Backup de Microsoft Teams: Herramientas nativas frente a herramientas de terceros
Microsoft Teams utiliza una estructura de datos compleja en la infraestructura de Microsoft 365, lo que dificulta configurar el backup de datos de Microsoft Teams. Es importante hacer backup de todos los objetos relacionados que utiliza Microsoft Teams pero que se almacenan y gestionan en otros servicios de Microsoft 365.
Esta entrada de blog explica cómo se almacenan los datos de Microsoft Teams en Microsoft 365. Siga leyendo para descubrir los métodos disponibles para proteger este tipo de datos.
Tipos de datos y almacenamiento de Microsoft Teams
Microsoft Teams incluye varios tipos de datos para la comunicación, el recurso compartido de archivos y la colaboración. Es importante entender cómo se hace backup de cada tipo de datos y dónde se almacenan en términos de backups, recuperación, gestión y cumplimiento de la normativa.
Mensajes y chats
Los mensajes en Microsoft Teams incluyen:
- Los chats privados, incluidos los chats individuales y los chats de grupo, se almacenan en los buzones de Exchange Online de los usuarios que son miembros de estos chats. Los mensajes de chat se almacenan en una carpeta oculta del buzón del usuario como parte de los datos de Exchange Online.
- Los mensajes del canal se almacenan en el sitio SharePoint correspondiente asociado al equipo. Los mensajes enviados dentro de un canal forman parte de la infraestructura de SharePoint Online del canal. Los mensajes de chat se almacenan en el buzón del equipo, que reside en Exchange Online.
Los tipos de datos de estos mensajes pueden contener texto, imágenes, enlaces y otros soportes.
Las políticas de retención configuradas en Microsoft 365 afectan a los mensajes de Microsoft Teams porque están sujetos a las políticas de retención de Microsoft 365. Estas políticas pueden garantizar que los mensajes se conserven durante un periodo específico o se eliminen permanentemente en función de los requisitos de cumplimiento.
Archivos compartidos y archivos adjuntos
Los archivos y los archivos adjuntos compartidos en Microsoft Teams son fundamentales para la colaboración. Pueden compartirse en chats o canales privados.
- Los archivos compartidos en chats privados individuales o de grupo se almacenan en OneDrive del usuario. Cada participante en el chat tiene acceso a estos archivos a través de un enlace compartido.
- Archivos de canal son los archivos compartidos dentro de un canal y se almacenan en el sitio de SharePoint Online asociado bajo el equipo. Cada canal tiene una carpeta específica en la biblioteca de documentos de SharePoint donde se guardan todos los archivos compartidos.
Los ajustes de retención de archivos y cumplimiento de normativas se gestionan a través de OneDrive y SharePoint Online, alineados con las políticas de retención de datos de la organización.
Páginas web y pestañas
Los usuarios pueden añadir pestañas dentro de un canal de Microsoft Teams, que pueden incluir páginas web, documentos o aplicaciones de terceros. Estas pestañas sirven como puntos de acceso rápido a recursos importantes.
- Las páginas web añadidas como pestañas suelen almacenarse externamente (en la web), y la pestaña simplemente proporciona un acceso directo o una vista incrustada de la página dentro de Microsoft Teams.
- Si se añade un documento de Office 365 (como Word, Excel o PowerPoint) como ficha, el documento se almacena en la biblioteca de documentos de SharePoint Online asociada para el canal.
- Las pestañas que integran aplicaciones de terceros pueden almacenar sus datos externamente (en la plataforma del proveedor de la aplicación) o en los entornos de SharePoint Online o Exchange Online de la instancia del equipo, en función de la integración de la aplicación.
La conservación de los datos de las pestañas depende del tipo de contenido enlazado. Por ejemplo, si se trata de un documento de Office 365, sigue las reglas de retención de SharePoint Online, mientras que el contenido basado en web sigue las políticas de retención del servicio externo.
Integración con OneNote
Microsoft Teams está integrado con OneNote para tomar notas y colaborar. Los usuarios pueden crear blocs de notas de OneNote dedicados a un equipo o canal.
- Las libretas de canal o las libretas de OneNote asociadas a un canal se almacenan en el sitio de SharePoint Online asociado a ese equipo. Cada cuaderno está vinculado a un equipo o canal específico y se puede acceder a él a través de una pestaña del canal.
- Si se utiliza OneNote en chats privados, la libreta privada se almacena en OneDrive para la Empresa del usuario.
El contenido de OneNote está sujeto a las mismas políticas de retención que SharePoint Online y OneDrive, lo que significa que las notas se conservarán o eliminarán en función de las políticas organizativas establecidas en las herramientas de cumplimiento de Microsoft 365.
Mensajes del buzón de grupo
Los canales utilizados por Microsoft Teams están conectados a un grupo de Microsoft 365. Este grupo incluye un buzón de grupo compartido para la comunicación por correo electrónico. Los mensajes del buzón de grupo pueden seguir utilizándose para notificaciones o correos electrónicos de grupo a pesar de que los correos electrónicos no sean el método de comunicación principal en Microsoft Teams.
