6 lý do tại sao bạn nên sao lưu dữ liệu Microsoft 365
Office 365 đang được hơn một triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng và chiếm gần Chiếm 46% thị phần toàn cầu về công nghệ bộ ứng dụng văn phòng. Sự phổ biến rộng rãi này khiến Microsoft 365 trở thành mục tiêu hàng đầu của nhiều loại mối đe dọa khác nhau, thường dẫn đến mất dữ liệu và gián đoạn hoạt động.
Các tổ chức sử dụng Office 365 phải tìm đến các giải pháp của bên thứ ba để bảo vệ môi trường của họ, nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Một trong những phương pháp phổ biến nhất để bảo vệ Microsoft 365 là sao lưu dữ liệu. Bài viết này liệt kê những lý do quan trọng tại sao bạn cần sao lưu dữ liệu Office 365. Hãy tiếp tục đọc để khám phá cách một công cụ bảo vệ dữ liệu hiện đại có thể giúp bạn giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu và thời gian ngừng hoạt động.
Tại sao việc sao lưu Office 365 lại quan trọng?
Theo trang Mô hình trách nhiệm chung của Microsoft 365, Microsoft chỉ chịu trách nhiệm về tính sẵn sàng của các ứng dụng và hạ tầng của mình, còn bạn phải tự chịu trách nhiệm về việc bảo vệ dữ liệu của mình.
Lưu ý : Điều quan trọng là phải hiểu rõ các rủi ro trong mô hình trách nhiệm chung để bạn có thể triển khai các biện pháp bảo vệ cần thiết.
Mặc dù Office 365 tích hợp các tính năng bảo mật sẵn có, nhưng chúng chỉ cung cấp mức độ bảo vệ dữ liệu hạn chế và chủ yếu tập trung vào quyền riêng tư và tuân thủ pháp lý. Các công cụ tích hợp này không đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu của bạn, đó là lý do tại sao cần phải dựa vào các giải pháp của bên thứ ba để giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu. Cách tiếp cận tốt nhất để đảm bảo khôi phục dữ liệu là triển khai một giải pháp bảo vệ dữ liệu hiện đại và xây dựng chiến lược sao lưu vững chắc.
Tại sao bạn nên sao lưu dữ liệu Microsoft 365?
Có rất nhiều loại rủi ro đe dọa đến sự an toàn của dữ liệu Office 365. Thực hiện sao lưu định kỳ là phương pháp tối ưu để đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh trong trường hợp bất kỳ rủi ro nào trở thành hiện thực và ảnh hưởng đến môi trường của bạn.
Lỗi của con người
Các sai lầm của con người nói chung, và việc xóa nhầm nói riêng, là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến mất dữ liệu trong tổ chức. Người dùng đôi khi xóa các tệp hoặc thư mục riêng lẻ và trong một số trường hợp, toàn bộ dữ liệu người dùng bị xóa vô tình.
May mắn thay, Microsoft 365 cho phép bạn khôi phục dữ liệu đã xóa trong một khoảng thời gian lưu trữ cụ thể. Tuy nhiên, một khi khoảng thời gian đó hết hạn, việc khôi phục thông tin bị mất gần như là không thể. Cách duy nhất để đảm bảo khôi phục dữ liệu là thực hiện sao lưu Office 365 định kỳ và sử dụng chúng khi cần thiết để khôi phục dữ liệu đã xóa.
Các mối đe dọa nội bộ
Ngoài việc xóa nhầm, người dùng bên trong tổ chức của bạn có thể đe dọa dữ liệu theo những cách khác. Việc thao túng dữ liệu có chủ đích và mang tính phá hoại là mối đe dọa phổ biến trong thế giới kinh doanh. Trong một số trường hợp, một nhân viên bất mãn có thể cố gắng xóa hoặc chia sẻ dữ liệu nhạy cảm trước khi rời công ty nhằm gây ra thiệt hại lớn nhất có thể.
Cần phải triển khai các biện pháp kiểm soát truy cập phù hợp và cập nhật quyền truy cập của người dùng càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, cách tốt nhất để giảm thiểu các mối đe dọa từ bên trong là tạo các bản sao lưu Office 365 định kỳ và lưu trữ chúng an toàn tại một vị trí riêng biệt. Nhờ đó, trong trường hợp một nhân viên cố gắng xóa thông tin quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, bạn có thể khôi phục chúng một cách đơn giản mà không ảnh hưởng đến môi trường sản xuất.
Các mối đe dọa từ bên ngoài
Các cuộc tấn công mạng như ransomware và phần mềm độc hại đang ngày càng gia tăng cả về số lượng lẫn mức độ tinh vi. Một cuộc tấn công ransomware thành công có thể lây nhiễm toàn bộ hạ tầng của bạn, mã hóa dữ liệu và khiến hoạt động của bạn bị đình trệ.
Thật không may, ngay cả những biện pháp bảo vệ tiên tiến nhất cũng có thể thất bại, khiến bạn phải phụ thuộc vào các tội phạm mạng – những kẻ thường đòi tiền chuộc để đổi lấy việc giải mã dữ liệu. Hơn nữa, không có gì đảm bảo rằng bạn sẽ truy cập được dữ liệu đã bị mã hóa ngay cả sau khi đã trả số tiền chuộc theo yêu cầu.
