Cómo utilizar SharePoint Online para la gestión de datos: una guía completa
SharePoint es mucho más que un simple lugar para el almacenamiento de documentos. Es una potente plataforma para la gestión de datos y la colaboración. SharePoint puede utilizarse como sistema de gestión de datos para resolver los problemas que plantean los recursos compartidos de archivos tradicionales. La búsqueda de documentos puede llevar mucho tiempo cuando se quiere encontrar un documento almacenado en un recurso compartido clásico de Windows en un servidor de archivos con un gran número de archivos.
Esta entrada del blog trata sobre las herramientas de gestión de SharePoint y explica cómo utilizar el sistema de gestión de documentos de SharePoint para almacenar y clasificar tus datos, así como para aumentar la eficiencia en el trabajo con documentos compartidos y otros archivos. Utilizaremos SharePoint Online en Microsoft 365 para ofrecer ejemplos.
Jerarquía de sitios
Puedes utilizar SharePoint para crear una arquitectura de información y una jerarquía de sitios para tu organización. Define tu visión sobre el almacenamiento de datos en SharePoint antes de crear contenido y cargar datos en SharePoint. Planificar cómo se almacenarán tus datos en SharePoint en función de cómo los utilizará tu organización te permitirá simplificar el uso de SharePoint en el futuro. Defina qué contenido tiene previsto almacenar en SharePoint, si va a compartir archivos con otros usuarios y los tipos de sitios que creará en SharePoint. Esboce la jerarquía de su sitio. Por ejemplo, puede utilizar diferentes sitios para las categorías principales y crear subsitios para las subcategorías. Por ejemplo, puede crear un sitio de equipo para desarrolladores y crear subsitios destinados a almacenar documentación sobre ASP .NET, C++, Java, Python y otros lenguajes de programación.
Cuando empiezas a utilizar SharePoint Online, dispones de una única colección de sitios, que constituye el nivel superior de la estructura de sitios en SharePoint. Una colección de sitios puede contener sitios y subsitios, y tiene un nombre similar a https://your-organization-name.sharepoint.com . En mi caso, el nombre de la colección de sitios es https://nakivo.sharepoint.com .
Si desea crear una estructura de sitios compleja en su intranet, es posible que tenga que crear varias colecciones de sitios. Puede gestionar las colecciones de sitios en SharePoint Online mediante el enlace:
https:// your_organization_name-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
En nuestro caso, utilizamos el siguiente enlace:
https://nakivo-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
Microsoft ha anunciado que este enlace dejará de estar disponible a finales de 2020. Asegúrate de consultar las actualizaciones en la página web de Microsoft.
Creación de subsitios
Para crear un subsitio, abre tu sitio de SharePoint. En el panel de navegación, haz clic en Site contents y, en la página Contenido del sitio , haz clic en New > Subsite.
Introduce los parámetros necesarios y configura un nuevo subsitio. En este ejemplo, creamos un subsitio con los siguientes parámetros.
Título: Subsitio del blog 01
Descripción: Un subsitio para probar el blog de NAKIVO
Dirección del sitio web: https://nakivo-admin.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite/subsite01
Selección de plantilla. Idioma: inglés
Colaboración: Sitio de equipo (experiencia clásica)
Permisos de usuario:
- Utilizar los mismos permisos que el sitio principal
- ¿Mostrar este sitio en el «Inicio rápido» del sitio principal? (Sí/No)
- ¿Mostrar este sitio en la barra de enlaces superior del sitio principal? (Sí/No)
¿Utilizar la barra de enlaces superior del sitio principal? (Sí/No)
Del mismo modo, crearemos el segundo subsitio ( Subsitio 02 ) en nuestro sitio principal ( Sitio del equipo del blog ) utilizando las herramientas de gestión de SharePoint.
Comprobación de la jerarquía del sitio
Una vez que hayas creado un sitio y sus subsitios, puedes comprobar la jerarquía del sitio.
En el panel de navegación, selecciona Site contentsy, a continuación, haz clic en Site settings.
En la página « » «Ajustes de página» , haz clic en « Site hierarchy». En esta página podrás ver muchas otras opciones de ajustes de página. Recuerda cómo abrir la página « » «Ajustes de página» , ya que la volverás a necesitar más adelante para configurar la gestión de documentos de SharePoint.
Una vez abierta la página « » «Jerarquía del sitio» , podrás ver los subsitios que hay en tu sitio. En mi ejemplo hay dos subsitios: « » «Subsitio de blog 01» y « » «Subsitio 02» . 
