Prácticas recomendadas para desmitificar la gestión de datos no estructurados
Los datos no estructurados tienen sus ventajas y constituyen la mayor parte de los datos creados y almacenados por las organizaciones en la actualidad. Las empresas dependen de cómo se utilizan y gestionan estos datos. Si se pierden datos críticos, las organizaciones pueden sufrir daños financieros y de reputación irreparables. Por eso es importante gestionar adecuadamente la información no estructurada e implementar medidas fiables de protección de datos. En esta entrada del blog se explica cómo gestionar los datos no estructurados para mejorar la eficiencia y la fiabilidad operativas.
Datos no estructurados: retos e impacto en el negocio
Los datos no estructurados no tienen una estructura predefinida como los datos estructurados (bases de datos) y plantean retos a la hora de realizar su gestión. Los datos no estructurados suelen presentarse en forma de archivos, pero los correos electrónicos y otros mensajes multimedia también pueden clasificarse como datos no estructurados.
Volumen y variedad: gestión de una complejidad creciente
El volumen de datos no estructurados crece continuamente y su gestión se vuelve cada vez más compleja. La complejidad de los datos también aumenta: el número de formatos de archivo es elevado y no es fácil clasificar dónde se almacenan los datos críticos. Si los archivos no están ordenados y nombrados correctamente, la gestión de los datos no estructurados se vuelve aún más difícil.Los grandes volúmenes de datos sin clasificar y sin ordenar pueden provocar una proliferación. Si no se eliminan los archivos temporales e innecesarios, consumen espacio adicional en el disco, lo que no es racional. Cuando los datos no están categorizados (críticos, importantes, poco importantes, temporales), es difícil seleccionar qué hacer backup. Los sistemas de almacenamiento deben ser ampliables para almacenar los crecientes volúmenes de datos.
Retos relacionados con la calidad y el linaje de los datos
Los datos no estructurados pueden estar desactualizados, ser irrelevantes, no estar validados, ser redundantes, etc. Estos factores dificultan la gestión de los datos no estructurados. Los procesos de trabajo con datos son dinámicos y los datos no estructurados suelen migrar entre volúmenes de disco, servidores de archivos y repositorios. Los usuarios pueden modificar estos datos en cada etapa y puede resultar difícil identificar su validez y autenticidad.
Riesgos de cumplimiento, seguridad y gobernanza
Si los datos no estructurados no se gestionan correctamente, pueden surgir riesgos de seguridad relacionados con los datos privados, ya que los datos no estructurados suelen contener información de identificación personal (PII). Las organizaciones deben cumplir los requisitos de cumplimiento normativo en función de su ubicación geográfica y su sector. Por ejemplo, las organizaciones que trabajan con datos personales de ciudadanos de la Unión Europea deben cumplir los requisitos de cumplimiento normativo del RGPD. Si no se cumplen estos requisitos, se aplican multas y sanciones a la organización que incumple la normativa. Si los datos privados de los usuarios no están bien protegidos, los riesgos de seguridad pueden provocar fugas y pérdidas de datos. Si esto ocurre, la organización incumple los requisitos de cumplimiento, lo que puede acarrear consecuencias negativas. Sin una gestión adecuada de los datos no estructurados, es difícil definir qué datos son confidenciales y deben cifrarse y protegerse.
Uso de NAS para un almacenamiento de datos ampliable y seguro
Los sistemas de almacenamiento conectado a la red (NAS) son muy utilizados por las pequeñas y medianas empresas como almacenamiento centralizado de datos no estructurados. Los dispositivos NAS son cómodos, ampliables y rentables. Admiten la adición de más discos o la instalación de discos de mayor volumen, RAID suave para la redundancia de datos y opciones flexibles para los recursos compartidos. Sin embargo, los dispositivos NAS son destinos deseados por los ciberdelincuentes y el ransomware. En caso de una gestión inadecuada de los datos no estructurados, el ransomware puede acceder a los archivos desprotegidos y corromperlos mediante el cifrado irreversible.
Prácticas recomendadas para la gestión de datos no estructurados
Siga las prácticas recomendadas que se indican a continuación para optimizar la gestión de datos no estructurados y reducir el riesgo de pérdida de datos y otras consecuencias negativas.
Descubra y catalogue los datos
Descubra todos sus datos almacenados en diferentes ubicaciones: servidores de archivos, dispositivos NAS, lagos de datos, repositorios, datos de aplicaciones, correos electrónicos, etc. Registre la ubicación de los datos, los metadatos, el estado de cifrado, el tamaño de los archivos, los propietarios, etc. Recopilar toda la información sobre los datos almacenados le permite obtener una visión completa de los tipos y volúmenes de datos. Cree un catálogo detallado de los datos descubiertos para garantizar una visibilidad completa. Anote las categorías de datos, su importancia y otros parámetros. Es posible que tenga que colaborar con varios departamentos, ya que los usuarios de cada departamento saben qué datos son importantes para ellos. Basándose en la información recopilada, añada etiquetas y metadatos a los archivos para identificar los datos y mejorar la organización de los datos no estructurados. Realice auditorías de datos periódicamente, ya que los datos pueden evolucionar y cambiar con el tiempo. Actualice su catálogo/inventario en consecuencia. Las ventajas de utilizar un catálogo de datos no estructurados son:
- Mejorar la gobernanza de los datos: aplique controles de acceso y políticas de cumplimiento.
