10 phương pháp hay nhất để đảm bảo an ninh cho Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 là một trong những bộ ứng dụng văn phòng phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và trong nhiều ngành nghề khác nhau. Tuy nhiên, sự phổ biến này cũng thu hút sự chú ý của các tội phạm mạng, những kẻ thường nhắm mục tiêu vào các ứng dụng Office. Trên thực tế, tính đến tháng 10 năm 2022, đã có hơn 70% các vụ tấn công đã được ghi nhận lợi dụng các lỗ hổng bảo mật trong bộ ứng dụng Microsoft, theo thống kê năm 2022 của Kaspersky.
Các tổ chức có gói Microsoft 365 có thể tận dụng các tính năng bảo mật của Office 365 và triển khai một số biện pháp bảo vệ để bảo vệ dữ liệu của mình. Bài viết này trình bày 10 phương pháp hay nhất để bảo mật tốt hơn tài khoản Microsoft Office 365 của tổ chức bạn. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách bạn có thể thiết lập các công cụ Office 365 khác nhau để ngăn chặn các mối đe dọa từ bên trong và bên ngoài.
1. Bật Xác thực đa yếu tố
Xác thực đa yếu tố (MFA), còn được gọi là xác minh hai bước, cung cấp một lớp bảo mật bổ sung bằng cách yêu cầu người dùng nhập mã được gửi đến điện thoại của họ để đăng nhập vào các ứng dụng Office 365. Trong Office 365, MFA là một phần của khung xác thực hiện đại giúp đảm bảo truy cập an toàn vào các tài nguyên của Microsoft.
MFA được coi là một trong những cách đơn giản nhất nhưng hiệu quả nhất để nâng cao bảo mật trong tổ chức của bạn. Kẻ tấn công không thể truy cập vào tài khoản của bạn ngay cả khi chúng biết tên người dùng và mật khẩu.
Đối với các gói đăng ký Microsoft 365 mới, MFA sẽ được kích hoạt tự động. Bạn có thể chọn một trong hai phương thức xác minh có sẵn:
- Ứng dụng Microsoft Authenticator : Tải xuống ứng dụng Microsoft Authenticator miễn phí trên thiết bị di động và thêm tài khoản của bạn. Mỗi khi người dùng đăng nhập, họ sẽ nhận được thông báo và cần phản hồi để xác thực quá trình đăng nhập.
- Tin nhắn SMS : Microsoft gửi tin nhắn SMS chứa mã xác minh 6 chữ số mà người dùng cần nhập cùng với thông tin đăng nhập để xác minh danh tính.
2. Đào tạo nhân viên trong tổ chức của bạn
Lỗi của con người là nguyên nhân chính dẫn đến vi phạm dữ liệu trong tổ chức. Người dùng không am hiểu về các thực hành tốt nhất về an ninh mạng dễ bị lừa mở email lừa đảo, nhấp vào liên kết lừa đảo hoặc tải xuống tệp đính kèm độc hại.
Các doanh nghiệp được khuyến nghị mạnh mẽ nên xây dựng một văn hóa nhận thức về an ninh mạng vững chắc bằng cách cung cấp cho nhân viên thông tin đầy đủ về các mối đe dọa và lỗ hổng phổ biến. Để làm được điều này, bạn cần áp dụng các biện pháp sau:
- Tổ chức đào tạo nhận thức : Giáo dục nhân viên mới về những hậu quả nghiêm trọng của các thủ đoạn công nghệ xã hội và các cuộc tấn công lừa đảo. Người dùng cần học cách tạo mật khẩu mạnh và hiểu rõ các khía cạnh khác nhau của bảo mật email Office 365.
- Cập nhật thông tin cho nhân viên : Các mối đe dọa mạng ngày càng trở nên tinh vi, đó là lý do tại sao bạn phải liên tục nhắc nhở người dùng luôn cảnh giác và báo cáo các hoạt động đáng ngờ. Cách tốt nhất để làm điều này là thường xuyên gửi email về các thực hành tốt nhất về an ninh mạng và tổ chức các buổi đào tạo định kỳ.