Seguridad
SharePoint ofrece un alto nivel de seguridad. Sin embargo, corresponde a los administradores implementar las medidas de seguridad adecuadas y configurar correctamente los permisos y las políticas. Se puede controlar el acceso a los documentos a nivel de carpeta. Los grupos de SharePoint suelen utilizarse para configurar el acceso de los usuarios, ya que resulta más cómodo y fiable que configurar los permisos de acceso para cada usuario de forma individual. Al utilizar grupos para la gestión de documentos y la restricción de acceso en SharePoint, hay menos margen de error. Veamos un ejemplo de cómo configurar los permisos de un sitio utilizando las herramientas de gestión de SharePoint.
Ve a Site Settingsy haz clic en Site permissions.
En la pestaña Permisos de la página que se abre, podrás ver los usuarios, los grupos y sus permisos para acceder a un sitio de SharePoint. Haz clic en Create group para crear un nuevo grupo. A continuación, podrás añadir miembros al grupo, gestionar permisos, etc.
Clasificación de la información
Además de la jerarquía del sitio, utiliza la clasificación de la información para crear tu arquitectura de información en SharePoint. SharePoint te permite utilizar metadatos para organizar el contenido de forma moderna y clasificar archivos. Si defines metadatos para los archivos almacenados en SharePoint, aunque estos no estén ordenados en las carpetas adecuadas, podrás filtrarlos y ordenarlos por metadatos de forma similar a como se ordenan por nombre, tamaño y fecha de modificación en el Explorador de Windows. La fecha de modificación y el tamaño del archivo son ejemplos de metadatos.
SharePoint ofrece funciones para crear tipos personalizados de metadatos. Por ejemplo, si se utiliza el enfoque clásico, los archivos DOC de las facturas se almacenan en diferentes carpetas utilizando el nombre de la organización que envió la factura como nombre de la carpeta (por ejemplo, se utilizan los nombres de las empresas Microsoft, Oracle y VMware como nombres de las carpetas). Si se almacenan todos estos documentos en una sola carpeta, se puede definir el tipo de metadatos y establecer una categoría de metadatos denominada «Empresa», y a continuación establecer el tipo como el nombre de la empresa. Después de introducir el nombre de la empresa para cada documento en los metadatos, se pueden buscar los documentos correspondientes a la empresa en cuestión.
Nota: SharePoint utiliza mecanismos de rastreo e indexación para mejorar la búsqueda de archivos. El sistema de gestión de datos de SharePoint utiliza la indexación automática de datos para una búsqueda rápida, en combinación con los metadatos.
Sorting by vendor and by city in directories. Supongamos que algunas empresas fabrican productos en varias ciudades y que cada ciudad cuenta con varias empresas (proveedores). Puedes crear carpetas con los nombres de los proveedores que incluyan subcarpetas con los nombres de las ciudades. O al revés: carpetas con los nombres de las ciudades que contengan subcarpetas con los nombres de las empresas. Una empresa puede tener varias direcciones en una misma ciudad. En este caso, guardar estos datos (nombre del proveedor, ciudad, dirección) en los metadatos puede resultar útil para organizar la información y mejorar las funciones de búsqueda. La «
Metadata navigation » es una función que permite filtrar de forma dinámica los archivos almacenados en las bibliotecas y listas de SharePoint. Los metadatos se muestran en columnas dentro de las bibliotecas de SharePoint. La navegación por metadatos se puede utilizar después de configurar una biblioteca con columnas de metadatos personalizadas. A continuación, vamos a ver los ajustes relacionados con los metadatos para la gestión de documentos de SharePoint en SharePoint Online.
Metadatos
Los metadatos son información adicional sobre los archivos (también se denominan «datos sobre datos»). Utiliza los metadatos para la clasificación de documentos, la búsqueda rápida y la navegación ágil en tu sitio de SharePoint si tienes mucho contenido. Cada categoría de archivos puede tener propiedades de metadatos únicas. Crea columnas y configura la vista en una biblioteca de SharePoint. Veamos cómo configurar los metadatos para los archivos almacenados en bibliotecas de SharePoint.
Abre tu biblioteca y haz clic en +Add column. En el menú que se abre, selecciona la categoría necesaria para los metadatos; por ejemplo, Ubicación . Puedes aprender a crear una nueva biblioteca en esta entrada del blog.
