Phân tích tác động kinh doanh và vai trò của nó trong lập kế hoạch khắc phục thảm họa
Việc xác định các quy trình, hệ thống và hoạt động có mức độ ưu tiên cao là vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp; đây chính là trọng tâm của phân tích tác động kinh doanh (BIA). Mục đích của phân tích này là xác định mức độ ảnh hưởng của việc gián đoạn hoạt động kinh doanh đối với tổ chức của bạn. Các tác động tiềm ẩn bao gồm mất dữ liệu, thiết bị và doanh thu, mất nhân viên, tổn hại danh tiếng và các loại tổn thất kinh doanh khác.
Phân tích tác động kinh doanh là một giai đoạn quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch khắc phục thảm họa (DR), với nhiệm vụ là đảm bảo hoạt động của cơ sở hạ tầng và các ứng dụng của công ty trong trường hợp xảy ra sự cố ngừng hoạt động lớn. Báo cáo BIA khắc phục thảm họa toàn diện là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần thiết để xây dựng chiến lược ứng phó khẩn cấp.
BIA trong khôi phục sau thảm họa là gì?
Một trong những yếu tố then chốt của phân tích tác động kinh doanh là việc xác định mức độ ưu tiên. Điều quan trọng là phải xác định các quy trình và hoạt động cần được khôi phục càng sớm càng tốt nếu thảm họa xảy ra. Để làm được điều này, bạn cần xác định mục tiêu thời gian khôi phục (RTO) và mục tiêu điểm khôi phục (RPO).
- RTO đề cập đến thời gian ngừng hoạt động tối đa mà công ty bạn có thể chấp nhận sau thảm họa. Ý tưởng là xác định số tiền doanh thu bị mất mỗi đơn vị thời gian, tùy thuộc vào thiết bị và ứng dụng bị ảnh hưởng.
- Ngược lại, RPO đề cập đến lượng dữ liệu có thể bị mất do thảm họa mà vẫn được chấp nhận. Rất có thể sẽ có khoảng trống giữa thời điểm sự cố xảy ra và lần sao lưu dữ liệu gần nhất. Nếu thảm họa xảy ra, dữ liệu được tạo ra kể từ lần sao lưu cuối cùng có khả năng bị mất.
Việc hiểu rõ mục tiêu của bạn về khung thời gian phục hồi có thể giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và lựa chọn các quy trình phù hợp trong trường hợp khẩn cấp. Trên thực tế, RTO và RPO có thể được coi là nền tảng của một phân tích tác động kinh doanh đáng tin cậy, và do đó là chiến lược DR tổng thể.
Để hiểu rõ hơn về khái niệm BIA trong phục hồi thảm họa, hãy xem xét các quy trình kinh doanh của bạn dưới góc độ tính nhạy cảm về thời gian. Nếu bạn đang vận hành một cửa hàng trực tuyến, cần đặc biệt chú ý đến các hoạt động liên quan đến xử lý đơn hàng và thanh toán của khách hàng. Tất nhiên, chiến dịch tiếp thị cũng rất quan trọng, vì nó đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá cửa hàng của bạn về lâu dài. Tuy nhiên, điều này không nên trở thành ưu tiên hàng đầu nếu thảm họa xảy ra, vì đây không phải là vấn đề nhạy cảm về thời gian. Nếu bạn đánh giá các quy trình kinh doanh từ góc độ tính cấp thiết về thời gian, điều này sẽ giúp bạn tập trung vào các mục tiêu và mục đích cốt lõi. Điều này không có nghĩa là các thành phần khác trong quy trình làm việc thông thường của bạn không quan trọng; nó chỉ có nghĩa là chúng không cấp thiết về thời gian.