3. Quản lý tài khoản người dùng và quyền truy cập
Khi nói đến việc kiểm soát quyền truy cập, cần tuân thủ nguyên tắc “quyền truy cập tối thiểu”. Điều này có nghĩa là người dùng chỉ được cấp quyền truy cập vào những dữ liệu cần thiết để hoàn thành công việc của họ. Quản trị viên cũng có thể sử dụng cơ chế kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) trong Office 365 và thiết lập đồng bộ hóa với Azure Active Directory (AD) để quản lý người dùng, chỉ định các vai trò cụ thể và cấp quyền truy cập vào các ứng dụng nhất định.
Hãy lưu ý rằng các tài khoản quản trị viên Microsoft 365 là mục tiêu hàng đầu của tội phạm mạng vì chúng có đặc quyền cao và có thể truy cập dữ liệu có giá trị, do đó gây rủi ro cho toàn bộ người thuê Office 365. Quản trị viên chỉ nên sử dụng tài khoản của mình khi cần thiết và đăng nhập vào một tài khoản riêng để thực hiện các tác vụ thông thường không liên quan đến quản trị.
4. Cấu hình Microsoft Defender cho Office 365
Microsoft Defender cung cấp các công nghệ tiên tiến giúp bảo vệ tổ chức của bạn khỏi các mối đe dọa từ các ứng dụng hợp tác, tin nhắn email và liên kết. Tất cả các gói đăng ký Microsoft 365 đều bao gồm các chính sách bảo mật Office 365 được thiết lập sẵn, sử dụng các cài đặt được khuyến nghị để bảo vệ người dùng và các tác vụ trong môi trường của bạn.
Bạn cũng có thể cấu hình thủ công các tính năng quan trọng của Microsoft Defender như:
- Bảo vệ chống lừa đảo : Điều chỉnh chính sách chống lừa đảo mặc định trong Microsoft Defender cho Office 365 hoặc tạo một chính sách mới để ngăn chặn tội phạm mạng thu thập thông tin nhạy cảm thông qua các âm mưu lừa đảo. Chức năng trí tuệ nhân tạo tích hợp sẽ xây dựng cơ sở dữ liệu dựa trên thói quen giao tiếp của người dùng để cải thiện khả năng phát hiện nội dung độc hại và bảo vệ địa chỉ email và tên miền của tổ chức bạn khỏi việc giả mạo và lừa đảo.
- Bảo vệ chống phần mềm độc hại : Microsoft Defender sử dụng bảo vệ nhiều lớp để tự động phát hiện các loại phần mềm độc hại đến hoặc đi, chẳng hạn như phần mềm gián điệp và virus. Quan trọng hơn, tính năng này cung cấp các phản hồi đáng tin cậy bảo vệ chống ransomware và theo thời gian thực trong trường hợp phát hiện mối đe dọa.
- Tệp đính kèm an toàn : Công cụ Tệp đính kèm an toàn cung cấp một lớp bảo mật bổ sung bằng cách kiểm tra các tệp đã được quét bởi tính năng bảo vệ chống phần mềm độc hại. Các tài liệu được gửi qua email hoặc các ứng dụng cộng tác khác (OneDrive, Teams và SharePoint) sẽ được kiểm tra trước khi đến đích, từ đó giảm thiểu rủi ro nhiễm ransomware.
- Liên kết an toàn : Bạn có thể tăng cường bảo vệ email Office 365 bằng cách cấu hình Liên kết an toàn để kích hoạt tính năng xác minh tại thời điểm nhấp chuột cho tất cả các URL được gửi trong các tin nhắn email.