Phương pháp hiệu quả nhất để đối phó với rủi ro từ các cuộc tấn công mạng là có bản sao lưu Office 365 được lưu trữ an toàn tại một địa điểm khác, ngoại tuyến hoặc trong một kho lưu trữ không thể thay đổi. Trong trường hợp bị nhiễm phần mềm tống tiền, bạn có thể nhanh chóng khôi phục các bản sao lưu và tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường với thời gian ngừng hoạt động tối thiểu hoặc không có.
Khoảng trống trong chính sách lưu trữ và yêu cầu tuân thủ
Mục đích chính của các chính sách lưu trữ Microsoft 365 là xác định thời gian bạn cần lưu giữ các loại thông tin cụ thể để tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định và luật pháp của ngành. Bạn luôn cần sẵn sàng truy xuất dữ liệu đó khi được yêu cầu để tránh các hậu quả tài chính và pháp lý. Ngoài ra, Office 365 tích hợp tính năng eDiscovery, cho phép bạn tìm kiếm và trích xuất dữ liệu cần thiết để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ quy định.
Cần lưu ý rằng các chính sách lưu trữ không thể thay thế cho việc sao lưu. Các tính năng lưu trữ của Microsoft 365 có giới hạn vì dữ liệu chỉ được lưu trữ trong một khoảng thời gian tương đối ngắn và không được bảo vệ tốt.
Từ góc độ pháp lý và quy định, hậu quả của việc không sao lưu thông tin có thể gây tổn hại nghiêm trọng cho tổ chức của bạn. May mắn thay, các giải pháp bảo vệ dữ liệu hiện đại cho phép bạn lưu trữ bản sao lưu trong thời gian dài tùy ý và tại nhiều vị trí khác nhau. Chúng cũng cung cấp mức độ bảo mật cần thiết để đảm bảo các bản sao lưu không bị sửa đổi hoặc xóa bỏ. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng các tính năng tìm kiếm nâng cao để tìm kiếm dữ liệu cần thiết và thực hiện khôi phục chi tiết để nhanh chóng khôi phục chính xác các tệp và thư mục bạn cần.
Tích hợp với các công cụ của bên thứ ba
Office 365 nổi tiếng với khả năng tùy chỉnh cao và có thể dễ dàng tích hợp với nhiều công cụ của bên thứ ba để nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa hiệu quả các hoạt động hàng ngày. Tuy nhiên, càng tích hợp với nhiều dịch vụ, bạn càng tạo ra nhiều lỗ hổng bảo mật, vì các công cụ này có thể không đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật tương tự như các ứng dụng gốc.
Trong trường hợp một trong những công cụ này trở thành mục tiêu của một cuộc tấn công mạng hoặc bị nhiễm phần mềm tống tiền, thiệt hại có thể dễ dàng lan sang Các ứng dụng Microsoft 365 và gây ra mất dữ liệu hoặc gián đoạn hoạt động. Thay vì cố gắng loại bỏ mã độc hoặc gỡ bỏ công cụ của bên thứ ba, bạn có thể đơn giản khôi phục dữ liệu từ các bản sao lưu và đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh.
Nên tích hợp với một giải pháp bảo vệ dữ liệu tiên tiến cho phép bạn tự động hóa các quy trình sao lưu và khôi phục. Một số công cụ này cung cấp khả năng lập lịch linh hoạt, giúp đơn giản hóa việc quản trị và quản lý sao lưu.
Sự phức tạp của dữ liệu Microsoft Teams
Trong những năm gần đây, số lượng tổ chức dựa vào Microsoft Teams để tối ưu hóa công việc từ xa đã tăng vọt. Cần lưu ý rằng dữ liệu trong Teams không tồn tại độc lập. Nói cách khác, một số thông tin được lưu trữ trong các ứng dụng khác như SharePoint Online, OneDrive và Exchange Online.
Những loại dữ liệu này rất khó quản lý và, quan trọng hơn, rất khó bảo vệ. May mắn thay, một số giải pháp sao lưu hiện đại cung cấp khả năng bảo vệ toàn diện cho toàn bộ môi trường Microsoft 365 của bạn. Bằng cách triển khai các công cụ này, bạn có thể Sao lưu Microsoft Teams dữ liệu bất kể nó được lưu trữ ở đâu và đảm bảo khả năng khôi phục trong trường hợp xảy ra thảm họa hoặc sự cố gián đoạn.
Kết luận
Mặc dù Microsoft 365 tích hợp các tính năng bảo mật sẵn có, nhưng chúng thường có giới hạn và không cung cấp mức độ bảo vệ cần thiết. Ngoài ra, còn có rất nhiều rủi ro đe dọa đến sự an toàn của dữ liệu Office 365. Cách duy nhất để giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu hoặc thời gian ngừng hoạt động là triển khai một giải pháp bảo vệ dữ liệu tiên tiến, cho phép bạn thực hiện sao lưu và khôi phục.
