Exchange Online frente a Microsoft 365. ¿Cuál es la mejor opción para el alojamiento de correo electrónico empresarial?
El correo electrónico es una herramienta de comunicación fundamental para cualquier empresa. En algún momento, cada empresa debe elegir entre un servicio de correo electrónico de terceros y uno autohospedado. Si tu empresa sigue utilizando un cliente de correo electrónico local, probablemente te hayas planteado el alojamiento en la nube. Sin embargo, hay muchos aspectos que hay que tener en cuenta en relación con el alojamiento de correo electrónico empresarial antes de migrar de los servidores locales a la nube. Y si decides migrar, ¿deberías optar por una solución de correo electrónico independiente o por una suite que cubra múltiples necesidades en tu entorno?
En este artículo, abordaremos los aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de pasar de un servidor local a Exchange Online o a un conjunto completo de Microsoft 365. Además, encontrarás una descripción clara y una comparación de ambas opciones. Después de leer esta entrada del blog, dispondrás de los conocimientos necesarios para encontrar la solución más adecuada para tu empresa.
Exchange Online frente a Microsoft Office 365
Comparar Exchange Online y Microsoft Office 365 puede resultar confuso, ya que las funciones de estos dos productos son completamente diferentes.
Microsoft Office 365 es la suite de aplicaciones de Microsoft basada en la nube y de software como servicio (SaaS), que incluye Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel y Outlook, entre otras. La suite también incluye aplicaciones basadas en servidor, como SharePoint y Exchange. Pero, ¿qué es exactamente Exchange Online?
Exchange Online es un servicio de correo electrónico de Microsoft basado en la nube que permite acceder al correo electrónico, los contactos, los calendarios y las tareas. Incluido en Microsoft Office 365, Exchange Online es más bien un conjunto de herramientas que un único producto. Por lo general, Exchange Online no compite con Microsoft 365, sino que lo complementa.
Los usuarios pueden adquirir un producto sin el otro. Por ejemplo, se pueden contratar planes de Microsoft Exchange Online sin adquirir la suite completa de Microsoft Office 365. Al mismo tiempo, algunos planes no incluyen Exchange Online, como Microsoft 365 Apps. Siempre existe la opción de pasar a Microsoft 365, incluso si un usuario elige inicialmente solo Exchange Online.
Antes de comparar Exchange Online y Microsoft 365, es fundamental evitar cualquier confusión entre Exchange Online y Exchange Server, así como entre Microsoft 365 y Office 365. Tener claros todos los conceptos facilita la comprensión de qué opción se adapta mejor a las necesidades de su empresa.
Exchange Online frente a Exchange Server
Debido a sus similitudes, estos dos productos suelen confundirse, aunque Exchange Online y Exchange Server difieren significativamente. Las principales diferencias son:
- Servidor. Mientras que Microsoft Exchange Online está totalmente basado en la nube, Exchange Server se aloja en servidores virtuales o físicos dedicados.
- Licencias. Microsoft Exchange Server requiere licencias de servidor y de cliente, mientras que con Microsoft Exchange Online se paga una cuota mensual por usuario.
- Ampliabilidad. Microsoft Exchange Online puede realizar la ampliación y la reducción sin esfuerzo al tratarse de una solución basada en la nube, mientras que en el caso de Exchange Server resulta más complicado.
Microsoft 365 frente a Office 365
En abril de 2020, Microsoft cambió sus opciones de imagen de marca y Office 365 pasó a llamarse Microsoft 365. Microsoft explicó esta decisión como una oportunidad para reflejar mejor las ventajas y las funciones que ofrecen los planes de suscripción. Básicamente, solo han cambiado las opciones de imagen de marca, mientras que el precio y las funciones del paquete se han mantenido iguales.
Microsoft 365 frente a Exchange Online. Cómo elegir
La elección entre una solución de correo electrónico independiente o un paquete multifuncional depende de las necesidades de tu empresa. Sin embargo, hay varios aspectos que debes tener en cuenta antes de tomar la decisión final.
Tamaño de la empresa
Por lo general, las pequeñas empresas suelen tener una estructura sencilla. Por eso, muchas de ellas pueden funcionar a la perfección solo con Exchange Online. Por supuesto, depende de cada caso concreto, y las necesidades varían de una empresa a otra. No obstante, las pequeñas empresas a menudo no necesitan las funciones avanzadas que ofrece Microsoft 365. Al mismo tiempo, si su empresa cuenta con numerosos empleados o tiene una estructura compleja, Microsoft 365 podría ser la opción ideal para mejorar el flujo operativo.
Colaboración
La elección depende del grado de colaboración que haya en tu entorno. Aunque tu empresa sea pequeña, si se basa en el trabajo en equipo, deberías plantearte optar por uno de los planes de Microsoft 365. De esta forma, tendrás acceso a diversas herramientas de comunicación empresarial (Microsoft Teams, Skype Empresarial, etc.) para simplificar el flujo de trabajo y hacer que la colaboración sea más eficaz.
Tipo de empresa
A la hora de elegir, debes tener en cuenta la naturaleza de tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa necesita un sistema de gestión de datos, una solución de almacenamiento de datos y comunicación entre empleados, deberías plantearte contratar uno de los planes de Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams son solo algunas de las aplicaciones que pueden resultar útiles para tu empresa. Sin embargo, si los requisitos de tu empresa se limitan a las interacciones por correo electrónico, puedes optar fácilmente solo por Exchange Online.