Bắt đầu từ đâu
Để chuẩn bị một BIA toàn diện cho mục đích khắc phục thảm họa, bạn nên hiểu rõ về cấu trúc lưu trữ tài liệu của tổ chức mình. Để làm được điều này, bạn cần thu thập dữ liệu. Chuẩn bị một bảng câu hỏi chi tiết và lên lịch phỏng vấn các thành viên chủ chốt trong nhóm của bạn. Đảm bảo xem xét tất cả các cấp độ và bộ phận trong công ty khi tiến hành. Nói chung, một công ty bao gồm các bộ phận tương tác với nhau, và tất cả đều phải phối hợp hoạt động một cách trơn tru. Hiệu quả kinh doanh của bạn chính là tổng hợp của các bộ phận đó. Để thực hiện phân tích tác động kinh doanh (BIA), bạn cần hiểu rõ cách thức hoạt động của các bộ phận này, cả về mặt riêng lẻ lẫn tổng thể.
Nhiệm vụ của bạn là xác định các quy trình thiết yếu đối với các dịch vụ và sản phẩm chủ chốt của công ty. Sau đó, bạn cần đánh giá tác động của việc gián đoạn các quy trình này cũng như những hậu quả tiềm ẩn theo thời gian. Cũng quan trọng không kém là xác định lượng tài nguyên tối thiểu cần thiết để khôi phục các hoạt động kinh doanh quan trọng nhất. Các yếu tố khác cần xem xét như sau:
- Phân loại các hoạt động khôi phục thảm họa (DR) và xác định ưu tiên;
- Xác định các mối phụ thuộc giữa các hoạt động kinh doanh;
- Thực hiện kiểm tra để xác định thời gian cần thiết để khôi phục các hoạt động nhạy cảm về thời gian;
- Xác định tài nguyên cần thiết để khôi phục các hoạt động quan trọng nhất.
Xét về lượng dữ liệu cần thu thập, việc chuẩn bị BIA phục hồi thảm họa là một quá trình khá tốn thời gian, ngay cả khi so sánh với các hoạt động liên tục kinh doanh khác. Bạn cần nắm rõ thông tin về các đơn vị kinh doanh và chức năng mà họ thực hiện, cách thức tương tác giữa các đơn vị, công nghệ mà họ phụ thuộc vào, cũng như người chịu trách nhiệm cho hoạt động của các đơn vị đó.
Bảng câu hỏi BIA phục hồi thảm họa
Như đã đề cập ở trên, một trong những bước đầu tiên trong việc tạo BIA phục hồi thảm họa là chuẩn bị bảng câu hỏi. Bạn sẽ cần thu thập phản hồi từ các trưởng bộ phận và các thành viên chủ chốt của từng bộ phận. Thông thường, các bảng câu hỏi BIA đều tương tự nhau, bất kể loại hình kinh doanh của bạn là gì. Một số vấn đề chính và phổ biến nhất cần thảo luận được nêu ra dưới đây. Tùy thuộc vào đặc thù của công ty bạn, bạn có thể thêm hoặc bớt các vấn đề này tùy theo mức độ liên quan.
Các chủ đề chính cần thảo luận
Đây là những yếu tố đáng xem xét nếu bạn muốn tạo ra một BIA phục hồi thảm họa toàn diện:
Các quy trình kinh doanh chính . Một lần nữa, khía cạnh này xứng đáng được chú ý đặc biệt. Liệt kê và ưu tiên các quy trình cần thiết để duy trì các chức năng quan trọng. Một thực hành khôn ngoan là mô tả mỗi quy trình bằng một cụm từ duy nhất. Điều này có thể giúp bạn nắm bắt vai trò cơ bản của nó ngay lập tức. Hơn nữa, hãy chắc chắn chú ý đặc biệt đến các quy trình liên quan đến hợp tác với bên thứ ba, nếu có.
Các mối phụ thuộc . Bạn cần xác định những dịch vụ hoặc nhân viên nào là cần thiết để khôi phục một quy trình cụ thể. Điều này có thể liên quan đến các nguồn lực không chỉ trong tổ chức của bạn mà còn ở bên ngoài. Ví dụ, điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức phụ thuộc vào chuỗi cung ứng.
Mức độ quan trọng . Sau khi xác định các quy trình của công ty và mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa chúng, hãy tập trung vào mức độ quan trọng của từng quy trình. Điều này có thể giúp bạn thiết lập các ưu tiên phù hợp trong các hoạt động phục hồi thảm họa (DR).