Crea una columna. Introduce un nombre para la columna; por ejemplo, Fabricante . Introduce una descripción (opcional). En el menú desplegable, selecciona un tipo de datos ( Ubicación en nuestro caso). Marca las casillas necesarias para mostrar las columnas vinculadas en la vista actual. Queremos definir País o región y Ciudad para los archivos almacenados en nuestra biblioteca de SharePoint. Haz clic en More Options para desplegar opciones adicionales. Ahora puedes configurar los datos de columna requeridos para todos los archivos que se suban a la biblioteca y se añadan a todos los tipos de contenido. Pulsa Save para guardar los ajustes.
Hemos subido algunos archivos a la biblioteca antes de crear nuevas columnas para añadir metadatos. No obstante, podemos añadir metadatos a los archivos existentes. Haz clic con el botón derecho del ratón en los tres puntos situados junto al archivo correspondiente y, en el menú que se abre, selecciona Details.
En la ventana que se abre, ahora podemos seleccionar el fabricante, por ejemplo, NAKIVO. SharePoint busca automáticamente todos los valores adecuados y muestra la dirección del fabricante seleccionado. Una vez seleccionados todos los parámetros necesarios, podemos cerrar esta ventana situada en la parte derecha de la interfaz web. Los cambios se guardan automáticamente.
Ahora puedes ver que los metadatos se muestran en tres columnas personalizadas para cada archivo de la biblioteca («Fabricante», «Fabricante: Ciudad» y «Fabricante: País»).
También puedes configurar la información necesaria en Library settings > Columns haciendo clic en el nombre de la columna. Si la información de metadatos es obligatoria, el usuario no podrá finalizar la subida de un archivo hasta que haya rellenado los metadatos necesarios.
Habilitar la navegación por metadatos
De forma predeterminada, la navegación y el filtrado por metadatos no están habilitados, por lo que deberás activar esta función manualmente.
Ve a la configuración del sitio y, en la sección Acciones del sitio , haz clic en Manage site features.
Busca Metadata Navigation and Filtering en esta página y haz clic en Activate. Debajo de esta opción aparece un breve comentario.
Ve a la configuración de la biblioteca (tal y como se ha explicado anteriormente).
Haz clic en Metadata navigation settings.
Selecciona los campos jerárquicos necesarios en la lista de la izquierda y pulsa Add.
Configura la indexación automática de columnas si es necesario y pulsa OK para guardar los ajustes.
Tipos de contenido
Como se ha mencionado anteriormente, los metadatos te ayudan a organizar el contenido en los sitios de SharePoint y en las bibliotecas de contenido. Para ello, se crean columnas personalizadas con metadatos. Sin embargo, si tienes que almacenar archivos que representan diferentes categorías de productos, el conjunto de columnas puede variar para cada tipo de producto. Supongamos que tienes monitores y tabletas de chocolate. Los monitores tienen parámetros como el nombre del fabricante, el nombre del modelo, los datos de producción, el periodo de garantía, la resolución, las dimensiones, las interfaces y el peso. Las tabletas de chocolate tienen parámetros como el fabricante, el porcentaje de cacao, la fecha de caducidad, el peso, la presencia de aceite de palma (sí/no) y el tipo de envase (papel, papel de aluminio, etc.). Supongamos que tienes que realizar el almacenamiento de diferentes documentos relacionados con los monitores y las tabletas de chocolate, como fotos, manuales de usuario, especificaciones, garantía, composición, condiciones de almacenamiento, etc., y organizar estos archivos en SharePoint. No puedes aplicar los manuales de usuario a las tabletas de chocolate ni la composición a los monitores. Si almacenas estos documentos en una única biblioteca, obtendrías un gran número de columnas y algunos parámetros no se aplicarían al subir los archivos. Puedes crear una biblioteca independiente para cada tipo de contenido, pero, en algunos casos, un número elevado de bibliotecas puede hacer que las búsquedas resulten engorrosas y requieran mucho tiempo. Para resolver estos problemas, SharePoint permite crear tipos de contenido personalizados y almacenar documentos relacionados con diferentes tipos de contenido en una misma biblioteca de documentos.
Los tipos de contenido son conjuntos de columnas (es decir, propiedades de metadatos) para tipos concretos de contenido. Crea dos tipos de contenido —«monitores» y «barras de chocolate»— con los tipos de metadatos adecuados que representen las características necesarias de los elementos. Los tipos de contenido son independientes del formato de archivo.