Coste
Por supuesto, el precio es un factor esencial a tener en cuenta a la hora de elegir cualquier solución para tu empresa. En este caso, el coste varía en función del plan que elijas. Por ejemplo, Exchange Online tiene un intervalo de precios que va desde 4 hasta 8 dólares por usuario al mes, mientras que Microsoft 365 parte desde los 5 dólares por usuario al mes, llega hasta los 20 dólares por usuario al mes para los paquetes Business y hasta los 57 dólares por usuario al mes para un plan Enterprise. Los planes más económicos solo difieren en un dólar, y te ofrecen Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint Online además de Exchange Online.
Migración del correo electrónico a Microsoft 365 y Exchange Online
Si decides pasar de Exchange Online a Microsoft 365, esto no cambiará drásticamente tu entorno de trabajo. Microsoft 365 ampliará las oportunidades de colaboración y comunicación e integrará otras opciones para facilitar el flujo operativo. Aunque estas actualizaciones pueden requerir algo de tiempo y recursos, el proceso no supone un cambio radical.
Sin embargo, si vas a pasar de servicios locales a servicios en la nube, hay muchos aspectos que debes tener en cuenta. ¿Es fiable la solución? ¿Cómo se debe reestructurar el trabajo? ¿Y qué hay de las normativas de tu sector, como las políticas de retención y cifrado? Estas son solo algunas de las cuestiones que debes tener en cuenta a la hora de tomar una decisión.
Si decides pasarte a Microsoft 365 o Exchange Online, recuerda que la copia de seguridad de Microsoft Office es la mejor forma de proteger tus datos y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo y recursos en caso de pérdida de datos. Antes de migrar a Exchange Online o a uno de los planes de Microsoft 365, hay algunos aspectos críticos que debes tener en cuenta en relación con el alojamiento del correo electrónico empresarial. En primer lugar, determina cuál es tu solución de correo electrónico actual para comprender qué opciones de migración tienes disponibles. Para evitar dificultades y gastos adicionales, comprueba que todos los usuarios de la red utilicen Office 2010 o una versión más reciente. Otros posibles problemas son:
- El acceso a los registros del Sistema de Nombres de Dominio (DNS). Cambiar los registros DNS suele llevar menos de una hora si todo va bien. Sin embargo, no tener acceso a los registros DNS puede ser problemático y provocar retrasos significativos. Al cambiar a Microsoft 365, necesitas acceso a tu DNS para demostrar la propiedad del dominio y para redirigir los correos electrónicos a los nuevos buzones. De lo contrario, todos los correos electrónicos se enviarán al servidor antiguo.
- Soluciones y dispositivos de retransmisión de correo electrónico. Antes de la migración, es fundamental tener en cuenta los dispositivos de red, como impresoras y escáneres. Podrías recibir notificaciones de error y los documentos escaneados no se enviarán correctamente por correo electrónico. Para evitar estos problemas, realiza un inventario completo de los dispositivos y servicios vinculados al servidor de correo electrónico. Y durante la migración, asegúrate de conectar todo a tu nuevo servidor en la nube.
- Cumplimiento de las normas sobre contraseñas. Recuerda aplicar una política estricta de contraseñas y habilitar la autenticación multifactorial. Esto podría suponer un problema para los usuarios que no utilizan la nube. Aunque un servidor de correo electrónico local no es invulnerable a los riesgos de seguridad, es más seguro que un servidor de correo electrónico basado en la nube. Lo bueno es que Microsoft 365 exige contraseñas complejas. Además, todos los usuarios de la red deben cambiar su contraseña cada 90 días, lo que impide el acceso no autorizado.
- Pérdida de los archivos de autocompletado y las firmas. Después de la migración al nuevo buzón, es posible que tengas que volver a adjuntar los archivos de almacenamiento personal (PST). Además, tus firmas y archivos de autocompletado pueden desaparecer. Antes de realizar la migración, debes decidir si la pérdida de tu configuración anterior supone un problema. Por supuesto, también puede migrar estos datos, pero requiere un trabajo adicional. Para evitar sorpresas, debe incluir este aspecto en su plan de migración.
- Compartir el calendario. Si su empresa utiliza mucho la función de calendario, también debe incluirse en el plan de migración. Es posible que los permisos para compartir el calendario no se transfieran automáticamente a Microsoft 365. Por lo tanto, asigne los permisos de uso compartido del calendario y haga un backup de los mismos antes de la migración.
- Antivirus, antispam, listas negras y blancas. Valora si deseas seguir utilizando tu antivirus o puerta de enlace antispam actuales después de la migración. Microsoft 365 cuenta con soluciones de seguridad que protegen el correo electrónico, por lo que puedes optar por la protección incluida. Otro aspecto a tener en cuenta son las listas blancas y negras. Si tienes previsto migrar listas creadas a medida, piensa en cómo lo harás e incluye este punto en el plan.
- Nuevas funciones de seguridad. La migración a Microsoft 365 es un momento ideal para auditar y actualizar su plan de seguridad. Algunas funciones de seguridad del correo electrónico que podría considerar adoptar son la prevención de pérdida de datos, el correo electrónico cifrado, el archivado, etc. Todas las suites de Microsoft 365 incluyen funciones de seguridad y cumplimiento normativo. Sin embargo, estas difieren entre sí, por lo que debe tomar su decisión basándose en los estándares de seguridad de su sector.
Conclusión
Microsoft 365 potencia el potencial tecnológico de Exchange Online con una serie de funciones útiles que simplifican la colaboración y mejoran la accesibilidad. No obstante, debes recordar siempre que, al utilizar Exchange Online, solo se almacenan en la nube tus correos electrónicos, calendarios y contactos. Con Microsoft 365, todo el entorno tecnológico está basado en la nube. Por lo tanto, la elección se reduce a una sola pregunta: ¿Cuáles son tus requisitos empresariales en materia de colaboración, productividad, comunicación, accesibilidad y, lo más importante, seguridad y protección?
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