El buzón de grupo y sus mensajes se almacenan en Exchange Online. Estos buzones contienen correos electrónicos enviados al equipo y mensajes vinculados a actividades del equipo como reuniones o notificaciones.
Los correos electrónicos del buzón de grupo siguen los ajustes de retención de Exchange Online. Los administradores pueden definir durante cuánto tiempo se conservan estos mensajes en función del cumplimiento de las normas o de las necesidades operativas.
Calendarios de buzones de grupo
Los canales de Microsoft Teams también están vinculados a un calendario compartido dentro del grupo de Microsoft 365. Este calendario se utiliza para programar y gestionar reuniones, eventos y citas dentro del equipo.
El calendario de grupo se almacena como parte del buzón de grupo en Exchange Online. Es la misma ubicación donde se almacenan los mensajes del buzón de grupo.
De forma similar a los mensajes de buzón de grupo, la retención de los calendarios de buzón de grupo se rige por los ajustes de retención de Exchange Online. Los datos del Calendario pueden archivarse o eliminarse en función de las políticas de retención de la organización.
¿Cómo se estructuran los datos de Microsoft Teams?
Microsoft Teams utiliza la infraestructura en la nube de Microsoft relacionada con el ecosistema de Microsoft 365 con datos estructurados. Esta estructura permite utilizar servicios como Exchange Online, OneDrive para la Empresa y SharePoint Online. Todos estos servicios se utilizan para el funcionamiento de Microsoft Teams y proporcionan capacidades para una colaboración fluida a través de diferentes servicios de forma segura. En esta sección se explica cómo se estructuran los datos de Microsoft Teams centrándose en componentes clave como los Grupos de Microsoft 365, ubicaciones de almacenamiento para archivos adjuntos y Archivos.
Microsoft 365 Grupos y buzones de grupo
Los Grupos de Microsoft son la parte principal entre aplicaciones de Microsoft Teams. Cada equipo creado en Microsoft Teams se asocia automáticamente a un Grupo de Microsoft 365 correspondiente. Este grupo reúne elementos de colaboración como correo electrónico, calendarios, archivos y recursos compartidos.
Cada Grupo de Microsoft 365 tiene un buzón de grupo asociado en Exchange Online. Este buzón de grupo se utiliza para almacenar las conversaciones y notificaciones por correo electrónico relacionadas con el equipo. Estos elementos incluyen invitaciones a reuniones, notificaciones de tareas y otras comunicaciones internas. Los buzones de grupo también almacenan conversaciones del canal de Microsoft Teams como mensajes.
En cuanto al rol en la estructura del equipo, los Grupos de Microsoft 365 permiten controlar el acceso a Microsoft Teams. Los miembros del GRUPO acceden automáticamente a todos los recursos relacionados, como archivos compartidos, calendario y correo electrónico. Cuando se añaden o eliminan usuarios de un equipo, su acceso a estos recursos se ajusta en consecuencia.
Podemos comparar el grupo de Microsoft 365 con un centro que gestiona los permisos y garantiza que los tipos de datos necesarios permanezcan conectados en los distintos servicios de Microsoft 365 que utiliza Microsoft Teams.
Ubicaciones de almacenamiento para archivos adjuntos y Archivos de Microsoft Teams
Los Equipos para Microsoft 365 están integrados tanto con SharePoint Online como con OneDrive para la Empresa para gestionar el almacenamiento de archivos, dependiendo del contexto en el que se compartan los archivos.
Los archivos compartidos en los canales de Microsoft Teams se almacenan en la biblioteca de documentos de SharePoint Online asociada al GRUPO de Microsoft 365 correspondiente. Cada equipo tiene un sitio SharePoint específico y, dentro de este sitio, cada canal tiene su propia carpeta en la biblioteca de documentos. Este enfoque garantiza que todos los archivos compartidos dentro de un canal se almacenan en una ubicación y todos los miembros del equipo pueden acceder a ellos.
Los archivos compartidos en chats privados (ya sean chats 1:1 o de grupo) se almacenan en OneDrive para la Empresa. Los archivos se cargan en el OneDrive del remitente y se comparte un enlace al archivo con otros participantes en el chat. Esto significa que los archivos de chat privados se almacenan en cuentas personales de OneDrive en lugar de en SharePoint Online.
Los archivos adjuntos compartidos en mensajes de equipo o chats siguen la misma lógica de almacenamiento: los archivos compartidos en chats privados van a OneDrive para la Empresa, y los archivos compartidos en canales se almacenan en SharePoint Online.
Estas ubicaciones de almacenamiento están estrechamente integradas con la interfaz de Microsoft Teams. Cuando los usuarios comparten archivos, siguen sin saber si el archivo está almacenado en SharePoint o en OneDrive, ya que Microsoft Teams abstrae esta complejidad. Sin embargo, conocer estas ubicaciones de almacenamiento subyacentes es fundamental para garantizar el cumplimiento de la normativa, la gobernanza de los datos y, lo que es más importante, su protección.
Estructura general y ubicación de los datos de Microsoft Teams
Resumamos la compleja estructura de Microsoft Teams 365 y la ubicación de datos correspondiente.