5. Sử dụng Microsoft Purview Information Protection
Đảm bảo quản trị dữ liệu tối ưu là yếu tố thiết yếu để duy trì tính bảo mật cho gói Microsoft 365 của tổ chức bạn. Trung tâm Purview Information Protection đảm bảo an ninh và tuân thủ cho Office 365 bằng cách cung cấp nhiều công cụ cho phép bạn phát hiện, phân loại và bảo vệ dữ liệu đang truyền tải hoặc dữ liệu tĩnh, bao gồm:
- Azure Information Protection : Gán nhãn và phân loại dữ liệu nhạy cảm để bạn có thể tự động áp dụng các biện pháp bảo vệ cần thiết và đảm bảo chỉ người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu đó.
- Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP): Khi bạn kích hoạt các chính sách DLP, bạn sẽ hạn chế mất dữ liệu bằng cách khóa dữ liệu được phân loại và ngăn chặn việc lộ thông tin nhạy cảm do cố ý hoặc vô tình.
- Mã hóa dữ liệu : Microsoft cung cấp mã hóa hai khóa, có nghĩa là dữ liệu của bạn được bảo vệ khỏi người dùng không được ủy quyền. Chỉ tổ chức của bạn mới có thể giải mã dữ liệu vì tổ chức này nắm giữ cả hai khóa mã hóa.
- Quản lý Quyền Thông tin (IRM): Bạn có thể ngăn chặn việc chia sẻ thông tin trên danh sách và thư viện SharePoint với người dùng bên ngoài bằng cách áp dụng khóa bảo mật. Dựa trên các chính sách bạn thiết lập, chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem và sử dụng các tệp này.
6. Vô hiệu hóa tính năng chuyển tiếp tự động cho email
Trong trường hợp gói Microsoft 365 của bạn bị xâm phạm, kẻ tấn công có thể truy cập vào tất cả các ứng dụng của bạn, bao gồm môi trường Exchange Online. Điều này cho phép họ xóa tin nhắn, sửa đổi quy tắc email và tự động chuyển tiếp tất cả email của bạn đến một địa chỉ bên ngoài.
May mắn thay, bạn có thể ngăn chặn vấn đề này bằng cách vô hiệu hóa tính năng chuyển tiếp tự động từ Trung tâm quản trị Microsoft 365. Thực hiện các bước sau để tìm hiểu cách thực hiện:
- Truy cập Trung tâm quản trị Microsoft 365 và chọn Exchange > luồng email .
- Trong tab quy tắc , nhấp vào + sau đó chọn tạo quy tắc mới .
- Chọn Tùy chọn khác trong cửa sổ bật lên và điền vào phần Tên .
- Mở áp dụng quy tắc này nếu menu thả xuống rồi chọn người gửi > là bên ngoài/bên trong .
- Chọn Trong tổ chức và nhấp vào OK .
- Chọn thêm điều kiện và mở menu thả xuống rồi chọn Thuộc tính tin nhắn > bao gồm loại tin nhắn .
- Mở chọn loại tin nhắn và chọn Tự động chuyển tiếp sau đó Nhấp vào OK .
- Mở trang Thực hiện các bước sau trong menu thả xuống, chọn Chặn tin nhắn , sau đó từ chối tin nhắn và thêm lời giải thích .
- Nhập nội dung tin nhắn vào chỉ định lý do từ chối và nhấp vào OK . Lời giải thích này sẽ hiển thị khi có nỗ lực chuyển tiếp tự động.
- Nhấp vào Lưu ở cuối trang.
Nếu mọi cách đều không thành công, hãy yên tâm rằng bạn biết cách Khôi phục email đã xóa trong Office 365 trong hầu hết các trường hợp.
7. Bảo vệ tất cả các thiết bị
Tất cả các thiết bị, ngay cả những thiết bị cá nhân được sử dụng cho mục đích công việc như điện thoại thông minh và máy tính bảng, đều là cửa ngõ tiềm năng để tội phạm mạng xâm nhập vào tổ chức của bạn. Bạn nên cấu hình chúng đúng cách để đảm bảo chúng có sự bảo vệ đầy đủ.