- Mejorar la capacidad de búsqueda: los usuarios pueden buscar documentos por palabras clave, etiquetas o propietarios.
- Evitar el almacenamiento redundante de datos: identifique los archivos duplicados u obsoletos.
- Apoyar las auditorías de cumplimiento: realice un seguimiento del acceso y el uso de los datos confidenciales.
Ejemplos de datos descubiertos ordenados por ubicación de origen y usos prácticos:
- Almacenamiento local: Servidores de archivos, NAS, ordenadores de sobremesa/portátiles locales
- Almacenamiento en la nube: AWS S3, OneDrive, Azure Blob Storage, Google Drive
- Aplicaciones empresariales: CRM (Salesforce), ERP (SAP), sistemas de RR. HH.
- Correos electrónicos y herramientas de colaboración: Outlook, Gmail, Microsoft Teams
- Multimedia & registros: Grabaciones de CCTV, grabaciones de llamadas, registros de eventos.
Una vez descubiertos los datos, la creación de un catálogo con función de búsqueda ayuda a los usuarios a encontrarlos y gestionarlos de forma eficiente. Puede utilizar metadatos para organizar datos no estructurados de forma eficaz. También mejora la capacidad de búsqueda y clasificación al añadir etiquetas estructuradas a los datos no estructurados. Defina qué deben incluir los metadatos. La siguiente tabla proporciona ejemplos de metadatos.
| Atributo de metadatos | Valor de ejemplo |
| Tipo de archivo | PDF, DOCX, CSV, MP4 |
| Propietario | RR. HH., TI, Departamento financiero |
| Fecha de creación | 10-12-2024 |
| Último acceso | 15-01-2025 |
| Cumplimiento | RGPD, HIPAA, SOX |
| Nivel de sensibilidad | Público, interno, confidencial, restringido |
Clasificar los datos para una mejor organización
Clasificar los datos para mejorar la gestión de datos no estructurados: descubrir e identificar información de identificación personal (PII) y datos confidenciales en el almacenamiento. Puede utilizar métodos convencionales como palabras clave y patrones para la búsqueda. Alternativamente, puede utilizar software avanzado con inteligencia artificial y algoritmos de aprendizaje automático para analizar los datos con mayor precisión y opciones de reconocimiento más profundas.Después de descubrir los datos, puede clasificarlos en función de:
- Valor empresarial: crítico, importante, no esencial
- Nivel de sensibilidad: público, interno, confidencial, restringido
- Cumplimiento normativo: RGPD, HIPAA, CCPA, ISO 27001
- Tipo de uso: documentos, imágenes, vídeos, registros, correos electrónicos
Establezca el marco de clasificación adecuado para su organización. En la tabla siguiente se muestra un ejemplo de clasificación.
| Clasificación | Descripción | Ejemplos |
| Público | Datos no confidenciales disponibles para todos | Materiales de marketing, preguntas frecuentes, informes públicos |
| Interno | Datos comerciales solo para uso interno | Políticas de la empresa, correos electrónicos internos |
| Confidencial | Datos sensibles que requieren acceso controlado | Registros de empleados, informes financieros |
| Restringido | Datos altamente confidenciales con acceso limitado | Documentos legales, secretos comerciales, información personal identificable de clientes |
Organice los datos utilizando nombres de archivos y una estructura de carpetas claros. Organizar los datos no estructurados de esta manera facilita a los usuarios y administradores la navegación y la identificación de los datos. A continuación se muestra un ejemplo de carpetas organizadas con archivos para un departamento financiero./Finanzas /2023 /Presupuestos (Confidencial) /Facturas (Internas) /2024 /Auditorías (restringidas) /Estados financieros (confidenciales) Los datos públicos permanecen en carpetas abiertas. El control de accesos basado en roles (RBAC) y el cifrado protegen los datos confidenciales y restringidos.
Establecer políticas de gobernanza del acceso
Implementar medidas de control de acceso sólidas mediante el establecimiento de políticas de gobernanza. La gobernanza de datos gestiona los datos no estructurados controlando quién puede acceder, modificar, compartir y eliminar datos. Los datos no estructurados pueden estar dispersos en múltiples ubicaciones de almacenamiento (incluidos los sistemas de almacenamiento locales y en la nube) y las políticas de gobernanza son importantes para reducir los riesgos de seguridad.