- Los Grupos de Microsoft 365 se utilizan como parte principal de Microsoft Teams. Es la base de Microsoft Teams, ya que gestiona el acceso a los recursos compartidos, incluidos buzones, calendarios y sitios de SharePoint.
- Los mensajes y chats se almacenan en buzones de Exchange Online (buzones de usuario para chats privados, buzones de grupo para conversaciones de canal).
- Archivos y adjuntos se almacenan en OneDrive para la Empresa (para chats privados) o SharePoint Online (para conversaciones de canal).
- Otros contenidos como OneNote, fichas y calendarios se almacenan en SharePoint Online o Exchange Online, dependiendo del contexto.
- Los perfiles del usuario se almacenan en Azure Active Directory.
- Los ajustes y la configuración del equipo se almacenan en Microsoft 365 Grupos.
El resumen de las ubicaciones de almacenamiento utilizadas por Microsoft Teams se puede encontrar en la siguiente tabla:
| Exchange Online | OneDrive for Business | SharePoint Online |
| Mensajes y chats | Archivos compartidos y archivos adjuntos (chats privados) | Archivos compartidos y archivos adjuntos (canales) |
| Mensajes del buzón de grupo | Cuadernos personales OneNote | OneNote para equipos |
| Calendarios de buzones de grupo | Documentos de Office 365, fichas |
Opciones de backups nativos de Microsoft Teams
Microsoft ha hecho backups nativos de Microsoft 365 con el nombre de Microsoft 365 Backup. Esta solución hace backups para Exchange Online, OneDrive y SharePoint Online (en el momento de escribir este artículo). La plataforma de almacenamiento de backups de Microsoft 365 se utiliza para almacenar estos backups. El backups de Microsoft Teams aún no está disponible. Las opciones nativas disponibles para la protección de datos de Microsoft Teams son limitadas por ahora:
- Políticas de retención. Los administradores del sistema pueden configurar las políticas de retención en el Centro de administración, en ajustes de cumplimiento. La configuración de estos ajustes permite a las organizaciones conservar los datos de Microsoft Teams durante un período especificado en los ajustes de retención.
- Retenciones legales. Se trata de otra opción basada en ajustes de conservación de datos que los salvaguardan indefinidamente. Este ajuste tiene mayor prioridad y sobrescribe otras reglas de retención. Las retenciones legales suelen utilizarse con eDiscovery y para investigaciones legales.
Las políticas de retención y las retenciones legales no pueden considerarse un verdadero backup, pero pueden utilizarse con fines de protección de datos. El backups y el archiving de datos son dos enfoques diferentes.
Backups y recuperación con herramientas de terceros
La compleja estructura de los datos de Microsoft Teams y el hecho de que los datos estén dispersos en varios servicios de Microsoft 365 hacen que hacer backups de Microsoft Teams sea todo un reto. Las soluciones de backup dedicadas compatibles con backups de Microsoft 365 y Microsoft Teams ofrecen opciones avanzadas en términos de flexibilidad y protección general de datos.
NAKIVO Backup & Replication es compatible con backups de Microsoft 365, incluyendo Microsoft Teams, Exchange Online, OneDrive para la Empresa y SharePoint Online. La solución NAKIVO es compatible:
- Amplias opciones para hacer backups y recuperaciones: Backups incrementales, recuperación completa y recuperación granular de objetos específicos de Microsoft 365.
- Compatibilidad con múltiples plataformas para la protección de datos: La solución NAKIVO soporta backups de VMware vSphere, Microsoft Hyper-V, Proxmox VE, Nutanix, máquinas físicas, Amazon EC2 y archivos compartidos, además de Microsoft 365.
- Compatibilidad con varios tipos de almacenamiento: Con NAKIVO, es posible hacer backups de los datos de Microsoft 365 en almacenamiento en la nube (Amazon S3, Azure Blob Storage, etc.) y en almacenamiento local, como discos en un servidor de backups o NAS.
- Automatización y programación: Puede configurar múltiples programaciones e implementar incluso un complejo esquema de retención con ajustes flexibles sin límites estrictos.
- Seguridad y cifrado: El cifrado de datos es compatible y puede activarse en origen, en reposo y en tránsito. Como resultado, los backups cifrados están protegidos en el almacenamiento local (en las instalaciones) y en la nube pública. También puede activar la inmutabilidad de los backups de Microsoft 365 almacenados localmente o en la nube para evitar que el ransomware los elimine o modifique.
Más información sobre NAKIVO Backup de Microsoft 365 en este vídeo:
Conclusión
Los diferentes tipos de datos de Microsoft Teams se almacenan en Exchange Online, OneDrive para la Empresa y SharePoint Online. Debido a esta arquitectura, configurar un backup de Microsoft Teams no es tarea fácil. Es importante tener esto en cuenta a la hora de elegir una solución de backups de Microsoft Teams, ya que algunas soluciones compatibles con backups de Microsoft 365 podrían no ser compatibles con backups de Microsoft Teams. Utilice NAKIVO Backup & Replication para hacer backups de Microsoft Teams y otros servicios de Microsoft 365, así como para proteger elementos en entornos físicos, virtuales y en la nube.