Por lo tanto, al subir un documento a una biblioteca de SharePoint, se selecciona el tipo de contenido adecuado y solo se eligen las opciones predefinidas que sean pertinentes para ese tipo de contenido. Por ejemplo, si subes un archivo DOC con el manual de usuario de un monitor, selecciona el tipo de contenido «Monitor» e introduce el nombre del fabricante, el nombre del modelo, los datos de fabricación, el periodo de garantía, la resolución, las dimensiones, las interfaces y el peso. Si subes una foto en formato JPG de una tableta de chocolate, selecciona el tipo de contenido «Chocolate» e introduce el fabricante, el porcentaje de cacao, la fecha de caducidad, el peso, la presencia de aceite de palma y el tipo de envase.
Cómo crear un tipo de contenido en SharePoint Online
Abre los ajustes de tu sitio de SharePoint tal y como se ha explicado anteriormente.
En la sección Galerías de Web Designer , haz clic en Site content types.
Se abrirá la página Tipos de contenido del sitio . Podrá ver los tipos de contenido existentes. Pulse Create para crear un nuevo tipo de contenido.
Se abrirá la ventana «Nuevo tipo de contenido del sitio» ( ) . Defina los ajustes necesarios.
Nombre: Hardware (por ejemplo)
Descripción (opcional): Describe los tipos de hardware
Tipo de contenido principal. Seleccione el tipo de contenido principal en el menú desplegable.
Especifique un grupo de tipos de contenido.
Pulsa OK cuando estés listo para finalizar la creación de un tipo de contenido.
Ahora debes habilitar la gestión de tipos de contenido. Abre tu biblioteca y ve a Settings > Library settings.
En la página de ajustes de la biblioteca, pulsa Advanced settings.
Se abrirá la página Configuración avanzada . ¿Permitir la gestión de tipos de contenido? Selecciona la opción Yes. También puedes configurar otras opciones.
Añadir tipos de contenido personalizados a la biblioteca
Ahora debes añadir tipos de contenido personalizados a la biblioteca.
Vuelve a la página de ajustes de la biblioteca.
Haz clic en Add from existing site content types en la parte inferior de la página.
Selecciona los tipos de contenido que has creado de la lista situada a la izquierda de la interfaz web y haz clic en Add >. A continuación, pulsa Aceptar para guardar los cambios. 
Control de versiones
El control de versiones es otra función útil del sistema de gestión de documentos de SharePoint que permite a los usuarios conservar versiones anteriores de los documentos y restaurarlas si es necesario (por ejemplo, si se realizan cambios no deseados en un documento). Veamos cómo configurar los ajustes de control de versiones.
Abre la configuración de la biblioteca de documentos y haz clic en Versioning settings.
En esta página puede configurar una serie de opciones:
- Exigir la aprobación del contenido para los elementos enviados
- Establecer el número de versiones principales y secundarias, y fijar el número máximo de versiones principales
- Definir la configuración de los borradores
- Requisitos de desprotegido
Copia de seguridad de datos de SharePoint
SharePoint es una plataforma fiable y su sistema de gestión de datos ofrece algunas opciones de recuperación nativas, pero se recomienda realizar copias de seguridad periódicas de los datos almacenados en SharePoint. Disponer de una copia de seguridad de los datos de SharePoint le proporciona más opciones para la recuperación de datos. NAKIVO Backup & Replication es la solución integral de protección de datos que admite el backup de SharePoint Online y SharePoint local y ofrece un conjunto de funciones útiles, como copias de seguridad incrementales, recuperación granular, políticas de retención flexibles y, entre otras, otros. NAKIVO Backup & Replication admite el backup de OneDrive para la Empresa y Exchange Online en Microsoft 365.
Conclusión
SharePoint es una plataforma multifuncional para la colaboración y el almacenamiento centralizado de datos. La gestión de documentos de SharePoint es un sistema útil que ofrece una serie de ventajas, como seguridad, control de versiones de documentos, clasificación de documentos, navegación por metadatos, búsqueda avanzada de archivos, personalización, gran capacidad de almacenamiento y colaboración en tiempo real. En esta entrada del blog se ha abordado el sistema de gestión de datos de SharePoint y se ha explicado cómo utilizar las funciones de gestión de datos en SharePoint Online, tales como los subsitios, los metadatos, los tipos de contenido, el control de versiones y la gestión de grupos.
No olvides definir la jerarquía del sitio cuando empieces a utilizar SharePoint y asegúrate de mantener a salvo tus datos de SharePoint haciendo backup con regularidad.