- Configure el control de accesos basado en roles (RBAC) para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos.
- Siga el principio del mínimo privilegio, que restringe el acceso de los usuarios. Los empleados solo pueden acceder a los datos necesarios para sus funciones laborales, lo que reduce el riesgo de amenazas internas.
- Considere la autenticación multifactor (MFA) para el acceso a datos críticos. La MFA añade una capa adicional de seguridad al requerir múltiples pasos de verificación antes de conceder el acceso.
Por ejemplo, un usuario del departamento financiero solo debe acceder a los informes financieros, mientras que los usuarios de marketing no deben tener acceso a los documentos de nóminas.
- Asegúrese de que las políticas de gobernanza para la gestión de datos no estructurados se ajustan al RGPD, la HIPAA, la CCPA, la SOX y otras normativas y requisitos de cumplimiento.
- Configure políticas para controlar el intercambio de datos externos a través de plataformas en la nube como OneDrive, Google Drive, etc.
- Considere la posibilidad de configurar políticas para trasladar los datos obsoletos a un archivo. Este enfoque libera espacio en el almacenamiento primario con un alto rendimiento.
- Utilice las siguientes tecnologías para gestionar los datos no estructurados:
- Gestión de identidades y accesos (IAM) (Azure Active Directory, AWS IAM) para la autenticación y autorización de usuarios en la nube.
- La prevención de pérdida de datos (DLP) (Microsoft Purview, Google Cloud DLP) se utiliza para realizar la supervisión del acceso y las transferencias de datos confidenciales en la nube.
- Gestión de accesos privilegiados (PAM) para controlar el acceso a datos de alto riesgo y cuentas privilegiadas.
- Modelos de seguridad de confianza cero para la verificación continua de la identidad del usuario antes de concederle acceso.
Garantizar la copia de seguridad y la recuperación de datos con soluciones NAS
Hacer backup de los datos almacenados en servidores de archivos y dispositivos NAS para proteger los recursos compartidos y otros datos. En primer lugar, hacer backup de los datos críticos necesarios para las operaciones diarias. Si un dispositivo NAS contiene backups, considere la posibilidad de hacer una copia de backup para mejorar su estrategia de protección de datos y siga la regla de backup 3-2-1. Probe las copias de backup para asegurarse de que los datos se pueden recuperar en caso de desastre. Cree un plan de recuperación ante desastres que incluya todos los pasos necesarios para recuperar los datos en diferentes situaciones.
Utilice la automatización para la supervisión y la gestión de datos
Puede automatizar la supervisión y la gestión de datos para mejorar la seguridad, el cumplimiento normativo, el rendimiento y la eficiencia operativa. Considere la posibilidad de utilizar almacenamiento por niveles para almacenar los datos a los que se accede con frecuencia en un almacenamiento de alto rendimiento de un nivel superior y mover los archivos que se utilizan con poca frecuencia a un almacenamiento de bajo rendimiento (menor coste) de niveles inferiores. Puede utilizar el nivel más bajo para los datos archivados. También puede configurar políticas de ciclo de vida para mover automáticamente los datos antiguos al archivo. La supervisión continua de datos ayuda a detectar accesos no autorizados, problemas de rendimiento y posibles amenazas de seguridad. Realice un seguimiento de los registros de acceso a los datos y los patrones de uso en tiempo real para detectar actividades inusuales (por ejemplo, la eliminación o modificación de un gran número de archivos en un lote). Configure alertas y notificaciones automáticas para interactuar y solucionar los problemas a tiempo. Automatice las copias de seguridad de datos y los flujos de trabajo de recuperación ante desastres.
Cómo NAKIVO simplifica la gestión de datos no estructurados
NAKIVO Backup & Replication
NAKIVO Backup & Replication es una solución dedicada a la protección de datos que admite copias de seguridad de datos no estructurados almacenados en servidores de archivos, dispositivos NAS y máquinas Windows o Linux (servidores y estaciones de trabajo). La solución NAKIVO admite backups de recursos compartidos de archivos NFS y SMB, lo que resulta especialmente útil al hacer backups de archivos compartidos en dispositivos NAS y servidores de archivos. Backups completos e incrementales. Garantiza la fiabilidad y el ahorro de almacenamiento. Se admiten recuperaciones completas y granulares.
Conclusión
La gestión de datos no estructurados ayuda a mejorar la eficiencia operativa general y a reducir diversos riesgos relacionados con la seguridad, la protección de datos y el cumplimiento normativo. Siga las prácticas recomendadas, que incluyen la detección de datos, la clasificación, el control de acceso, las políticas de gobernanza de datos y la protección de datos. Proteja los datos no estructurados almacenados en las instalaciones y en la nube, y almacene varias copias de backup en diferentes ubicaciones. Utilice NAKIVO Backup & Replication para realizar copias de backup y recuperar datos de forma eficaz.
