticos, puede tener un intervalo que va de horas a días.

La prioridad y los objetivos de recuperación determinan la frecuencia de los backups y su disponibilidad para la recuperación. Por ejemplo, almacenar el contenido de los buzones de correo en cintas desconectadas de la red puede proteger los datos frente a ciberataques, pero es poco probable que le ayude a recuperar los datos en cuestión de segundos cuando sea necesario. Esto nos lleva al siguiente aspecto de la estrategia.

4. Diversificar el almacenamiento de copias de seguridad

La jerarquización del almacenamiento le ayuda a alinearse con sus objetivos, al tiempo que optimiza la capacidad y la gestión del almacenamiento. Una de las prácticas recomendadas de seguridad de Office 365 consiste en alinear su estrategia con el Regla del 3-2-1 para maximizar la resiliencia de los datos. Según esta regla, es necesario disponer de al menos tres copias de los datos almacenadas en dos ubicaciones externas y una en la nube, lo que garantiza que siempre se disponga de una copia de backup desde la que recuperar los datos. Se puede mejorar aún más la estrategia añadiendo al menos una copia inmutable y otra backup aislado de la red para obtener una protección más fiable contra el ransomware.

Los diferentes tipos de almacenamiento también afectan al tiempo de recuperación. Como mencionamos anteriormente, puede hacer backup de los datos de usuarios de Microsoft 365 eliminados y almacenarlos de forma externa en dispositivos extraíbles. Sin embargo, la recuperación en este caso puede tardar más que la recuperación desde el almacenamiento local. Por otro lado, el almacenamiento local, aunque garantiza una recuperación más rápida, puede ser menos seguro que un dispositivo de almacenamiento fuera de línea. Debe basar su decisión en los tipos de almacenamiento disponibles, las restricciones presupuestarias, la prioridad de los datos y los objetivos de recuperación.

NOTA : Una buena alternativa para el almacenamiento de copias de seguridad de Microsoft 365 es otra nube ajena a la infraestructura de Microsoft 365. Sin embargo, no todas las soluciones permiten realizar copias de seguridad directas de Microsoft 365 en la nube o en dispositivos externos como NAS y appliances de desduplicación. NAKIVO Backup & Replication admite una amplia gama de destinos de almacenamiento para Microsoft 365.

5. Configurar programaciones de copia de seguridad y retención

Es posible que las organizaciones necesiten realizar copias de seguridad de datos críticos a diario o incluso con mayor frecuencia, lo que consume rápidamente el espacio de almacenamiento. Por este motivo, una buena política de copia de seguridad y recuperación de Microsoft 365 debe incluir programaciones de copia de seguridad para diversas aplicaciones y esquemas de rotación de puntos de recuperación para optimizar el espacio de almacenamiento sin perder datos importantes.

Uno de los esquemas de rotación más utilizados es el Abuelo-padre-hijo (GFS). Este esquema multinivel incorpora varios tipos de copia de seguridad para mejorar la resiliencia de los datos:

• Una copia de seguridad completa realizada en los intervalos más largos (un mes o más).
• Una copia de seguridad diferencial o incremental realizada a intervalos más frecuentes (por ejemplo, semanalmente)
• Una copia de seguridad incremental realizada con la mayor frecuencia posible (diariamente o incluso cada hora cuando sea necesario)

La gestión de los backups de cientos o miles de usuarios de Microsoft 365 y de la variedad de aplicaciones que utilizan puede abrumar rápidamente a los administradores, lo que nos lleva al siguiente punto.

6. Automatizar las tareas de backup

Los errores humanos son un causa habitual de pérdida de datos, y la implementación de protocolos de automatización de backup puede ayudar a minimizar su aparición. Los protocolos pueden incluir secuencias de backup automatizadas, programaciones, alertas posteriores al backup, políticas de protección de datos, ajustes de retención integrados y mucho más.

NOTA : Las herramientas nativas de Microsoft 365 no solo son complejas, sino que también ofrecen capacidades de automatización limitadas, lo que se traduce en más trabajo manual para los administradores. Es importante elegir una solución de backup de terceros que pueda aliviar las tareas rutinarias de los administradores y reducir los errores humanos.

7. Crear un plan de respuesta ante incidentes

Establezca prioridades de recuperación para las diferentes aplicaciones de Microsoft 365 en función de los objetivos de recuperación. Detalle los protocolos de recuperación para garantizar que los administradores sepan con precisión qué, cómo, cuándo y dónde recuperar los datos en diversos escenarios de incidentes. La solución de copia de seguridad debe admitir múltiples tipos de recuperación, incluida la recuperación completa de cuentas y la recuperación granular en un momento determinado de archivos y objetos de aplicaciones, como correos electrónicos, archivos adjuntos, canales de Teams, sitios de SharePoint Online y más.

8. Considere mejoras de seguridad

La estrategia de backup no debe centrarse únicamente en el backup, sino en establecer un marco integral de protección de datos. Esto implica protocolos de seguridad para la gestión del acceso, el cifrado, la supervisión de amenazas en tiempo real y mucho más.

9. Revise la eficacia de la estrategia

Independientemente de lo avanzada que sea su estrategia, es necesario revisar, probar y actualizar periódicamente los procedimientos y protocolos para garantizar su eficacia frente a los riesgos digitales en constante evolución.

Leyes recientes de la UE, como NIS2 y DORA, introducen la responsabilidad de la gestión ante incidentes y pérdidas de datos. Esto significa que la continuidad del negocio, incluida la estrategia de backup, ya no es una preocupación exclusiva del departamento de TI. La colaboración con la gestión es esencial para garantizar que la estrategia de backup se ajuste a las necesidades de todas las unidades de negocio. Además, la implicación de la gestión puede ayudar a sensibilizar al personal sobre las amenazas y a mejorar la ciberhigiene en toda la organización.

NAKIVO Backup & Replication es una sólida solución de protección de datos que centraliza todas tus necesidades de protección de datos en un solo lugar. Además de las cargas de trabajo virtuales, en la nube y físicas, la solución es compatible con las aplicaciones y servicios de Microsoft 365, así como con los backups de nube a nube. Las funciones de la solución, que incluyen capacidades de recuperación ante desastres automatizadas, la convierten en la opción perfecta para estrategias de backup de cualquier nivel de complejidad.