Microsoft cung cấp gói Basic Mobility and Security cho phép bạn quản lý và bảo mật các thiết bị di động của người dùng. Quản trị viên có thể thực thi các chính sách bảo mật, thiết lập quyền truy cập hoặc thậm chí xóa toàn bộ bộ nhớ của thiết bị nếu cần thiết.
8. Giám sát và Kiểm tra Chính sách Bảo mật
Các mối đe dọa liên tục phát triển, do đó việc thường xuyên xem xét và cập nhật chính sách bảo mật để phù hợp với nhu cầu của tổ chức là rất quan trọng. Bạn cũng nên kích hoạt tính năng kiểm tra và báo cáo để theo dõi hoạt động của người dùng trong môi trường của mình.
Ngoài ra, bạn nên kích hoạt thông báo để phát hiện và xử lý các mối đe dọa nhanh chóng nhất có thể. Bảo mật Microsoft 365 cho phép bạn tạo các chính sách cảnh báo để được thông báo về các lỗ hổng tiềm ẩn và những thay đổi đột ngột trong hệ thống. Bạn có thể theo dõi và quản lý các cảnh báo được kích hoạt bởi các hoạt động liên quan đến phòng chống mất dữ liệu, luồng email, quyền truy cập, quản lý mối đe dọa hoặc quản trị thông tin.
9. Kiểm tra Điểm Bảo mật Microsoft (Microsoft Secure Score)
Bảng điều khiển Điểm Bảo mật Microsoft ( Chỉ số Bảo mật Microsoft (MSS) ) cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tình trạng bảo mật của tổ chức. Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển này để theo dõi các chỉ số về tình trạng bảo mật của môi trường và kiểm tra các hành động được đề xuất để cải thiện điểm số này, đồng thời bảo vệ dữ liệu đám mây của tổ chức.
MSS cung cấp các số liệu theo thời gian thực, sẽ thay đổi nếu bạn kích hoạt hoặc tắt các cài đặt bảo mật của Office 365 hoặc cài đặt các giải pháp bảo vệ dữ liệu của bên thứ ba. Công cụ này liên tục đánh giá tình trạng của bạn và đưa ra các khuyến nghị phù hợp.
Điểm số dưới 30% cho thấy môi trường của bạn rất dễ bị tấn công bởi các mối đe dọa. Trong trường hợp này, bạn nên hành động ngay lập tức và áp dụng các phương pháp bảo mật tốt nhất để đạt hoặc vượt qua ngưỡng 80% được khuyến nghị. Điểm số 100% là hoàn toàn khả thi khi Microsoft 365 Defender hoạt động hết công suất kết hợp với một giải pháp bảo mật của bên thứ ba.
10. Triển khai giải pháp sao lưu của bên thứ ba
Ngay cả khi đã có đầy đủ các tính năng bảo mật trong các gói Microsoft 365, bạn vẫn có thể đối mặt với rủi ro. Các cuộc tấn công độc hại mới không thể phát hiện vẫn có thể xâm nhập vào môi trường Microsoft 365 của bạn và gây nguy hiểm cho tổ chức. Để tránh thiệt hại về tài chính và danh tiếng cũng như khó khăn trong việc khôi phục dữ liệu sau một cuộc tấn công, hãy triển khai giải pháp sao lưu của bên thứ ba như NAKIVO Backup & Replication, cung cấp sao lưu gia tăng nhanh chóng cho các ứng dụng Microsoft 365.
Theo Mô hình Trách nhiệm Chung của Microsoft, tổ chức sử dụng các ứng dụng để tạo và lưu trữ dữ liệu trong Office 365 hoàn toàn chịu trách nhiệm về sự an toàn của dữ liệu. Bạn phải triển khai các cơ chế bảo mật cần thiết cũng như thực hiện chiến lược sao lưu bằng giải pháp của bên thứ ba để đảm bảo khôi phục dữ liệu trong mọi tình huống. Giải pháp NAKIVO cung cấp chức năng sao lưu nhanh dữ liệu Microsoft Office 365 và khôi phục tức thì bất kỳ mục nào đến nơi cần thiết.