Mục tiêu Thời gian Phục hồi (RTO). Như đã giải thích ở trên, việc xác định RTO cho từng quy trình kinh doanh là rất quan trọng. Bạn cần xác định thời gian ngừng hoạt động tối đa cho từng quy trình trước khi nó gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Nhân sự . Xác định nhân viên được chỉ định để giám sát các tình huống khẩn cấp và các thành viên khác trong nhóm chịu trách nhiệm cho từng quy trình kinh doanh cụ thể, đồng thời cung cấp chức danh và thông tin liên hệ của họ. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem có bất kỳ nhiệm vụ nào chỉ có thể được thực hiện bởi một nhân viên duy nhất trong công ty của bạn hay không.
Các phương án thay thế . Tìm hiểu xem có cách nào khác để thực hiện một chức năng hoặc quy trình cụ thể hay không. Ví dụ, một số nhiệm vụ có thể được thực hiện thủ công. Nếu điều này khả thi, hãy cố gắng ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành.
Thiết bị . Tiến hành kiểm kê thiết bị máy tính của bạn. Bạn cần nắm rõ các yêu cầu phần cứng tối thiểu cần thiết để khôi phục và duy trì các hoạt động quan trọng nhất và nhạy cảm về thời gian của tổ chức.
Hồ sơ quan trọng . Lập danh sách các hồ sơ và tài liệu, cả điện tử và giấy, quan trọng đối với tổ chức của bạn. Nếu cần thiết, cung cấp thông tin về nơi lưu trữ chúng.
Vật tư . Lập danh sách các nhà cung cấp và đối tác của công ty. Cung cấp thông tin liên hệ của họ để có thể liên lạc trong trường hợp khẩn cấp. Nếu có thể, hãy chuẩn bị danh sách các công ty cung cấp thay thế.
Ngân sách . Nếu có thể, hãy liên kết quy trình làm việc với chi phí hoặc doanh thu liên quan. Ví dụ, bạn có thể cần một địa điểm ngoài trụ sở để lưu trữ dữ liệu hoặc tài liệu bản cứng, v.v.
Những suy nghĩ cuối cùng
Khó có thể đánh giá thấp tầm quan trọng của Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA) đối với chiến lược phục hồi thảm họa. Mục đích chính của phân tích tác động kinh doanh là xác định các quy trình, hệ thống và chức năng có ưu tiên cao nhất đối với sự tồn tại của doanh nghiệp. Với một BIA được chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn có thể quản lý nguồn lực một cách khôn ngoan và hiệu quả hơn. Đổi lại, NAKIVO Backup & Replication cung cấp một loạt các công cụ để giúp bạn bảo vệ dữ liệu trong môi trường vật lý, ảo hoặc đám mây. Dưới đây là một số tính năng cơ bản của sản phẩm chúng tôi:
- Khôi phục trang web – bảo vệ hàng nghìn máy ảo (VM) tại nhiều địa điểm khác nhau bằng cách tự động hóa các hoạt động khôi phục thảm họa (DR) cho nhiều tình huống sự cố khác nhau.
- Khôi phục tệp tức thì – khôi phục tệp, thư mục và đối tượng ứng dụng về vị trí ban đầu chỉ với một cú nhấp chuột, trực tiếp từ các bản sao lưu đã nén và loại trừ trùng lặp.
- Sao lưu lên đám mây – gửi bản sao lưu của các máy ảo (VM) lên đám mây AWS hoặc Azure để đảm bảo chúng an toàn, trong trường hợp môi trường chính của bạn không thể truy cập được.
- Bảo vệ dữ liệu dựa trên chính sách – tạo các quy tắc dựa trên chính sách để tự động hóa các tác vụ bảo vệ dữ liệu định kỳ.
- Xác minh ngay lập tức – đảm bảo các bản sao lưu và bản sao lưu dự phòng của bạn luôn sẵn sàng và hoạt động đầy đủ.
Sứ mệnh của NAKIVO Backup & Replication là giúp bạn đạt được tính sẵn sàng 24/7 cho hạ tầng của mình và ngăn ngừa mất mát doanh thu. Với các tính năng tiên tiến của chúng tôi, bạn có thể yên tâm rằng các quy trình và hoạt động nhạy cảm về thời gian của bạn được bảo vệ toàn diện.
